Pastaba
Prieigai prie šio puslapio reikalingas įgaliojimas. Galite bandyti prisijungti arba pakeisti katalogus.
Prieigai prie šio puslapio reikalingas įgaliojimas. Galite bandyti pakeisti katalogus.
Šiame straipsnyje aprašoma tiekėjo Sąskaitų faktūrų apdorojimas automatizavimo galimybė ir automatizuoto proceso naudojimo pranašumai. Šią funkciją sudaro funkcijos, įjungtos funkcijų valdyme. Šios funkcijos taikomos tik tiekėjų SF, bet ne SF, kurios apdorojamos naudojant SF žurnalą arba SF registro žurnalą .
Organizacijos dažnai bendradarbiauja su trečiosiomis šalimis arba "Invoice Capture ", kad apdorotų popierines SF, naudodamosi optinio simbolių atpažinimo (OCR) paslaugos teikėju. Paslaugų teikėjas pateikia kompiuteriu nuskaitomus SF metaduomenis. Modulio Mokėtinos sumos automatizavimo funkcijos leidžia naudoti šiuos artefaktus modulyje Mokėtinos sumos, kad būtų lengviau atlikti automatizavimą.
Galite automatizuoti kai kuriuos mokėtinų tiekėjo SF išrašymo procesus naudodami tiekėjo SF automatizavimą. Tiekėjo SF automatizavimo apdorojimas apima įvairias užduotis, pagrįstas mokėtinų sumų automatizavimo parametrais. Automatizuotas procesas nurodo informaciją apie tiekėjo SF eigą, kai ji pereina kiekvieną procesą. Ši funkcija gali padėti modulio Mokėtinos sumos tarnautojams ir vadovams apdoroti tiekėjo SF efektyviau. Ji taip pat padeda sumažinti klaidų ir neveiksmingumo atvejų, kurie gali įvykti, kai informacija įvedama ir apdorojama neautomatiniu būdu, skaičių.
Automatizavimo procesai gali būti naudojami norint atlikti toliau nurodytas užduotis.
- Automatiškai taikyti išankstinį mokėjimą tiekėjų sąskaitoms
- Gretinti produktų gavimo kvitus su patvirtinimo laukiančiomis tiekėjo SF eilutėmis.
- Automatiškai pateikti importuotas SF darbo eigos sistemai.
- Imituoti registravimą prieš registruojant tiekėjo SF.
- Greitai ir efektyviai peržiūrėti darbo eigos bei automatizavimo retrospektyvą.
- Peržiūrėti ir analizuoti tiekėjo SF apdorojimo automatizavimo rezultatus.
- Tęsti automatizuotą kelių SF apdorojimą.
Tiekėjo SF pateikimas tiekėjo SF automatizavimui
Kai įjungtas parametras Automatiškai pateikti SF į darbo eigą arba Automatiškai suderinti produkto kvitus su SF eilutėmis , visos importuotos SF automatiškai pateikiamos tiekėjo SF automatizavimui ir laukiama, kol automatizavimo foninė užduotis jas apdoros.
Rankiniu būdu sukurtas SF galima pateikti tiekėjo SF automatizavimui, SF antraštėje įjungus parinktį Įtraukti į automatinį apdorojimą . Ši parinktis matoma tik tada, kai įjungta viena iš automatizavimo funkcijų.
Sąskaitų faktūrų, kurios įtrauktos į automatinį apdorojimą, redaguoti negalima. Jei norite redaguoti SF, pirmiausia turite neįtraukti jos į automatinį apdorojimą išjungdami parinktį Įtraukti į automatinį apdorojimą .
Gavimo kvitų sugretinimas su sąskaitos faktūros eilutėmis, kurioms taikoma trišalė atitikimo strategija
Užregistruotus produkto kvitus galima automatiškai suderinti su SF eilutėmis, kurioms apibrėžta trišalė atitikimo strategija. Procesas vykdomas tol, kol suderintas produkto gavimo kiekis bus lygus SF kiekiui. Šio proceso metu galite nurodyti maksimalų kartų, kai sistema turi bandyti sugretinti produkto gavimo kvitus su SF eilute prieš padarydama išvadą, kad procesas nepavyko, skaičių. Procesas vyksta fone, kas valandą arba kasdien. Norėdami nustatyti savo intervalą, eikite į Proceso automatizavimas>Foniniai procesai>Tiekėjo SF eilučių suderinimas su produkto kvitais ir pasirinkite Redaguoti.
