Automatizuokite pirkimo užsakymo patvirtinimą, atitinkantį Copilot Studio ir SAP

Naudokite Microsoft Copilot Studio agentus, kad automatizuotumėte galutinio tiekėjo užsakymo patvirtinimo atitikimą su atvirais pirkimo užsakymais įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemoje, pvz., SAP.

Šis metodas leidžia viešųjų pirkimų organizacijai automatiškai patvirtinti daugumą gaunamų užsakymo patvirtinimų, o tik tikrus neatitikimus nukreipti pirkimo specialistui peržiūrėti. Kelių agentų sistema išskleidžia patvirtinimo duomenis, lygina juos su įrašo pirkimo užsakymu, taiko nuokrypio taisykles ir įrašo patvirtintus rezultatus į ERP sistemą su minimaliu neautomatiniu įsikišimu.

Patarimas

Šiame straipsnyje pateikiamas scenarijaus pavyzdys ir vaizdinė išraiška, kaip automatizuoti pirkimo užsakymo patvirtinimo atitikimą naudojant Microsoft Copilot Studio ir SAP. Šis sprendimas yra apibendrintas architektūros pavyzdys, kurį galite naudoti daugeliui skirtingų scenarijų ir pramonės šakų. Šiame straipsnyje apsiribojama geriausia praktika.

Architektūros diagrama

Darbo eiga

Ši architektūra automatizuoja užsakymo patvirtinimo atitikimo darbo eigą:

1. Patvirtinimo gavimas: tiekėjai siunčia užsakymo patvirtinimus (užsakymų patvirtinimus), gaunamus per stebimą kanalą, pvz., bendrinamą pašto dėžutę arba apsikeitimo elektroniniais duomenimis (EDI) informacijos santrauką, su patvirtinimo informacija apie vieną ar daugiau pirkimo užsakymų. Power Automate debesies srautų paleidiklį, kad užfiksuotumėte užsakymo patvirtinimus.

2. Patvirtinimo saugykla: Power Automate debesies srautai įrašo gaunamo užsakymo patvirtinimus "Dataverse".

3. Paleidiklis: Power Automate debesies srautas, kuris naudoja "Dataverse" paleidiklį, paleidžia valdymo agentą. Srautas vykdomas, kai užsakymo patvirtinimas įrašomas į "Dataverse".

4. Lauko išskleidimas: išskleidimo agentas, įtaisytas Copilot Studio skaito patvirtinimą ir normalizuoja pagrindinius laukus (pirkimo užsakymo numerį, eilutės elementus, kiekius, kainas, matavimo vienetą ir patvirtintas pristatymo datas) į nuoseklią vidinę schemą.

5. Pirkimo užsakymo gavimas: valdymo agentas gauna atitinkamą pirkimo užsakymą iš SAP per SAP jungtį, naudodamas pirkimo užsakymo numerį kaip raktą.

6. Atitikimas ir tikrinimas: atitinkantis agentas palygina patvirtinimą su pirkimo užsakymo eilute pagal eilutę pagal kiekius, kainas, datas ir kitus konfigūruotus laukus. Tada agentas pritaiko organizacijos atitikimo kriterijus, kurie gali apimti tikslios atitikties reikalavimus, įmonės nustatytus leistinus nuokrypius arba abiejų iš jų derinį, kad nustatytų, ar užsakymą galima patvirtinti automatiškai.

7. Automatinis patvirtinimas: kai patvirtinimas atitinka leistiną nuokrypį, agentas patvirtina užsakymą ir automatiškai įrašo rezultatą į SAP be žmogaus dalyvavimo.

8. Išimties padidinimas: kai aptinkamas neatitikimas, agentas per Microsoft Teams pereina į įsigijimo specialistą. Agentas pateikia patvirtinimą, pirkimo užsakymą ir konkrečius skirtumus, kad asmuo galėtų greitai išspręsti išimtį.

9. Registravimas ir auditas: Microsoft Dataverse įrašo visus rezultatus, tiek patvirtinimą, tiek eskalavimą, ir suteikia bendrą audito sekos ir išimties sekimo sluoksnį ataskaitoms teikti ir nuolatiniam tobulinimui.

Komponentai

Šios paslaugos ir technologijos įgauna užsakymų patvirtinimus, išgauna patvirtinimo duomenis, atitinka juos su pirkimo užsakymais SAP, patvirtina atitinkančius užsakymus ir išplėsti bei sekti išimtis.

