Bendrinti naudojant

Trišalės atitikimo strategijos

  • Straipsnis

Šiame straipsnyje pateikiami trišalio atitikimo pavyzdžiai.

Pavyzdys: trišalis prekių atitikimas

Santrauka: Kenas yra juridinio subjekto, pavadinto "Fabrikam", įmonės būstinės valdytojas. Ken nusprendžia, kad visos pirkimo užsakymais pagrįstos tiekėjo SF turi atitikti pirkimo užsakymo eilutes (dvišalis atitikimas). Perkant prekes, kurios naudojamos kaip ilgalaikis turtas, SF turi būti suderinamos ir su pirkimo užsakymo eilutėmis, ir su produkto gavimo eilutėmis (trišalis atitikimas).

„Fabrikam“ veikia su keliais juridiniais subjektais ir darbuotojais visuose pasaulio kraštuose. Didėjant operacijų kiekiui, daugėja ir neatitikimų tarp gavimo dokumentų ir SF. Dėl to tenka nurašyti turtą. Tiekėjų SF yra apmokamos, tačiau šis procesas neapima neatitikimų nustatymo, kai gaunama mažiau prekių, nei buvo užsakyta, arba kai prekės iš viso negaunamos. Išlaidos didėja, nes darbuotojams vis dar reikia įrankių ir kitų medžiagų, kad galėtų atlikti savo darbą. Ken nori įsitikinti, kad tiekėjai siunčia tuos produktus, kurie užsakyti ir prekes gauna „Fabrikam“ darbuotojai. Todėl Ken reikia dvišalio ir trišalio atitikimo visiems organizacijos juridiniams subjektams. SF gretinimas užtikrina, kad problemos, susijusios su prekėmis, kurios dingo arba nebuvo gautos, gali būti sekamos ir sprendžiamos.

Šiame pavyzdyje pateikta SF atitikimo politika padeda pasiekti toliau nurodytus tikslus.

  • Ken yra „Fabrikam“ įmonės valdytojas. Kenas gali padėti savo organizacijos žmonėms identifikuoti ir išspręsti problemas dėl užsakymo, gavimo ir mokėjimo už prekes (prekes ir paslaugas) iš tiekėjų.
  • Phyllis ir April yra „Fabrikam“ Jungtinių Valstijų padalinio mokėtinų sumų skyriaus apskaitos vadovai. Jie gali taikyti įmonės strategiją ir įsitikinti, kad sąskaitos faktūros apmokamos tik tada, kai jos suderinamos su pirkimo užsakymu ir prekių ir paslaugų gavimo dokumentais, kur tai taikoma.
  • Tony yra „Fabrikam“ Jungtinių Valstijų padalinio gamybos vadovas. Tonis ir kitas gamybos personalas gali užtikrinti, kad prekės gaunamos kaip buvo užsakytos iš tiekėjų ir yra apskaitytos, kad darbuotojai turi tai, ką jie turi turėti, kad galėtų atlikti savo darbą.

Būtinieji komponentai

  • Kenas nustato atitikimo strategiją juridinio subjekto lygiu į Trišalį atitikimą.

  • Kenas nustato juridinio subjekto perjungiklį Automatiškai naujinti antraštės atitikimo būseną į Taip.

  • Kenas nustato juridinio subjekto lauką Atitikties kainos sumos į Procentas ir įveda 15 % kaip leistinos nuokrypio procentinę dalį.

  • Kenas nustato prekės 1500 - CNC Milicron Machine atitikimo strategiją prekės lygiu į trijų krypčių atitikimą. Ši prekė yra turto prekė, „Fabrikam“ naudojama gamyboje. Šios prekės sąskaitos faktūros yra sugretinamos su pirkimo užsakymo eilutėmis dėl kainos ir su produkto gavimo kvitais dėl kiekio.

  • Tony įveda paraišką penkiems „CNC Milicron“ įrenginiams. Alicia, „Fabrikam“ pirkimo užsakymų klerkas, išduoda pirkimo užsakymą tiekti prekes juridiniam subjektui, kurio vardas yra Contoso.

    Prekės numeris Kiekis Vnt. kaina Grynoji suma Išlaidų kodas Išlaidų vertė
    1500 – „CNC Milicron“ įrenginys 5 8 000,00 40 000,00 Siuntimas ir tvarkymas 3 000,00

  • Arnie, „Contoso“ gautinų sumų klerkas, peržiūri savaitės siuntas. Arnie pasirenka siuntos operacijas, kurių sąskaitas faktūras išrašyti „Fabrikam“ už „CNC Milicron“ įrenginių pristatymą. Arnie įtraukia mokestį už siuntimą ir tvarkymą. "Fabrikam" mano, kad mokestis yra turtas išlaidų dalis.

