Dokumentu pārvaldība ar Microsoft Teams integrāciju

Dokumentu pārvaldība ar SharePoint ļauj pārvaldīt izplatītākos dokumentu tipus, piemēram, Word, Excel, PowerPoint un OneNote. Varat arī izveidot mapes, lai saglabātu un pārvaldītu šos dokumentus Customer Engagement programmās (piemēram, Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing un Dynamics 365 Project Service Automation), kas tiek glabāti SharePoint.

Izmantojot Microsoft Teams integrāciju ar Dynamics 365, varat izmantot dokumentu pārvaldību ar Microsoft Teams. Tas ļauj lietotājam kopīgi rediģēt dokumentus un automātiski sinhronizēt dokumentus ar klientu iesaistes programmām, izmantojot SharePoint. Katram nomniekam ir viena SharePoint instance. Dokumenti programmā Dynamics 365 un faili programmā Microsoft Teams atrodas vienā SharePoint vietnē. Apakšvietnes var būt atšķirīgas, bet saknes vietne ir vienāda.

Nav automātiskas attiecības starp SharePoint atļaujām un klientu iesaistes programmu atļaujām. Lai piekļūtu dokumentiem starp Microsoft Teams un klientu iesaistes programmām, jums ir nepieciešama skaidra atļauja izmantot dokumentu pārvaldību klientu iesaistes programmām un SharePoint. Informācija: Dokumentu pārvaldības uzdevumiem nepieciešamās atļaujas

Izmantojiet cilni Faili programmā Microsoft Teams vai cilni Dokumenti savās Customer Engagement programmās, lai saglabātu un pārvaldītu dokumentus ieraksta kontekstā SharePoint Server. Dokumenti tiek glabāti SharePoint serverī, kas ļauj Microsoft Teams lietotājam piekļūt dokumentiem SharePoint serverī, ja lietotājam ir atbilstošas atļaujas.

Lietotāja piekļuve failiem Microsoft Teams vai Customer Engagement programmās ir atkarīga no piekļuves SharePoint vietnei, kurā fails ir glabāts.

Piezīme

• Microsoft Teams vieslietotājs saņems kļūdas ziņojumu, mēģinot piekļūt piespraustam klienta engagemnt programmas ierakstam.
• Lietotājam, kas ir daļa no Microsoft Teams kanāla vai komandas, kurai ir piekļuve klientu iesaistes programmām, nebūs piekļuves ierakstam programmā Microsoft Teams.

BUJ

1. Vai vieslietotājiem programmā Microsoft Teams būs piekļuve Dynamics 365 programmu ierakstiem?

Nē, viņi redzēs kļūdas ziņojumu, mēģinot piekļūt piespraustam ierakstam.

2. Vai Microsoft Teams tērzēšanas un kanālu dalībnieki varēs redzēt piesprausto Dynamics 365 programmas ierakstu, ja viņiem nav Dynamics 365 licences?

Nē, mēģinot piekļūt piespraustam ierakstam, viņi redzēs kļūdas ziņojumu.

3. Vai es varu pievienot dokumentu savam ierakstam, ja tas nav piesprausts Microsoft Teams kanālam?

Tas ir atkarīgs no tā, vai jūsu Dynamics 365 nomniekam ir iestatīta SharePoint integrācija. Ja SharePoint integrācija ir iespējota, varat pievienot dokumentu.

Ja SharePoint integrācija nav iespējota, ieraksts ir jāpiesprauž Microsoft Teams kanālam, pretējā gadījumā ierakstam nevarēsit pievienot dokumentu.

4. Kas notiek, pievienojot dokumentus Microsoft Teams kanālam, kas savienots ar Dynamics 365 programmas ierakstu, un pēc tam noņemu dalībnieku no kanāla?

Tas ir atkarīgs no tā, vai lietotājam ir atļaujas piekļūt Dynamics 365 programmas ierakstam.

Ja viņiem ir atļaujas piekļūt programmas ierakstam, lietotājs var rediģēt ierakstu programmā Dynamics 365, bet nevar piekļūt failiem no Dynamics 365, SharePoint vai Microsoft Teams.

