Proceso dizainas
Kai kuriate procesų automatizavimą, pirmas žingsnis yra nuspręsti, kada ir ką automatizuoti. Žvelgdami į šiuo metu turimą verslo procesą, pirmiausia turėtumėte nustatyti, kurią proceso dalį automatizuoti.
Automatizavimo sričių nustatymas
Naudų, kurias galite gauti automatizuodami, tipai skirstomi į šias kategorijas:
Nuosekliai taikyti standartizuotas veiklos taisykles
Sumažinkite rankinį darbą su pasikartojančiais procesais
Sumažinkite žmogiškųjų klaidų skaičių
Supaprastinkite patvirtinimus
Padidinkite didelės apimties operacijų efektyvumą
Efektyviai perkelkite duomenis iš vienos sistemos į kitą (sumažinkite rankinį duomenų įvedimą)
Maksimaliai išnaudokite turimus išteklius
Padidinkite našumą
Standartizuotų veiklos taisyklių taikymas
Veiklos taisyklės yra logika "jei/ tada", kuri taiko jūsų verslo strategijas. Automatizavus juos užtikrinama, kad jų bus nuosekliai laikomasi kiekvieną kartą.
Mūsų pavyzdiniame išlaidų ataskaitų scenarijuje verslo taisyklė reikalauja, kad jei išlaidų ataskaitos suma viršija $10,000, ją taip pat turi patvirtinti finansų direktorius. Automatizuodamas procesą, Abhay užtikrina, kad jokia didelių dolerių išlaidų ataskaita nepastebės.
Automatizuokite pasikartojančius procesus
Pasikartojančių procesų automatizavimas gali padėti jūsų darbuotojams išvengti psichinio ir fizinio perdegimo. Procesai, kurie kiekvieną kartą atliekami taip pat, turėtų būti jūsų sąrašo viršuje, kad galėtumėte apsvarstyti automatizavimą.
Pavyzdžiui, Abhay buhalteris turi surinkti išlaidų formas ir kvitus iš visų. Kvitai gali būti popierinis kvitas iš restorano arba popierinės sąskaitos faktūros iš tiekėjų. Abhay turi rankiniu būdu nuskaityti šiuos dokumentus į PDF failą ir jį išsaugoti. Abhay taip pat turi įvesti tai, kas parašyta ant popieriaus, ir paskelbti tai finansų sistemoje kiekvienai pateiktai išlaidų ataskaitai.
Sumažinkite žmogiškųjų klaidų skaičių
Tokios užduotys kaip reikšmių kopijavimas ir įklijavimas iš vienos sistemos į kitą arba duomenų įvedimas iš popierinių formų yra procesai, kuriuose gali atsirasti žmogiškųjų klaidų.
Išlaidų ataskaitų scenarijaus pavyzdys yra tas, kai Abhay turi grąžinti darbuotojui grynuosius pinigus, ieškodamas darbuotojo banko duomenų, tada prisijungdamas prie banko sistemos.
Diagrama, rodanti buhalterio Abhay veiklos procesų seka. Du proceso etapai ("Ieškoti darbuotojo banko informacijos" ir "Grąžinti grynuosius pinigus pareiškėjui") yra apibraukti raudonai, nurodant galimas sritis, kuriose Power Automate galima sumažinti žmogiškųjų klaidų skaičių automatizuojant šiuos veiksmus.
Supaprastinkite patvirtinimus
Kitokio tipo klaida atsiranda, kai žmonės pamiršta atlikti savo užduotis. Galite nustatyti automatizavimą, kad primintumėte jiems dirbti su jiems priskirta užduotimi arba procesu.
Pavyzdžiui, Lee pateikė išlaidų ataskaitą, bet Nikas kurį laiką neatsakė į patvirtinimo užklausą. Galima nustatyti automatiką, kuri primintų Nickui priimti sprendimą ir netgi pateiktų mygtuką, kad atsakytų tiesiai iš priminimo.
