SharePoint 고급 관리에서 카탈로그 관리

SharePoint 고급 관리의 카탈로그 관리는 SharePoint 환경에서 콘텐츠가 구성되는 방식을 이해하는 데 도움이 됩니다. 기존 Microsoft 365 메타데이터를 사용하여 사이트를 의미 있는 범주로 자동으로 그룹화하여 콘텐츠 환경을 중앙 집중식으로 볼 수 있도록 합니다.

SharePoint 관리 센터의 카탈로그 관리 스크린샷

사이트를 범주 및 그룹으로 그룹화하면 콘텐츠를 분석하고, 대규모로 거버넌스 작업을 적용하고, 콘텐츠를 관리하고, 위험을 줄이고, Microsoft Copilot과 같은 AI 기반 환경을 준비하는 데 필요한 인사이트를 얻을 수 있습니다.

카탈로그 관리의 작동 방식

카탈로그 관리는 Microsoft 365 테넌트에 이미 있는 메타데이터를 기반으로 SharePoint 사이트를 범주 및 그룹으로 구성합니다.

  • 범주는 부서, 사용자 유형 또는 지역과 같은 상위 수준 분류입니다.
  • 그룹은 각 범주 내에서 더 자세한 정보를 제공합니다. 예를 들어 부서 범주 내에 그룹에는 마케팅, 영업, HR 또는 재무가 포함될 수 있습니다.

이 구조는 organization 전체에서 콘텐츠가 배포되고 제어되는 방식을 이해하는 데 도움이 됩니다.

기본 제공 범주를 사용하거나 고유한 범주를 추가할 수 있습니다. 각 범주에는 해당 형식을 식별하는 레이블이 있습니다.

  • BUILT-IN
  • UPLOADED
  • CUSTOM PROPERTIES
  • ENTRA ID

제한된 콘텐츠 검색과 같은 SharePoint 고급 관리 기능과 함께 범주를 사용할 수 있습니다. 예를 들어 카탈로그 그룹을 사용하여 제한된 콘텐츠 검색을 여러 사이트에 적용할 수 있습니다. (이 문서의 제한된 콘텐츠 검색과 함께 카탈로그 그룹 사용 섹션을 참조하세요.)

메타데이터 원본

카탈로그 관리는 여러 원본의 메타데이터를 사용하여 범주 및 그룹을 정의합니다.

  • Microsoft Entra ID: 부서, 사용자 유형 및 확장 특성과 같은 조직 특성입니다.
  • SharePoint 사이트 메타데이터: 속성 모음 값, 사이트 키워드 및 기타 SharePoint 정의 속성과 같은 사이트 속성입니다.

카탈로그 관리에는 기존 메타데이터가 반영되므로 의미 있는 결과를 얻기 위해서는 해당 메타데이터를 정확하고 일관되게 유지하는 것이 필수적입니다.

기본 제공 범주

카탈로그 관리에는 Microsoft Entra ID 및 SharePoint 메타데이터에서 파생된 기본 제공 범주가 포함됩니다. 일반적인 예는 다음과 같습니다.

  • 로캘: 콘텐츠가 호스팅되는 지역입니다(예: 북아메리카 대 유럽).
  • 부서: 사이트와 연결된 조직 구성 단위입니다(예: 재무).
  • 사용자 유형: 게스트 또는 비게스트.
  • PDL(기본 설정 데이터 위치): 사이트에 대한 다중 지역 설정 입니다.
  • 정보 장벽 세그먼트: 정보 장벽을 구현하는 조직의 정보 장벽 정책 에서 정의하는 세그먼트입니다.

이러한 범주는 자동으로 채워지고, 구성 없이 사용할 수 있으며, 매시간 새로 고쳐집니다.

추가할 수 있는 범주

참고

범주 이름, 그룹 이름, CSV 파일 이름 또는 표시 이름에는 영문이 아닌 문자와 같은 특수 문자를 사용할 수 없습니다.

기본 제공 범주 외에도 다음 원본에서 범주를 만들 수 있습니다.

메서드 Label 데이터 새로 고침
새 범주에 포함할 사이트 목록이 포함된 CSV 파일을 업로드합니다. UPLOADED 파일이 업로드된 직후
사용자 지정 사이트 속성 사용 CUSTOM PROPERTIES 첫 번째 데이터 새로 고침은 24시간 이내에 발생하며 그 이후에는 2주마다 발생합니다.
Microsoft Entra ID 확장 특성 사용 ENTRA ID 첫 번째 데이터 새로 고침은 24시간 이내에 발생하며 그 이후에는 2주마다 발생합니다.

