Rēķinu automatizācija skenētajiem dokumentiem

Šajā rakstā ir izskaidroti datu elementi, kas ir pieejami kreditoru rēķinu pilnīgai automatizācijai, ieskaitot rēķinus ar pielikumiem.

Organizācijas, kast vēlas uzlabot savus kreditoru procesus, rēķinu apstrādi bieži norāda kā vienu no galvenajiem procesiem, kura efektivitāti ir nepieciešams palielināt. Daudzos gadījumos šīs organizācijas papīra rēķinu apstrādi uztic trešās puses optiskās rakstzīmju pazīšanas (OCR) pakalpojumu sniedzējam. Viņi saņem ar mašīnu lasāmus rēķina metadatus kopā ar skenētu katra rēķina attēlu. Automatizācijas nolūkos tiek izveidots “pēdējās jūdzes” risinājums, lai iespējotu šo artefaktu patēriņu rēķinu apstrādes sistēmā. Tagad ir iespējota šī pēdējā soļa automatizācija, izmantojot rēķinu automatizācijas risinājumu.

Risinājuma konteksts

Rēķinu automatizācijas risinājums nodrošina standarta interfeisu, kas var pieņemt rēķina metadatus rēķina virsrakstam un rēķina rindām, kā arī pielikumiem, kas attiecas uz rēķinu. Jebkura ārējā sistēma, kas var ģenerēt šim interfeisam atbilstošus artefaktus, varēs nosūtīt plūsmu automātiskai rēķinu un pielikumu apstrādei.

Tālāk esošajā attēlā ir parādīts parauga integrācijas scenārijs, kurā uzņēmums Contoso kopā ar OCR pakalpojumu sniedzēju izmanto kreditora rēķinu apstrādi. Uzņēmuma Contoso kreditori pakalpojumu sniedzējam sūta rēķinus, izmantojot e-pastu. Izmantojot OCR apstrādi, pakalpojumu sniedzējs ģenerē rēķina metadatus (virsrakstu un/vai rindas) un skenēto rēķina attēlu. Pēc tam integrācijas slānis šos artefaktus pārveido tā, lai tos varētu patērēt.

Ja ir nepieciešama rēķinu integrācija, ir iespējamas vairākas iepriekšējā scenārija variācijas. Datu migrācija ir cits lietošanas gadījums, kurā šo interfeisu var izmantot rēķinu un pielikumu izveidei.

Risinājuma komponenti

Risinājuma pēdas nospiedums sastāv no tālāk norādītajiem komponentiem.

• Datu elementi rēķina virsrakstam, rēķina rindām un rēķina pielikumiem
• Izņēmumu apstrāde rēķiniem
• Līdzās novietotu pielikumu skatītājs rēķinos

Pārējā šī raksta daļā ir sniegts detalizēts šo risinājuma komponentu apraksts.

Datu elementi

Datu pakotne ir darba vienība, kas ir jānosūta, lai varētu izveidot rēķina virsrakstus, rēķina rindas un rēķina pielikumus. Artefaktiem, kas veido datu pakotni, ir izmantoti tālāk norādītie datu elementi.

• Kreditora rēķina virsraksts
• Kreditora rēķina rinda
• Kreditora rēķina dokumenta pielikums

Kreditora rēķina dokumenta pielikums ir jauns datu elements, kas ir ieviests kā daļa no šī līdzekļa. Kreditora rēķina virsraksta elements ir modificēts tā, lai tas atbalstītu pielikumus. Kreditora rēķina rindas elements nav modificēts šim līdzeklim.

Detalizētu informāciju par datu pakotnēm skatiet sadaļā Datu pārvaldība pārskats. Informāciju par to, kā izveidot datu pakotnes, izmantojot Datu pārvaldība darbvietu, skatiet rakstā Datu pakotņu apstrāde un patērēšana risinājumā Dynamics 365 finanšu un operāciju programmas.

Lai ātri ģenerētu testa datus, kas ietver rēķinus un pielikumus, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Pierakstieties savā instancē.

2. Dodieties uz Kreditori Rēķini>>Gaidoši kreditoru rēķini.

3. Izveidojiet rēķinus ar rindām un pielikumiem.

   Piezīme

   Pielikumiem ir jābūt virsraksta pielikumiem. Pašlaik elements Kreditora rēķina dokumenta pielikums neatbalsta rindas pielikumus.

4. Atveriet darbvietu Datu pārvaldība.

5. Izveidojiet eksportēšanas darbu, kas ietver elementus Kreditora rēķina virsraksts, Kreditora rēķina rinda un Kreditora rēķina dokumenta pielikums.

