SharePoint에서 제공하는 Microsoft 365의 파일 공동 작업 소개

Microsoft 365에서 파일 공동 작업을 최대한 활용하고 있나요, 아니면 사용자가 여전히 로컬 또는 네트워크 파일 공유에 파일을 저장하고 전자 메일로 보내고 있나요? 다른 클라우드 스토리지 서비스에 대한 비용을 지불하고 Microsoft 365 구독으로 얻을 수 있는 공간을 활용하지 못할 수도 있습니다. 이 문서에서는 Microsoft 365 파일 공동 작업의 이점과 주요 기능에 대해 설명합니다. 또한 organization Microsoft 365 파일 공동 작업을 계획하고 채택하는 단계를 다룹니다.

Microsoft 365의 파일 공동 작업 기능은 organization 크기에 관계없이 사용할 수 있습니다. 작은 organization 있는 경우 각 사용자는 OneDrive의 개별 라이브러리에 파일을 저장할 수 있으며 organization 모든 사용자를 위해 Microsoft Teams의 단일 팀만 원할 수 있습니다.

Microsoft 365 클라우드 파일 스토리지를 사용하는 이유는 무엇인가요?

Microsoft 365의 SharePoint 기반 파일 스토리지를 최대한 활용하여 다른 공급자로부터 클라우드 스토리지를 구입하지 않도록 방지하고 다음을 즐길 수 있습니다.

파일에 액세스할 수 있는 모든 위치

엔터프라이즈급 보안

organization 외부에서 공유 보호

실시간 공동 작업 및 파일 버전 관리

사용자가 파일을 검색하는 데 도움이 되는 인텔리전스

어디서나 액세스

사용자가 로컬 디바이스 또는 네트워크 공유에 파일을 보관할 때 디바이스가 없거나 네트워크에 연결되지 않은 경우 운이 좋지 않습니다. 사용자의 디바이스에 문제가 발생하면 데이터를 복구할 수 없을 수 있습니다. 사용자의 디바이스를 업그레이드하는 경우 로컬 데이터를 마이그레이션해야 합니다. 사용자는 클라우드에 파일을 저장하여 휴대폰 및 홈 컴퓨터와 같은 모든 디바이스에서 액세스할 수 있습니다(허용에 따라 다름). 신뢰할 수 있는 다른 디바이스에서 브라우저의 파일에 액세스할 수도 있습니다. 예를 들어 두 명의 동료가 고객 사이트로 이동하고 두 노트북 중 하나에 배터리가 다 소모되는 경우 다른 랩톱에서 portal.office.com 로그인하여 모든 파일에 액세스할 수 있습니다. SharePoint 모바일 앱을 가져옵니다.

참고

사용자가 키오스크 또는 기타 공유되고 관리되지 않는 디바이스에서 로그인하는 것을 염려하는 경우 유휴 세션 로그아웃을 사용하도록 설정할 수 있습니다.

엔터프라이즈급 보안

Microsoft 365의 SharePoint 및 OneDrive에 저장된 파일은 전송 중 및 미사용 상태로 암호화됩니다. 원하는 경우 사용자 고유의 키를 사용하여 파일을 암호화 할 수 있습니다. 파일은 또한 바이러스를 검사합니다. 관리자는 Microsoft 365의 도구를 사용하여 파일을 더욱 안전하게 보호하고 모니터링할 수 있습니다.

• Microsoft Purview 데이터 손실 방지 정책. 사용자가 organization 외부에 특정 레이블이 있는 파일을 공유하지 못하도록 경고하거나 방지합니다. 데이터 손실 방지에 대해 알아보기를 참조하세요.

• 보존 레이블. 보존, 영구적으로 삭제 또는 레코드로 표시할 파일을 분류합니다. 보존 레이블 개요를 참조하세요.

• 민감도 레이블. 암호화 및 권한을 사용하여 기밀 파일을 분류하고 보호합니다. 민감도 레이블에 대해 알아보기 참조

• 보고서. SharePoint 및 OneDrive에서 활동 및 사용량을 모니터링합니다. 관리 센터에서 사용할 수 있는 활동 보고서를 참조하세요.

• Microsoft 365 ATP(Advanced Threat Protection). 악성 파일로부터 보호합니다.

• 파일 복원. 위치가 악성 소프트웨어의 영향을 받거나 누군가가 중요한 파일을 삭제하는 경우 문서 라이브러리를 이전 시점으로 복원할 수 있습니다.

