Biudžeto planavimo apžvalga
Šiame straipsnyje aprašomas biudžeto planavimas. Joje taip pat pateikta informacija, kuri gali padėti konfigūruoti biudžeto planavimą ir nustatyti biudžeto planavimo procesus.
Biudžeto planavimo apžvalga
Organizacija gali konfigūruoti biudžeto planavimą, tada nustatyti biudžeto planavimo procesus, kurie atitiktų jos biudžeto sudarymo strategijas, procedūras ir reikalavimus. Suprasdami "365 Finance" Microsoft Dynamics vartojamas sąvokas ir terminologiją, galite lengviau ir efektyviau įgyvendinti biudžeto planavimą savo organizacijoje.
Pagrindiniai terminai
- Biudžeto planavimo procesai – biudžeto planavimo procesai nustato, kaip biudžeto planai gali būti atnaujinami, nukreipiami, peržiūrimi ir tvirtinami biudžeto sudarymo organizacijos hierarchijoje. Biudžeto planavimo procesas yra susijęs su biudžeto ciklu ir organizacija per juridinį subjektą.
- Biudžeto planai – biudžeto planuose yra biudžeto ciklo biudžeto duomenys. Jūs galite turėti keletą biudžeto planų, kurie naudojami įvairiems tikslams. Pavyzdžiui, galite naudoti biudžeto planus kurti įvairių organizacinių vienetų biudžeto sumas. Taip pat galite juos naudoti lygindami ir priimdami pagrįstus sprendimus.
- Biudžeto plano scenarijai – biudžeto plano scenarijai apibrėžia biudžeto planų duomenų kategorijas. Galite nurodyti biudžeto plano scenarijus pinigų ir kitų matavimo vienetų klasėms palaikyti, pvz., kiekius. Piniginio biudžeto plano scenarijų pavyzdžiai: "Padalinys praėjusiais metais" ir "Padalinio užklausos". Kiekius naudojančių biudžeto planų scenarijų pavyzdžiai yra "Ankstesnių metų palaikymo skambučiai" ir "Visos darbo dienos ekvivalento (FTE) skaičiavimas".
- Biudžeto planavimo etapai – biudžeto planavimo etapai apibrėžia veiksmus, kuriuos biudžeto planas atlieka nuo jo pradžios iki galutinio patvirtinimo. Biudžeto planavimo etapai yra nurodyti biudžeto planavimo darbo eigose.
- Biudžeto planavimo darbo eigos – biudžeto planavimo darbo eigas sudaro ir apibrėžia biudžeto planavimo etapai. Biudžeto planavimo darbo eigos yra susijusios su biudžeto sudarymo darbo eigomis. Biudžeto sudarymo darbo eigos yra automatizuoti ir neautomatizuoti procesai, perkeliantys biudžeto planus per biudžeto planavimo etapus.
Įprastos užduotys
Biudžeto planavimą galima naudoti toliau pateiktoms užduotims atlikti:
- Kurti biudžeto planus, kad būtų galima nustatyti numatomas biudžeto ciklo įplaukas ir išlaidas.
- Analizuoti ir atnaujinti kelių scenarijų biudžeto planus.
- Automatiškai nukreipti biudžeto planus kartu su darbalapiais, pagrindimo dokumentais ir kitais priedais peržiūrai ir patvirtinimui.
- Konsoliduoti kelis žemesnio organizacijos lygio biudžeto planus į vieną pirminį aukštesnio lygio biudžeto planą. Be to, galima sukurti vieną biudžeto planą aukštesniame organizacijos lygyje ir paskirstyti biudžetą žemesniems lygiams.
Biudžeto planavimas yra integruotas kituose moduliuose. Todėl galite įtraukti ankstesnių biudžetų, faktinių išlaidų, ilgalaikio turto ir personalo informaciją. Kadangi biudžeto planavimas taip pat integruotas programose „Microsoft Excel“ ir „Microsoft Word“, galite naudoti jas dirbdami su biudžeto planavimo duomenimis. Pavyzdžiui, biudžeto vadybininkas gali eksportuoti padalinio biudžeto užklausą iš biudžeto plano scenarijaus į „Excel“ darbalapį. Tada duomenis galima analizuoti, atnaujinti ir pateikti darbalapyje, o tada publikuoti biudžeto plano eilutėse.
