Nuskaitytų dokumentų sąskaitų faktūrų automatizavimas

Šiame straipsnyje paaiškinami duomenų objektai, kurie galimi tiekėjo SF, įskaitant SF su priedais, automatizavimą iki pabaigos.

Organizacijos, kurios nori supaprastinti savo mokėtinų sumų (AP) procesus, dažnai identifikuoja SF apdorojimą kaip vieną iš svarbiausių proceso sričių, kuri turi būti efektyvesnė. Daugeliu atvejų šios organizacijos popierinių SF apdorojimą perduoda trečiųjų šalių optinio ženklų atpažinimo (OCR) paslaugų teikėjui. Tada jie gauna SF metaduomenis, kuriuos galima perskaityti kompiuteriu, kartu su nuskaitytu kiekvienos SF vaizdu. Siekiant padėti automatizuoti sukuriamas „paskutinės mylios“ sprendimas, kad būtų galima panaudoti šiuos artefaktus SF išrašymo sistemoje. Dabar šis „paskutinės mylios“ automatizavimas su SF automatizavimo sprendimu suteikiamas standartiškai.

Sprendimo kontekstas

SF automatizavimo sprendimas suteikia standartinę sąsają, kuri gali priimti SF antraštės ir eilučių metaduomenis bei SF priedus. Bet kokia išorinė sistema, kuri gali sugeneruoti artefaktus, atitinkančius šią sąsają, galės siųsti informacijos santrauką, kad būtų galima automatiškai apdoroti SF ir priedus.

Pateiktame paveikslėlyje parodytas integravimo scenarijaus pavyzdys, kuriame „Contoso“ bendradarbiauja su OCR paslaugų tiekėju dėl tiekėjo SF apdorojimo. „Contoso“ tiekėjai siunčia SF paslaugų teikėjui el. paštu. Naudodamas OCR apdorojimą paslaugų teikėjas sugeneruoja SF metaduomenis (antraštė ir / arba eilutės) ir nuskaito SF vaizdą. Tada integravimo sluoksnis transformuoja šiuos artefaktus taip, kad juos būtų galima naudoti.

Jei būtinas SF integravimas, galimi keli anksčiau nurodyto scenarijaus variantai. Duomenų perkėlimas yra dar vienas naudojimo atvejis, kai ši sąsaja gali būti naudojama norint sukurti SF ir priedus.

Sprendimo komponentai

Sprendimo pagrindą sudaro šie komponentai:

• SF antraštės, SF eilučių ir SF priedų duomenų objektai
• SF išimčių apdorojimas
• SF priedų peržiūros vienas šalia kito žiūryklė

Likusioje šio straipsnio dalyje pateikiami išsamūs šių sprendimo komponentų aprašymai.

Duomenų objektai

Duomenų paketas yra darbo vienetas, kuris turi būti išsiųstas, kad būtų galima sukurti SF antraštes, SF eilutes ir SF priedus. Šie duomenų objektai naudojami artefaktams, kurie sudaro duomenų paketą:

• Tiekėjo SF antraštė
• Tiekėjo SF eilutė
• Tiekėjo SF dokumento priedas

Tiekėjo SF dokumento priedas yra naujas duomenų objektas, pristatomas kaip šios funkcijos dalis. Tiekėjo SF antraštės objektas buvo pakeistas, kad palaikytų priedus. Tiekėjo SF eilutės objektas nebuvo modifikuotas šioje funkcijoje.

Išsamios informacijos apie duomenų paketus ieškokite Duomenų valdymo peržiūra. Informacijos, kaip kurti duomenų paketus naudojant duomenų valdymo darbo sritį, ieškokite "Dynamics 365" finansų ir operacijų programų sprendimų duomenų paketų procesas ir naudojimas.

Norėdami greitai sugeneruoti bandymo duomenis, kurie apima SF ir priedus, atlikite šiuos veiksmus.

1. Prisijunkite prie egzemplioriaus.

2. Eikite į Mokėtinų>sumų SF>, laukiančias tiekėjo SF.

3. Sukurkite SF, kuriose yra eilučių ir priedų.

   Banknotas

   Priedai turi būti antraštės priedai. Šiuo metu tiekėjo SF dokumento priedo objektas nepalaiko eilučių priedų.