Scenarijus

  1. Sammy, „Fabrikam“ gavimo padalinio darbuotojas, gavo visą kiekį įrenginių, išsiųstų iš „Contoso“. Produkto gavimo dokumente Samė įveda kiekį 5. Kadangi pirkimo užsakymas visiškai gautas, pirkimo užsakymo būsena pasikeičia į Gauta.
  2. Balandis, "Fabrikam" mokėtinų sumų koordinatorius, įveda ir patikrina "Contoso" pateiktą SF ir patikrina šią informaciją:
    • Prekių, kurioms reikalingas trišalis gretinimas, kiekis SF eilutėje atitinka gautą kiekį. Gautas kiekis nurodomas produkto kvite, kuris atitinka SF.
    • Prekių, kurioms reikalingas dvipusis arba trikryptis sugretinimas, kainos SF eilutėje atitinka leistinus nuokrypius, Microsoft Dynamics apibrėžtus "365 Finance". Tai apima šiuos kainų atitikimo tipus:
      • Grynosios vieneto kainos gretinimas – grynoji vieneto kaina sąskaitos faktūros eilutėje atitinka grynąją vieneto kainą pirkimo užsakymo eilutėje leistino nuokrypio procento ribose. Šiame pavyzdyje grynosios vieneto kainos leistinas nuokrypis yra + 8 %.
      • Kainų grynųjų sumų gretinimas – grynoji suma sąskaitos faktūros eilutėje atitinka grynąją sumą pirkimo užsakymo eilutėje leistino nuokrypio procento, sumos arba procento ir sumos ribose. Šiame pavyzdyje kainų grynųjų sumų leistinas nuokrypis yra + 15 %.

Popierinėje „Contoso“ sąskaitoje faktūroje pateikta ši informacija.

Prekė Kiekis Vnt. kaina Grynoji suma
1500 – „CNC Milicron“ įrenginys 5 8 100,00 40,500.00
Siuntimas ir tvarkymas 4,000.00
Mokesčiai 0,00
Bendroji suma 44,500.00

Sąskaitos faktūros eilutėje pateikiama toliau nurodyta informacija.

Prekės Nr. Kiekis Vnt. kaina Grynoji eilutės suma Atitikimo strategija Gavimo dokumentų kiekio sugretinimas Kainos gretinimas Kainos sumos gretinimas
1500 – „CNC Milicron“ įrenginys 5 8 100,00 40 500,00 Tripusis atitikimas Įvykdyta sėkmingai Įvykdyta sėkmingai Įvykdyta sėkmingai

Kadangi ši eilutė pereina sąskaitos faktūros gretinimo procesą, sąskaitą faktūrą galima registruoti.

Pavyzdys: trišalis prekės ir tiekėjo kombinacijų atitikimas

Suvestinė: Ken yra valdytojas juridinio subjekto, kurio pavadinimas yra „Fabrikam“, įmonės būstinėje. Ken nusprendžia, kad visos pirkimo užsakymais pagrįstos sąskaitos faktūros turi atitikti pirkimo užsakymo eilutes (dvišalis atitikimas). Cassie yra „Fabrikam“ Malaizijos skyriaus finansininkė. Cassie nurodo, kad pasirinktos prekės, užsakytos iš tam tikrų tiekėjų Malaizijoje, turi būti suderintos tiek su pirkimo užsakymo eilutėmis, tiek su produkto gavimo eilutėmis (trišalis atitikimas). "Cassie" taip pat gali nepaisyti atitikimo strategijos į aukštesnį konkrečių pirkimo užsakymų atitikimo lygį.

Apimtis ir sumos yra mažos, be to, kilo tam tikrų problemų dėl pristatymo iš kai kurių pardavėjų Malaizijoje. Dėl šių priežasčių Cassie nustato kontrolės lygį tam tikriems prekių ir tiekėjų kombinacijoms, kurios įsigytos Malaizijoje, iki trišalio atitikimo.

Šiame pavyzdyje pateikta SF atitikimo politika padeda pasiekti toliau nurodytus tikslus.

  • Ken yra „Fabrikam“ įmonės valdytojas. Kenas gali padėti savo organizacijos žmonėms identifikuoti ir išspręsti problemas dėl užsakymo, gavimo ir mokėjimo už prekes (prekes ir paslaugas) iš tiekėjų.
  • Cassie yra „Fabrikam“ Malaizijos skyriaus finansininkė. "Cassie" gali įgyvendinti įmonės politiką ir užtikrinti, kad sąskaitos faktūros būtų apmokamos tik jas suderinus su pirkimo užsakymo eilutėmis ir produktų kvitais, kurie nurodo prekių ir paslaugų gavimą. Cassie taip pat gali padidinti kontrolės lygį iki trijų krypčių suderinimo konkrečioms prekėms, kad būtų galima kontroliuoti veiklos išlaidas.

Būtinieji komponentai

  • Kenas nustato atitikimo strategiją juridinio subjekto lygiu į Dvipusis atitikimas.

  • Kenas nustato juridinio subjekto lauką Atitikties kainos sumos į Procentas ir įveda 10 % kaip leistinos nuokrypio procentinę dalį.

  • Ken nustato vieneto kainos leistiną nuokrypį visoms prekėms iki 2 %.

  • Cassie nustato atitikimo strategiją prekės PH2500 – kompiuterio ir tiekėjo Contoso prekių ir tiekėjų derinio lygiu į Trišalį gretinimą.