Biudžeto planavimo konfigūravimas
Funkcijose, kurios buvo pristatytos Dynamics 365 Finance" 10.0.9 versijoje (2020 m. balandžio mėn.), yra funkcija, padedanti pagerinti našumą, kai naudodami mygtuką Publikuoti atnaujinate esamus įrašus programoje "Excel" ir publikuojate juos atgal klientui. Ši funkcija padeda pagreitinti atnaujinimo procesą ir taip pat padeda sumažinti tikimybę, kad atnaujinimas bus blokuojamas, kai atnaujinsite daug įrašų tuo pačiu metu. Norėdami, kad ši funkcija būtų prieinama, eikite į darbo sritį Funkcijų valdymas ir įjunkite funkciją Biudžeto planavimo užklausos optimizavimas našumui dalyje Biudžeto sudarymas. Rekomenduojame įjungti šią funkciją.
Puslapyje Biudžeto planavimo konfigūracija yra dauguma parametrų, kurių reikia norint nustatyti biudžeto planavimą. Toliau pateikiamuose skyriuose aprašomi kai kurie veiksniai, į kuriuos turėtumėte atsižvelgti konfigūruodami biudžeto planavimą. Užbaigę konfigūraciją galite nustatyti biudžeto planavimo procesus.
Biudžeto planavimo schema (pasirinktinai)
Pasirenkamas, tačiau rekomenduojamas pirmas veiksmas yra sukurti schemą, kurioje parodoma jūsų organizacijos biudžeto rengimo procedūra. Kurdami šią schemą galite naudoti bet kurį metodą.
Toliau pateikiamoje iliustracijoje rodomas bendrasis pavyzdys, kuriame skirtingiems organizacijos lygiams sukuriamos atskiros biudžeto planavimo darbo eigos. Etapai nurodomi kiekvienoje darbo eigoje ir kiekviename etape, kuriame laikomi biudžeto duomenys, priskiriami konkretūs scenarijai. Veiksmai atliekami perkelti duomenis iš vieno etapo į kitą. Pavyzdžiui, sumas galima paskirstyti arba sujungti į skirtingas sąskaitas, patvirtinimus arba kitas peržiūras. Šioje iliustracijoje pasvirasis tekstas nurodo scenarijų, kurio negalima redaguoti konkrečiame etape, arba praeities ar ankstesniame etape patvirtintus duomenis, kurie neturėtų būti keičiami.
Šioje iliustracijoje parodomas pavyzdys, kada įmonių būstinės įvertina pradinio biudžeto bazines sumas ir paskirsto jas pardavimo skyriams. Tada pardavimo skyriai įvertina ir pateikia savo prognozę atgal į būstinę, o biudžeto vadybininkas sujungia ir pakoreguoja prognozę. Galiausiai biudžeto vadybininkas siunčia pakoreguotas biudžeto sumas vyriausiajam finansininkui (CFO) peržiūrėti, vykdyti galutinius koregavimus ir patvirtinti.
Biudžeto planavimo organizacijos hierarchija
Puslapyje Organizacijos hierarchija galite nurodyti organizacijos hierarchiją kaip kiekvieno biudžeto planavimo proceso biudžeto planavimo hierarchiją. Biudžeto planavimo hierarchija nebūtinai turi atitikti standartinę organizacijos hierarchiją, kuri naudojama kitiems tikslams. Kadangi ši hierarchija naudojama duomenų sujungimui ir platinimui, galbūt norėsite, kad ji būtų kitokios struktūros. Schemos pavyzdyje pardavimo skyriai priklauso būstinės lygiui, kuriam priklauso biudžeto ir finansų skyriai. Ši struktūra galbūt skiriasi nuo struktūros, kuri naudojama tvarkant pardavimo skyrių operacijas. Kiekvienam biudžeto planavimo procesui gali būti priskirta tik viena organizacijos hierarchija.