Ja viņiem nav atļaujas piekļūt Dynamics 365 programmas ierakstam, lietotājs saņems kļūdu un viņam nebūs piekļuves failam no Dynamics 365, SharePoint vai Microsoft Teams

5. Kādas atļaujas lietotājs iegūst, pievienojot tos Microsoft Teams kanālam, kurā ir piesprausti ieraksti un dokumenti, kas pievienoti cilnei faili?

Tas ir atkarīgs no tā, vai lietotājam ir atļaujas piekļūt Dynamics 365 programmas ierakstam.

Ja viņiem ir atļauja piekļūt Dynamics 365 programmas ierakstam, lietotājs varēs rediģēt ierakstu programmā Dynamics 365 un Microsoft Teams. Viņi arī būs lasījuši, rakstījuši. izdzēsiet failus no Dynamics 365, SharePoint un Microsoft Teams.

Ja viņiem nav atļaujas piekļūt jūsu Dynamics 365 programmas ierakstam, viņi saņems kļūdu, bet, piekļūstot failam no Dynamics 365, SharePoint un Microsoft Teams, viņiem būs lasīšanas, rakstīšanas un dzēšanas atļaujas.

6. Kāda ir Microsoft Teams failu cilnes SharePoint atrašanās vieta salīdzinājumā ar saistītā Dynamics 365 ieraksta dokumentu cilni?

Tālāk sniegtā informācija ir piemērojama, ja SharePoint integrācija nav iespējota entītijai programmā Dynamics 365.

Pievienojot failu no Dynamics 365 programmas ieraksta, kas ir saistīts ar Microsoft Teams kanālu, dokuments tiek glabāts SharePoint mapē ar faila ceļu [Komandas nosaukums] > Dokumenti > [Kanāla nosaukums] > [Faila nosaukums]. Fails ir redzams Microsoft Teams kanāla cilnē Faili un Dynamics 365 programmas ieraksta dokumentu saistītajā režģī.

Faila pievienošana no Dynamics 365 programmas ieraksta, kas nav saistīts ar Teams kanālu, nav iespējama, jo SharePoint integrācija nav iespējota.

Pievienojot failu no Microsoft Teams kanāla, kas ir saistīts ar Dynamics 365 programmas ierakstu, dokuments tiek glabāts SharePoint mapē ar faila ceļu [Grupas nosaukums] > Dokumenti >[Kanāla nosaukums] > [Faila nosaukums]. Fails ir redzams gan Microsoft Teams kanāla cilnē Faili, gan Dynamics ieraksta dokumentu saistītais režģis.

Pievienojot failu no Teams kanāla, kas nav saistīts ar Dynamics 365 programmas ierakstu, dokuments tiek glabāts SharePoint mapē ar faila ceļu [Grupas nosaukums] > Dokumenti > [Kanāla nosaukums] > [Faila nosaukums]. Fails ir redzams Microsoft Teams kanāla cilnē Faili.

Ja Microsoft Teams kanālam ir saistīti vairāki Dynamics 365 programmas ieraksti, dokuments tiek glabāts SharePoint mapē ar faila ceļu [Grupas nosaukums] > Dokumenti >[Kanāla nosaukums] > [Faila nosaukums]. Fails ir redzams Microsoft Teams kanālā no cilnes faili un dokumenta saistītajā režģī visiem Dynamics 365 programmas ierakstiem, kas saistīti ar kanālu.

Ja Dynamics 365 programmas ieraksts ir saistīts ar Microsoft Teams kanālu, faili, kas jau pievienoti šim Microsoft Teams kanālam, tiek parādīti dokumenta saistītajā režģī šim Dynamics 365 programmas ierakstam.

Ja Dynamics 365 programmas ieraksts iepriekš ir saistīts ar Microsoft Teams kanālu un lietotājs to saista ar jaunu Microsoft Teams kanālu, Dynamics 365 tiek pievienota cita dokumenta atrašanās vieta jaunajam Microsoft Teams kanālam, kas saistīts ar ierakstu. Lietotāji var pārslēgties starp dokumentu atrašanās vietām.

7. Kāda ir Microsoft Teams failu cilnes SharePoint atrašanās vieta salīdzinājumā ar saistītā Dynamics 365 programmas ieraksta dokumentu cilni?

Tālāk sniegtā informācija ir piemērojama, ja SharePoint integrācija ir iespējota Dynamics 365 entītijai.