Komponentas	Vaidmuo architektūroje
"Copilot" studija	Pagrindinių kompiuterių kelių agentų sistema. Valdymo agentas koordinuoja specialų išskleidimo agentą ir atitinkamą agentą, valdo tolerancijos taisykles ir priima sprendimus tarp autonominio patvirtinimo ir žmogaus eskalavimo.
SAP ERP	Naudojama kaip pirkimo užsakymų įrašų sistema. Agentai nuskaito pirkimo užsakymo duomenis ir įrašo patvirtintus užsakymus naudodami SAP jungtį.
"Power Automate" debesies srautai	Aptikti naujus patvirtinimus įsiurbimo kanaluose ir suaktyvinti agento tinklą. Jungtys teikia integravimo taškus el. paštui arba EDI šaltiniams ir SAP.
Dataverse	Naudojamas kaip gaunamos tvarkos patvirtinimo tiesos šaltinis ir įgalina statusu pagrįstą tarpusavio sąveiką. Pateikiamas būsenos, audito žurnalo ir išimties sekimo lygmuo, pateikiantis bendrą kiekvieno patvirtinimo įrašą ir ataskaitų teikimo bei valdymo eskalavimą.
"Microsoft Teams"	Teikia išimties padidinimą ir pranešimus pirkimo specialistams, pateikia patvirtinimą, pirkimo užsakymą ir konkrečius neatitikimus, kad būtų galima greitai išspręsti.
Microsoft Entra ID	Suteikia tapatybę ir prieigos kontrolę, įskaitant mažiausiai privilegijų tarnybos paskyras agentų skaitymo ir rašymo operacijoms SAP ir "Dataverse".

Scenarijaus informacija

Šis naudojimo atvejis pagrįstas įmonės metodu sukurti patikimą, automatizuotą ir tikrinamą procesą, patvirtinantį tiekėjo užsakymo patvirtinimą nuo ERP sistemos, tuo pačiu sumažinant neautomatines pastangas.

Verslo iššūkis

Organizacijos, kurios perka mastelį, gauna didelius kiekius tiekėjo užsakymo patvirtinimų. Istoriškai didelė šių patvirtinimų dalis yra tikrinama ir įgytos rankiniu būdu: įsigyjantys darbuotojai atidaro kiekvieną patvirtinimą, raskite atitinkantį pirkimo užsakymą SAP ir palyginkite kiekius, kainas ir datas po ranka.

Šis neautomatinis procesas yra lėtas, brangus ir gali klaidą. Dėl to didėja augimo mastas, kvalifikuoti viešųjų pirkimų darbuotojai susiejami su pasikartojančiais tikrinimais, o ne išimčių tvarkymu, todėl regionuose ir tiekėjų formatuose sunku nuosekliai taikyti atitikties ir tolerancijos taisykles.

Sprendimas

Įdiekite kelių agentų architektūrą Copilot Studio, kuri automatizuoja pirkimo užsakymo patvirtinimo apdorojimą. Sprendimas naudoja specializuotus agentus, kad gautų patvirtinimo duomenis, nuskaitytų pirkimo užsakymus iš SAP, pritaikytų verslo apibrėžtus atitikties kriterijus ir nustatytų, ar patvirtinimus galima patvirtinti automatiškai arba reikalauti žmogaus peržiūros.

Architektūra sujungia agentų tarpusavio sąveiką, SAP integraciją, Power Automate debesies srautus ir "Dataverse" pagrįstą sekimą, kad sukurtų patikimą ir tikrinamą procesą. Viešųjų pirkimų specialistai daugiausia dėmesio skiria išimtims, o kasdieniai patvirtinimai apdorojami automatiškai.

Pagrindinės galimybės:

• Automatizuokite patvirtinimo įsiurbimą ir apdorojimą.
• Normalizuokite tiekėjų patvirtinimus skirtingais formatais.
• Patikrinkite patvirtinimus pagal pirkimo užsakymus taikydami organizacijos atitikties kriterijus, pvz., tikslios atitikties reikalavimus arba konfigūruojamus leistinus nuokrypius.
• Išplėsti viešųjų pirkimų specialistų išimtis.
• Prižiūrėti valdymo ir ataskaitų audito seką.

Rezultatas: Pagal šį modelį organizacija gali perkelti daugumą užsakymo patvirtinimų iš rankinio apdorojimo į tiesioginį apdorojimą, o tai leidžia viešųjų pirkimų specialistams sutelkti dėmesį į išimtis, o ne į įprastą tikrinimą. Šis metodas suteikia daugkartinio naudojimo planą kitiems didelės apimties dokumentams pagrįstiems procesams tokiose srityse, kaip finansavimas ir pardavimas.

Į ką atsižvelgti

Šie svarstymai įgyvendina "Well-Architected" ramsčius Power Platform , orientacinių principų rinkinį, kuris pagerina darbo krūvio kokybę. Sužinokite daugiau " Microsoft Power Platform Well-Architected".

Patikimumas

• Klaidos atskyrimas: išskleidimo klaidas, sutampančias klaidas ir SAP integravimo problemas tvarkykite atskirai, kad vienas nepavykęs patvirtinimas niekada neužblokuos likusios paketo dalies.

• Dedempotentinis apdorojimas: naudokite pirkimo užsakymo numerį ir patvirtinimo identifikatorių, kad aptiktumėte ir praleistumėte dublikatus, kad išvengtumėte pakartotinių patvirtinimų, jei pranešimas bus perstatytas.

