Projekta rēķinu izrakstīšana

Šajā rakstā ir sniegts pārskats par projekta rēķinu izrakstīšanu laika un materiālu projektiem, kā arī fiksētas cenas projektiem. Tajā ir ietverta informācija par rēķinu priekšlikumiem (rēķinus sagatavēm), rēķinu kontroli, starpkontu rēķinu izrakstīšanu, rēķinu izrakstīšanu kreditoriem un kredīta notām.

Projekta veids nosaka pielietojamo rēķina izrakstīšanas procedūru. Rēķinu var izrakstīt tikai par abiem ārējiem projektu tipiem — Laiks un materiāli un Fiksēta cena. Laika un materiālu projekti, kā arī fiksētas cenas projekti vienmēr ir piesaistīti projekta līgumam.

• Fiksētas cenas projekti — debitora rēķina summa ir balstīta uz rēķinu norēķinu grafikiem. Rēķina izrakstīšana tiek veikta ar starpkonta iestatīšanu, kas tiek saukta arī par norēķinu grafiku. Fiksētas cenas projektiem rēķinu var izrakstīt par projektu vai par projekta līgumu.
• Laika un materiālu projekti — debitora rēķina summa ir balstīta uz projektos ievadītajām transakciju rindām. Transakciju rēķinus var izrakstīt par projektu vai par projekta līgumu.

Laika un materiālu projektus un fiksētas cenas projektus rēķinu projektiem var piesaistīt trīs veidos:

• Starpkontu rēķinu izrakstīšana — laika un materiālu projektiem un fiksētas cenas projektiem var izrakstīt rēķinus par kontu. Ir nepieciešami divi starpkontu iestatījumi — viens katram projekta tipam.
• Rēķinu izrakstīšana periodiskajā sadaļā — izmantojot periodiskās funkcijas, transakcijas var izrakstīt rēķinus dažādos projektos. Periodiskās funkcijas sniedz apskatu par rēķinā iekļaujamajām transakcijām.
• Izmantojot kredīta notas rēķinu izrakstīšanā — kredīta notu var izveidot gan laika, gan materiālu projektiem un fiksētas cenas projektiem.

Rēķinu priekšlikumi

Lai projektam varētu izveidot debitora rēķinu, varat izveidot sākotnējo rēķinu jeb rēķina priekšlikumu. Rēķina priekšlikumā varat atlasīt projekta transakcijas, ko iekļaut projekta rēķinā. Pēc tam varat pārskatīt rēķina detaļas, pirms šo projekta rēķinu grāmatojat un nosūtāt debitoram vai citam finansējuma avotam.

Rēķinu priekšlikumu izveidošana

Rēķinu priekšlikumus varat izveidot, pieejamo darījumu sarakstā manuāli atlasot darījumu norādītajam projektam. Varat arī iestatīt norēķinu kārtulas, kurās norādīts, kad rēķina priekšlikumu izveidot automātiski. Varat, piemēram, izveidot norēķinu kārtulu, lai rēķina priekšlikumu izveidotu, kad izpildīti 25%, 50%, 75% un 100% no projekta darba.

Rēķinu priekšlikumus varat izveidot tālāk uzskaitītajām transakcijām.

• Stundu, izdevumu un citas projekta transakcijas
• Summas, ko debitori ietur iepriekšējos projekta rēķinos
• Kredīta notas
• Summas, ko debitors jums samaksāja pirms projekta uzsākšanas

Piezīme

Līdzeklis Iespējot kārtošanu pēc resursa projekta rēķina priekšlikuma izveides laikā ļauj projekta grāmatvedim kārtot projekta transakcijas, kas resursam ir pieejamas rēķinu izrakstīšanai, veidojot jaunu projekta rēķina priekšlikumu. Režģī, kurā redzamas pieejamās projekta transakcijas, būs atsevišķi lauki Resursa ID un Resurss . Šie lauki ļauj filtrēt un kārtot pēc resursa nosaukuma. Šī funkcija pēc noklusējuma ir izslēgta. To var iespējot, izmantojot līdzekļu pārvaldības lapu (Darbvietu > līdzekļu pārvaldība). Sazinieties ar sistēmas administratoru, lai saņemtu palīdzību šī līdzekļa iespējošanā.

Rēķina priekšlikumā varat izveidot papildmaksu transakcijas. Varat arī modificēt pārdošanas cenu par stundu, izdevumiem, krājumu un maksas darījumiem. Kad grāmatojat rēķina priekšlikumu, atjauninātās cenas un transakcijas tiek pievienotas projekta atskaitēm un transakciju vēsturei.

