Duomenų analizavimas ir bendrinimas naudojant „Excel“ šablonus
Naudojant „Excel“ galima patogiai išanalizuoti ir pateikti savo duomenis. Naudodami „Excel“ šablonus galite lengvai kurti ir bendrinti savo tinkintą analizę su kitais organizacijos nariais.
„Excel“ galima naudoti atliekant toliau nurodytus veiksmus.
Pardavimo prognozė
Srauto valdymas
Galimų klientų radimas
Teritorijų planavimas
Ir daug daugiau...
Galite išbandyti „Excel“ šablonus, įtrauktus į klientų įtraukimo programas („Dynamics 365 Sales”, „Dynamics 365 Customer Service”, „Dynamics 365 Field Service”, Dynamics 365 Marketing ir „Dynamics 365 Project Service Automation”), kad galėtumėte greitai peržiūrėti, kokios analizės yra galimos.
Naujo „Excel“ šablono kūrimas
Toliau pateikiami „Excel“ šablono kūrimo veiksmai.
1 veiksmas: naujo šablono kūrimas pagal esamus duomenis
Yra dvi tolesnės vietos, kuriose galite kurti „Excel‟ šabloną.
Iš nustatymų puslapio. Eikite į Parametrai>Šablonai>Dokumentų šablonai Naujas> (
). Norint pasiekti puslapį Parametrai, reikės pakankamų teisių, pvz., Sistemos administratoriaus ar Sistemos pritaikymo specialisto.Iš įrašų sąrašo. Pvz., pasirinkite Pardavimai>Galimybės>Mano atviros galimybės. Meniu juostoje spustelėkite „Excel“ šablonai>Kurti „Excel“ šabloną.
Atsiranda puslapis Kurti šabloną.
Pasirinkite duomenis, kuriuos norite įtraukti į šabloną
Spustelėkite „Excel“ šablonas.
Pasirinkite objektą (įrašo tipą), kad įtrauktumėte to objekto duomenis. Rodiniai, kuriuos galima pasirinkti tolesniame lauke, priklauso nuo pasirinkto objekto.
Pažymėkite rodinį.
Spustelėkite Redaguoti stulpelius, nordami įtraukti, šalinti ir koreguoti į šabloną įtrauktinų stulpelių ypatybes.
Spustelėkite Atsisiųsti failą, norėdami kurti šablono failą.
Įspėjimas
Taip pat galite atsisiųsti šabloną be duomenų, išskyrus tuos stulpelius, kurie buvo susieti su įrašo tipu. (objektas) pasirinkę Parametrai>Duomenų valdymas>Duomenų importavimo šablonai. Daugiau informacijos žr. Duomenų importavimo šablono atsisiuntimas.
Svarbu
Dokumento šabloną, atsisiųstą iš vienos aplinkos, galima naudoti tik toje aplinkoje. "Word" arba "Excel" šablonų perkėlimas į aplinką šiuo metu nepalaikomas.
Kuriant „Excel“ šabloną, į šablono failą eksportuojama ne daugiau nei 50 įrašų.
2 veiksmas: duomenų tinkinimas programoje „Excel“
Norėdami tinkinti duomenis, naujai sukurtą šabloną atidarykite vietiniame „Excel“ egzemplioriuje.
Svarbu
Nenaudokite „Excel Online“ šablono duomenims tinkinti, nes keitimų įrašyti negalima. Visi šablono duomenų atnaujinimai, atlikti naudojant „Excel Online“, uždarius skirtuką bus prarasti.
Išnagrinėkime paprastą pavyzdį, kaip tinkinti „Excel“ šabloną naudojant duomenų pavyzdžius.
Galimybių duomenų tinkinimo pavyzdys
Spustelėkite Įjungti redagavimą, kad leistumėte tinkinti „Excel“ skaičiuoklę.
Įtraukite naują stulpelį ir pavadinkite jį „Numatomos pajamos“.
Sukurkite numatomų pajamų formulę. Nurodykite langelius naudodami jų pavadinimus, o ne adresus.
Sukurkite greitojo rikiavimo lentelę ir diagramą. Šie ir kiti demonstracinės versijos veiksmai bus paaiškinti atnaujintoje šios temos versijoje.
Patalpinkite vartotojo įtrauktus duomenis virš esamos duomenų lentelės arba jos kairėje. Tokiu būdu turinys nebus perrašytas, jei vėliau įtrauksite naujų duomenų ir sukursite naują „Excel“ šabloną. Daugiau informacijos žr. Geriausia „Excel“ šablonų naudojimo praktika ir pastabos.
