Automasi pengakuan pesanan perolehan dengan Copilot Studio dan SAP

Gunakan ejen Microsoft Copilot Studio untuk mengautomasikan padanan hujung ke hujung pengesahan pesanan pembekal dengan pesanan pembelian terbuka dalam sistem perancangan sumber perusahaan (ERP) seperti SAP.

Pendekatan ini membolehkan organisasi perolehan mengesahkan majoriti besar pengesahan pesanan masuk secara automatik, sambil mengarahkan hanya perbezaan sebenar kepada pakar perolehan untuk semakan. Sistem multi-ejen mengekstrak data pengakuan, membandingkannya dengan pesanan pembelian yang direkodkan, menggunakan peraturan toleransi, dan menulis keputusan yang disahkan kembali ke sistem ERP dengan campur tangan manual yang minimum.

Petua

Artikel ini menyediakan contoh senario dan gambaran visual tentang cara mengautomasikan padanan pengakuan pesanan perolehan menggunakan Microsoft Copilot Studio dan SAP. Penyelesaian ini ialah seni bina contoh umum yang boleh anda gunakan untuk pelbagai senario dan industri. Artikel ini terhad kepada amalan terbaik.

Diagram seni bina

Aliran kerja

Seni bina ini mengautomasikan aliran kerja padanan pengakuan pesanan:

1. Pengambilan pengakuan: Pembekal menghantar pengesahan pesanan (pengesahan pesanan) yang diterima melalui saluran yang dipantau, seperti peti mel bersama atau suapan pertukaran data elektronik (EDI), dengan butiran pengesahan untuk satu atau lebih pesanan pembelian. Aliran awan Power Automate mencetuskan untuk menangkap pengesahan pesanan.

2. Storan pengakuan: Aliran awan Power Automate menyimpan pengesahan pesanan masuk ke Dataverse.

3. Trigger: Aliran awan Power Automate yang menggunakan pencetus Dataverse memulakan ejen orchestrator. Aliran berjalan apabila pengakuan pesanan disimpan ke Dataverse.

4. Pengekstrakan lapangan: Ejen pengekstrakan yang dibina dalam Copilot Studio membaca pengesahan dan menormalkan medan utama (nombor pesanan pembelian, item baris, kuantiti, harga, unit ukuran, dan tarikh penghantaran yang disahkan) ke dalam skema dalaman yang konsisten.

5. Pengambilan pesanan pembelian: Ejen orchestrator mengambil semula pesanan pembelian yang sepadan dari SAP melalui penyambung SAP, menggunakan nombor pesanan pembelian sebagai kunci.

6. Padanan dan pengesahan: Ejen padanan membandingkan pengesahan dengan pesanan pembelian baris demi baris, merentasi kuantiti, harga, tarikh, dan medan konfigurasi lain. Ejen kemudian menggunakan kriteria padanan organisasi, yang boleh merangkumi keperluan padanan tepat, toleransi yang ditakrifkan perniagaan, atau gabungan kedua-duanya, untuk menentukan sama ada pesanan boleh disahkan secara automatik.

7. Pengesahan automatik: Apabila pengakuan sepadan dalam toleransi, ejen mengesahkan pesanan dan menulis keputusan secara automatik ke SAP, tanpa penglibatan manusia.

8. Eskalasi pengecualian: Apabila ketidaksesuaian dikesan, ejen akan dinaikkan kepada pakar perolehan melalui Microsoft Teams. Ejen menyediakan pengakuan, pesanan pembelian, dan perbezaan khusus supaya individu dapat menyelesaikan pengecualian dengan cepat.

9. Log dan audit: Microsoft Dataverse merekodkan setiap hasil, sama ada pengesahan atau eskalasi, dan menyediakan jejak audit yang bersatu serta lapisan penjejakan pengecualian untuk pelaporan dan penambahbaikan berterusan.

Komponen

Perkhidmatan dan teknologi ini mengambil pengesahan pesanan, mengekstrak data pengesahan, memadankannya dengan pesanan pembelian dalam SAP, mengesahkan pesanan padanan, serta meningkatkan dan menjejak pengecualian.