4. Atidarykite darbo sritį Duomenų valdymas.

5. Sukurkite eksportavimo užduotį, kurioje yra tiekėjo SF antraštė, tiekėjo SF eilutė ir tiekėjo SF dokumento priedų objektų.

6. Eksportuokite duomenis.

7. Atsisiųskite eksportuotus duomenis kaip paketą. Dabar galite naudoti paketą norėdami importuoti duomenis į paskirties egzempliorius bandymo tikslais.

SF juridinio subjekto nustatymas

SF, importuotas naudojant duomenų paketus, galima susieti su juridiniu subjektu, kuriam jos priklauso dviem būdais:

• SF apdoroja planavimo užduotis importuoja ją į tą pačią įmonę, kurioje užduotis buvo suplanuota duomenų valdymo darbo srityje. Kitaip sakant, užduoties įmonė nustato įmonę, kuriai priklauso SF.
• Kai duomenų paketas, kuriame yra SF, išsiunčiamas į „Finance“, kvietyklė (t. y. integracijos programa, kuri veikia ne programoje „Finance“) gali aiškiai nurodyti įmonės ID HTTP užklausoje. Šiuo atveju nepaisoma įmonės konteksto, kuriame vykdoma apdorojimo užduotis programoje „Finance“, ir SF importuojamos į įmonę, kuri perduoda naudojant HTTP užklausą.

Banknotas

Šis veikimas yra standartinis duomenų valdymo veikimas. Kalbant apie SF tai paaiškinta dėl išsamumo.

Išimties apdorojimas

Scenarijuose, kuriuose tiekėjo SF pristatomos į finansus ir operacijas per integravimą, mokėtinų sumų komandos narys turi lengvai apdoroti išimtis arba neišrašytas SF, ir kurti laukiančias SF iš sąskaitų faktūrų, kurių nepavyko išrašyti. Šis tiekėjo SF išimčių apdorojimas dabar yra finansų ir operacijų dalis.

Tiekėjo SF, kurių sąrašo puslapio importuoti nepavyko

Naujas SF išimčių sąrašo puslapis yra mokėtinų sumų >SF importavimo klaidose>>tiekėjo SF, kurių nepavyko importuoti. Šiame puslapyje rodomi visi tiekėjo SF antraščių įrašai iš tiekėjo SF antraščių duomenų objekto išdėstymo lentelės. Atsikreipkite dėmesį, kad jūs galite peržiūrėti tuos pačius įrašus duomenų valdymo darbo srityje. Taip pat galite atlikti tuos pačius veiksmus, kurie pateikti duomenų valdymo darbo srities išimčių tvarkymo priemonėje . Išimčių tvarkymo funkcija optimizuota funkciniam vartotojui, todėl ją lengviau naudoti.

Šiame sąrašo puslapyje yra tokie laukai, gaunami naudojant informacijos santrauką:

• Įmonė – Įmonė, kuriai priklauso SF

• Klaidos pranešimas – klaidos pranešimas, kad duomenų valdymo sistemos problemos paaiškina, kodėl nepavyko sukurti SF

• Numeris – SF numeris

• SF kodas

• Pavadinimas – tiekėjo pavadinimas

• Pardavėjo sąskaita

• Pirkimo užsakymas – SF pirkimo užsakymo (PO) numeris

• Registravimo data

• SF data

• SF aprašas

• Valiuta

• Žurnalo

• Eilutės nuoroda – identifikatorius, gaunamas iš išorinės sistemos

  Banknotas

  Eilutės nuoroda nėra SF ID.

Šiame sąrašo puslapyje taip pat yra peržiūros sritis, kurią galite naudoti šiais būdais:

• Peržiūrėkite visą klaidos pranešimą, kad jums nereikia išplėsti stulpelio Klaidos pranešimas tinklelyje.

Sąrašo puslapis palaiko šiuos veiksmus:

• Redaguoti – redagavimo režimu atidarykite išimties įrašą, kad galėtumėte išspręsti problemas.
• Pasirinktys – prieiti prie standartinių pasirinkčių, galimų sąrašo puslapiuose. Norėdami priseti išimčių sąrašo puslapį prie darbo srities kaip sąrašą arba išklotinę vietą, galite naudoti parinktį Įtraukti į darbo sritį.