  • Alicia, pirkimo užsakymo klerkas „Fabrikam“ Malaizijos padalinyje, „Contoso“ išduoda pirkimo užsakymus tiekti tris prekes, kaip parodyta toliau pateiktoje lentelėje. Kai Alicia sukuria pirkimo užsakymą, atitikimo strategijos nepaisoma, kad belaidė pelė būtų trikryptis, o ne dvipusis atitikimas.

    Prekės numeris Kiekis Vnt. kaina Grynoji suma Atitikimo strategija (numatytasis įrašas) Atitikimo strategija (nurodyta pirkimo užsakymo eilutėje)
    PH2500 – kompiuteris 2 2 500,00 5 000,00 Tripusis atitikimas Tripusis atitikimas
    MM01 – belaidė pelė 2 40,00 80,00 Dvipusis atitikimas Tripusis atitikimas
    USB atmintukas 200 10,00 2 000,00 Dvipusis atitikimas Dvipusis atitikimas

Scenarijus

  1. Prekės pristatomos. Sammy, "Fabrikam" Malaizijos padalinio priimančiojo skyriaus darbuotojas, yra pertraukiamas ir iš karto neregistruoja produkto gavimo kvito.
  2. April, "Fabrikam" mokėtinų sumų koordinatorius, įveda ir patikrina "Contoso" pateiktą SF ir patikrina šią informaciją:
    • Prekėms, kurioms reikalingas trišalis atitikimas, ar kiekis sąskaitos faktūros eilutėje atitinka gautą kiekį. Gautas kiekis nurodytas produkto gavimo kvite, kuris sugretintas su sąskaita faktūra.
    • Prekių, kurioms reikalingas dvišalis arba trišalis atitikimas, sąskaitos faktūros eilutės kainos patenka į leistinus nuokrypius, kurie apibrėžti programoje. Tai apima šiuos kainų atitikimo tipus:
      • Grynosios vieneto kainos atitikimas – grynoji vieneto kaina SF eilutėje atitinka grynąją vieneto kainą pirkimo užsakymo eilutėje, neviršijant leistino nuokrypio procento. Šiame pavyzdyje grynosios vieneto kainos leistinas nuokrypis yra + 2 %.
      • Kainos bendrųjų sumų atitikimas – grynoji suma SF eilutėje atitinka grynąją sumą pirkimo užsakymo eilutėje, neviršijant leistino nuokrypio procentinės dalies, sumos arba procentinės dalies ir sumos. Šiame pavyzdyje kainų grynųjų sumų leistinas nuokrypis yra + 10 %.

Popierinėje „Contoso“ sąskaitoje faktūroje pateikta ši informacija.

Prekė Kiekis Vnt. kaina Grynoji suma
PH2500 – kompiuteris 2 2 500,00 5 000,00
MM01 – belaidė pelė 2 41.00 82.00
USB atmintukas 200 10.05 2,010.00
Visa SF 7,092.00

Sąskaitos faktūros eilutėje pateikiama toliau nurodyta informacija.

Prekės Nr. Kiekis Vnt. kaina Grynoji eilutės suma Atitikimo strategija Gavimo dokumentų kiekio sugretinimas Kainos gretinimas Kainos sumos gretinimas
PH2500 – kompiuteris 2 2 500,00 5 000,00 Tripusis atitikimas Nepavyko Įvykdyta sėkmingai Įvykdyta sėkmingai
MM01 – belaidė pelė 2 41,00 82,00 Tripusis atitikimas Nepavyko Nepavyko Įvykdyta sėkmingai
USB atmintukas 200 10,05 2010,00 Dvipusis atitikimas Įvykdyta sėkmingai Įvykdyta sėkmingai

Atkreipkite dėmesį į toliau nurodytas prekes:

  • PH2500 – kompiuterio eilutėje produkto gavimo kvito kiekio atitikimo stulpelyje yra įspėjimo piktograma, nes SF eilutė neatitinka produkto kvito.
  • MM01 – belaidės pelės eilutės stulpelyje Produkto gavimo kvito kiekio atitikimas yra įspėjimo piktograma, nes SF eilutė neatitinka produkto gavimo kvito. Stulpelyje Vieneto kainos atitikimas yra įspėjimo piktograma, nes viršijamas 2 % grynosios vieneto kainos leistinas nuokrypis.
  • USB disko eilutėje produkto gavimo kvito kiekio atitikimo stulpelis yra tuščias, nes dvipusis atitikimas neatitinka SF eilutės ir produkto gavimo eilutės kiekių.

Jei reikia patvirtinti, kad sąskaitos faktūros būtų registruojamos su SF atitikimo neatitikimais, prieš registruojant SF su kainos atitikimo klaidomis ir kiekio atitikimo klaidomis, turi būti pasirinktas puslapyje Sąskaitų faktūrų gretinimo ir kiekio atitikimo klaidų esantis jungiklis Patvirtinti registravimą su atitinkančiais neatitikimais . Jei patvirtinimo nereikia, Sąskaitų faktūrų apdorojimas gali tęsti, jei nėra kitų registravimo klaidų.

Daugiau informacijos ieškokite Mokėtinų sumų SF gretinimo apžvalga.