Cineplex mengautomasikan proses perniagaan dengan AI generatif dan Power Automate

2024-11-14

Dalam kajian kes ini, anda akan mengetahui bagaimana Cineplex, salah satu rangkaian panggung wayang terbesar di Kanada, mengubah operasinya melalui pelbagai automasi untuk menyelaraskan proses perniagaan, mengurangkan kerja manual dan meningkatkan kecekapan merentas jabatan. Diterajui oleh Bo Wang, Naib Presiden Cukai dan Perbendaharaan, pasukan itu menubuhkan pusat automasi kecemerlangan untuk Power Platform memacu anjakan digital Cineplex.

Dengan automasi dalam bidang kritikal seperti Pemprosesan invois, senarai gaji, pelaporan kewangan, maklum balas pelanggan, inventori, onboarding, jualan tiket dan pemprosesan e-mel, Cineplex mencapai aliran kerja yang lebih pantas dan lebih tepat yang meningkatkan produktiviti dan menyokong membuat keputusan yang lebih baik di seluruh organisasi.

Pasukan itu digunakan AI Builder untuk meningkatkan automasi dengan keupayaan AI, seperti pengekstrakan kata kunci dalam pemprosesan e-mel, yang meningkatkan kebolehsuaian sistem dan mengendalikan jumlah mesej e-mel yang tinggi semasa waktu puncak.

Baca kisah penuh: Cineplex menjimatkan 30,000 jam setahun dengan Power Platform AI generatif

Cabaran perniagaan

Cineplex menghadapi cabaran ini sebelum melaksanakan penyelesaian mereka Power Platform :

Proses manual: Proses perniagaan adalah manual dan memakan masa, memerlukan usaha manusia yang ketara dan meningkatkan kemungkinan ralat.
Ketidakcekapan: Terdapat ketidakcekapan dalam pelbagai jabatan, seperti kewangan dan perkhidmatan tetamu, yang membawa kepada kelewatan dan produktiviti yang berkurangan.
Kekurangan penyepaduan: Sistem sedia ada tidak mempunyai penyepaduan yang mendalam, mengakibatkan aliran kerja yang berpecah-belah dan menyukarkan untuk berkongsi data merentas jabatan.
Isu kebolehskalaan: Syarikat menghadapi cabaran dalam meningkatkan penyelesaian mereka untuk memenuhi keperluan perniagaan yang semakin meningkat, yang menghalang keupayaan mereka untuk berkembang dan menyesuaikan diri dengan cepat.
Automasi terhad: Terdapat penggunaan automasi yang minimum, yang membawa kepada kos operasi yang lebih tinggi dan peluang kesilapan manusia yang lebih besar.

Pendekatan pelaksanaan

Untuk mengautomasikan proses perniagaan untuk meningkatkan kecekapan dan mengurangkan kerja manual, pasukan Cineplex mengikuti pendekatan pelaksanaan ini:

Tugas utama yang dikenal pasti untuk diautomasikan: Cineplex menemui kawasan di mana automasi boleh mengurangkan kerja manual dan meningkatkan kecekapan.
Bermula dengan projek perintis: Pasukan ini bermula dengan projek perintis di satu jabatan. Mereka menggunakan projek perintis untuk menguji dan memperhalusi proses automasi.
Penggunaan yang diperluaskan: Mereka melancarkan automasi yang berjaya di seluruh organisasi.
Mencipta Pusat Kecemerlangan (CoE): Cineplex menggunakan Kit Automasi, satu set alat dan komponen komprehensif yang direka untuk mengurus, mentadbir dan menskalakan projek automasi. Kit itu menyediakan Cineplex dengan satu pandangan portfolio automasi mereka, membolehkan mereka menjejaki kemajuan, mengukur pulangan pelaburan (ROI) dan mengenal pasti peluang baharu untuk automasi.
Keupayaan AI bersepadu: Syarikat itu menggunakan alatan AI seperti untuk AI Builder meningkatkan proses automasi.
Pantau dan perbaiki: Cineplex terus menilai kejayaan automasi dan membuat penambahbaikan mengikut keperluan.

Kenal pasti tugas utama untuk diautomasikan

Cineplex memulakan perjalanan automasi mereka dengan pengaktifan kad hadiah, dengan menggunakan Power Automate untuk mengurus pesanan melalui sistem Pengurusan Perhubungan Pelanggan (CRM) mereka dan mengaktifkan Kad dalam sistem yang berasingan. Selepas kejayaan ini, mereka melancarkan automasi pemprosesan e-mel dengan menggunakan AI Builder untuk mengendalikan jumlah mesej yang tinggi, mengautomasikan pengekstrakan maklumat dan menghala ke jabatan yang sesuai.

