Finanšu atzīmes

Pēc transakciju grāmatošanas organizācijām parasti ir nepieciešama apakšgrāmatas datu redzamība, lai varētu analizēt no šiem darījumiem ģenerētos grāmatvedības ierakstus. Mūsdienās organizācijas izmanto tādus laukus kā dokumenta numurs, apraksts vai finanšu dimensijas, lai izsekotu apakšgrāmatas datus virsgrāmatā, jo ir grūti pārvietoties datu modelī uz apakšgrāmatas datiem. Apakšgrāmatas datu veidi, kas bieži tiek izsekoti, ietver pārdošanas pasūtījumu vai pirkšanas pasūtījumu numurus, piegādātāju vai klientu vārdus, maksājumu atsauces, rēķinu numurus vai atsauces numurus no ārējiem darījumiem, kas tiek importēti programmā Microsoft Dynamics 365 Finance. Papildus tam, ka apakšgrāmatas dati tiek izmantoti analītikai, tie tiek izmantoti arī tādiem procesiem kā virsgrāmatas norēķini.

Funkcija Finanšu atzīmes (atzīmes) novērš nepieciešamību izmantot dokumentu numurus, aprakstus vai finanšu dimensijas, ļaujot organizācijai izveidot un ievadīt līdz pat 20 lietotāja definētus darījumus. Šie lauki pēc tam tiek saglabāti grāmatvedības ierakstos, kas tiek izveidoti darījumiem. Atzīmju vērtības netiek glabātas nevienā apakšgrāmatas tabulā, klientu transakciju vai piegādātāja darījumu tabulā.

Atzīmes tika ieviestas Dynamics 365 Finance 10.0.32 laidienā. Katrā jaunajā laidienā atzīmes tiks ieviestas papildu žurnālos, dokumentos un procesos. Laidienā 10.0.37 tālāk norādītajos žurnālos un transakcijās tika pievienots atzīmju atbalsts:

• Virsgrāmatas žurnāls

• Globālais vispārējais žurnāls

• Sadalījuma žurnāls

• Pamatlīdzekļu žurnāls

• Vis līdzekļu nomas žurnāli

• Periodiskais žurnāls

• Pārskata valūtas korekcijas žurnāls

• Debitoru maksājumu žurnāls

• Kreditoru maksājumu žurnāls

• Rēķinu žurnāls (kreditoru)

• Globālais rēķinu žurnāls (kreditoru)

• Rēķinu reģistrs

• Pārdošanas pasūtījuma dokumenti (Pārdošanas pasūtījums, pavadzīme un klienta rēķins)

  Piezīme

  Lai pārdošanas pasūtījuma dokumentos būtu pieejams tagu atbalsts, iespējojiet funkciju Iespējot finanšu tagus pārdošanas pasūtījumu rēķiniem funkciju pārvaldībā.

Iestatījumi

Lai izmantotu šo funkcionalitāti, darbvietā Funkciju pārvaldība jāiespējo Finanšu tagi . Ja nepieciešams, funkciju vienmēr var atspējot. Ja līdzeklis ir iespējots, bet vēlāk tiek atspējots, visas darījumu finanšu tagiem ievadītās vērtības tiks saglabātas datu bāzē. Tomēr tie vairs nebūs redzami nevienā darījumā vai pieprasījumos programmā Dynamics 365 Finance.

Darījumu tagu ievadīšanas pieredze ir līdzīga pieredzei, ievadot virsgrāmatas kontu, izmantojot finanšu dimensijas. Tagi neizmanto to pašu vadīklu kā virsgrāmatas konts, taču tiem joprojām ir nepieciešams atdalītājs starp tagu vērtībām. Pirms finanšu tagu definēšanas ir jādefinē atzīmju atdalītājs. Lapā Virsgrāmatas parametri atlasiet vienumu Finanšu tagi un norādiet atdalītāju. Jūsu norādīto atdalītāju nedrīkst izmantot nevienā tagu vērtībās, kas tiek ievadītas transakcijās. Piemēram, ja kā norobežotāju definējat defisi (-), klienta vārdā, kas ir ievadīts kā taga vērtība, nedrīkst būt defise. Atdalītāju nevar mainīt pēc tā definēšanas.

Kad funkcija ir iespējota, katra juridiskā persona var definēt līdz 20 finanšu tagiem. Tagi ir piesaistīti konkrētai juridiskai personai. Lai importētu katras juridiskās personas tagus, varat izmantot finanšu tagu konfigurācijas un finanšu tagu pielāgotā saraksta vērtības vienības. . Tāpēc jūs varat ātri un vienkārši definēt vienu un to pašu sākotnējo iestatījumu vairākās juridiskās personām.

