Menggunakan templat Word dalam Dynamics 365

 

Dikenakan Pada: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Ciri ini diperkenalkan dalam Kemas Kini CRM Online 2016 dan CRM 2016 (di premis).

Berminat untuk mendapatkan ciri ini? Cari pentadbir Dynamics 365 atau orang sokongan anda.

Selepas anda mencipta dan mengimport templat Microsoft Office Word ke dalam Microsoft Dynamics 365, dengan satu klik, pengguna boleh menjana dokumen distandardkan yang diisi dengan data Dynamics 365 secara automatik. Ciri ini mempunyai beberapa pertimbangan khusus yang patut anda ketahui untuk berjaya mencipta templat Word.

Petua

Lihat video berikut: Cipta dokumen secara terus dari Dynamics CRM dengan menggunakan templat Word dan Excel (2:38)

Amaran

Terdapat isu yang diketahui ketika mencipta templat dalam Word. Topik ini mengandungi maklumat tentang cara mengelakkan interaksi yang boleh berpotensi menyahstabilkan Word. Lihat: Penting! Isu yang diketahui dan cara untuk mengelakkannya

Berikut ialah versi Word yang disokong.

Luas	Versi Word
Mencipta templat Word	2013, 2016
Menggunakan dokumen Word yang dijana dalam Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Ikut langkah dalam topik ini untuk berjaya mencipta dan menggunakan templat Word dalam Dynamics 365.

Langkah 1: Cipta templat Word

Tempat anda boleh mencipta templat

Terdapat tiga tempat dalam Dynamics 365 yang boleh anda cipta templat Word:

• Daripada halaman Tetapan. Pergi ke Tetapan > Templat > Templat Dokumen > Baharu(). Anda memerlukan keizinan yang mencukupi untuk mengakses halaman Tetapan seperti Pentadbir Sistem atau Penyesuai Sistem.

• Daripada rekod. Buka rekod seperti akaun dalam Jualan. Pergi ke Jualan > Client_Accounts > Akaun Aktif Saya. Klik akaun untuk membukanya dan kemudian klik Lebih Banyak (…) > Templat Word > Cipta Templat Word. Templat yang dicipta di sini adalah peribadi dan tersedia hanya untuk pengguna yang mencipta templat tersebut.

• Daripada senarai rekod. Sebagai contoh, pergi ke Jualan > Client_Accounts > Akaun Aktif Saya. Pilih akaun tunggal dan kemudian klik Lebih Banyak (…) > Templat Word > Cipta Templat Word.

  

Petua

Untuk memadam templat dokumen peribadi, lakukan yang berikut:

1. Klik Carian Lanjutan ().

2. Untuk Cari, pilih Templat Dokumen Peribadi.

3. Klik Hasil (!).

4. Pilih templat dokumen peribadi untuk dipadamkan dan kemudian klik Padam ().

Selepas mengklik Cipta Templat Word, pilih entiti untuk digunakan sebagai penapis dan kemudian klik Templat Word > Pilih Entiti.

Halaman pemilihan perhubungan muncul.

Apakah itu perhubungan 1:N, N:1 dan N:N?

Skrin ini memerlukan pemahaman struktur data Dynamics 365 anda. Pentadbir dan penyesuai Dynamics 365 boleh memberi maklumat tentang perhubungan entiti. Untuk mendapatkan kandungan pentadbir, lihat: TechNet: Cipta dan edit perhubungan entiti.

Berikut ialah beberapa perhubungan contoh untuk entiti Akaun.

Perhubungan	Perihalan
	Akaun boleh mempunyai berbilang kenalan.
	Bakal pelanggan, akaun atau kenalan boleh mempunyai berbilang akaun.
	Akaun boleh mempunyai berbilang senarai pemasaran. Senarai pemasaran boleh mempunyai berbilang akaun.

Perhubungan yang anda pilih pada skrin ini menentukan entiti dan medan yang tersedia kemudian apabila anda mentakrifkan templat Word. Pilih sahaja perhubungan yang anda ingin tambah data Dynamics 365 pada templat Word.

Nota

Untuk memastikan muat turun dokumen tempat pada masanya, terdapat had atas 100 untuk bilangan rekod berkaitan yang dikembalikan untuk setiap perhubungan. Contohnya, jika anda mengeksport templat untuk akaun dan anda mahu menyertakan senarai kenalannya, dokumen akan kembali paling banyak 100 kenalan akaun.

Muat turun templat

Klik Muat Turun Templat pada halaman Pilih Entiti untuk mencipta fail Word pada komputer setempat anda dengan entiti yang dieksport disertakan sebagai data XML.

Langkah 2: Dayakan tab Pembangun

Buka fail templat Word. Pada ketika ini, dokumen kelihatan seperti kosong.