Įrašykite skaičiuoklę.
Dabar „Excel“ šabloną galite nusiųsti.
3 veiksmas: šablono nusiuntimas ir bendrinimas su kitais
Kai „Excel‟ šablonas sutinkintas taip, kaip norite, galite jį nusiųsti. Nuo vietos, į kurią nusiųsite šabloną, priklausys jo prieinamumas.
Naudodami puslapį Parametrai, administratoriai gali „Excel“ šabloną nusiųsti. Į dalį Parametrai nusiųstas šablonas prieinamas visiems vartotojams.
Administratoriams: „Excel‟ šablono nusiuntimas
Nueikite į Parametrai>Šablonai>Dokumentų šablonai.
Spustelėkite Įkelti šabloną.
„Excel‟ failą nuvilkite į dialogo langą arba naršydami suraskite ir nusiųskite failą.
Spustelėkite Įkelti.
Administratoriaus teisių neturintys naudotojai gali iš įrašų sąrašo šabloną įkelti savo reikmėms.
Administratorių teisių neturintiems vartotojams arba administratoriams, norintiems sukurti asmeninį šabloną: „Excel‟ šablono nusiuntimas
Atidarykite puslapį su įrašų sąrašu, pvz., sąrašu Pardavimo galimybės. Pasirinkite Pardavimai>Galimybės>Mano atviros galimybės.
Meniu juostoje spustelėkite „Excel“ šablonai>Kurti „Excel“ šabloną.
Spustelėkite „Excel“ šablonas>Įkelti.
Failą nuvilkite į dialogo langą arba naršydami suraskite ir nusiųskite failą.
Spustelėkite Įkelti.
4 veiksmas: kaip pasirinkti, kas gali naudoti naują šabloną
Prieiga prie naujai sukurto „Excel‟ šablono priklauso nuo to, kaip jį įkėlėte, ir nuo saugos vaidmeniui suteiktos prieigos. Būtinai peržiūrėkite temą Saugos vaidmenų naudojimas prieigai prie šablonų valdyti.
Jei įkėlėte šabloną iš parametrų puslapio
Nusiųsto „Excel“ šablono puslapis Informacija atrodys taip.
Iš puslapio Parametrai nusiųstą šabloną gali naudoti visi vartotojai. Jums nereikia imtis jokių papildomų veiksmų.
Jei nusiuntėte šabloną iš įrašų sąrašo
Nusiųsto „Excel“ šablono puslapis Informacija atrodys taip.
Iš įrašų sąrašo nusiųstus šablonus gali naudoti vartotojas, kuris tą šabloną nusiuntė. Norėdami bendrinti šabloną su kitais, atlikite tolesnius veiksmus.
Šablono puslapyje Informacija spustelėkite Bendrinti.
Naudokite puslapį Bendrinti asmens dokumento šabloną, jei norite „Excel“ šabloną bendrinti su kitais ir nustatyti teises.
Duomenų eksportavimas ir analizavimas naudojant naują šabloną
„Excel“ šablono naudojimo procesas atrodo taip.
1 veiksmas: norimo analizuoti objekto pasirinkimas
Pasirinkite objektą (įrašo tipą), kurį norite analizuoti naudodami sukurtą „Excel“ šabloną. Pvz., pasirinkite Pardavimai>Galimybės>Mano atviros galimybės. Sukūrus šabloną buvo įtrauktos dvi naujos galimybės.
2 veiksmas: duomenų eksportavimas naudojant naują „Excel“ šabloną
Pasirinkite sukurtą „Excel“ šabloną.
Šis šablonas buvo sukurtas iš puslapio Parametrai, todėl jis bus rodomas meniu dalyje „Excel“ šablonai. Jei jis buvo sukurtas iš įrašų sąrašo, jis būtų rodomas dalyje Asmeniniai „Excel“ šablonai.
Jei turite „Microsoft Excel Online“, galite matyti duomenis vienoje vietoje „Excel“ lange klientų įtraukimo programose (pvz., „Dynamics 365 Sales” ir „Customer Service”). Jei neturite arba jei norite kurti „Excel“ failą, spustelėkite Atsisiųsti <šablono pavadinimas>.
3 veiksmas: duomenų analizavimas naudojant „Excel“
Tai, ką matote „Excel“ skaičiuoklėje, priklauso nuo dviejų toliau nurodytų elementų.
