Automatizēt iepirkuma pasūtījumu saskaņošanu ar Copilot Studio un SAP

Izmantojiet Microsoft Copilot Studio aģentus, lai automatizētu piegādātāju pasūtījumu apstiprinājumu pilnīgu saskaņošanu ar atvērtajiem pirkuma pasūtījumiem uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) sistēmā, piemēram, SAP.

Šī pieeja ļauj iepirkumu organizācijai automātiski apstiprināt lielāko daļu ienākošo pasūtījumu apstiprinājumu, vienlaikus novirzot tikai patiesas neatbilstības iepirkumu speciālistam pārskatīšanai. Daudzagentu sistēma izvelk apstiprinājuma datus, salīdzina tos ar reģistrēto pirkuma pasūtījumu, piemēro tolerances noteikumus un ar minimālu manuālu iejaukšanos ieraksta apstiprinātos rezultātus atpakaļ ERP sistēmā.

Padoms

Šis raksts sniedz piemēra scenāriju un vizuālu attēlojumu par to, kā automatizēt iepirkumu pasūtījumu apstiprinājuma saskaņošanu, izmantojot Microsoft Copilot Studio un SAP. Šis risinājums ir vispārināts arhitektūras piemērs, ko var izmantot daudziem dažādiem scenārijiem un nozarēm. Šis raksts attiecas tikai uz labāko praksi.

Arhitektūras diagramma

Darbplūsma

Šī arhitektūra automatizē pasūtījumu apstiprinājuma saskaņošanas darba plūsmu:

1. Apstiprinājuma uzņemšana: Piegādātāji sūta pasūtījumu apstiprinājumus (pasūtījumu apstiprinājumus), kas tiek saņemti caur uzraudzītu kanālu, piemēram, koplietojamu pastkasti vai elektroniskās datu apmaiņas (EDI) plūsmu, ar apstiprinājuma informāciju par vienu vai vairākiem pirkuma pasūtījumiem. Power Automate mākoņplūsmas tiek aktivizētas, lai reģistrētu pasūtījumu apstiprinājumus.

2. Apstiprinājumu glabāšana: Power Automate mākoņplūsmas saglabā ienākošos pasūtījumu apstiprinājumus Dataverse.

3. Trigeris: Power Automate mākoņplūsma, kas izmanto Dataverse trigeri, palaiž orķestratora aģentu. Plūsma notiek, kad pasūtījuma apstiprinājums tiek saglabāts Dataverse.

4. Lauka ekstrakcija: Copilot Studio iebūvētais ekstrakcijas aģents nolasa apstiprinājumu un normalizē galvenos laukus (pirkuma pasūtījuma numuru, rindu vienības, daudzumus, cenas, mērvienību un apstiprinātos piegādes datumus) vienotā iekšējā shēmā.

5. Pirkuma pasūtījuma iegūšana: Orchestrator aģents iegūst atbilstošo pirkuma pasūtījumu no SAP caur SAP savienotāju, izmantojot pirkuma pasūtījuma numuru kā atslēgu.

6. Saskaņošana un validācija: Saskaņošanas aģents salīdzina apstiprinājumu ar pirkuma pasūtījuma rindu pa rindai, starp daudzumiem, cenām, datumiem un citiem konfigurētiem laukiem. Aģents pēc tam piemēro organizācijas atbilstības kritērijus, kas var ietvert precīzas atbilstības prasības, uzņēmuma definētas tolerances vai abu kombināciju, lai noteiktu, vai pasūtījumu var automātiski apstiprināt.

7. Automātiska apstiprināšana: Kad apstiprinājums atbilst tolerances robežās, aģents apstiprina pasūtījumu un automātiski ieraksta rezultātu atpakaļ SAP bez cilvēka iesaistes.

8. Izņēmuma eskalācija: Kad tiek konstatēta neatbilstība, aģents nodod jautājumu iepirkumu speciālistam caur Microsoft Teams. Aģents sniedz apstiprinājumu, pirkuma rīkojumu un konkrētās atšķirības, lai persona varētu ātri atrisināt izņēmumu.

9. Žurnālu veidošana un audits: Microsoft Dataverse reģistrē katru rezultātu, neatkarīgi no tā, vai tas ir apstiprinājums vai eskalācija, un nodrošina vienotu audita pēdu un izņēmumu izsekošanas slāni atskaitēm un nepārtrauktai uzlabošanai.

Komponenti

Šie pakalpojumi un tehnoloģijas ievada pasūtījumu apstiprinājumus, izvelk apstiprinājuma datus, salīdzina tos ar pirkuma pasūtījumiem SAP sistēmā, apstiprina atbilstošos pasūtījumus, kā arī eskalē un uzrauga izņēmumus.