CSV 사이트 목록 업로드

참고

이 옵션을 사용하여 추가하는 각 범주는 스냅샷 역할을 합니다. 사이트 목록을 업데이트하려면 각 범주를 수동으로 업데이트해야 합니다.

  1. SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 보고서>카탈로그 관리로 이동합니다.

  2. 범주 추가를 선택합니다. 범주 추가 창에서 CSV 사이트 목록을 선택합니다.

  3. 범주 이름 및 설명을 지정합니다.

  4. CSV 템플릿을 다운로드하고 사용하여 목록을 만듭니다. 범주에서 만들려는 각 그룹에 대해 하나의 CSV 파일을 만듭니다. 한 범주에는 최대 20개의 그룹을 포함할 수 있습니다.

  5. 범주 추가 창에서 CSV 파일을 업로드합니다. 둘 이상의 CSV 파일이 있는 경우 각 추가 CSV 파일에 대해 그룹 추가 를 사용합니다.

  6. 저장을 선택합니다.

사용자 지정 사이트 속성 사용

organization이 부서, 지역, 사업부 또는 규정 준수 지정과 같은 SharePoint 사이트 속성에 분류 정보를 이미 저장하고 있는 경우 이 옵션을 사용합니다. 카탈로그 관리에서는 속성 값을 만들거나 채우지 않습니다. 대신 기존 속성 값을 읽고 이를 사용하여 범주와 그룹을 만듭니다. 이 방법을 사용하면 수동 사이트 목록을 유지 관리하지 않고도 환경에 이미 있는 메타데이터를 사용하여 사이트를 구성할 수 있습니다.

예: 부서 사이트 속성 사용

organization이 SharePoint 사이트 속성 모음에서 Department라는 사용자 지정 사이트 속성을 이미 사용하고 있다고 가정해 보겠습니다. 속성에는 다음과 같은 값이 포함될 수 있습니다.

  • 부서 = 마케팅
  • 부서 = 재무
  • 부서 = 인사

카탈로그 범주를 만들고 부서 를 사용자 지정 속성으로 지정하면 카탈로그 관리는 선택한 사이트를 검색하고 찾은 값을 기반으로 그룹을 만듭니다. 이 예에서 카탈로그 관리는 마케팅, 재무 및 인사에 대해 별도의 그룹을 만들고 사이트를 적절한 그룹에 자동으로 배치합니다.

사용할 사이트 속성을 결정한 후 카탈로그 관리에 연결합니다.

카탈로그 관리에 사용자 지정 사이트 속성 연결

  1. SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 보고서>카탈로그 관리로 이동합니다.

  2. 범주 추가를 선택합니다. 범주 추가 창에서 사용자 지정 속성을 선택합니다.

  3. 속성 섹션에서 사용하려는 속성의 이름을 입력합니다. 속성을 더 추가하려면 속성 추가를 선택합니다. 최대 20개의 속성을 지정할 수 있습니다.

  4. 사이트에서 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

    • 가장 활성 사이트(최대 20,000개 사이트): 데이터는 24시간 이내에 사용할 수 있으며 2주마다 자동으로 새로 고쳐집니다.
    • 최대 20,000개의 사이트 목록을 업로드: CSV 템플릿을 다운로드하고 사용하여 사이트 목록을 만듭니다. 그런 다음 CSV 파일을 업로드합니다. 이 옵션을 사용하면 범주의 사이트 목록이 수동으로 업데이트해야 하는 스냅샷 역할을 합니다.

  5. 저장을 선택합니다.

Microsoft Entra ID 확장 특성 사용

organization에서 Microsoft Entra ID 확장 특성을 사용하는 경우 에 저장된 extensionAttribute15값을 extensionAttribute1 기반으로 카탈로그 범주를 만들 수 있습니다. 확장 특성은 조직에서 사용자 또는 디바이스 개체에 대한 추가 문자열 기반 메타데이터를 저장하는 데 사용할 수 있는 Microsoft Entra ID의 미리 정의된 특성입니다.

카탈로그 관리는 이러한 기존 특성 값을 사용하여 SharePoint 사이트를 범주로 그룹화합니다. 하나 이상의 Microsoft Entra ID 확장 특성을 카탈로그 범주로 선택하면 카탈로그 관리는 사이트 소유자와 연결된 확장 특성 값을 기반으로 사이트를 그룹화합니다. 이러한 그룹화는 기본 특성 값 또는 사이트 소유권이 변경될 때 업데이트됩니다.