Įrašai. Rodinys, iš kurio pasirinksite eksportuoti, nulems, kuriuos įrašus matysite eksportuotame „Excel“ faile. Pavyzdžiui, jei pasirinkote „Uždarytos galimybės“, matysite tuos įrašus, net jei šablonas buvo sukurtas naudojant rodinį „Mano atviros galimybės“.
Stulpeliai. Nuo naudojamo šablono priklauso, kurie stulpeliai bus rodomi eksportuoto „Excel“ failo lentelėje. Pvz., rodinyje Uždarytos galimybės yra šie stulpeliai: Potencialus klientas, Būsena, Faktinės pajamos ir Faktinė uždarymo data. Tačiau jei naudotas rodiniu „Mano atviros galimybės“ grįstas šablonas, matysite su tuo rodiniu susietus stulpelius ir visus stulpelius, filtruotus kuriant šabloną.
4 veiksmas: rezultatų bendrinimas su kitais
Jei naudojate „Excel“, įrašykite kopiją internete arba kompiuteryje. Nusiųskite failą kitiems, kad jie galėtų jį peržiūrėti ir redaguoti.
Išbandykite „Excel‟ šablonų pavyzdžius
Yra keturi „Excel“ šablonai, įtraukti į klientų įtraukimo programas.
„Excel‟ šablonų pavyzdžiai sukurti su konkrečiu įrašo tipu (objektu). Šabloną galėsite pritaikyti tik to paties tipo įrašams.
| Vardas | Objektas |
|---|---|
| Srauto valdymas | Galimybė (Pardavimo sritis) |
| Kampanijos apžvalga | Kampanija (Rinkodaros sritis) |
| Atvejų SLA būsena | Atvejis (Aptarnavimo sritis) |
| Atvejų suvestinė | Atvejis (Aptarnavimo sritis) |
Norėdami taikyti „Excel‟ šablono pavyzdį, atlikite tolesnius veiksmus.
Atidarykite įrašų sąrašą su objekto tipo, kuris atitinka šablono pavyzdį, informacija. Pvz., atidarykite pardavimo galimybių sąrašą, norėdami taikyti srauto valdymo šabloną.
Spustelėkite „Excel“ šablonai, o tada dalyje „Excel“ šablonai pasirinkite šablono pavyzdį.
Atsisiųskite šabloną arba atidarykite jį programoje „Excel“.
Arbatpinigiai
Į „klientų įtraukimo“ programas įtrauktus šablonus galite eksportuoti, modifikuoti ir iš naujo importuoti kaip naujus šablonus. Tokiu būdu galite greičiau sukurti savo pasirinktinius „Excel“ šablonus.
Geriausia „Excel“ šablonų naudojimo praktika ir pastabos
Štai ką jums reikia žinoti, jei norite kurti ir naudoti „Excel“ šablonus.
„Excel“ šablonų tikrinimas
„Excel“ turi daug funkcijų. Pravartu patikrinti savo tinkinimus ir įsitikinti, kad visos „Excel“ funkcijos šablonuose veikia, kaip tikėtasi.
Privatumas ir greitojo rikiavimo diagramos
Pagal numatytuosius parametrus atidarius skaičiuoklę greitojo rikiavimo diagramos duomenys nėra atnaujinami. Dėl to gali kilti su saugumu susijusių problemų, jei tam tikrų greitojo rikiavimo diagramos duomenų nematytų vartotojai, kurie neturi reikiamų teisių.
Apsvarstykite tokį scenarijų:
Administratorius sukuria šabloną su slaptais greitojo rikiavimo diagramų duomenimis ir jį nusiunčia.
Pardavėjas, kuris negali turėti prieigos prie slaptų greitojo rikiavimo diagramų duomenų, naudoja šabloną, kad sukurtų „Excel“ failą ir atliktų tam tikrą duomenų analizę.
Rezultatas. Pardavėjas gali matyti greitojo rikiavimo diagramos duomenis, kuriuos nusiuntė administratorius, įskaitant prieigą prie rodinių, kuriems peržiūrėti teisių jis neturi.
Be to. iOS nepalaiko "Pivot" duomenų ir "Pivot" diagramų atnaujinimo, kai įrenginiuose naudojama "Excel" programa iOS .
Rekomendacija. Slapti duomenys neturėtų būti įtraukti į greitojo rikiavimo lentelės ir greitojo rikiavimo diagramas.
Greitojo rikiavimo diagramos duomenų automatinio naujinimo nustatymas
Pagal numatytuosius nustatymus greitojo rikiavimo diagramos duomenys nėra automatiškai atnaujinami, kai atidarote skaičiuoklę. Įprastinės diagramos yra automatiškai atnaujinamos.