Komponents	Loma arhitektūrā
Copilot studija	Hostē daudzagentu sistēmu. Orķestrētājs-aģents koordinē specializētu ekstrakcijas aģentu un atbilstošu aģentu, pārvalda tolerances noteikumus un izvēlas starp autonomu apstiprināšanu un cilvēka eskalāciju.
SAP ERP	Kalpo kā uzskaites sistēma pirkuma pasūtījumiem. Aģenti iegūst pirkuma pasūtījumu datus un raksta apstiprinātos pasūtījumus caur SAP savienotāju.
Power Automate mākoņa plūsmas	Atklāt jaunus apstiprinājumus ieplūdes kanālos un aktivizēt aģentu tīklu. Savienotāji nodrošina integrācijas punktus e-pasta vai EDI avotiem un SAP.
Dataverse	Tiek izmantots kā patiesības avots ienākošo rīkojumu apstiprināšanai un ļauj statusā balstītu orķestrāciju. Nodrošina valsts, audita žurnālu un izņēmumu izsekošanas slāni, nodrošinot vienotu ierakstu par katru apstiprinājumu un eskalāciju atskaišu un pārvaldības vajadzībām.
Microsoft Teams	Nodrošina izņēmumu eskalācijas un paziņojumus iepirkumu speciālistiem, prezentējot apstiprinājumu, pirkuma pasūtījumu un konkrētās neatbilstības ātrai risināšanai.
Microsoft Entra ID	Nodrošina identitātes un piekļuves kontroli, tostarp mazāko privilēģiju pakalpojumu pārskatus aģentu lasīšanas un rakstīšanas operācijām pret SAP un Dataverse.

Detalizēta informācija par scenāriju

Šis lietošanas gadījums balstās uz uzņēmuma pieeju, lai izveidotu uzticamu, automatizētu un auditējamu procesu, lai apstiprinātu piegādātāju pasūtījumu apstiprinājumus pret ERP sistēmu, vienlaikus samazinot manuālo piepūli.

Biznesa izaicinājums

Uzņēmumi, kas veic lielus pirkumus, saņem lielu piegādātāju pasūtījumu apstiprinājumu apjomu. Vēsturiski nozīmīga daļa šo apstiprinājumu tiek pārbaudīta un ievadīta manuāli: iepirkumu darbinieki atver katru apstiprinājumu, atrod atbilstošo pirkuma pasūtījumu SAP un salīdzina daudzumus, cenas un datumus manuāli.

Šis manuālais process ir lēns, dārgs un kļūdains. Tas slikti mērogojas ar izaugsmi, piesaista kvalificētus iepirkumu darbiniekus atkārtotai pārbaudei, nevis izņēmumu apstrādei, un apgrūtina konsekventu atbilstības un tolerances noteikumu piemērošanu visos reģionos un piegādātāju formātos.

Risinājums

Ieviesiet daudzagentu arhitektūru Copilot Studio, kas automatizē iepirkumu pasūtījumu apstiprināšanas apstrādi. Risinājums izmanto specializētus aģentus, lai iegūtu apstiprinājuma datus, iegūtu pirkuma pasūtījumus no SAP, piemērotu uzņēmuma definētus atbilstības kritērijus un noteiktu, vai apstiprinājumus var apstiprināt automātiski vai prasa cilvēka pārskatīšanu.

Arhitektūra apvieno aģentu orķestrāciju, SAP integrāciju, Power Automate mākoņplūsmas un Dataverse bāzētu izsekošanu, lai radītu uzticamu un auditējamu procesu. Iepirkumu speciālisti koncentrējas uz izņēmumiem, kamēr rutīnas apstiprinājumi tiek apstrādāti automātiski.

Galvenās iespējas:

• Automatizējiet apstiprinājumu pieņemšanu un apstrādi.
• Normalizējiet piegādātāju apstiprinājumus dažādos formātos.
• Pārbaudiet apstiprinājumus pret pirkuma pasūtījumiem, piemērojot organizācijas atbilstības kritērijus, piemēram, precīzas atbilstības prasības vai konfigurējamas tolerances.
• Pastiprināt izņēmumus iepirkumu speciālistiem.
• Uzturiet audita pēdas pārvaldībai un atskaišu sagatavošanai.

Rezultāts: Ar šo modeli organizācija var pārcelt lielāko daļu pasūtījumu apstiprināšanas no manuālas apstrādes uz tiešu apstrādi, kas atbrīvo iepirkumu speciālistus koncentrēties uz izņēmumiem, nevis rutīnas pārbaudēm. Šī pieeja nodrošina atkārtoti izmantojamu plānu citiem apjomīgiem, dokumentu vadītiem procesiem tādās jomās kā finanses un pārdošana.

Ieteikumi

Šie apsvērumi īsteno labi arhitektūras pīlārus Power Platform , vadošo principu kopumu, kas uzlabo darba slodzes kvalitāti. Uzziniet vairāk Microsoft Power Platform Well-Architected.

Uzticamība

• Kļūdu izolācija: Atsevišķi risiniet izvilkšanas kļūdas, atbilstības kļūdas un SAP integrācijas jautājumus, lai viena neveiksmīga apstiprināšana nekad nebloķētu pārējo partiju.

• Idempotentu apstrāde: Izmantojiet pirkuma pasūtījuma numuru un apstiprinājuma identifikatoru, lai atklātu un izlaistu dublikātus, novēršot atkārtotus apstiprinājumus, ja ziņojums tiek atkārtoti piegādāts.