예를 들어 organization 확장 특성을 사용하여 부서 또는 사용자 유형과 같은 기본 제공 범주로 표시되지 않는 사업부, 운영 모델, 규정 준수 경계, 프로그램 또는 기타 내부 분류를 식별할 수 있습니다. 해당 확장 특성을 카탈로그 범주로 사용하면 별도의 사이트 목록을 수동으로 유지 관리하지 않고도 관련 사이트를 함께 보고 관리할 수 있습니다.

카탈로그 관리와 함께 확장 특성을 사용하기 전에 특성이 Microsoft Entra ID에 일관되게 채워져 있는지 확인합니다. 카탈로그 관리는 테넌트에 이미 있는 메타데이터를 반영하므로 불완전하거나 일관성이 없는 값으로 인해 사이트 그룹화가 불완전하거나 일관되지 않을 수 있습니다.

확장 특성 식별 또는 설정

기존 확장 특성 목록을 보거나 설정하려면 확장 특성의 지침을 따르세요. PowerShell, Python 등을 사용하여 확장 특성을 식별하거나 설정할 수 있습니다.

확장 특성을 식별한 후 이를 사용하여 범주를 추가합니다.

카탈로그 관리와 함께 확장 특성 사용

  1. SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 보고서>카탈로그 관리로 이동합니다.

  2. 범주 추가를 선택합니다. 범주 추가 창에서 Entra ID 확장 속성을 선택합니다.

  3. Entra ID 확장 속성 목록에서 범주로 사용할 속성을 선택합니다.

  4. 저장을 선택합니다.

범주 또는 그룹 편집

모든 범주의 표시 이름을 변경할 수 있으며 기본 제공되지 않은 범주를 편집할 수 있습니다. 범주 유형에 따라 표시 이름, 설명, 그룹 및 사이트 목록을 편집할 수 있습니다. 표시 이름을 편집해도 기본 메타데이터 또는 사이트 그룹화는 변경되지 않습니다.

참고

범주 이름, 그룹 이름, CSV 파일 이름 또는 표시 이름에는 영문이 아닌 문자와 같은 특수 문자를 사용할 수 없습니다.

  1. SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 보고서>카탈로그 관리로 이동합니다.

  2. 범주 또는 그룹을 선택하여 편집 창을 엽니다.

  3. 다음 작업 중 하나 이상을 수행합니다.

    1. 범주 이름을 변경하려면 표시 이름 편집 을 선택하고 새 이름을 입력합니다.

    2. 범주를 편집하려면 범주 편집을 선택한 다음 필요에 따라 이름과 설명을 수정합니다.

    3. 그룹을 편집, 추가 또는 제거하려면 그룹 섹션에서 그룹 편집, 삭제 또는 그룹 추가를 선택합니다.

  4. 저장을 선택합니다.

제한된 콘텐츠 검색에서 카탈로그 그룹 사용

조직은 종종 Copilot 배포 또는 기타 거버넌스 이니셔티브 중에 대규모 사이트 그룹에 제한된 콘텐츠 검색을 적용해야 합니다. 사이트를 개별적으로 구성하는 대신 제한된 콘텐츠 검색을 사이트 모음에 적용할 수 있습니다. 사이트 그룹에서 제한된 콘텐츠 검색을 제거할 수도 있습니다.

참고

최대 20,000개의 SharePoint 사이트에 제한된 콘텐츠 검색을 적용할 수 있습니다.

대량 작업은 기존의 제한된 콘텐츠 검색 동작을 유지합니다.

  • 제한된 콘텐츠 검색은 사이트 수준 속성으로 유지됩니다.
  • 제한된 콘텐츠 검색이 이미 활성화된 사이트는 수정되지 않습니다.
  • 기존 사용 권한은 변경되지 않습니다.
  • Standard 전파 동작은 계속 적용됩니다.

제한된 콘텐츠 검색은 인덱싱 시스템 전반에 걸쳐 전파되어야 하므로 업데이트가 완전히 효과적이려면 시간이 걸릴 수 있습니다. 시간은 사이트 크기, 각 사이트의 파일 수, 처리 중인 동시 업데이트 수에 따라 달라집니다.

사이트 그룹에 제한된 콘텐츠 검색 적용

  1. SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 보고서>카탈로그 관리로 이동합니다. 그런 다음 , 작업 탭을 선택합니다.

    카탈로그 관리의 작업 탭을 보여주는 스크린샷

    제한된 콘텐츠 검색을 아직 설정하지 않은 경우 설정 단추를 선택하여 설정합니다.