Šią funkciją valdo parametras Produkto gavimo kvito ir SF eilučių atitikimas. Įjungus šį parametrą, sąrašo puslapyje Laukiama tiekėjo SF rodomas laukas Automatizuotas kvitų atitikimo būsena . Iš išorinių šaltinių importuotų sąskaitų faktūrų pradinė šio lauko vertė yra Dar nevykdoma.
Vykdant automatinį SF kvitų gretinimą, būsena atnaujinama pagal skirtingas sąlygas:
- Netaikoma – trijų krypčių atitikimo linijos nerasta. Atitikimo strategija apibrėžiama skirtuke Sąranka , esančiame po prijungta pirkimo eilute.
- Baigta – SF eilutės kiekis buvo visiškai suderintas su produkto gavimo eilutės kiekiu.
- Nepavyko – suderinto produkto gavimo eilutės kiekis yra mažesnis už SF eilutės kiekį ir pasiektas maksimalus bandymų skaičius.
- Laukiama – suderintos produkto gavimo eilutės kiekis yra mažesnis nei SF eilutės kiekis, o maksimalus bandymų skaičius dar nepasiektas.
Importuotų tiekėjo sąskaitų-faktūrų pateikiamas darbo eigos sistemai
Kaip bekontakčio mokėtinų sumų SF proceso dalis, SF gali būti automatiškai pateikiamos darbo eigos sistemai. Šią funkciją valdo parametras Automatiškai pateikti SF į darbo eigą . Darbo eigos sistemai galima automatiškai pateikti tik tas sąskaitas faktūras, kurios užbaigė užduotį Automatiškai suderinti produkto kvitus su SF eilutėmis ir vis dar yra automatizuotai apdorojamos. Procesą fone vykdo užduotis Tiekėjo SF pateikti darbo eigos apdorojimui. Norėdami apibrėžti intervalą, eikite į Proceso automatizavimas>Foniniai procesai, pasirinkite užduotį, tada pasirinkite Redaguoti.
Parametras Tikrinti produkto gavimo būseną prieš darbo eigos pateikimą pirmiausia patikrina automatinio gavimo atitikties būsenos reikšmę ir nustato, ar SF turi būti pateikta darbo eigos sistemai. Kai parametras įjungtas, SF pateikiama darbo eigos sistemai, kai produkto gavimo būsena Atitinka produkto gavimo būseną Baigta arba Netaikoma. Kai parametras išjungtas, SF gali būti pateikta darbo eigos sistemai, net jei produkto gavimo būsena yra Nepavyko.
SF, sukurtos naudojant tiekėjo bendradarbiavimo SF išrašymo darbo sritį, darbo eigos sistemai turi būti pateiktos rankiniu būdu.
Automatinis išankstinių mokėjimų taikymas
Kai įjungtas parametras Automatiškai taikyti išankstinį mokėjimą importuotoms SF , bet koks esamas išankstinis mokėjimas automatiškai pritaikomas, kai SF importuojama į tiekėjo SF. Parametras Blokuoti tolesnio automatizavimo procesą išankstinio mokėjimo programos gedimo atveju nustato, ar tiekėjo SF automatizavimo apdorojimas turėtų būti tęsiamas, jei išankstinio mokėjimo programa nepavyksta.
Išankstinis tiekėjo sąskaitos-faktūros registravimo patvirtinimas
Registravimo modeliavimas užbaigia tikrinimo veiksmus, atliekamus tiekėjo SF registravimo proceso metu, bet sąskaitos neatnaujinamos. Norėdami paleisti procesą, puslapyje Laukiančios tiekėjo SF galite pasirinkti vieną arba kelias sąskaitas faktūras.