Daugiau informacijos ieškokite Organizacijos ir organizacijos hierarchijos.
Vartotojo sauga
Apibrėždamas vartotojų teises biudžeto planavimas gali naudoti vieną iš dviejų saugos modelių. Norėdami nurodyti saugos modelį, puslapyje Biudžeto planavimo konfigūracija nustatykite biudžeto planavimo parametrą .
Biudžeto planavimo darbo eigų etapai
Biudžeto planavimo darbo eigos naudojamos kartu su biudžeto sudarymo darbo eigomis, kad būtų galima valdyti biudžeto planų kūrimą ir raidą.
Biudžeto planavimo darbo eigą sudaro etapų rinkinys, kuriuos pereina biudžeto planas. Kiekviena biudžeto planavimo darbo eiga yra susieta su biudžeto sudarymo darbo eiga. Biudžeto sudarymo darbo eigos yra vienas iš darbo eigos tipų, naudojamų visoje "Dynamics 365 Finance". Jos siunčia biudžeto planus kartu su darbalapiais, pagrindimais ir priedais per organizaciją peržiūrai ir patvirtinimui.
Biudžeto planavimo darbo eigą galite sukurti puslapio Biudžeto planavimo konfigūracija sekcijoje Darbo eigos etapai . Ten galite pasirinkti etapus ir biudžeto sudarymo darbo eigą, kuri bus naudojama, ir sukonfigūruojate papildomus parametrus.
Naudinga sukurti kiekvieno biudžeto sudarymo hierarchijos lygio biudžeto planavimo darbo eigą. Tada priskiriate biudžeto sudarymo darbo eigą, kurioje yra elementų, atitinkančių biudžeto planavimo darbo eigos etapus. Anksčiau šiame straipsnyje pateiktame schemos pavyzdyje viena biudžeto planavimo darbo eiga bus sukurta pardavimo skyriams, o kita – būstinei. Biudžeto sudarymo darbo eiga perkelia biudžeto planus per etapus.
Puslapyje Biudžeto sudarymo darbo eigos sukuriate biudžeto planavimo biudžeto sudarymo darbo eigą . Procesas panašus į kitų darbo eigų kūrimą. Toliau pateikiamoje iliustracijoje rodomas būstinės darbo eigos pavyzdys.
Darbo eiga apima šiuos elementus:
- Paskirstymas pardavimo skyriams ir jų pateikimų telkimas
- Biudžeto vadybininko peržiūra
- CFO patvirtinimas
- Paruošimo perėjimai tarp kiekvieno biudžeto planavimo darbo eigos etapo
Biudžeto sudarymo darbo eigą kiekvienai biudžeto planavimo darbo eigai priskiriate puslapio Biudžeto planavimo konfigūracija sekcijoje Darbo eigos etapai .
Parametrai, scenarijai ir etapai
Pradiniai puslapio Biudžeto planavimo konfigūracija parametrai leidžia kurti kai kuriuos kūrimo blokus vėlesniems konfigūravimo veiksmams:
- Parametrai – parametrai apibrėžia saugos taisykles, kurias norite taikyti biudžeto planams, ir numatytąsias finansines dimensijas, kurios turėtų būti naudojamos, kai vartotojai detalizuoja sumas biudžeto plano scenarijuose.
- Scenarijai – scenarijai apima duomenų kategorijas, kurių norite biudžeto planuose. Galite nurodyti biudžeto plano scenarijus pinigų ir kitų matavimo vienetų klasėms palaikyti, pvz., kiekį. Biudžeto plano scenarijai atitinka vieną biudžeto planavimo duomenų versiją. Piniginio biudžeto plano scenarijų pavyzdžiai: "Ankstesnių metų pardavimas" ir "Pasirašytos sutartys". Kiekius naudojančių scenarijų pavyzdžiai: "Pardavimo skambučių skaičius" ir "Visos darbo dienos ekvivalento (FTE) skaičius".