  2. 범주를 선택하여 제한된 콘텐츠 검색 패널을 엽니다. 제한된 콘텐츠 검색을 아직 그룹에 적용하지 않은 경우 기존 카탈로그 그룹에서 추가를 선택합니다.

    아직 나열된 그룹이 없는 제한된 콘텐츠 검색 패널을 보여 주는 스크린샷

  3. 패널에 표시된 정보를 검토합니다. 다음을 알 수 있습니다.

    • 제한된 콘텐츠 검색이 적용된 사이트 수입니다. 이 숫자는 그룹을 선택하거나 제거하는 즉시 실시간으로 변경됩니다.
    • 선택한 범주에서 제한된 콘텐츠 검색이 적용된 그룹 목록입니다.

    제한된 콘텐츠 표시 패널을 보여주는 스크린샷

  4. 패널 하단에서 + 카탈로그 그룹에서 사이트 추가를 선택합니다.

  5. 드롭다운 메뉴를 사용하여 그룹을 선택합니다.

  6. 저장을 선택한 다음 변경 내용을 확인합니다.

스냅샷 및 이후의 그룹 변경 내용

제한된 콘텐츠 검색에 카탈로그 목록을 추가하면 해당 시점에 해당 그룹의 스냅샷이 추가됩니다. 해당 그룹에서 사이트가 추가되거나 제거되면 제한된 콘텐츠 검색이 변경되지 않습니다.

예를 들어 제한된 콘텐츠 검색에 그룹이 추가된다고 가정해 보겠습니다. 추가되었을 때 그룹에는 10개의 사이트가 있었습니다. 이제 그룹에 3개의 사이트가 더 추가된다고 가정합니다. 이 경우 제한된 콘텐츠 검색이 처음 10개 사이트에는 적용되지만 아직 3개의 새 사이트에는 적용되지 않습니다.

사이트가 추가 또는 삭제되는 등 그룹에 변경 사항이 발생한 경우 제한된 콘텐츠 검색 애플리케이션을 업데이트하려면 다음 단계를 따르세요.

  1. SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 보고서>카탈로그 관리로 이동합니다.

  2. 작업 탭에서 범주를 선택하여 제한된 콘텐츠 검색 패널을 엽니다.

  3. 패널의 그룹 목록에서 그룹을 선택한 다음 제거를 선택합니다.

  4. 방금 제거한 그룹을 다시 추가합니다.

  5. 저장을 선택한 다음 변경 내용을 확인합니다.

여러 사이트에서 제한된 콘텐츠 검색 제거

  1. SharePoint 관리 센터의 탐색 창에서 보고서>카탈로그 관리로 이동합니다.

  2. 작업 탭에서 범주를 선택하여 제한된 콘텐츠 검색 패널을 엽니다.

  3. 패널에 표시된 정보에서 제한된 콘텐츠 검색에서 제거할 그룹을 선택합니다.

  4. 제거 를 선택합니다.

  5. 저장을 선택한 다음 변경 내용을 확인합니다.

카탈로그 관리에서 제한된 콘텐츠 검색 상태

그룹에 또는 그룹에서 제한된 콘텐츠 검색을 적용하거나 제거한 후에는 상태 열에 다음 상태 중 하나가 표시됩니다.

  • 완료: 제한된 콘텐츠 검색이 카탈로그 그룹의 사이트에 적용됩니다.
  • 처리 중: 변경 사항은 아직 롤아웃되고 있습니다. 처리 시간은 사이트의 파일 수에 따라 달라집니다.
  • 사이트 추가: 제한된 콘텐츠 검색이 범주 그룹의 사이트에 추가됩니다.
  • 사이트 제거: 제한된 콘텐츠 검색이 범주 그룹의 사이트에서 제거됩니다.
  • 사이트 보고서 확인: 사이트 목록을 다운로드하여 각 사이트의 상태 확인합니다.
  • 오류: 처리 중에 오류가 발생했습니다.

SharePoint 관리 에이전트와 통합

카탈로그 관리는 SharePoint 관리 에이전트의 효율성을 향상시키는 구조를 제공합니다. 사이트를 분류할 때 SharePoint 관리 에이전트는 테넌트 전체에서 콘텐츠가 구성되는 방식에 따라 보다 타겟팅된 인사이트, 분석 및 거버넌스 권장 사항을 제공할 수 있습니다. 자세한 내용은 SharePoint 관리 에이전트를 참조하세요.

참고 항목

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