Komponen	Peranan dalam seni bina
Copilot Studio	Menghoskan sistem multi-ejen. Ejen orchestrator menyelaraskan ejen ekstraksi khusus dan ejen padanan, mengurus peraturan toleransi, dan memutuskan antara pengesahan autonomi dan eskalasi manusia.
SAP ERP	Berfungsi sebagai sistem rekod untuk pesanan pembelian. Ejen mengambil data pesanan pembelian dan menulis semula pesanan yang disahkan melalui penyambung SAP.
Power Automate aliran awan	Kesan pengesahan baru dalam saluran kemasukan dan aktifkan rangkaian ejen. Penyambung menyediakan titik integrasi kepada sumber emel atau EDI dan kepada SAP.
Dataverse	Digunakan sebagai sumber kebenaran untuk pengakuan pesanan masuk dan membolehkan orkestrasi berasaskan status. Menyediakan status, log audit, dan lapisan penjejakan pengecualian, memberikan rekod bersatu bagi setiap pengesahan dan peningkatan untuk pelaporan dan tadbir urus.
Pasukan Microsoft	Menyampaikan eskalasi pengecualian dan pemberitahuan kepada pakar perolehan, membentangkan pengesahan, pesanan pembelian, dan ketidaksesuaian khusus untuk penyelesaian segera.
Microsoft Entra ID	Menyediakan kawalan identiti dan akses, termasuk akaun perkhidmatan keistimewaan minimum untuk operasi baca dan tulis ejen terhadap SAP dan Dataverse.

Butiran senario

Kes penggunaan ini berasaskan pendekatan perusahaan untuk membina proses yang boleh dipercayai, automatik, dan boleh diaudit bagi mengesahkan pengesahan pesanan pembekal terhadap sistem ERP sambil meminimumkan usaha manual.

Cabaran perniagaan

Organisasi yang membeli secara besar-besaran menerima jumlah pengakuan pesanan pembekal yang besar. Secara sejarah, sebahagian besar pengesahan ini diperiksa dan dimasukkan secara manual: kakitangan perolehan membuka setiap pengesahan, mencari pesanan pembelian yang sepadan dalam SAP, dan membandingkan kuantiti, harga, dan tarikh secara manual.

Proses manual ini perlahan, mahal, dan mudah mengalami kesilapan. Ia tidak dapat diskalakan dengan baik mengikut pertumbuhan, mengikat kakitangan perolehan mahir kepada pemeriksaan berulang dan bukannya pengendalian pengecualian, dan menyukarkan pelaksanaan peraturan padanan dan toleransi secara konsisten merentasi rantau dan format pembekal.

Penyelesaian

Laksanakan seni bina pelbagai ejen dalam Copilot Studio yang mengautomasikan pemprosesan pengesahan pesanan perolehan. Penyelesaian ini menggunakan ejen khusus untuk mengekstrak data pengakuan, mendapatkan pesanan pembelian dari SAP, menggunakan kriteria padanan yang ditetapkan oleh perniagaan, dan menentukan sama ada pengesahan boleh disahkan secara automatik atau memerlukan semakan manusia.

Seni bina ini menggabungkan orkestrasi ejen, integrasi SAP, aliran awan Power Automate, dan penjejakan berasaskan Dataverse untuk mencipta proses yang boleh dipercayai dan boleh diaudit. Pakar perolehan memberi tumpuan kepada pengecualian manakala pengesahan rutin diproses secara automatik.

Keupayaan utama:

• Automasi pengambilan dan pemprosesan pengakuan.
• Menormalkan pengakuan pembekal merentasi format.
• Sahkan pengakuan terhadap pesanan pembelian dengan menggunakan kriteria padanan organisasi, seperti keperluan padanan tepat atau toleransi yang boleh dikonfigurasi.
• Tingkatkan pengecualian kepada pakar perolehan.
• Kekalkan jejak audit untuk tadbir urus dan pelaporan.

Hasil: Dengan corak ini, sesebuah organisasi boleh memindahkan kebanyakan pengesahan pesanan daripada pengendalian manual kepada pemprosesan terus, yang membebaskan pakar perolehan untuk memberi tumpuan kepada pengecualian dan bukannya pemeriksaan rutin. Pendekatan ini menyediakan pelan induk yang boleh digunakan semula untuk proses berjumlah besar yang dipacu dokumen dalam bidang seperti kewangan dan jualan.

Pertimbangan

Pertimbangan ini melaksanakan tonggak Power Platform Well-Architected, satu set prinsip panduan yang meningkatkan kualiti beban kerja. Ketahui lebih lanjut dalam Microsoft Power Platform Well-Architected.

Kebolehpercayaan

• Pengasingan ralat: Uruskan kegagalan pengekstrakan, kesilapan padanan, dan isu integrasi SAP secara berasingan supaya satu pengakuan gagal tidak pernah menyekat baki batch.

• Pemprosesan idempotent: Gunakan nombor pesanan pembelian dan pengecam pengesahan untuk mengesan dan melangkau pendua, mengelakkan pengesahan berulang jika mesej dihantar semula.