이러한 기능에 대한 계획

organization 외부에서 공유 보호

SharePoint는 Microsoft 365에서 보안 파일 공유를 강화합니다. organization 외부 사용자가 인증(로그인 또는 확인 코드 제공)없이 파일에 액세스할 수 있도록 하려면 지정할 수 있습니다. 외부 공유를 완전히 차단할 수도 있습니다. 각 콘텐츠 집합에 대해 할 수 있는 가장 관대한 공유 옵션을 사용하는 것이 좋습니다. 공유를 크게 제한하고 사용자 생산성을 차단하는 경우 사용자는 일반적으로 더 적은 감독과 제어를 제공하는 다른 공동 작업 방법을 찾습니다. 자세한 내용은 공유 제어를 참조하세요.

실시간 공동 작업 및 버전 관리

사용자가 Microsoft 365에 Office 파일을 저장할 때 다양한 파일 복사본에서 변경 내용을 관리하는 번거로움을 피할 수 있습니다. 대신 데스크톱 앱 또는 웹 버전의 Office를 사용하여 단일 버전에서 공동 작업할 수 있습니다. 사람 Office 파일을 편집하기 위해 Office 데스크톱 앱을 설치할 필요도 없습니다. 문서 공동 작업 및 공동 작성에 대해 자세히 알아봅니다. 여러 사용자가 동시에 Office 파일을 편집하는 경우 다른 사용자가 파일에서 작업 중이며 파일에서 다른 사용자가 작동하는 위치를 확인할 수 있다는 알림이 표시됩니다.

버전 기록은 기본적으로 설정되므로 사용자는 필요에 따라 이전 변경 내용을 보고 롤백할 수 있습니다. 버전 기록 작업에 대해 자세히 알아보세요.

사용자가 파일을 검색하는 데 도움이 되는 인텔리전스

organization 사용자가 정기적으로 Microsoft 365에 파일을 저장하면 관심 있는 최근 파일 및 기타 파일을 빠르게 찾을 수 있습니다. 예를 들어 동료 또는 빈번한 협력자가 작업 중인 파일을 검색할 수 있습니다.

주요 기능

Microsoft 365의 대부분의 파일 공동 작업 기능은 구독 유형 또는 organization 크기에 관계없이 사용할 수 있습니다.

• 마이그레이션 도구

• 최신 첨부 파일

• OneDrive의 모든 파일에 액세스

• 오프라인 액세스를 위한 동기화

• Microsoft Office와 통합

• Teams의 비공개 및 공유 채널

• 감사 및 보고

• 하이브리드

• Multi-geo

팀워크를 위한 허브: Microsoft Teams

과거에는 사용자가 공동 작업을 위해 도구 간에 자주 전환해야 했습니다. 예를 들어 사용자는 Word 문서를 작성합니다. 그런 다음 Outlook으로 전환하여 문서를 첨부 파일로 공유합니다. 또는 SharePoint 사이트에 문서를 업로드하는 브라우저를 엽니다. Microsoft 365에서 사용자는 Teams를 사용하여 채팅하고, 전화를 걸고, 온라인 모임을 가질 수 있습니다. 공유한 파일을 보거나 편집하기 위해 Teams를 떠날 필요가 없습니다. Teams의 파일 공동 작업에 대해 자세히 알아보세요.

참고

사용자가 채팅에 파일을 첨부하면 사용자의 OneDrive에 자동으로 업로드됩니다. 사용자가 Teams 채널에 파일을 첨부하면 해당 팀의 SharePoint 라이브러리에 자동으로 업로드됩니다. Viva Engage 그룹과 공유되는 파일도 SharePoint에 저장됩니다.

OneDrive의 모든 파일에 액세스

사용자가 OneDrive를 사용하는 경우 OneDrive를 벗어나지 않고 웹 또는 모바일 앱에서 SharePoint 또는 Microsoft Teams 파일에 액세스할 수 있습니다.

OneDrive의 개별 라이브러리는 SharePoint에서 구동되므로 사용자는 위치 간에 파일을 쉽게 이동할 수 있습니다. 예를 들어 사용자가 OneDrive의 개별 라이브러리에 파일을 초안을 작성하고 나중에 팀이 파일을 소유하도록 하려는 경우 사용자는 단순히 파일을 팀의 라이브러리로 이동할 수 있습니다.