- Etapai – etapais apibrėžiami veiksmai, kuriuos biudžeto planas atlieka nuo jo pradžios iki galutinio patvirtinimo. Biudžeto planavimo etapų pavyzdžiams priskirtinas „HQ sumavimas”, „Vyriausiojo finansininko peržiūra” ir „Galutinė suma”.
Paskirstymo grafikai
Planuodami biudžetą galite paskirstyti biudžeto plano eilučių sumas arba kiekius iš vieno scenarijaus į kitą scenarijų arba net į tą patį scenarijų. Pavyzdžiui, galite priskirti sumas ir kiekius tam pačiam scenarijui, jei norite taikyti keitimus finansinėms dimensijoms arba to scenarijaus sumų datoms. Paskirstymą galima atlikti biudžeto plane arba iš vieno biudžeto plano į kitą.
Paskirstymo grafikai automatiškai paskirsto biudžeto plano eilutes, kai apdorojama darbo eiga. Paskirstymus galite atlikti naudodami bet kurį iš šių sąrašo Paskirstymo būdas būdų :
Paskirstyti laikotarpiams – naudokite laikotarpio paskirstymo raktą, jei norite biudžeto plano eilutes iš šaltinio biudžeto plano scenarijaus paskirstyti po paskirties scenarijaus laikotarpius.
Banknotas
Kad galėtumėte paskirstyti laikotarpiams, puslapyje Laikotarpio paskirstymo kategorijos turite nustatyti laikotarpio paskirstymo raktus .
Paskirstyti dimensijoms – biudžeto plano eilutės paskirstomos iš šaltinio biudžeto plano scenarijaus finansinėms dimensijoms paskirties scenarijuje.
Banknotas
Prieš paskirstydami dimensijoms, puslapyje Biudžeto paskirstymo sąlygos turite nustatyti biudžeto paskirstymo sąlygas .
Agreguota – biudžeto plano eilutės agreguojamos iš šaltinio biudžeto plano scenarijaus susietuose biudžeto planuose į paskirties scenarijų pirminis biudžeto plane.
Paskirstyti – biudžeto plano eilutės paskirstomos iš pirminis biudžeto plano šaltinio biudžeto plano scenarijaus į paskirties scenarijų susijusiuose biudžeto planuose.
Naudoti didžiosios knygos paskirstymo taisykles – biudžeto plano eilutės paskirstomos iš šaltinio biudžeto plano scenarijaus į paskirties scenarijų, remiantis pasirinkta didžiosios knygos paskirstymo taisykle.
Kopijuoti iš biudžeto plano – galite pasirinkti kitą biudžeto planą, kurį naudosite kaip paskirstymo šaltinį.
Etapo paskirstymai
Etapo paskirstymai naudojami norint automatiškai paskirstyti biudžeto plano eilutes apdorojant darbo eigą. Naudojant etapo paskirstymus, biudžeto plano eilutės paskirties scenarijuje gali būti sukuriamos ir modifikuojamos nedalyvaujant asmeniui, parengusiam biudžeto planą, arba redaktoriui.
Kai nustatote etapo paskirstymą, susiekite biudžeto planavimo darbo eigą ir etapą su paskirstymo grafiku. Biudžeto planavimo darbo eiga turi būti susieta su biudžeto sudarymo darbo eiga, kuri naudoja automatizuotą darbo eigos užduotį Biudžeto planavimo etapo paskirstymas . Darbo eigai pasiekus nurodytą etapą, paskirstymas vyksta automatiškai. Šią automatizuotą užduotį galima naudoti kuriant naujo scenarijaus biudžeto plano eilutes.
Anksčiau šiame straipsnyje pateiktame schemos pavyzdyje paskirstymas atliekamas norint perkelti sumas iš biudžeto plano ir scenarijus būstinės etape "Bazinis lygis" į kitą biudžeto planą ir scenarijus pardavimo skyrių etape "Įvertinimas". Toliau pateikiamoje iliustracijoje rodomas atitinkamas schemos pavyzdžio skyrius.