Tiekėjo SF, kurių sąrašo puslapio importuoti nepavyko

Kai pradedate redagavimo režimą, atsidarys tiekėjo SF, kurioms nepavyko importuoti sf, kuri turi problemų, informacijos puslapio. Jei yra su SF su priedo susijusių problemų, priedas nebus rodomas. Priedas turi būti pridėtas iš naujo prie SF.

Tiekėjo SF, kurių nepavyko importuoti informacijos puslapio, leidžia sukurti laukiančią SF. Išrašę SF problemas kaip išimties apdorojimo dalį, pasirinkite mygtuką Kurti laukiančią SF , kad sukurtumėte laukiančią SF. Laukianti SF bus sukurta fone.

Bendrai naudojama paslauga ir organizacija pagrįstas išimčių apdorojimas

Išimčių sąrašo puslapis palaiko standartinius saugos konstruktoriaus, kurį duomenų valdymo darbo sritis palaiko išdėstymo įrašams apdoroti. SF importavimo užduotį galima apsaugoti šiais būdais:

• Pagal vartotojo vaidmenį
• Pagal vartotoją
• Pagal juridinį subjektą

Jei sukonfigūruota SF importavimo užduoties sauga, išimčių sąrašo puslapis atsižvelgia į šiuos parametrus. Vartotojai galės matyti tik SF išimčių įrašus, kuriuos šis nustatymas leis jiems matyti.

Pvz., „Contoso“ nusprendė apdoroti SF išimtis pagal juridinį subjektą. Todėl SF importavimo užduoties sauga konfigūruojama taip, kad juridinio subjekto A vartotojas galėtų matyti tik SF išimtis juridiniame subjekte A, o juridinio subjekto B vartotojas galėtų matyti tik SF išimtis juridiniame subjekte B. Toks nustatymas leidžia atskirti SF išimčių tvarkymo pareigas.

Be to, „Contoso“ gali nuspręsti netaikyti jokios saugos, kad tie patys vartotojai galėtų apdoroti SF išimtis visuose juridiniuose subjektuose. Šis nustatymas įgalina SF išimčių tvarkymo bendrai naudojamų paslaugų scenarijų.

Priedų peržiūros vienas šalia kito žiūryklė

Kad galėtumėte lengvai peržiūrėti tiekėjo SF priedus, šiuose puslapiuose, kurie naudojami apdorojant SF, dabar pateikiama priedų žiūryklė:

• Išimčių tvarkymas
• Laukiančių tiekėjo SF puslapis (taip pat galimas SF peržiūros procese)
• SF žurnalo užklausos puslapis (užregistruotoms SF)

Čia pateiktos pagrindinės funkcijos, kurias suteikia priedų žiūryklė:

• Peržiūrėkite visus priedų tipus, kuriuos palaiko dokumentų tvarkymas (failus, vaizdus, URL ir pastabas).
• Peržiūrėkite kelių puslapių TIFF failus.
• Atlikite šiuos veiksmus su vaizdo failais:
  • Pažymėkite vaizdo dalis.
  • Užblokuokite vaizdo dalis.
  • Į vaizdą įtraukite komentarų.
  • Padidinkite ir sumažinkite vaizdo mastelį.
  • Nustatykite panoraminį vaizdą.
  • Anuliuokite ir perdarykite veiksmus.
  • Pritaikykite vaizdo dydį.

Banknotas

Šie veiksmai galimi tik vaizdo failams (JPEG, TIFF, PNG ir t. t.). Visi šiais veiksmais atlikti vaizdo pakeitimai įrašomi vaizdo faile. Šiuo metu priedų žiūryklė neapima versijų kūrimo arba audito galimybių.

Numatytasis priedas

Jei tiekėjo SF yra daugiau nei vienas priedas, vieną iš dokumentų galite nustatyti kaip numatytąjį priedą priedų puslapyje. Numatytoji priedo pasirinktis yra nauja pasirinktis, kuri buvo pridėta kaip šios funkcijos dalis. Ši parinktis taip pat yra tiekėjo SF dokumentų priedų duomenų objekte. Todėl numatytąjį priedą galima nustatyti integruojant.