오프라인 액세스를 위한 동기화

OneDrive 동기화 앱을 사용하면 사용자가 컴퓨터와 Microsoft 365 간에 파일을 동기화할 수 있습니다. 사용자가 파일 또는 폴더를 로컬로 추가, 변경 또는 삭제하면 파일 또는 폴더가 Microsoft 365에서 추가, 변경 또는 삭제되며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다. 사용자는 파일 탐색기 및 사용하는 앱에서 직접 동기화된 파일로 작업할 수 있습니다. 사용자가 온라인 상태일 때마다 해당 사용자 또는 다른 사용자가 변경한 내용이 자동으로 동기화됩니다. 주문형 파일을 사용하면 사용자는 파일 탐색기 또는 Finder를 사용하여 OneDrive 및 SharePoint에서 파일을 쉽게 찾아보고 구성할 수 있지만 파일은 로컬 컴퓨터의 공간을 차지하지 않습니다. 주문형 파일에 대해 자세히 알아보세요.

Outlook의 최신 첨부 파일

사용자가 Outlook에서 파일을 첨부 파일로 공유하는 데 익숙한 것과 동일한 단계를 사용하여 복사본을 전자 메일로 보내는 대신 파일에 대한 링크를 공유할 수 있습니다. Outlook 내에서 사용자는 받는 사람에게 부여한 권한을 변경할 수도 있습니다. 파일 첨부에 대해 자세히 알아봅니다.

Microsoft Office와 통합

Office 앱에서 사용자는 Microsoft 365에 저장된 파일을 쉽게 열고OneDrive에 문서를 저장할 수 있습니다. Office 문서에서 함께 작업하는 방법에 대해 자세히 알아보세요. 사용자가 Office 문서에 댓글을 달고 다른 사람의 이름과 함께 기호를 @ 사용하면 언급된 사람이 메모에 대한 링크가 있는 메일을 받습니다. 링크를 클릭하면 문서 및 대화로 연결됩니다.

Teams의 비공개 및 공유 채널

Teams에는 채널이라는 채팅 및 파일 공동 작업을 위한 작업 영역이 있습니다. 표준 채널에는 팀의 모든 사용자가 포함되지만 , 비공개 채널을 사용하면 팀 구성원의 하위 집합과 공동 작업할 수 있으며 공유 채널을 사용하면 팀 외부 사용자와 공동 작업할 수 있습니다. 모든 채널 유형을 사용하면 organization 외부 사용자와 공동 작업할 수 있습니다. 각 프라이빗 및 공유 채널에는 파일 스토리지 및 공동 작업을 위한 자체 SharePoint 사이트가 있습니다.

마이그레이션 도구

마이그레이션하려는 파일의 수와 위치에 따라 다음 옵션 중 하나 이상을 선택할 수 있습니다.

• 마이그레이션 관리자. 다른 클라우드 공급자의 파일 공유 또는 콘텐츠를 Microsoft 365로 복사합니다. 콘텐츠를 Microsoft 365로 마이그레이션하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

• SharePoint 마이그레이션 도구. SharePoint Server 사이트 및 콘텐츠를 마이그레이션하려면 SharePoint 마이그레이션 도구를 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 SharePoint 마이그레이션 도구 개요를 참조하세요.

• 알려진 폴더 이동. 사용자가 대부분의 파일을 데스크톱, 문서 및 사진 폴더에 저장하는 경우 알려진 폴더 이동을 사용하여 OneDrive로 원활하게 이동하여 사용자가 익숙한 위치에서 작업을 계속할 수 있습니다.

• FastTrack 마이그레이션 혜택. FastTrack은 모범 사례, 도구, 리소스 및 전문가 세트를 제공합니다. 지침에는 파일 공유, Box 또는 Google 드라이브 원본 환경에서 콘텐츠를 마이그레이션하고 적합한 속도로 기능을 도입하는 것이 포함됩니다. 또한 500개 이상의 라이선스가 있는 경우 FastTrack 데이터 마이그레이션 혜택은 사용자를 대신하여 특정 데이터 마이그레이션 작업을 수행합니다. FastTrack 센터 혜택 개요에서 자세한 내용을 참조하세요. 시작하려면 FastTrack.Microsoft.Com 이동하여 리소스를 검토하고 지원 요청을 제출합니다.