Programoje „Excel“ dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite greitojo rikiavimo diagramą, tada pasirinkite Greitojo rikiavimo diagramos parinktys>Atnaujinti duomenis atidarant failą.
Naujų duomenų patalpinimas
Jei į „Excel“ šabloną norite įtraukti papildomo turinio, patalpinkite duomenis virš esamų duomenų arba jų dešinėje. Arba naują turinį galite patalpinti antrame lape.
„Excel" šablonuose naudojant vaizdus gali kilti klaida
Jei bandysite analizuoti duomenis naudodami „Excel“ šabloną, kuriame įrašytas vaizdas, galite pamatyti tokią klaidą: „Mėginant įrašyti darbaknygę įvyko klaida. Todėl darbaknygė nebuvo įrašyta.“ Pabandykite iš šablono pašalinti vaizdą ir šabloną įkelti iš naujo.
„Excel“ šablonai ir programa „Office Mobile“ naudojant „Windows 8.1“
Atidaryti „Excel“ šablonų „Windows 8.1“ įrenginiuose naudojant programą „Office Mobile“ nepavyks. Gausite tokį klaidos pranešimą: „Atkūrėme jūsų dokumentą tiek, kiek buvo įmanoma, bet jo redaguoti negalite. Norėdami išspręsti problemą, pabandykite dokumentą atidaryti ir atkurti savo kompiuteryje.“
Tai yra žinoma problema.
Lentelės stulpelių pavadinimų ir intervalų pavadinimų formulėse naudojimas
Kurdami „Excel“ formules, nenaudokite stulpelių pavadinimų arba langelių numerių. Naudokite lentelės stulpelių pavadinimus ir nustatykite langelius arba langelių intervalų pavadinimus.
Saugos vaidmenų naudojimas prieigai prie šablonų valdyti
Administratoriai tam tikru detalumo laipsniu gali valdyti prieigą prie „Excel‟ šablonų. Pavyzdžiui, pardavėjams galite suteikti „Excel‟ šablono Skaitymo, bet ne Rašymo prieigą.
Spustelėkite Parametrai>Sauga>Saugos vaidmenys.
Pasirinkite vaidmenį, tada spustelėkite skirtuką Verslo valdymas.
Norėdami nustatyti visai organizacijai prieinamų šablonų prieigą, pasirinkite Dokumento šablonas. Prieigai prie šablonų, kuriais dalijamasi su atskirais naudotojais, nustatyti pasirinkite Asmeninis dokumento šablonas.
Spustelėdami apskritimus, galite koreguoti prieigos lygį.
Asmens dokumentų šablonų peržiūra ir naikinimas
Atlikite tolesnius veiksmus, norėdami naikinti asmens dokumentų šablonus.
Spustelėkite Išplėstinė ieška (
).Srityje Ieškoti (ko) pasirinkite Asmeniniai dokumentų šablonai.
Spustelėkite Rezultatai(!).
Pasirinkite norimą naikinti asmeninio dokumento šabloną, tada spustelėkite Naikinti (
).
„Excel“ šablono nepavyksta įkelti į „Microsoft Edge“
Jei „Excel“ šablono nepavyksta nusiųsti kaip naršyklę naudojant „Microsoft Edge“, atnaujinkite „Microsoft Edge“ ir bandykite dar kartą.
Privatumo pranešimas
Jeigu naudojate „Microsoft Dynamics 365 (online)“, eksportuojant duomenis į statinį darbalapį sukuriama eksportuotų duomenų vietinė kopija, saugoma kompiuteryje. Duomenys iš „Dynamics 365 (online)“ į jūsų kompiuterį perkeliami naudojant saugų SSL ryšį, o ryšys tarp šios vietinės kopijos ir „Dynamics 365 (online)“ neišlaikomas.
Eksportuojant į dinaminį darbalapį arba „PivotTable“ išlaikomas ryšys tarp „Excel“ darbalapio ir „Dynamics 365 (online)“. Kaskart, kai atnaujinsite dinaminį darbalapį arba „PivotTable“, būsite autentifikuojami programos „Dynamics 365 (online)“, naudojant jūsų kredencialus. Galėsite peržiūrėti tuos duomenis, kuriuos peržiūrėti turite teisę.
Administratorius nustato, leidžiama organizacijos vartotojams ar ne eksportuoti duomenis į „Excel“ naudojant saugos vaidmenis.
Taip pat žr.
Duomenų importavimo šablono atsisiuntimas
"Word" šablonų naudojimas