Finanšu tagu izveide

Pirms finanšu tagu izveides ņemiet vērā šādus punktus:

• Novērtējiet, vai dati ir jāizseko kā finanšu dimensija vai finanšu tags. Finanšu tagi ir alternatīva finanšu dimensijām, jo ​​īpaši, ja izsekojat vērtības, kuras ir maz vai nav atkārtoti lietojamas, piemēram, pārdošanas pasūtījumu numurus vai pirkuma pasūtījumu numurus. Papildinformāciju par atšķirībām starp finanšu tagiem un finanšu dimensijām skatiet sadaļā Atšķirības starp finanšu tagiem un finanšu dimensijām.
• Pēc tam, kad finanšu tagi ir izveidoti, tos var tikai deaktivizēt, ne dzēst. Šis ierobežojums palīdz nodrošināt, ka tagu vērtības paliek pieejamas pārskatiem par iegrāmatotajiem virsgrāmatas ierakstiem. Finanšu tagus var viegli aktivizēt un deaktivizēt jebkurā laikā.
• Katras finanšu atzīmes etiķeti var mainīt jebkurā laikā, pat pēc darījumu grāmatošanas.
• Ja konkrētam finanšu tagam nav publicēti darījumi, taga etiķetes izmaiņas neietekmēs. Šī darbība ir noderīga, ja tags ir jāpārplāno, lai varētu izsekot citiem datiem.
• Ja darījumi ir publicēti ar noteiktu finanšu tagu, tagu vērtības nemainās. Ja atzīmes etiķete sākotnēji bija “Pirkuma pasūtījuma numurs”, bet vēlāk tā ir mainīta uz “Pārdošanas pasūtījuma numurs”, grāmatvedības ierakstos, kas tika grāmatoti pirms etiķetes maiņas, joprojām būs ietverti pirkuma pasūtījuma numuri, kas tika ievadīti un publicēti virsgrāmatā.

Izveidot finanšu tagu

Izpildiet tālāk aprakstītās darbības, lai izveidotu finanšu atzīmi.

1. Pārejiet uz sadaļu Virsgrāmata > Kontu plāns > Finanšu atzīmes > Finanšu atzīmes.
2. Atlasiet Jauns, lai izveidotu finanšu atzīmi.
3. Ievadiet atzīmes nosaukumu. Nosaukumam jāsākas ar burtu vai pasvītrojumu, un tajā var būt tikai burti, cipari un pasvītras. Nav atļautas nekādas īpašās rakstzīmes, ieskaitot atstarpes.
4. Laukā Vērtības veids atlasiet vienumu Teksts, Saraksts vai Pielāgots saraksts.
5. Ja izvēlējāties Saraksts laukā Vērtības veids, atlasiet vērtības avotu laukā Izmantojiet vērtības no. Laukā ir saraksts ar entītijām, no kurām transakcijas ievades laikā var atlasīt atzīmju vērtības.
6. Ja izvēlējāties Pielāgots saraksts laukā Vērtības veids, atlasiet Atzīmju vērtības, lai izveidotu pielāgotu atzīmju vērtību sarakstu, kas būs pieejams atlasei darījuma ievades laikā.
7. Lai aktivizētu atzīmi, atlasiet Aktivizēt.

Finanšu atzīmju vērtību ievadīšana darījumos

Pēc viena finanšu atzīmes aktivizēšanas atzīmes būs pieejamas ievadīšanai katrā darījumā, kas atbalsta šo funkciju.

Reģistri un rindas

Ievadot reģistrus, reģistru partijas galvenē varat definēt atzīmju vērtības. Šīs vērtības tiks izmantotas kā noklusējuma vērtības žurnāla rindām. Tāpat kā citas reģistra noklusējuma vērtības, tās tiks automātiski ievadītas jaunās rindās, kas tiek pievienotas reģistram. Tomēr tie netiks ievadīti rindās, kas jau pastāv, kad definējat vērtības galvenē.