Be to, schemos pavyzdyje telkimas atliekamas iš pardavimo skyrių etapo „Pateikta” biudžeto planų ir scenarijų į būstinės etapo „Sumavimas” pirminį planą. Toliau pateikiamoje iliustracijoje rodomas atitinkamas schemos pavyzdžio skyrius.
Prioritetai
Pasirinktinai galite naudoti biudžeto plano prioritetus ir galite nurodyti savo nustatytų biudžeto planų kategorijas ir tikslus. Taip pat galite naudoti prioritetus norėdami sisteminti, klasifikuoti ir įvertinti kelis biudžeto planus. Pavyzdžiui, galite sukurti sveikatos ir saugos biudžeto planavimo prioritetą, tada įvertinti tam prioritetui priskirtus biudžeto planus. Taip pat galite priskirti numerį biudžeto planams, kad nurodytumėte reitingavimą.
Stulpeliai ir maketai
Biudžeto plane biudžeto skaičiai rodomi eilutėse ir stulpeliuose. Pirmiausia turite nurodyti stulpelius, tada galite kurti maketą ir nurodyti tų stulpelių pateikimą.
Norėdami nurodyti stulpelį, pasirinkite biudžeto plano scenarijų. To scenarijaus eilutės sumos rodomos biudžeto plane. Pasirinkę laikotarpį galite filtruoti sumą, taip pat galite taikyti DK sąskaita grįstus filtrus.
Nurodydami maketą pasirinkite DK dimensijų rinkinį, kad galėtumėte sukurti norimas rodyti biudžeto plano eilutes, ir pasirinkite stulpelius kaip maketo elementus. Galite sukurti kelis maketus, kad biudžeto plane būtų rodomi pageidaujami duomenys skirtinguose biudžeto planavimo proceso etapuose.
Kartu su biudžeto sumų stulpeliais galite nurodyti stulpelius, skirtus biudžeto plano projekto, siūlomo projekto, turto ir siūlomo turto laukams. Taip pat galite nurodyti pareigų biudžeto stulpelį. Ši pasirinktis yra labai naudinga, kai turite analizuoti personalo biudžetus.
Pavyzdžiui, galite norėti sukurti Scenarijų „Ankstesnių metų pardavimas”, „Sutartys” ir „Prognozės” stulpelius. (Šioje iliustracijoje matyti schemos atitinkamas skyrius). Tada galite išskaidyti visus šiuo scenarijus ar vieną iš jų į atskirus stulpelius, skirtus kiekvienam finansinių metų ketvirčiui, kad pardavimų skyriaus vadybininkas galėtų tiksliai įvesti kiekvieno laikotarpio prognozės sumas.
Taip pat nurodote, ar galima redaguoti kiekvieną maketo elementą (stulpelį) ir ar tai galima padaryti bet kuriame tam maketui sukurto darbalapio šablone. Schemos pavyzdyje, etapui „Vertinimas” naudojamame makete, stulpelius „Prognozė” galima redaguoti, o stulpelius „Ankstesnių metų pardavimas” ir „Sutartys” galima tik skaityti.
Banknotas
Pagal numatytuosius nustatymus galite naudoti tik 36 stulpelius, nebent išplėsite biudžeto planavimą atlikdami veiksmus, nurodytus Biudžeto planavimo maketo išplėtimas.
Šablonai
Puslapio Biudžeto planavimo konfigūracija sekcijoje Maketai galite generuoti, peržiūrėti arba įkelti kiekvieno maketo "Excel" šabloną. Šie šablonai yra darbaknygės, kurios susietos su kiekvienu biudžeto planu, kad būtų galima pasinaudoti papildomomis analizės, grafiko ir duomenų įvedimo galimybėmis.
Sugeneravus šabloną, maketas užrakinamas ir negali būti redaguojamas. Šis užraktas padeda užtikrinti, kad šablono formatas atitinka biudžeto plano maketą ir kad jame yra tokie patys duomenys. Sugeneravus šabloną, jį galima peržiūrėti ir redaguoti. Pavyzdžiui, į šabloną galite įtraukti diagramų arba toliau tinkinti jo išvaizdą.