Lai projektam izveidotu vairākus debitora rēķinus, ir jāizveido rēķina priekšlikums katram rēķinam. Varat izveidot rēķinus, piemēram, atkarībā no darījuma tipa. Lai norādītu stundas vienā debitora rēķinā un krājumus citā rēķinā, ir jāizveido atsevišķi rēķinu priekšlikumi stundu transakcijām un maksas transakcijām.

Ja projektam ir vairāki finansējuma avoti, varat izveidot atsevišķu rēķina priekšlikumu katram finansējuma avotam. Lapā Finansējuma kārtulu sadalījumi varat definēt transakcijas summas procentuālo daļu, kas jāpiešķir katram finansējuma avotam, un avotu, kurā grāmatot noapaļošana atšķirības.

Debitoru rēķinu veidošana no rēķinu priekšlikumiem

Pēc rēķina priekšlikuma izveidošanas un iegrāmatošanas šajā rēķina priekšlikumā iekļautajiem darījumiem automātiski tiek izveidots debitora rēķins.

Pirms rēķina priekšlikuma grāmatošanas varat tam pievienot transakcijas vai no tā dzēst transakcijas. Varat, piemēram, noņemt izdevumu darījumus, kas tika iegrāmatoti projektā, bet par kuriem debitoram nav jāmaksā.

Ja jūsu organizācija pieprasa, ka rēķinu priekšlikumi pirms grāmatošanas tiek pārskatīti, jums, iespējams, pirms grāmatošanas tas ir jāapstiprina, izmantojot darbplūsmu “Pārskatīt projekta rēķinu priekšlikumus”.

Skatīt piešķīruma informāciju projekta rēķinu saraksta lapās

Publiskā sektora lietotāji var pievienot granta ID un granta nosaukumu projekta rēķinu priekšlikumu un projekta rēķinu saraksta lapām. Šīs kolonnas tiek iespējotas, izmantojot līdzekli Pievienot granta informāciju projekta rēķinu saraksta lapām . Šis līdzeklis pēc noklusējuma ir izslēgts , un to var iespējot darbvietu > līdzekļu pārvaldībā. Sazinieties ar sistēmas administratoru, lai saņemtu palīdzību šī līdzekļa iespējošanā.

Starpkonta rēķinu izrakstīšana

Projektam starpkonta rēķinā ievadītā summa tiek noteikta, pamatojoties uz grafiku, pabeigtību un citiem norēķinu nosacījumiem, kas ir norādīti saistītajā projekta līgumā. Šī summa netiek aprēķināta, pamatojoties uz stundām, krājumiem, izdevumiem vai papildmaksām, kas tiek grāmatotas projektā.

Lai projekta rēķinam varētu pievienot starpkontu darījumu, jums vispirms ir jāizveido starpkontu transakcija laika un materiālu projektam vai fiksētas cenas projektam. Starpkontu transakcijā ievadiet summu, par ko debitoram ir jāizraksta rēķins. Lai izveidotu projekta rēķinu par šo summu, izveidojiet sākotnējo rēķinu (rēķina priekšlikumu). Rēķina priekšlikumā atlasiet starpkontu transakciju. Pirms projekta rēķina izveidošanas starpkontu informāciju varat pārskatīt rēķina priekšlikumā.

Fiksētas cenas projekti

Fiksētas cenas projektiem starpkontu darījumu pamatā ir iepriekš noteikts atskaites punkts, piegādes vienība vai apmaksa atbilstoši progresam, kas ir norādīta projekta līgumā. Katram maksājumam, kas ir jāsaņem no projekta debitora, tiek izveidota viena rinda. Nav nepieciešami nekādi ieturējumi.

Laika un materiālu projekti

Laika un materiālu projektiem varat izrakstīt rēķinu debitoram vai citam finansējuma avotam par priekšapmaksas summu, izmantojot starpkontu rēķina priekšlikumu. Starpkontu darījumu ievadīšana vienā rindā. Pēc izvēles varat ievadīt papildu rindas kā ieturējumus, lai izlīdzinātu debitora jau veikto priekšapmaksu nobīdes. Lai izveidotu ieturējumu rindas, ievadiet mīnus zīmi pirms summas.

Rēķinu kontrole

Rēķinu kontroli var izmantot, lai sekotu līdzi gan rēķinā iekļautajām, gan neiekļautajām transakcijām, un lai šīs transakcijas analizētu pret piedāvājumiem attiecībā uz savu projektu visu dzīves ciklu no piedāvājuma stadijas līdz pabeigšanai. Varat redzēt, par kurām transakcijām tika iekasēta maksa konkrētā projektā un kuras rindas ir iekļautas rēķinā. Varat arī redzēt atsevišķas transakcijas, tāpēc pēc grāmatošanas varat tās koriģēt.