Tik vienas dokumentas gali būti nustatytas kaip numatytasis priedas. Nustačius dokumentą kaip numatytąjį priedą jis automatiškai rodomas priedų žiūryklėje, kai atidaroma SF. Jeigu kaip numatytojo priedo nenustatote jokio dokumento, žiūryklė automatiškai nerodo jokio priedo, kai atidaroma SF.

Rodyti / slėpti SF priedus

Naujas mygtukas, kurį galima naudoti apdorojant išimtį,Laukianti SF ir SF žurnalo užklausos puslapiai leidžia rodyti arba slėpti priedų peržiūros programą.

Sauga

Nurodyti priedų žiūryklės veiksmai kontroliuojami naudojant vaidmenimis pagrįstą saugą:

• Žymėjimas
• Blokuoti
• Komentaras

Laukiančių tiekėjo SF puslapis

Šios teisės suteikia tik skaitymo prieigą arba skaitymo / rašymo prieigą prie priedų žiūryklės, norint atlikti žymėjimo, blokavimo ir komentavimo veiksmus:

• Prižiūrėti tiekėjo SF vaizdą – ši teisė suteikia skaitymo / rašymo prieigą.
• Peržiūrėti tiekėjo SF vaizdą – ši teisė suteikia prieigą tik skaityti.

Šios pareigos suteikia tik skaitymo arba skaitymo / rašymo prieigą prie priedų žiūryklės norint atlikti šiuos veiksmus:

• Prižiūrėti tiekėjo SF – šiai muito mokesčiui priskirta teisė Tvarkyti tiekėjo SF vaizdą.
• Pateikti užklausą dėl tiekėjo SF būsenos – šiai pareigai priskirta teisė peržiūrėti tiekėjo SF vaizdą.

Šie vaidmenys suteikia tik skaitymo arba skaitymo / rašymo prieigą prie priedų žiūryklės norint atlikti šiuos veiksmus:

• Mokėtinų sumų klerkas ir mokėtinų sumų vadybininkas – tvarkyti tiekėjo SF pareiga priskirta šiems vaidmenims.
• Mokėtinų sumų klerkas, mokėtinų sumų vadovas, mokėtinų sumų centralizuotų mokėjimų klerkas ir mokėtinų sumų mokėjimo klerkas – užklausa dėl tiekėjo SF būsenos muito mokesčio priskiriama šiems vaidmenims.

Tiekėjo SF priedas

Šios teisės suteikia tik skaitymo prieigą arba skaitymo / rašymo prieigą prie priedų žiūryklės, norint atlikti žymėjimo, blokavimo ir komentavimo veiksmus.

Banknotas

Vaidmenys, kurie nurodyti šiame skyriuje, suteikia tik skaitymo prieigą prie SF vaizdų priedų žiūryklėje. Jei vaidmeniui reikia ir rašymo prieigos prie vaizdų, galite suteikti rašymo prieigą tam vaidmeniui naudodami čia aprašytą teisę ir pareigą.

• Tvarkyti tiekėjo SF antraštės objekto vaizdą – ši teisė pateikia skaitymo / rašymo prieigą prie SF vaizdų priedų peržiūros programoje.
• Peržiūrėkite tiekėjo SF antraštės objekto vaizdą – ši teisė leidžia tik skaityti SF vaizdą priedų peržiūros programoje.

Šios pareigos suteikia tik skaitymo prieigą prie priedų žiūryklės norint atlikti šiuos veiksmus:

• Prižiūrėti tiekėjo SF – priežiūros tiekėjo SF antraštės objekto vaizdo teisė priskirta šiai pareigai.

Šie vaidmenys suteikia tik skaitymo prieigą prie priedų žiūryklės norint atlikti šiuos veiksmus:

• Mokėtinų sumų klerkas ir mokėtinų sumų vadybininkas – tvarkyti tiekėjo SF pareiga priskirta šiems vaidmenims.

Pagal numatytuosius nustatymus, jei vartotojo vaidmuo suteikia bet kurio puslapio redagavimo teises, vartotojas taip pat turės redagavimo teises priedų žiūryklėje ir galės atlikti žymėjimo, blokavimo bei komentavimo veiksmus. Tačiau jei yra scenarijų, kai tam tikras vaidmuo turi turėti redagavimo teises puslapyje, bet ne priedų žiūryklėje, tada galima naudoti tinkamas teises iš ankstesnio sąrašo.