Semasa mereka mengembangkan penggunaan di seluruh syarikat, Cineplex juga mengautomasikan tugas lain, termasuk:

Pemprosesan invois: Cineplex mengautomasikan pengekstrakan dan pemprosesan data invois, mengurangkan masa dan usaha yang diperlukan untuk kemasukan data manual dan meminimumkan ralat. Automasi ini memastikan invois diproses dengan cepat dan tepat, meningkatkan kecekapan kewangan keseluruhan.
Pengurusan gaji: Syarikat itu menyelaraskan pengiraan gaji dan kemasukan data dengan mengautomasikan tugas-tugas ini. Automasi ini memastikan pekerja dibayar dengan tepat dan tepat pada masanya, meningkatkan kepuasan pekerja dan mengurangkan beban kerja pentadbiran.
Pelaporan kewangan: Cineplex mengautomasikan penjanaan dan pengedaran laporan kewangan. Automasi ini membolehkan cerapan kewangan tepat pada masanya dan tepat, membolehkan membuat keputusan dan perancangan strategik yang lebih baik. Pelaporan automatik juga mengurangkan risiko kesilapan manusia dan memastikan konsistensi dalam data kewangan.
Analisis maklum balas pelanggan: Cineplex menggunakan AI untuk menganalisis maklum balas pelanggan untuk menjana cerapan yang boleh diambil tindakan. AI membantu syarikat memahami keutamaan pelanggan dan bidang untuk penambahbaikan, yang membawa kepada pengalaman pelanggan yang dipertingkatkan dan strategi pemasaran yang lebih disasarkan.
Pengurusan inventori: Automasi penjejakan inventori dan proses stok semula memastikan Cineplex mengekalkan tahap stok yang optimum. Automasi ini mengurangkan risiko kehabisan stok atau lebihan stok, yang membawa kepada kawalan inventori yang lebih baik dan penjimatan kos.
Penyertaan pekerja: Cineplex menyelaraskan proses onboarding untuk pekerja baharu dengan mengautomasikan pelbagai tugas seperti pengumpulan dokumen, penjadualan latihan dan orientasi. Automasi ini menjadikan pengalaman onboarding lebih lancar dan cekap untuk kedua-dua pekerja baharu dan kakitangan HR.
Pelaporan jualan tiket: Syarikat itu mengautomasikan penyusunan dan analisis data jualan tiket. Automasi ini memberikan cerapan masa nyata tentang prestasi jualan, membantu Cineplex membuat keputusan termaklum tentang promosi, harga dan pengurusan inventori.

Automasi kes penggunaan pengaktifan kad hadiah

Automasi pengaktifan kad hadiah Cineplex berfungsi sebagai projek perintis untuk menguji Microsoft Power Automate kebolehlaksanaan dan faedah. Matlamatnya adalah untuk menyelaraskan proses manual yang memakan masa untuk mengaktifkan Kad hadiah fizikal yang dibeli dalam talian dengan menyepadukan sistem CRM mereka dengan sistem pengaktifan kad hadiah. Juruterbang mengautomasikan keseluruhan proses, daripada pengambilan pesanan kepada pengaktifan:

aliran awan berjadual: Power Automate aliran awan dijadualkan berjalan dua kali sehari. Proses automatik ini memastikan pesanan kad hadiah diproses tepat pada masanya, mengurangkan kelewatan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
aliran desktop: aliran awan memulakan aliran desktop, yang mengendalikan interaksi dengan sistem yang terlibat dalam pengaktifan kad hadiah. Aliran desktop ini mengautomasikan langkah-langkah yang sebaliknya memerlukan campur tangan manual, seperti log masuk ke sistem dan menavigasi melalui pelbagai skrin.
Penyepaduan dengan sistem CRM: aliran desktop mengakses sistem CRM untuk mendapatkan pesanan kad hadiah.
Interaksi dengan sistem pengaktifan: Aliran kemudian berinteraksi dengan sistem pengaktifan kad hadiah berasingan untuk memuatkan dan mengaktifkan Kad. Langkah ini melibatkan memasukkan maklumat yang diperlukan ke dalam sistem pengaktifan dan mengesahkan bahawa Kad berjaya diaktifkan.
Pengendalian ralat dan pemberitahuan: Aliran termasuk mekanisme pengendalian ralat untuk menguruskan sebarang isu yang timbul semasa proses. Pemberitahuan dihantar kepada ahli pasukan yang berkaitan jika campur tangan manual diperlukan. Pemberitahuan automatik memastikan bahawa sebarang masalah ditangani dengan cepat, meminimumkan gangguan kepada proses pengaktifan.