• Rezerves mehānismi: Novirzīt apstiprinājumus, kurus nevar automātiski apstrādāt, uz cilvēka izņēmumu rindu, lai netiktu zaudēta nekāda apstiprināšana.

• Divslāņu žurnālu veidošana: Ieraksti rezultātus Dataverse un nosūti sekundāru paziņojumu par kļūmi, lai izņēmumi būtu redzami pat tad, ja žurnāla darbība neizdodas.

Drošība

• Piekļuves kontrole: Ierobežojiet ieplūdes kanālus, Dataverse tabulas un SAP pakalpojuma kontu tikai pilnvarotām identitātēm.

• Mazākā privilēģija: Piešķirt aģentiem lasīšanas piekļuvi pirkuma pasūtījumiem un rakstīt piekļuvi tikai tām pasūtījumu apstiprināšanas operācijām, kuras viņi pieprasa.

• Datu aizsardzība: Apstrādāt apstiprinājuma datus, kas var ietvert komerciāli jutīgas cenas, droši un aizsargāt jutīgus laukus gan pārvadāšanas laikā, gan miera stāvoklī.

• Atbilstība: Saskaņojiet validācijas un audita noteikumus ar organizācijas finanšu kontroles un dokumentu glabāšanas prasībām.

Darbības izcilība

• Standartizācija: Normalizēt dažādus piegādātāju apstiprinājuma formātus vienā iekšējā shēmā, lai saskaņošanas loģika būtu vienkārša un konsekventa.

• Dokumentācija: Uzturiet skrējgrāmatas par biežāk sastopamajiem izņēmumu veidiem, piegādātāju formāta problēmām un SAP konfigurācijas izmaiņām. Dokumentējiet atbilstības kritērijus, tostarp jebkādas precīzas atbilstības prasības, tolerances un eskalācijas nosacījumus.

• Atbalsta process: Apmāciet iepirkumu un IT atbalsta komandas, lai interpretētu aģentu darbības vēsturi, diagnosticētu kļūmes un veiktu manuālu atjaunošanu.

• Izmaiņu pārvaldība: Validējiet izmaiņas izvilkšanā, atbilstībā un SAP kartēs neražošanas vidē pirms izlaišanas, kā arī izmantojiet avota kontroli aģentu un plūsmas definīcijām.

Veiktspējas efektivitāte

• Caurlaidība: Izmēriet risinājumu lieliem dienas apjomiem un apstrādājiet apstiprinājumus paralēli, kur savienotāji to atļauj.

• Optimizācija: Kešatmiņa bieži izmanto atsauces datus, piemēram, piegādātāju un pirkumu pasūtījumu pieprasījumus, lai izvairītos no liekiem SAP vaicājumiem.

• Savienotāju ierobežošana: ņemiet vērā platformas un SAP savienotāju ierobežojumus un ieviesiet rindu caur Dataverse maksimālajām ielādēm.

• Mērogojamība: Paplašiniet to pašu orķestratora modeli uz jauniem domēniem un dokumentu tipiem, nepārveidojot kodola saskaņošanas plūsmu.

Pieredzes optimizācija

• Pašapkalpošanās: Ļaujiet iepirkumu speciālistiem tieši atrisināt un pārstrādāt paaugstinātas apstiprināšanas, bez IT atkarības.

• Caurspīdīgums: Surface apstrādes statuss un izņēmumu rindas caur Dataverse, ar analītiku Power BI tendenču un veiktspējas atskaitēm.

• Skaidras eskalācijas: Katru eskalāciju prezentē ar strukturētu kopsavilkumu: apstiprinājums, pirkuma pasūtījums, konkrētās atšķirības un ieteicamā rīcība.

• Mērķa pakalpojuma līmenis: Uzstādiet tiešu mērķi, piemēram, automātiski apstiprinot lielāko daļu apstiprinājumu, un sekojiet tam līdzi.

Atbildīga mākslīgā intelekta izmantošana

• Uzticamība un drošība: Nepārtraukti uzraudzīt aģentu rezultātus precizitātei un uzturēt cilvēku informētu, lai pārskatītu anomālijas un izņēmumus pirms tie ietekmē ERP sistēmu.

• Privātums un drošība: Pārliecinieties, ka aģentu apstrādātie dati atbilst piemērojamajām privātuma un datu apstrādes politikām.

• Caurspīdīgums: Padariet aģentu lēmumus izsekojamus, ar žurnāliem, kas pieejami katra apstiprinājuma un eskalācijas auditam.

• Atbildība: Izmantojiet cilvēka iesaistes pārskatu, lai nodrošinātu atbildību par izņēmumiem un izņēmuma gadījumiem iepirkumu komandā.

Līdzstrādnieki

Microsoft uztur šo rakstu. Šo rakstu uzrakstīja šādi līdzstrādnieki.

Galvenie autori:

• Petros Feleskouras, vecākais programmu vadītājs

Saistītie resursi

• SAP ERP savienotāju dokumentācija
• Savienotāja atsauces pārskats
• Power Platform un SAP dokumentācija