Ramalan dan belanjawan projek

Terdapat dua cara untuk mengurus dan mengawal projek anda: ramalan projek dan belanjawan projek.

Gunakan ramalan projek jika organisasi anda mempunyai perspektif operasi, dan jika ia memfokuskan pada hasil dan kos yang diperoleh daripada transaksi tertentu. Gunakan belanjawan projek jika organisasi anda lebih menumpukan pada jumlah kewangan.

Kedua-dua ramalan projek dan belanjawan projek menggunakan model ramalan untuk menyimpan jumlah transaksi yang diunjurkan.

Setiap kaedah mempunyai kelebihan sendiri. Anda harus mempertimbangkan perkara berikut sebelum anda memilih kaedah untuk organisasi anda.

Kaedah peruntukan	Ramalan projek	Belanjawan projek
Peruntukan tempoh	Anda tidak boleh memperuntukkan transaksi secara eksplisit sepanjang tempoh fiskal. Sebaliknya, ramalan, dan kawalan ramalan, adalah berdasarkan hayat projek. Oleh kerana ramalan adalah berdasarkan tarikh tertentu, anda mesti membuat kesimpulan tempoh dari tarikh tersebut.	Anda boleh memperuntukkan urus niaga sepanjang keseluruhan projek atau tempoh fiskal. Jika anda memperuntukkan dalam satu tempoh, anda boleh membawa jumlah yang tidak digunakan ke hadapan ke tempoh fiskal seterusnya.
Melihat transaksi	Anda boleh melihat urus niaga dalam borang ramalan, di mana anda melihat ramalan untuk seluruh syarikat dan untuk semua projek, tanpa mengira hierarki. Untuk memberi tumpuan kepada projek tertentu, anda mesti menapis data.	Anda boleh melihat urus niaga yang dibelanjakan untuk satu hierarki projek. Oleh itu, anda boleh melihat butiran transaksi untuk projek induk atau subprojeknya.
Pembolehubah transaksi	Apabila anda memasukkan transaksi ramalan, anda boleh menggunakan setiap atribut yang wujud untuk transaksi sebenar. Ini membolehkan perincian yang lebih besar dalam ramalan. Contohnya, anda boleh memasukkan butiran untuk kuantiti, pekerja, item atau sifat baris.	Apabila anda memasukkan butiran belanjawan, anda hanya boleh menggunakan amaun, kategori dan aktiviti.
Keselamatan	Ramalan adalah berdasarkan transaksi yang anda masukkan dalam borang ramalan dan tidak melibatkan mekanisme kawalan proses. Mana-mana pekerja yang mempunyai keizinan untuk borang ramalan boleh menyemak semula maklumat tanpa kelulusan.	Belanjawan menggunakan sistem aliran kerja, yang membolehkan pengurusan perubahan dan membolehkan anda menyimpan sejarah semakan.
Jenis penyertaan	Penyertaan transaksi ramalan adalah berdasarkan bilangan unit, dan pada harga unit kos dan jualan.	Butiran belanjawan adalah berdasarkan amaun, yang dibahagikan antara kos dan hasil.
Model ramalan	Oleh kerana setiap ramalan mesti dikaitkan dengan model, anda boleh mencipta berbilang model ramalan dan juga menyediakan submodel.	Belanjawan projek mengehadkan model ramalan yang digunakan untuk belanjawan. Model ramalan yang lebih sedikit boleh membantu meningkatkan konsistensi dalam unjuran.
Lebihan kos	Anda hanya boleh membenarkan atau tidak membenarkan kemasukan transaksi yang akan menyebabkan lebihan kos.	Belanjawan projek menyediakan pilihan kawalan tambahan untuk pengguna. Anda boleh membenarkan amaran dan lebihan.
Kawalan	Kawalan ramalan dilakukan dengan menggunakan pengurangan ramalan. Amaun sebenar ditolak daripada baki transaksi ramalan tanpa sebarang jejak audit. Ini boleh menyukarkan untuk mengesan di mana transaksi sebenar berlaku.	Dalam kawalan belanjawan projek, jumlah sebenar ditolak daripada amaun dalam baki belanjawan. Ini membolehkan jejak audit yang lebih jelas.

Ramalan projek

Apabila anda menggunakan ramalan projek, anda boleh memasukkan transaksi ramalan dalam borang ramalan untuk setiap jenis transaksi. Setiap atribut yang tersedia untuk transaksi sebenar boleh digunakan untuk transaksi ramalan—contohnya, keuntungan barisan, atribut baris, pekerja atau perihalan. Anda juga boleh mengunjurkan berapa lama selepas anda menanggung kos, anda akan membuat invois kepada pelanggan.

Urus niaga ramalan projek adalah berdasarkan unit dan amaun.