Proses automasi termasuk langkah terakhir di mana bot menghantar mesej e-mel ringkasan dan log semua pesanan yang telah diaktifkan. Mesej e-mel ringkasan memberikan keterlihatan ke dalam proses dan membantu pasukan menjejaki status pengaktifan kad hadiah.

Automasi kes penggunaan bayaran balik tiket

Pasukan Cineplex mereka bentuk aliran kerja yang digunakan Power Automate untuk mengendalikan keseluruhan proses bayaran balik. Automasi ini bertujuan untuk menyelaraskan proses manual yang memakan masa untuk mengendalikan permintaan bayaran balik, memastikan kecekapan dan ketepatan. Aliran kerja termasuk beberapa langkah utama:

Tangkap permintaan bayaran balik: Sistem secara automatik mengumpul permintaan bayaran balik daripada pelbagai saluran seperti e-mel, borang dalam talian dan interaksi khidmat pelanggan. Mengumpul permintaan bayaran balik memastikan bahawa semua permintaan bayaran balik ditangkap dalam sistem berpusat, mengurangkan risiko permintaan terlepas atau tertangguh.
Sahkan maklumat: Aliran kerja memastikan semua maklumat yang diperlukan, seperti ID tempahan dan butiran pembayaran, ditangkap dan disahkan dengan betul. Langkah ini penting untuk mengelakkan ralat dan memastikan bayaran balik diproses dengan tepat.
Proses bayaran balik: Sistem ini disepadukan dengan sistem pembayaran Cineplex untuk memproses bayaran balik terus ke kaedah pembayaran asal pelanggan. Penyepaduan ini membolehkan pemprosesan bayaran balik yang lancar dan tepat pada masanya, meningkatkan kepuasan pelanggan.
Maklumkan kepada pelanggan: Pemberitahuan automatik dihantar kepada pelanggan untuk memaklumkan mereka bahawa permintaan bayaran balik mereka telah diterima dan diproses. Langkah ini memastikan pelanggan dimaklumkan dan memberikan ketelusan sepanjang proses bayaran balik.

Automasi kes penggunaan pemprosesan e-mel

Sebelum mengautomasikan pemprosesan e-mel mereka, Cineplex menghadapi cabaran dengan mengendalikan jumlah e-mel yang tinggi secara manual, yang memakan masa dan terdedah kepada ralat. Terutama semasa cuti puncak, mengendalikan mesej e-mel secara manual membawa kepada respons yang tertangguh, pengendalian yang tidak konsisten dan peruntukan sumber yang ketara, mengalihkan kakitangan daripada tugas yang lebih strategik. Cabaran lain ialah pertanyaan e-mel sering kehilangan maklumat penting yang diperlukan untuk memproses permintaan, yang membawa kepada rantaian e-mel yang panjang antara jabatan.

Untuk mengautomasikan pemprosesan e-mel, Cineplex mengambil langkah berikut:

Mengautomasikan pengisihan dan pengkategorian e-mel: Cineplex mengisih dan mengkategorikan mesej e-mel secara automatik berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan, mengurangkan keperluan untuk campur tangan manual. Langkah ini memastikan bahawa e-mel ditujukan kepada jabatan atau individu yang sesuai, mempercepatkan masa respons dan meningkatkan kecekapan.
Sediakan respons automatik: Cineplex menyediakan respons automatik untuk pertanyaan biasa, memastikan komunikasi tepat pada masanya dan konsisten dengan pelanggan. Respons automatik ini memberikan pengakuan segera mengenai penerimaan dan menjawab soalan lazim, meningkatkan kepuasan pelanggan.
Sepadukan AI generatif dan AI Builder: Cineplex menyepadukan automasi e-mel dengan sistem dalaman lain untuk menyelaraskan proses seperti tiket dan sokongan pelanggan. Penyepaduan ini memastikan maklumat mengalir dengan lancar antara sistem, mengurangkan kemasukan data manual dan meminimumkan ralat.
Sepadukan dengan sistem lain: Cineplex menyepadukan automasi e-mel dengan sistem dalaman lain untuk menyelaraskan proses seperti tiket dan sokongan pelanggan.
Pantau dan optimumkan: Cineplex terus memantau dan mengoptimumkan aliran kerja automatik untuk memastikan ia kekal cekap dan berkesan. Pemantauan tetap membolehkan pasukan mengenal pasti sebarang isu atau kesesakan dan membuat pelarasan yang diperlukan untuk meningkatkan prestasi.

Kongsi melalui