Patobulinta tiekėjo sąskaitų-faktūrų darbo eigos ir automatizavimo retrospektyvos informacijos peržiūra
Pateikiamas lengvai skaitomas tiekėjo SF darbo eigos retrospektyvos rodinys. Tiekėjo SF darbo eigos retrospektyvą galima pasiekti tiesiogiai iš tiekėjo SF. Todėl, norint rasti šią informaciją, reikia atlikti mažiau spustelėjimų. Jei jūsų organizacija yra įjungusi galimybę automatiškai pateikti importuotas tiekėjo SF į darbo eigą, yra pateikiama importuotų SF automatizavimo retrospektyva. Automatizavimo retrospektyva padeda rasti dabartinį proceso veiksmą bei jau baigtus veiksmus. Kai žingsnis bus nesėkmingas, bus pateikta išsami informacija, padėsianti suprasti nesėkmės priežastį.
Analizė ir metrika
Tiekėjo SF centro darbo sritis leidžia sutelkti dėmesį į tiekėjo SF, kurios nebuvo išrašytos atliekant automatinį procesą. Darbo srities plytelės teikia informaciją apie tiekėjo SF, kurios nebuvo sėkmingai pateiktos darbo eigos sistemai, importuotos ar sugretintos su produktų gavimo kvitais. Taip pat pateikiama „Microsoft Power BI” metrika, siekiant suteikti modulio Mokėtinos sumos vadovams įžvalgų apie tiekėjo SF automatizavimo efektyvumą.
Kelių sąskaitų-faktūrų apdorojimo automatizavimo tęsimas
Kai importuota sąskaita-faktūra sėkmingai nepateikiama į darbo eigą naudojant automatinį procesą, sistema ją pašalina iš tolesnio automatizuoto apdorojimo. Mokėtinų sumų klerkas gali peržiūrėti ir redaguoti sąskaitą faktūrą, prieš tai, kai automatizuotas procesas iš naujo pateikia ją darbo eigai. Kai gedimo priežastį galima išspręsti naudojant tą pačią kelių sąskaitų faktūrų pataisą, galite iš naujo paleisti automatinį procesą puslapyje Tęsti automatinį Sąskaitų faktūrų apdorojimas .
Sąskaitos-faktūros gavimo datos vertės sekimas
Sąskaitos faktūros gavimo datos reikšmė nurodo datą, kada įmonė gavo SF iš tiekėjo. Taip pradedamas sekti sąskaitos-faktūros automatizavimo procesų progresas. Šią vertę galima įtraukti į tiekėjo sąskaitos-faktūros importuotus duomenis. Rankiniu būdu sukurtoms sąskaitoms-faktūroms galima nurodyti datą. Neįvedus jokios vertės, numatyta, kad naudojama dabartinė data.
Importuotos sąskaitos-faktūros sumos ir importuotų pardavimų mokesčio sumos reikšmių stebėjimas
Tiekėjo SF importuotos SF sumą ir importuoto PVM sumos vertes galima pateikti tiekėjo SF importavimo faile. Paprastai šios vertės yra iš SF, kurią nuskaitė išorinis tiekėjas ir kuri yra įtraukta į importavimo failą. Kadangi SF apdorojama mokėtinose sumose, vertės bus apskaičiuojamos pagal SF duomenis. SF galima registruoti tik jei importuotos vertės atitinka apskaičiuotas vertes. Kai darbo eiga įgalinta, ji pritaiko tikrinimą prieš pateikdama darbo eigą. Atitikimo vertės užtikrina, kad SF tiksliai atspindi tiekėjui mokėjimą sumą. Jei jūsų įmonė leidžia importuotas SF pateikti darbo eigos sistemai automatiškai, galite pasirinktinai reikalauti, kad importuotos sumos atitiktų apskaičiuotas sumas prieš pateikiant SF darbo eigos sistemai. Šią funkciją valdo parametras Reikalauti, kad apskaičiuotos sumos būtų lygios importuotoms darbo eigos pateikimo sumoms.