Fiksētas cenas projektu rēķinu izrakstīšana

Lai izrakstītu rēķinu par fiksētas cenas projektu, ir nepieciešams definēt norēķinu grafiku un izpildīt rēķinu izrakstīšanas procedūru.

Norēķinu grafiks

Fiksētas cenas projektiem rēķinus varat izrakstīt atbilstoši norēķinu grafikam. Norēķinu grafiks tiek definēts pēc viena vai vairākiem projekta atskaites punktiem. Katram atskaites punktam varat definēt noteiktu datumu, pārdošanas valūtu, pārdošanas cena un aktivitāti.

Piemēram, varat iestatīt tālāk norādīto norēķinu grafiku.

• 20 procenti, kas tiek parakstīts projekta līgums
• 30 procenti pirmās piegādes laikā
• 15 procenti otrās piegādes laikā
• 35 procenti pēdējās piegādes laikā

Rēķinu piestādīšanas procedūra

Kad atskaites punktu maksājumi ir gatavi rēķina izrakstīšanai, izmantojiet šo procedūru rēķinu izrakstīšanai par starpkontu summām.

Kreditora rēķini

Kad pasūtāt kādu krājumu no kreditora un piešķirat šo krājumu kādam projektam, tad rindas rekvizīts, ko šim krājumam atlasījāt no pirkšanas pasūtījuma rindas, nosaka, vai iegādātais krājums tiek iekļauts debitoram izrakstītajā rēķinā. Ja iestatāt noklusējuma rindas rekvizītus, tie tiek parādīti krājumam pirkšanas pasūtījuma rindā (detalizēta informācija > par rindu Projekta > rindas rekvizītu summas). Rindas rekvizītu var mainīt divējādi:

• Izrakstīt rēķinu projekta debitoram par krājumu. Lai to izdarītu, pirkšanas pasūtījumā iestatiet krājuma rindas rekvizītu uz apmaksājamu vērtību, un pēc tam izrakstiet rēķinu debitoram, izmantojot pareizo projektu rēķinu izrakstīšanas metodi.
• Neizrakstiet rēķinu projekta debitoram par krājumu. Lai to izdarītu, neatlasiet apmaksājamās rindas rekvizītu krājuma pirkšanas pasūtījuma rindā. Pēc tam varat izrakstīt rēķinu par pirkšanas pasūtījumu, un nav nepieciešams veikt turpmākas darbības.

Piezīme

Pēc noklusējuma nolaišanas rindas nav jāmaksā. Tas nozīmē, ka nav iespējota opcija izveidot rēķina priekšlikumu par atbrīvoto ieturējumu.

Kredīta notas

Ja debitora rēķina summas vērtība ir negatīva, rēķins tiek klasificēts kā kredīta nota. Kad dokuments tiek drukāts, tā virsraksts ir “Kredīta nota”.

Kad izveidojat kredīta notu, lai kreditētu summu, kas iepriekš ir tikusi uzrādīta rēķinā, vispirms ir jāatlasa rēķinā uzrādītā summa kreditēšanai. Pēc tam jums ir jāizveido kredīta nota, vadoties pēc tās pašas procedūras, ko lieto parasta debitora rēķina izveidošanai. Atlasiet transakcijas, kas iepriekš tika grāmatotas debitora rēķinam, un pēc tam izveidojiet un grāmatojiet kredīta notas priekšlikumu.

Viens un tas pats dokuments var ietvert transakcijas, kas ir atlasītas kreditēšanai, kredīta transakcijas un transakcijas, kas ir grāmatotas. Šis dokuments tiek klasificēts kā rēķins vai kredīta nota — atkarībā no tā, vai kopsumma ir pozitīva vai negatīva.

Lai kreditētu rēķinā iekļautu summu, jums vispirms ir jāatlasa rēķinā iekļautā summa, kuru vēlaties kreditēt, un pēc tam jāizveido kredīta nota. Kredīta nota ir jāizveido, vadoties pēc tās pašas procedūras, ko jūs izmantotu debitora rēķina izveidošanai.

Varat izveidot rēķinu ar negatīvu summu — šāds rēķins kļūst par rēķinu, kurš tiek klasificēts kā kredīta nota. Lai izveidotu un drukātu kredīta notu, jums ir jāatlasa transakcijas, kas iepriekš tika grāmatotas debitora rēķinam, un pēc tam jāmaina šīs transakcijas. Izņemot gadījumus, kad juridiskās personas primārā adrese ir Vācijā, rēķina nosaukums ir “Labojošs rēķins”.