• Atsarginiai mechanizmai: maršruto patvirtinimai, kurių negalima automatiškai apdoroti į žmogaus išimčių eilę, kad nebūtų prarastas joks patvirtinimas.

• Dviejų lygių registravimas: įrašykite rezultatus naudodami "Dataverse" ir išsiųskite antrinį pranešimą apie triktį, todėl išimtys išlieka matomos, net jei nepavyksta prisijungti.

Sauga

• Prieigos valdymas: apriboti įsiurbimo kanalus, "Dataverse" lenteles ir SAP tarnybos paskyrą tik įgaliotoms tapatybėms.

• Mažiausia teisė: suteikite agentams skaitymo prieigą prie pirkimo užsakymų ir rašymo prieigą tik prie užsakymo patvirtinimo operacijų, kurių jiems reikia.

• Duomenų apsauga: apdorojami patvirtinimo duomenys, kurie gali apimti komerciškai jautrias kainas, saugiai ir apsaugoti jautrius laukus transportuojant ir poilsio metu.

• Atitiktis: sulygiuokite tikrinimo ir audito taisykles su organizacijos finansiniais valdikliais ir saugojimo reikalavimais.

Veiklos kompetencija

• Standartizacija: normalizuokite įvairius tiekėjų patvirtinimo formatus į vieną vidinę schemą, kad išlaikytumėte tinkamą logiką paprastą ir nuoseklią.

• Dokumentacija: tvarkykite įprastų išimčių tipų, tiekėjo formato problemų ir SAP konfigūracijos pakeitimų vykdymo knygas. Dokumentuoti atitinkančius kriterijus, įskaitant visus tikslios atitikties reikalavimus, leistinus nuokrypius ir perskyrimo sąlygas.

• Palaikymo procesas: išmokyti viešuosius pirkimus ir IT palaikymo komandas interpretuoti agento vykdymo istoriją, diagnozuoti triktis ir atlikti atkūrimą rankiniu būdu.

• Keitimų valdymas: prieš išleisdami patikrinkite išskleidimo, atitikties ir SAP susiejimų pakeitimus ne gamybos aplinkoje ir naudokite agento ir srauto apibrėžimų šaltinio valdiklį.

Efektyvumo našumas

• Pralaidumas: padidinkite didelio dienos kiekio sprendimą ir apdorokite patvirtinimą lygiagrečiai, kur leidžia jungtys.

• Optimizavimas: talpykloje dažnai naudojami nuorodos duomenys, pvz., tiekėjo ir pirkimo užsakymo peržvalgos, kad būtų išvengta nereikalingų SAP užklausų.

• Jungties ribojimas: platformos ir SAP jungties apribojimų paskyra ir įvesti eilės perdavimą per "Dataverse" didžiausiai apkrovai.

• Išplečiamumas: išplėskite tą patį valdymo modelį į naujus domenus ir dokumentų tipus neperkurdami pagrindinių atitinkančių srautų.

Patirties optimizavimas

• Savitarna: įgalinkite viešųjų pirkimų specialistus spręsti ir pakartotinai apdoroti eskaluotus patvirtinimus tiesiogiai, be IT priklausomybės.

• Skaidrumas: Surface apdorojimo būseną ir išimčių eiles per "Dataverse", naudojant analizę Power BI tendencijų ir našumo ataskaitoms teikti.

• Valyti perskyrimo veiksmus: kiekvieną perskyrimo atvejį pateikite struktūrine suvestine: patvirtinimu, pirkimo užsakymu, konkrečiais skirtumais ir rekomenduojamą veiksmą.

• Tikslinės tarnybos lygis: nustatykite tiesioginį tikslą, pvz., automatiškai patvirtinkite daugumą patvirtinimo ir stebėkite pagal jį.

Atsakingas dirbtinio intelekto naudojimas

• Patikimumas ir sauga: nuolat stebėti agento išvestis tikslumu ir išlaikyti žmogaus ciklą, kad būtų galima peržiūrėti anomalijas ir išimtis, kol jie nepaveikia ERP sistemos.

• Privatumas ir sauga: įsitikinkite, kad agentų apdorojami duomenys atitinka taikomas privatumo ir duomenų tvarkymo strategijas.

• Skaidrumas: nustatyti, kad agento sprendimai būtų atsekami, o kiekvieno patvirtinimo ir eskalavimo žurnalus galima patikrinti.

• Atskaitomybė: naudokite "žmogus-in-the-loop" peržiūrą, kad išsaugotumėte atskaitomybę už išimtis ir periferinius atvejus pirkimo komandoje.

Bendraautoriai

"„Microsoft“" prižiūri šį straipsnį. Šį straipsnį parašė šie bendraautoriai.

Pagrindiniai autoriai:

• Petros Feleskouras, vyresnioji programos vadovė

Susiję ištekliai

• SAP ERP jungties dokumentacija
• Jungties nuorodos apžvalga
• "Power Platform" ir SAP dokumentai