Reģistra noklusējuma vērtības

Atzīmju vērtības, ko ievadāt reģistrā tiek ievadītas kā noklusējuma vērtības šādā veidā:

• Vienas rindas dokuments:

  • Atzīmju vērtības, ko pievienojat reģistra partijas galvenē, kontā tiek ievadītas kā noklusējuma vērtības.
  • Atzīmju vērtības, ko pievienojat kontā, tiek ievadītas kā noklusējuma vērtības atlīdzinājuma kontā.
  • Ja, pievienojot kontam atzīmju vērtības, kompensācijas konts jau pastāv, šīs atzīmju vērtības netiek ievadītas kā noklusējuma vērtības atlīdzinājuma kontā.
  • Ja atzīmes vērtības ir gan kontā, gan atlīdzinājuma kontā, atzīmju vērtību izmaiņas vienā vietā neizraisa vērtību atjaunināšanu citā vietā. Piemēram, ja maināt kontā esošās taga vērtības, kompensācijas konta tagu vērtības netiek atjauninātas. Šī darbība palīdz novērst datu zudumu, ja lietotājs manuāli ignorē noklusējuma vērtības.
  • Ja pievienojat jaunu rindu un piešķirat jaunu kupona numuru (kas apzīmē jaunu darījumu), noklusējuma darbība sākas no jauna. Atzīmju vērtības no viena kupona rindām nekad netiek ievadītas kā noklusējuma vērtības cita kupona rindās.

• Vairāku rindu dokuments:

  • Atzīmju vērtības, ko pievienojat reģistra partijas galvenē, kontā par katru dokumentam pievienoto rindu tiek ievadītas kā noklusējuma vērtības
  • Atzīmju vērtības, ko pievienojat kontam pirmajā rindā, netiek ievadītas kā noklusējuma vērtības kupona nākamās rindas kontā utt.

Noklusējuma atzīmes vērtības nepastāv pamatdatos un nav pieejamas kā noklusējuma vērtības. Piemēram, nav iespējams definēt noklusējuma atzīmes vērtības klientiem vai piegādātājiem. Turklāt paša darījuma rekvizīti netiek automātiski ievadīti kā noklusējuma vērtības. Piemēram, tika izveidota atzīme, lai izsekotu klienta vārdam. Ja darījums ietver klientu, klienta vārds pēc noklusējuma netiek izmantots kā klienta atzīmes vērtība. Vērtība jāievada manuāli vai jāimportē.

Dokumentu noklusējuma vērtības

Dokumentiem, tāpat kā reģistriem, atzīmju vērtības netiek ievadītas kā noklusējuma vērtības no pamatdatiem, jo ​​pamatdatos nav noklusējuma atzīmju vērtības. Lielākajai daļai dokumentu, piemēram, pārdošanas pasūtījumu, tiek ievērota šī vispārējā noklusējuma secība:

1. Atzīmju vērtības var definēt dokumenta galvenē.
2. Atzīmju vērtības no galvenes tiek izmantotas kā noklusējuma vērtības dokumenta rindās.
3. Atzīmju vērtības no dokumenta rindām tiek izmantotas kā noklusējuma vērtības grāmatvedības sadalījumos (ja dokuments ir avota dokuments un atbalsta grāmatvedības sadalījumus).

Izveidotajiem grāmatvedības ierakstiem atzīmju vērtības tiek ievadītas kā noklusējuma vērtības šādā veidā:

• Dokumenti, kas nav attaisnojuma dokumenti:

  • Kopsavilkuma konta atzīmju vērtības, piemēram, kreditoru parādi vai debitoru parādi, pēc noklusējuma tiek ievadītas no galvenes.
  • Visos citos kontos, piemēram, izdevumu, ieņēmumu, nodokļu un atlaižu kontos, pēc noklusējuma tiek izmantotas atzīmju vērtības no rindām.

• Attaisnojuma dokumenti:

  • Kopsavilkuma konta atzīmju vērtības, piemēram, kreditoru parādi vai debitoru parādi, pēc noklusējuma tiek ievadītas vai nu no galvenes, vai uzskaites sadalījumiem atkarībā no kopsavilkuma kontiem izmantotajiem virsgrāmatas parametriem. (Dodieties uz Virsgrāmata>Virsgrāmatas iestatīšana>Virsgrāmatas parametri.) Atzīmju vērtības tiek ievadītas pēc noklusējuma saskaņā ar tā pati loģika, kas tiek izmantota kopsavilkuma konta finanšu dimensiju vērtībām.
  • Visos citos kontos, piemēram, izdevumu, ieņēmumu, nodokļu un atlaižu kontos, pēc noklusējuma tiek izmantotas atzīmju vērtības no uzskaites sadales.