Diagrama, rodanti buhalterio Abhay veiklos procesų seka. Patvirtinimo procesas pakeičiamas taip, kad priminimas apie patvirtinimus būtų automatizuotas nustatant paleidimo automatizavimą būsenai tikrinti. Jei patvirtinimas baigtas, automatizavimas baigiamas; O jei patvirtinimas nebaigtas, tvirtintojui išsiunčiamas priminimas ir priminimo automatizavimas bus paleistas dar kartą, kad būtų galima patikrinti, kol patvirtinimas bus baigtas.
Padidinkite efektyvumą didelės apimties procesuose
Kita sritis, kurią galbūt norėsite automatizuoti, yra didelės apimties procesai. Didelės apimties procesai yra procesai, kurie vyksta labai dažnai kasdien. Jis glaudžiai susijęs su pasikartojančiais procesais, tačiau šiek tiek skiriasi. Gali būti, kad procesas gali turėti tik vieną ar du žingsnius, kuriuos galima automatizuoti. Tačiau jei procesas turi būti atliekamas daug kartų, net ir nedideli patobulinimai gali turėti didelį poveikį.
Pavyzdžiui, jei išlaidų ataskaitų scenarijus tinka 1 000 pardavėjų, kiekviena tobulinimo minutė prilygtų dviejų darbo dienų sutaupytam laikui. Faktinio poveikio analizę galima atlikti naudojant analizės funkcijas.
Automatizuokite duomenų įvedimą
Gali būti, kad duomenis įvedate rankiniu būdu, nes turite dvi sistemas, kurios nesikalba viena su kita. Mūsų išlaidų ataskaitų scenarijuje "Abhay" įveda duomenis į apskaitos sistemą, iš naujo įvesdama reikšmes iš pateiktos išlaidų ataskaitos.
Maksimaliai išnaudokite turimus išteklius
Papildomi geri automatizavimo kandidatai yra tie procesai, kurie gali būti vykdomi nepriklausomai nuo žmonių sąveikos. Šio tipo procesą nėra taip lengva nustatyti, todėl geriausias būdas yra įsivaizduoti, ar yra procesų, kuriuos galima užbaigti ne įprastomis darbo valandomis. Toks automatizavimas veikia kaip jūsų žmonių "daugiklis" ir visiškai naudoja kitus jūsų išteklius (pvz., Kompiuterius).
Taip pat galite naudoti automatizavimą procesams, kurie užima per daug laiko, palyginti su žmogaus sąveika, tačiau tai toleruojama, jei tai daroma nakties metu, kai neskubama baigti automatizavimo. Pavyzdžiui, jei asmuo pradeda savo dieną apdorodamas užsakymus, kurie buvo gauti per naktį, galite sukurti automatizavimą, kuris apdoroja užsakymus, kai tik jie ateina, kad jūsų komanda galėtų pradėti vykdyti užsakymus pirmiausia ryte.
Padidinkite našumą
Panašiai kaip maksimalus turimų išteklių panaudojimas, automatizavimas taip pat padeda padidinti konkretaus proceso našumą. Naudojant šio tipo automatizavimą, jūsų dabartinį procesą žmonės gali atlikti lygiagrečiai su automatizavimu.
Pavyzdžiui, buhalteris Abhay gali būti vienintelis asmuo, tvarkantis išlaidų ataskaitas, o jų standartinės darbo valandos gali būti nuo 9 iki 18 val. Nustačius automatizavimą, taip pat gali tekti Power Automate apdoroti ir išlaidų ataskaitas, todėl jas apdoroti turi ir "Abhay", ir automatika, todėl padidėja pralaidumas.
Scenarijaus pavyzdys
Kai taikomos visos automatizavimo sritys, toliau pateiktame pavyzdyje parodyta, kaip išlaidų ataskaitų verslo procesas gali būti padengtas Power Automate patobulinus našumą, maksimaliai padidinus turimus išteklius, automatizavus duomenų įrašus ir supaprastinus patvirtinimus.