Pievienojot failu Dynamics 365 programmas ierakstam, kas ir saistīts ar Microsoft Teams kanālu no Microsoft Teams kanāla dokumenta atrašanās vietas, dokuments tiek glabāts SharePoint mapē ar faila ceļu [Grupas nosaukums] > Dokumenti > [Kanāla nosaukums] > [Faila nosaukums]. Fails ir redzams gan Microsoft Teams kanāla cilnē Faili, gan Dynamics 365 programmas ieraksta dokumenta saistītajā režģī Microsoft Teams kanāla dokumenta atrašanās vietā.

Pievienojot failu Dynamics 365 programmas ierakstam, kas ir saistīts ar Microsoft Teams kanālu, izmantojot noklusējuma vietnes dokumenta atrašanās vietu, dokuments tiek glabāts noklusējuma SharePoint vietnē, kas tika iestatīta ar Dynamics 365 vidi. Dokuments netiek parādīts ar ierakstu saistītā kanāla cilnē Microsoft Teams faili.

Pievienojot failu no Dynamics 365 programmas ieraksta, kas nav saistīts ar Microsoft Teams kanālu, dokuments tiek glabāts noklusējuma SharePoint vietnē, kas iestatīta ar Dynamics 365 vidi.

Pievienojot failu no Microsoft Teams kanāla, kas ir saistīts ar Dynamics 365 programmas ierakstu, dokuments tiek glabāts SharePoint mapē ar faila ceļu [Grupas nosaukums] > Dokumenti > [Kanāla nosaukums] > [Faila nosaukums]. Fails ir redzams gan Microsoft Teams kanāla cilnē Faili, gan Dynamics 365 programmas ieraksta dokumenta saistītajā režģī Microsoft Teams kanāla dokumenta atrašanās vietā.

Ja Microsoft Teams kanālam ir saistīti vairāki Dynamics ieraksti, dokuments tiek glabāts SharePoint mapē ar faila ceļu [Grupas nosaukums] > Dokumenti > [Kanāla nosaukums] > [Faila nosaukums]. Fails ir redzams Microsoft Teams kanāla cilnē faili un ar dokumentu saistītajā režģī Microsoft Teams kanāla dokumenta atrašanās vietā visiem Dynamics 365 programmas ierakstiem, kas saistīti ar kanālu.

Ja Dynamics ieraksts ir saistīts ar Microsoft Teams kanālu, faili, kas jau pievienoti šim Microsoft Teams kanālam, tiek parādīti šī Dynamics 365 programmas ieraksta dokumentu saistītajā režģī Microsoft Teams kanāla dokumenta atrašanās vietā.

Ja Dynamics ieraksts ir saistīts ar Microsoft Teams kanālu, failiem, kas jau ir pievienoti šim Dynamics 365 programmas ierakstam (noklusējuma SharePoint vietnē, kas tika iestatīta ar Dynamics 365 vidi), faili nav redzami Microsoft Teams kanāla cilnē Faili un paliek noklusējuma SharePoint vietnē, kas tika iestatīta ar Dynamics 365 vidi.

Ja Dynamics 365 programmas ieraksts iepriekš ir saistīts ar Microsoft Teams kanālu un lietotājs to saista ar jaunu Microsoft Teams kanālu, Dynamics 365 programmā tiek pievienota cita dokumenta atrašanās vieta jaunajam Microsoft Teams kanālam, kas saistīts ar ierakstu. Lietotāji var pārslēgties starp dokumentu atrašanās vietām.

8. Kas var redzēt, kuru atrašanās vietu?

Atļauja skatīt atrašanās vietu ir atkarīga no lietotāja atļaujas mapei programmā SharePoint. Ja SharePoint mape tika izveidota Microsoft Teams kanālā, lietotājam būs lasīšanas un rakstīšanas atļaujas.

9. Esmu noņēmis lietotāju no Microsoft Teams kanāla, bet viņam joprojām ir piekļuve saistītajam ierakstam no Dynamics 365. Kā ierobežot viņu iespējas atvērt, rediģēt un dzēst dokumentu no Dynamics 365?

Piekļuve failiem ir atkarīga no lietotāja atļaujām pakalpojumā SharePoint. Lai ierobežotu lietotāja piekļuvi šiem failiem, noņemiet tos no SharePoint vietnes.

10. Kas notiek, izdzēšot Microsoft Teams kontu?

Faili tiek noņemti no Dynamics 365 un SharePoint.