Ja dokumentam ir pakārtoti dokumenti, atzīmes no vecākdokumenta tiek izmantotas pakārtotajiem dokumentiem. Piemēram, atzīmju vērtības no pārdošanas pasūtījuma galvenes un rindām tiek izmantotas uzskaitei, kas izveidota pavadzīmei un klienta rēķinam saskaņā ar iepriekš aprakstīto loģiku.

Pārbaude

Kad transakcijās tiek ievadītas atzīmju vērtības, ne transakcijas ievades, ne grāmatošanas laikā netiek veikta validācija. Pat ja ir definēta Saraksta vai Pielāgotā saraksta vērtības tipa atzīme, atzīmju vērtības netiek pārbaudītas. lai nodrošinātu to esamību sarakstā. Piemēram, tiek izveidota Saraksta vērtības tipa atzīme un kā saraksta avots tiek atlasīts pirkuma pasūtījuma numurs. Lai gan tiks parādīts pirkuma pasūtījuma numuru saraksts, lietotājs var ievadīt pirkuma pasūtījuma numuru, kas sarakstā nepastāv.

Darījumu ar atzīmju vērtībām publicēšana

Pēc darījuma grāmatošanas finanšu atzīmes ir pieejamas virsgrāmatas konta ieraksta rindās. Tie tiek rādīti lapās Kuponu darījumi un Galvenā konta darījumi . Finanšu atzīmes tiek rādītas atsevišķās kolonnās, lai tās būtu vieglāk kārtot un filtrēt.

Pārskatu veidošanas nolūkos atzīmes neietilpst kategoriju kopās. Tādēļ jūs nevarat iegūt apkopotu darījumu bilanci konkrētai atzīmes vērtībai. Piemēram, kad skatāties izmēģinājuma bilanci, jūs nevarat iegūt atlikumus katrai atzīmes vērtībai. Tomēr, iedziļinoties izmēģinājuma bilances atlikumos, atzīmes vērtības tiks rādītas detalizētajos darījumos. Detalizētus darījumus, tostarp atzīmju vērtības atsevišķās kolonnās, var eksportēt programmā Excel, kur tos var apkopot, ja ir nepieciešami atlikumi.

Ja atzīme ir deaktivizēta, atzīmes vērtības paliek reģistrētajās transakcijās. Pēc noklusējuma deaktivizētās atzīmes uzziņu lapās netiek rādītas. Tomēr varat pievienot slejas, atlasot Rādīt neaktīvās finanšu atzīmes.

Atzīmju vērtību labošana pēc publicēšanas

Lai gan finanšu atzīmes ir pieejamas pārskatu sniegšanai, tās nav virsgrāmatas konta daļa un neietekmē finanšu pārskatus. Tā kā atzīmes tiek izmantotas tikai iekšējai analīzei, atzīmju vērtību rediģēšana ir atļauta pēc darījumu publicēšanas.

1. Darbvietā Funkciju pārvaldība iespējojiet līdzekli ar nosaukumu Atļaut rediģēt virsgrāmatas kuponu iekšējos datus. Šis līdzeklis ļauj dažām lomām modificēt izlikto grāmatvedības ierakstu lauku Apraksts . Ja ir iespējota arī funkcija Finanšu atzīmes, šī funkcija tiek uzlabota, lai iespējotu atzīmju vērtību rediģēšanu.
2. Kad funkcija ir iespējota, atveriet sadaļu Kuponu darījumi.
3. Izmantojiet vaicājumu, lai atrastu transakcijas, kuras vēlaties dzēst.
4. Atlasiet iekšā esošās rindas sadaļā Kuponu darījumi un pēc tam atlasiet vienumu Rediģēt iekšējos kupona datus. Rediģēt var tikai atlasītās rindas.

Lapā tiek parādītas rindas, kurās esat atlasījis sadaļā Kuponu darījumi, tostarp pašreizējās finanšu atzīmes un jaunas finanšu atzīmes. Pašreizējās atzīmju vērtības tiek ievadītas kā noklusējuma vērtības jaunajām atzīmēm. Tāpēc jums nav manuāli jāievada viss vēlreiz, bet tā vietā varat mainīt tikai to, kas ir nepareizs. Jūs varat izmantot pogu Atlasīto ierakstu lielapjoma atjaunināšana, lai veiktu masveida atjauninājumus. Masveida atjauninājumi ir noderīgi, ja vēlaties piešķirt atzīmju vērtības lielām publicēto darījumu grupām, kas bija nepareizas vai kurām nav definētas nevienas atzīmes vērtības (piemēram, tāpēc, ka tās tika publicētas, pirms tika iespējota funkcija).