Multi-geo

데이터 상주 요구 사항이 있는 다국적 organization 경우 Microsoft 365에서 Multi-Geo를 사용하여 파일이 저장되는 위치를 지정할 수 있습니다. 자세한 내용은 OneDrive의 다중 지역 기능 및 Microsoft 365의 SharePoint를 참조하세요.

통합 검색

Microsoft Search를 사용하면 사용자가 최신 SharePoint 사이트 및 SharePoint 시작 페이지, Office.com, Bing 등에서 파일을 찾을 수 있습니다. SharePoint의 최신 검색 환경에 대해 자세히 알아보세요.

관리 옵션

organization 대한 전역 관리자 또는 SharePoint 관리자로서 SharePoint 사이트 및 설정을 관리하기 위한 몇 가지 옵션이 있습니다.

• SharePoint 관리 센터. SharePoint 관리 센터에서 사이트를 만들고 삭제하고, 사이트 설정을 관리하고, SharePoint 및 OneDrive에 대한 organization 수준 설정을 관리할 수 있습니다. SharePoint 관리 센터의 활성 사이트 페이지에서는 통신 사이트, Teams 프라이빗 및 공유 채널 사이트, Microsoft 365 그룹 속한 사이트를 포함하여 organization SharePoint 사이트를 볼 수 있습니다. 또한 사이트를 정렬 및 필터링하고, 사이트를 검색하고, 새 사이트를 만들 수 있습니다.

  

• Microsoft PowerShell. SharePoint Online 관리 셸은 명령줄 작업을 실행할 수 있는 PowerShell 모듈입니다. 일괄 처리 작업을 보다 효율적으로 수행할 수 있으며 SharePoint 및 OneDrive에서 일부 관리 작업을 수행할 수 있는 유일한 방법입니다. SharePoint Online 관리 셸을 시작합니다.

설정 구성

Microsoft 365에서 파일 공동 작업을 준비하려면 다음 설정을 구성합니다.

사이트 만들기

Microsoft 365 내 어디에서나 Microsoft 365 그룹을 만들면 SharePoint 사이트가 자동으로 만들어집니다. 모든 사용자가 그룹을 만들도록 허용하거나 일부 사용자만 만들거나 IT 부서에서 그룹 만들기를 차단하고 중앙에서 관리할 수 있습니다. 자세한 내용은 Office 그룹을 만들 수 있는 사용자 관리를 참조하세요. 그룹에 대한 명명 정책을 사용하고 더 이상 사용되지 않는 그룹이 삭제되도록 만료 기간을 설정할 수도 있습니다. 자세한 내용은 Microsoft 365 그룹 거버넌스 계획을 참조하세요. 사용자가 그룹을 만들 수 있도록 허용하는 경우 SharePoint 시작 페이지 및 OneDrive에서 팀 사이트를 만들고 기본 사이트 설정을 관리하도록 허용할 수도 있습니다. 자세한 내용은 사이트 만들기 관리를 참조하세요.

공유

organization 외부 공유를 설정하려면 여러 관리 센터의 설정이 원하는 방식으로 설정되었는지 확인해야 합니다. SharePoint, OneDrive 및 Teams에서는 기본적으로 organization 외부 사용자와 공유할 수 있습니다. 공유 설정 구성에 대한 자세한 내용은 팀의 게스트와공동 작업 및 채널에서 외부 참가자와 공동 작업을 참조하세요.

Storage

기본적으로 팀 사이트의 파일 스토리지는 자동으로 관리됩니다. 스토리지를 수동으로 제어하려는 경우 사이트 스토리지 제한 관리를 참조하세요. OneDrive에서 개별 라이브러리의 기본 스토리지 공간을 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 OneDrive 사용자의 기본 스토리지 공간 설정을 참조하세요. 플랜과 함께 제공되는 스토리지 양에 대한 자세한 내용은 SharePoint 제한을 참조하세요.

자동으로 동기화할 팀 사이트 라이브러리 지정

사용자가 이전에 네트워크 파일 공유에 액세스했을 수 있으므로 파일 탐색기 팀 사이트 파일에 쉽게 액세스할 수 있도록 하려면 사용자의 컴퓨터에서 자동으로 동기화할 특정 팀 사이트 라이브러리를 지정할 수 있습니다. 이렇게 하려면 OneDrive 그룹 정책 개체 "자동으로 동기화하도록 팀 사이트 라이브러리 구성"을 사용합니다.

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잘못된 파일 이름 및 파일 형식SharePoint는 학습을 & 데 도움이 됩니다 (최종 사용자의 경우).