6. Eksportējiet datus.

7. Lejupielādējiet eksportētos datus kā pakotni. Tagad pakotni varat izmantot datu importēšanai mērķa instancēs testēšanas nolūkos.

Juridiskās personas noteikšana rēķinam

Rēķini, kas tiek importēti, izmantojot datu pakotnes, ar juridisko personu, kam tie pieder, var būt saistīti divos veidos.

• Importēšanas darbs, kas apstrādā rēķinu, importē to tajā pašā uzņēmumā, kurā darbs bija ieplānots darbvietā Datu pārvaldība . Citiem vārdiem sakot, darba uzņēmums nosaka uzņēmumu, kam pieder rēķins.
• Kad datu pakotne, kas ietver rēķinus, ir nosūtīta uz programmu Finance, izsaucējs (t.i., integrācijas programma, kas darbojas ārpus Finance) var HTTP pieprasījumā skaidri norādīt uzņēmuma ID. Šajā gadījumā uzņēmuma konteksts, kurā apstrādes darbs tiek izpildīts programmā Finance, tiek ignorēts, un rēķini tiek importēti uzņēmumā, kas tika nodots, izmantojot HTTP pieprasījumu.

Piezīme

Šī izturēšanās ir standarta datu pārvaldības izturēšanās. Tā ir izskaidrota šeit saistībā ar rēķiniem.

Izņēmumu apstrāde

Scenārijos, kad kreditoru rēķini tiek ievadīti finansēs un operācijās, izmantojot integrāciju, ir jābūt vienkāršam veidam, kā kreditoru darba grupas dalībnieks var apstrādāt izņēmumus vai nesekmīgos rēķinus un izveidot neapstiprinātos rēķinus no nesekmīgajiem rēķiniem. Šī izņēmumu apstrāde kreditoru rēķiniem tagad ir daļa no finance and operations.

Piegādātāju rēķini, kuriem neizdevās importēt saraksta lapu

Jaunā saraksta lapa rēķinu izņēmumiem ir pieejama sadaļā Kreditori>Rēķini Importēšanas>kļūmes>Kreditoru rēķini, kurus neizdevās importēt. Šajā lapā ir parādīti visi kreditora rēķina virsraksta ieraksti no datu elementa Kreditora rēķina virsraksts izstādīšanas tabulas. Ņemiet vērā, ka tos pašus ierakstus varat skatīt no Datu pārvaldība darbvietas. Varat arī veikt tās pašas darbības, kas ir paredzētas izņēmumu apstrādes līdzeklī no darbvietas# Datu pārvaldība . Izņēmuma apstrādes līdzeklis ir optimizēts funkcionālam lietotājam, kas atvieglo lietošanu.

Šajā saraksta lapā ir tālāk norādītie lauki, kas tajā nonāk ar plūsmu.

• Uzņēmums — uzņēmums, kuram pieder rēķins

• Kļūdas ziņojums — kļūdas ziņojums, ko Datu pārvaldības struktūra izdod, lai izskaidrotu, kāpēc rēķinu nevarēja izveidot

• Numurs – rēķina numurs

• Rēķina konts

• Nosaukums — kreditora nosaukums

• Kreditora konts

• Pirkšanas pasūtījums — pirkšanas pasūtījuma (PP) numurs rēķinam

• Grāmatošanas datums

• Rēķina datums

• Rēķina apraksts

• Valūta

• Žurnāla

• Rindas atsauce — identifikators, kas nāk no ārējās sistēmas

  Piezīme

  Rindas atsauce nav rēķina ID.

Šajā saraksta lapā ir arī priekšskatījuma rūts, kuru var izmantot tālāk norādītajos veidos.

• Skatiet visu kļūdas ziņojumu, lai režģis nebūtu jāizvērš kolonna Kļūdas ziņojums .

Saraksta lapa atbalsta arī tālāk norādītās darbības.

• Rediģēt — atveriet izņēmuma ierakstu rediģēšanas režīmā, lai varētu novērst problēmas.
• Opcijas — piekļūstiet standarta opcijām, kas ir pieejamas saraksta lapās. Varat izmantot opciju Pievienot darbvietai , lai izņēmumu saraksta lapu piespraustu darbvietai kā sarakstu vai elementu.