• Mekanisme sandaran: Menghala pengakuan yang tidak boleh diproses secara automatik ke barisan pengecualian manusia supaya tiada pengesahan hilang.

• Pencatatan dua lapisan: Rekod hasil dalam Dataverse dan hantar notifikasi sekunder jika gagal, supaya pengecualian kekal kelihatan walaupun langkah log gagal.

Keselamatan

• Kawalan akses: Hadkan saluran pengambilan, jadual Dataverse, dan akaun perkhidmatan SAP kepada identiti yang dibenarkan sahaja.

• Keistimewaan minimum: Berikan ejen akses baca kepada pesanan pembelian dan akses tulis hanya kepada operasi pengesahan pesanan yang mereka perlukan.

• Perlindungan data: Proses data pengakuan, yang boleh merangkumi penetapan harga yang sensitif secara komersial, dengan selamat, dan melindungi medan sensitif semasa transit dan berehat.

• Pematuhan: Selaraskan peraturan pengesahan dan audit dengan kawalan kewangan organisasi dan keperluan penyimpanan rekod.

Kecemerlangan Operasi

• Penyeragaman: Menormalkan pelbagai format pengakuan pembekal ke dalam satu skema dalaman untuk memastikan logik padanan kekal mudah dan konsisten.

• Dokumentasi: Menyelenggara runbook untuk jenis pengecualian biasa, isu format pembekal, dan perubahan konfigurasi SAP. Dokumentasikan kriteria padanan, termasuk sebarang keperluan padanan tepat, toleransi, dan syarat eskalasi.

• Proses sokongan: Melatih pasukan perolehan dan sokongan IT untuk mentafsir sejarah larian ejen, mendiagnosis kegagalan, dan melakukan pemulihan manual.

• Pengurusan perubahan: Sahkan perubahan pada pengekstrakan, padanan, dan pemetaan SAP dalam persekitaran bukan pengeluaran sebelum pelancaran, dan gunakan kawalan sumber untuk definisi ejen dan aliran.

Kecekapan Prestasi

• Kapasiti: Sesuaikan saiz penyelesaian untuk jumlah harian yang tinggi, dan proses pengakuan secara selari di mana penyambung membenarkan.

• Pengoptimuman: Cache data rujukan yang kerap digunakan, seperti carian vendor dan pesanan pembelian, untuk mengelakkan pertanyaan SAP yang berlebihan.

• Pembatasan penyambung: Ambil kira had platform dan penyambung SAP, dan perkenalkan barisan melalui Dataverse untuk beban puncak.

• Kebolehskalaan: Kembangkan corak orchestrator yang sama ke domain dan jenis dokumen baru tanpa mereka bentuk semula aliran padanan teras.

Pengoptimuman Pengalaman

• Layan diri: Membolehkan pakar perolehan menyelesaikan dan memproses semula pengakuan yang dinaik taraf secara langsung, tanpa bergantung kepada IT.

• Ketelusan: Surface memproses status dan barisan pengecualian melalui Dataverse, dengan analitik dalam Power BI untuk pelaporan trend dan prestasi.

• Eskalasi yang jelas: Kemukakan setiap eskalasi dengan ringkasan berstruktur: pengakuan, pesanan pembelian, perbezaan khusus, dan tindakan yang disyorkan.

• Tahap perkhidmatan sasaran: Tetapkan sasaran lurus, seperti mengesahkan kebanyakan pengakuan secara automatik, dan pantau terhadapnya.

AI Bertanggungjawab

• Kebolehpercayaan dan keselamatan: Pantau output ejen secara berterusan untuk ketepatan, dan pastikan manusia sentiasa memaklumkan anomali dan pengecualian sebelum ia menjejaskan sistem ERP.

• Privasi dan keselamatan: Pastikan data yang diproses oleh ejen mematuhi polisi privasi dan pengendalian data yang berkenaan.

• Ketelusan: Jadikan keputusan ejen boleh dijejaki, dengan log tersedia untuk audit setiap pengesahan dan eskalasi.

• Akauntabiliti: Gunakan semakan manusia-dalam-gelung untuk memastikan akauntabiliti terhadap pengecualian dan kes terhad bersama pasukan perolehan.

Penyumbang

Microsoft mengekalkan artikel ini. Penyumbang berikut menulis artikel ini.

Pengarang utama:

• Petros Feleskouras, Pengurus Program Kanan

Sumber berkaitan

• Dokumentasi penyambung SAP ERP
• Gambaran keseluruhan rujukan penyambung
• Dokumentasi Power Platform dan SAP