Banknotas
Šablonas turėtų būti įrašytas į tokią vietą, prie kurios vartotojas turi prieigą, kad baigus redaguoti jį būtų galima įkelti į maketą. Tokiu būdu šablonas bus naudojamas su maketą naudojančiais biudžeto planais.
Aprašai
Sekcijoje Maketai galite priskirti aprašus, kad būtų rodomas į maketą įtraukto finansinė dimensija pavadinimas. Pavyzdžiui, organizacija gali norėti rodyti pagrindinės sąskaitos pavadinimą, esantį greta pagrindinės sąskaitos numerio biudžeto plane. Tačiau galbūt norėsite praleisti kitų finansinių dimensijų pavadinimus, kad neperpildytų ekrano.
Biudžeto planavimo procesų nustatymas
Baigę konfigūruoti biudžeto planavimą, puslapyje Biudžeto planavimo procesas galite nustatyti biudžeto planavimo procesus . Biudžeto planavimo procesai yra taisyklių rinkiniai, kurie lemia, kaip biudžeto planus galima naujinti, nukreipti, peržiūrėti ir patvirtinti biudžeto sudarymo organizacijos hierarchijoje.
Kiekvienam biudžeto planavimo procesui pirmiausia pasirinkite biudžeto ciklą ir didžiąją knygą. Kiekvienas biudžeto planavimo procesas yra susijęs tik su vienu biudžeto ciklu ir viena didžiąja knyga. Tada "FastTab" skirtuke Biudžeto planavimo proceso administravimas pasirinkite biudžeto organizacijos hierarchiją ir priskirkite biudžeto planavimo darbo eigą visiems tinklelyje rodomiems organizacijos atsakomybės centrams.
Norėdami priskirti arba pakeisti panašių atsakomybės centrų biudžeto planavimo darbo eigą, pasirinkite Priskirti darbo eigą, tada pasirinkite organizacijos tipą, į kurį norite paskirti, ir naudotiną biudžeto planavimo darbo eigą. Biudžeto sudarymo darbo eigos ID, susietas su kiekviena biudžeto planavimo darbo eiga, yra automatiškai įtraukiamas į tinklelį.
Kai "FastTab" skirtuke Biudžeto planavimo etapo taisyklės ir maketai apibrėžiate etapo taisykles ir šablonus , kiekvienam biudžeto planavimo etapui galite nustatyti skirtingą taisyklių ir numatytųjų maketų rinkinį. Pavyzdžiui, naudodami pardavimu skyrių etapą „Įvertinimas” vartotojai gali modifikuoti biudžeto plano eilutes, bet negali įtraukti eilučių. Naudodami etapą „Pateikta” vartotojai gali peržiūrėti eilutes, bet negali jų įtraukti arba modifikuoti, nes tame etape darbas baigtas ir negalima keisti biudžeto planų. Norėdami pasirinkti galimus biudžeto planų maketus, pasirinkite Alternatyvūs maketai.
Pasirinktinai galite pasirinkti biudžeto planavimo prioritetus "FastTab" skirtuke Biudžeto plano prioriteto apribojimai . Tada galima pasirinkti prioritetus biudžeto planuose.
Paskutinis veiksmas yra suaktyvinti biudžeto planavimo procesą naudojant meniu Veiksmai . Biudžeto planavimo proceso negalima naudoti, kol jis nebuvo suaktyvintas.
Taip pat galite naudoti meniu Veiksmai , kad sukurtumėte naują procesą kopijuodami esamą procesą. Ši funkcija naudinga organizacijoms, kurios kiekvieną biudžeto ciklą naudoja tą patį proceso srautą ir atlieka nedaug pakeitimų arba visai nieko nekeičia.
Kita naudinga meniu Veiksmai komanda yra Peržiūrėti biudžeto proceso būseną . Ši komanda grafiškai atvaizduoja vykdomus biudžeto planus kartu su atitinkamais duomenimis, pvz., planų darbo eigos būsena, suvestinės pagal sumą ir vienetą ir nukėlimas į pačius biudžeto planus vienu paspaudimu.