Piegādātāju rēķini, kuriem neizdevās importēt detālizētas informacijas lapu

Sākot rediģēšanas režīmu, tiek atvērta tā kreditoru rēķinu lapa, kuriem neizdevās importēt detalizētu informāciju rēķinam, kuram ir problēmas. Ja ir problēmas ar rēķinu, kam ir pielikums, pielikums netiks parādīts. Pielikums ir vēlreiz jāpievieno rēķinam.

Lapa Kreditoru rēķini, kurus neizdevās importēt detalizētajā informācijā , ļauj izveidot gaidošu rēķinu. Kad izņēmuma apstrādes ietvaros esat novērsis rēķina problēmas, atlasiet pogu Izveidot gaidošo rēķinu, lai izveidotu gaidošo rēķinu . Gaidošais rēķins tiks izveidots fonā.

Koplietoto pakalpojumu izņēmumu apstrāde salīdzinājumā ar apstrādi, kuras pamatā ir organizācija

Izņēmumu saraksta lapa atbalsta standarta drošības konstrukcijas, ko darbvieta Datu pārvaldība atbalsta posmu ierakstu apstrādei. Rēķinu importēšanas darbu var nodrošināt tālāk norādītajos veidos.

• Pēc lietotāja lomas
• Pēc lietotāja
• Pēc juridiskās personas

Ja rēķina importēšanas darbam ir konfigurēta drošība, izņēmumu saraksta lapa respektē šos iestatījumus. Lietotāji varēs redzēt tikai tos rēķinu izņēmumu ierakstus, ko šis iestatījums ļauj viņiem skatīt.

Piemēram, uzņēmums Contoso ir izlēmis apstrādāt rēķinu izņēmumus pēc juridiskās personas. Tādēļ drošība rēķina importēšanas darbā ir konfigurēta tā, lai lietotājs juridiskajā personā A varētu redzēt tikai juridiskās personas A rēķinu izņēmumus, savukārt lietotājs juridiskajā personā B varētu redzēt tikai juridiskās personas B izņēmumus. Šis iestatījums rēķinu izņēmumu pārvaldībai nodrošina pienākumu sadali.

Contoso var arī izlemt nelietot nekādu drošību, lai tie paši lietotāji varētu apstrādāt rēķinu izņēmumus visām juridiskajām personām. Šis iestatījums rēķinu izņēmumu pārvaldībai nodrošina koplietoto pakalpojumu scenāriju.

Līdzās novietotu pielikumu skatītājs

Lai palīdzētu jums viegli skatīt kreditoru rēķinu pielikumus, tālāk norādītajās lapās, kas tiek izmantotas rēķinu apstrādes procesā, tagad ir pieejams pielikumu skatītājs.

• Izņēmumu apstrāde
• Gaidošo kreditoru rēķinu lapa (pieejama arī rēķina pārskatīšanas procesā)
• Rēķinu žurnāla pieprasījuma lapa (grāmatotajiem rēķiniem)

Tālāk norādīta galvenā funkcionalitāte, ko nodrošina pielikumu skatītājs.

• Skatiet visus pielikumu tipus, ko atbalsta dokumentu pārvaldība (failus, attēlus, vietrāžus URL un piezīmes).
• Skatiet vairāklapu TIFF failus.
• Attēlu failos veiciet šādas darbības:
  • Iezīmējiet attēla daļas.
  • Bloķējiet attēla daļas.
  • Pievienojiet attēlam anotācijas.
  • Tuviniet un tāliniet attēlu.
  • Bīdiet attēlu.
  • Atsauciet darbības un atceltiem atsaukšanu tām.
  • Pielāgojiet attēla lielumu.

Piezīme

Šīs darbības ir pieejama tikai attēlu failiem (JPEG, TIFF, PNG u.c.). Visas izmaiņas, ko veicat attēlā, izmantojot šīs darbības, tiek saglabātas attēla failā. Pašlaik pielikumu skatītājs neietver versiju izveides un auditēšanas iespējas.

Noklusējuma pielikums

Ja kreditora rēķinam ir vairāki pielikumi, lapā Pielikumi vienu no dokumentiem varat iestatīt kā noklusējuma pielikumu . Opcija Ir noklusējuma pielikums ir jauna opcija, kas tika pievienota kā daļa no šī līdzekļa. Šī opcija ir parādīta arī datu elementā Kreditora rēķina dokumenta pielikums. Tādējādi noklusējuma pielikumu var iestatīt, izmantojot integrācijas.