Anda mesti mengaitkan setiap ramalan projek dengan model ramalan. Apabila anda memasukkan transaksi ramalan, model ramalan dicadangkan secara automatik. Model ramalan bertindak sebagai bekas untuk transaksi ramalan.

Anda boleh menetapkan model ramalan sebagai submodel untuk model. Ini membolehkan anda meramalkan mengikut wilayah, tempoh masa atau jabatan. Anda boleh menyalin transaksi ramalan dalam model untuk mencipta model baharu dan anda juga boleh memindahkan urus niaga ke lejar am. Oleh kerana terdapat hubungan satu-ke-satu antara ramalan dan model, setiap model ramalan membentuk belanjawan yang berasingan untuk projek.

Model ramalan boleh menggunakan pengurangan ramalan sebagai mekanisme kawalan untuk projek. Dalam pengurangan ramalan, urus niaga sebenar mengurangkan baki transaksi ramalan. Walau bagaimanapun, kerana pengurangan ramalan digunakan pada projek tertinggi dalam hierarki, ia memberikan pandangan terhad tentang perubahan dalam ramalan. Contohnya, jika pekerja dikaitkan dengan subprojek, urus niaga sebenar untuk pekerja disiarkan ke projek induk. Ini boleh menyukarkan untuk menjejaki perubahan, kerana anda tidak boleh menentukan dengan mudah transaksi dalam subprojek yang menyebabkan pengurangan kepada amaun ramalan. Oleh itu, adalah idea yang baik untuk membuat salinan model ramalan untuk pengurangan ramalan untuk digunakan. Anda kemudian boleh menggunakan laporan untuk melihat perkara yang diramalkan pada asalnya.

Anda boleh menyemak semula, menyalin, memadam atau memindahkan ramalan projek ke belanjawan lejar am. Walau bagaimanapun, tiada kawalan proses. Mana-mana pekerja yang mempunyai kebenaran untuk borang ramalan boleh membuat semakan tanpa semakan.

• Semak semula– Anda boleh menyemak semula transaksi ramalan dalam borang yang sama di mana entri asal dibuat.
• Salin atau padamkan – Apabila anda menyalin transaksi ramalan, anda menyalin baris transaksi satu model ramalan ke model ramalan yang lain. Apabila anda memadamkan ramalan, anda memadamkan transaksi ramalan daripada model ramalan. Untuk mengehadkan transaksi ramalan yang disalin atau dipadamkan, pilih jenis dan tarikh transaksi tertentu. Ini membolehkan anda menyalin atau memadamkan bahagian ramalan tertentu sahaja.
• Pemindahan – Apabila anda memindahkan ramalan projek kepada belanjawan lejar am, anda memindahkan transaksi ramalan model ramalan kepada belanjawan lejar am. Anda boleh menimpa sebarang transaksi yang dipindahkan sebelum ini dalam belanjawan lejar am yang anda pindahkan ramalan projek anda.

Belanjawan projek

Belanjawan projek ialah kaedah yang lebih mudah daripada ramalan, walaupun ia disepadukan dengan model ramalan. Ia menggunakan borang penyertaan tunggal untuk butiran dan semakan belanjawan asal, dan membenarkan unjuran yang hanya berdasarkan amaun, kategori atau aktiviti.

Dalam belanjawan projek, semua belanjawan dan semakan asal mesti dihantar ke aliran kerja projek untuk kelulusan. Aliran kerja memberi anda peningkatan kawalan ke atas proses dan mencipta rekod sejarah perubahan.

Belanjawan projek menyerupai belanjawan lejar am, tetapi lebih pantas dan lebih mudah untuk disediakan. Banyak pilihan dalam belanjawan lejar am, seperti jujukan nombor atau mata wang, tidak perlu disediakan secara berasingan untuk projek.

Belanjawan projek dikaitkan secara automatik dengan dua model ramalan, satu untuk belanjawan asal dan satu untuk baki belanjawan. Oleh itu, laporan yang berdasarkan model ramalan boleh menggunakan data belanjawan. Apabila belanjawan projek dilakukan, sistem mencipta transaksi ramalan berdasarkan model yang berkaitan, yang digunakan untuk tujuan pelaporan dan kawalan.

Model ramalan

Model ramalan mempunyai hierarki satu lapisan. Ini bermakna satu ramalan projek mesti dikaitkan dengan satu model ramalan.

Jika anda menggunakan ramalan projek, anda boleh mengenal pasti model sebagai submodel. Anda kemudian boleh membuat ramalan mengikut jabatan, tempoh masa atau rantau. Contohnya, anda boleh mencipta model ramalan selama setahun dan kemudian mencipta submodel untuk ramalan serantau Timur Laut, Tenggara, Barat Laut dan Barat Daya yang diserahkan oleh ketua serantau. Dengan memilih pilihan yang berbeza dalam laporan yang tersedia, anda boleh melihat maklumat mengikut jumlah ramalan atau mengikut submodel.