Kā noklusējuma pielikumu var iestatīt tikai vienu dokumentu. Kad dokumentu esat iestatījis kā noklusējuma pielikumu, atverot rēķinu, tas tiek automātiski parādīts pielikumu skatītājā. Ja kā noklusējuma pielikumu neiestatāt nevienu dokumentu, atverot rēķinu, pielikumu skatītājs neparāda nevienu pielikumu.

Rēķinu pielikumu rādīšana/paslēpšana

Jauna poga, kas ir pieejama izņēmumu apstrādes , gaidošā rēķina un rēķinu žurnāla uzziņas lapās, ļauj parādīt vai paslēpt pielikumu skatītāju.

Drošība

Tālāk norādītās pielikumu skatītāja darbības tiek kontrolētas, izmantojot no lomas atkarīgu drošību.

• Iezīmēšana
• Bloķēts
• Anotēšana

Lapa Gaidošie kreditoru rēķini

Tālāk norādītās privilēģijas pielikumu skatītājam nodrošina tikai lasīšanas piekļuvi vai lasīšanas/rakstīšanas piekļuvi iezīmēšanas, bloķēšanas un anotēšanas darbībām.

• Kreditora rēķina attēla uzturēšana — šī atļauja nodrošina lasīšanas/rakstīšanas piekļuvi.
• Skatīt kreditora rēķina attēlu — šī atļauja nodrošina tikai lasīšanas piekļuvi.

Tālāk norādītie pienākumi pielikumu skatītājam nodrošina tikai lasīšanas vai lasīšanas/rakstīšanas piekļuvi tālāk aprakstītajām darbībām.

• Uzturēt kreditoru rēķinus — šim pienākumam ir piešķirta atļauja Uzturēt kreditora rēķina attēlu.
• Kreditora rēķina statusa noskaidrošana — šim pienākumam ir piešķirta atļauja Skatīt kreditora rēķina attēlu.

Tālāk norādītās lomas pielikumu skatītājam nodrošina tikai lasīšanas vai lasīšanas/rakstīšanas piekļuvi tālāk aprakstītajām darbībām.

• Kreditoru lietvedis un kreditoru pārvaldnieks — šīm lomām ir piešķirts pienākums Uzturēt kreditoru rēķinus.
• Kreditoru lietvedis, kreditoru pārvaldnieks, kreditoru centralizēto maksājumu darbinieks un kreditoru maksājumu darbinieks — šīm lomām ir piešķirts kreditora rēķina statusa nodevas pieprasījums.

Kreditoru rēķinu pielikums

Tālāk norādītās privilēģijas pielikumu skatītājam nodrošina tikai lasīšanas piekļuvi vai lasīšanas/rakstīšanas piekļuvi iezīmēšanas, bloķēšanas un anotēšanas darbībām.

Piezīme

Šajā sadaļā minētās komplektācijā iekļautās lomas rēķina attēliem pielikumu skatītājā nodrošina tikai lasīšanas piekļuvi. Ja lomai ir jābūt arī rakstīšanas piekļuvei attēliem, varat piešķirt rakstīšanas piekļuvi šai lomai, izmantojot šeit aprakstīto privilēģiju un pienākumu.

• Kreditora rēķina galvenes entītijas attēla uzturēšana — šī atļauja nodrošina lasīšanas/rakstīšanas piekļuvi rēķinu attēliem pielikumu skatītājā.
• Skatīt kreditora rēķina galvenes entītijas attēlu — šī atļauja nodrošina tikai lasāmu skatu rēķina attēlam pielikumu skatītājā.

Tālāk norādītie pienākumi pielikumu skatītājam nodrošina tikai lasīšanas piekļuvi tālāk aprakstītajām darbībām.

• Uzturēt kreditoru rēķinus — šim pienākumam ir piešķirta atļauja Uzturēt kreditora rēķina virsraksta entītijas attēlu.

Tālāk norādītās lomas pielikumu skatītājam nodrošina tikai lasīšanas piekļuvi tālāk aprakstītajām darbībām.

• Kreditoru lietvedis un kreditoru pārvaldnieks — šīm lomām ir piešķirts pienākums Uzturēt kreditoru rēķinus.

Pēc noklusējuma, ja lietotāja loma sniedz rediģēšanas tiesības jebkurā lapā, lietotājam rediģēšanas tiesības būs arī pielikumu skatītājā iezīmēšanas, bloķēšanas un anotēšanas darbībām. Tomēr, ja pastāv scenāriji, kuros noteiktai lomai ir nepieciešamas rediģēšanas tiesības lapā, bet ne pielikumu skatītājā, to var panākt, izmantojot atbilstošās privilēģijas no iepriekšējā saraksta.