Untuk melihat dan menambah data XML Dynamics 365, anda perlu mendayakan tab Pembangun Word.

1. Pergi ke Fail > Pilihan > Sesuaikan Reben dan kemudian dayakan Pembangun.

   

2. Klik OK.

Pembangun kini muncul dalam reben Word.

Penting! Isu yang diketahui dan cara untuk mengelakkannya

Terdapat isu yang diketahui dengan tempat Word dijanakan Dynamics 365 dan Microsoft Office Word. Dalam bahagian seterusnya, anda akan menambah medan kawalan kandungan XML pada templat Word.

Amaran

Beberapa perkara yang boleh menyebabkan Word membeku, memerlukan anda untuk menggunakan Pengurus Tugas bagi menghentikan Word:

• Anda menyisipkan kawalan kandungan selain daripada Gambar atau Teks Biasa.

• Anda membuat perubahan pada teks seperti mengubah huruf besar atau menambah teks pada kawalan kandungan. Perubahan ini boleh berlaku melalui Pembetulan Auto serta edit pengguna. Secara lalai, Pembetulan Auto Word Microsoft menulis ayat dengan huruf besar. Apabila anda menambah medan kawalan kandungan, Word melihatnya sebagai ayat baharu dan akan menulisnya dengan huruf besar apabila tumpuan beralih daripada medan.

Untuk mencegah isu dengan medan kawalan, lakukan yang berikut:

Tambah sahaja medan sebagai Teks Biasa atau Gambar

1. Anda menggunakan Anak Tetingkap Pemetaan XML untuk menambah medan entiti Dynamics 365 pada templat Word anda. Pastikan hanya menambah medan sebagai Teks Biasa atau Gambar.

   

Jangan buat sebarang perubahan pada teks terhadap kawalan kandungan yang ditambah

1. Anda boleh membuat perubahan format terhadap medan kawalan kandungan seperti menebalkan teks tetapi bukan perubahan pada teks lain termasuk perubahan huruf besar.

   

Jika anda mengalami pembekuan Word atau kemerosotan prestasi, cuba matikan Pembetulan Auto.

Matikan Pembetulan Auto

1. Dengan fail templat terbukan dalam Word, pergi ke Fail > Pilihan > Baca Pruf > Pilihan Pembetulan Auto.

   

2. Nyahpilih Besarkan huruf pertama ayat dan Gunakan secara automatik cadangan daripada penyemak ejaan.

   

3. Nyahpilih Sempang (--) dengan sengkang (-) pada AutoFormat dan tab AutoFormat ketika Anda Menaip.

4. Klik OK.

Jika anda mengikut pengesyoran di atas, anda bersedia untuk mentakrifkan templat Word.

Langkah 3: Takrifkan templat Word

Gunakan Anak Tetingkap Pemetaan XML untuk mentakrifkan templat Word dengan medan entiti Dynamics 365.

1. Dalam templat Word anda, klik Pembangun > Anak Tetingkap Pemetaan XML.

   

   Skema XML lalai dipilih.

   

2. Pilih skema XML Dynamics 365. Ia akan bermula dengan “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Penting

   Jika anda sering mengedit secara tidak sengaja yang menyebabkan Word membeku atau mengalami kemerosotan prestasi, pastikan untuk mematikan pilihan Pembetulan Auto menurut bahagian: “Isu yang diketahui dan cara untuk mengelakkannya”.

3. Kembangkan entiti Dynamics 365, klik kanan medan entiti dan kemudian klik Sisipkan Kawalan Kandungan > Teks Biasa.

   

Medan entiti Dynamics 365 ditambah pada templat Word.

Tambah medan entiti tambahan, tambah label dan teks deskriptif dan format dokumen.

Templat yang siap mungkin kelihatan seperti ini:

Sesetengah medan kawalan kandungan yang anda masukkan kemungkinan mempunyai berbilang baris data. Sebagai contoh, akaun mempunyai lebih daripada satu kenalan. Untuk memasukkan semua data dalam templat Word anda, tetapkan medan kawalan kandungan kepada ulang.

Tetapkan medan kawalan kandungan kepada ulang

1. Letakkan medan dengan data yang berulang dalam baris jadual.

2. Pilih seluruh baris jadual dalam templat.

   

3. Dalam Anak Tetingkap Pemetaan XML, klik kanan perhubungan yang mengandungi medan kawalan kandungan dan kemudian klik Berulang.

   

Apabila anda menggunakan templat Word dalam Dynamics 365 untuk mencipta dokumen, jadual akan mengisi dengan berbilang baris data.

Apabila templat mempunyai medan dan pemformatan yang anda inginkan, simpan dan muat naik ia ke dalam Dynamics 365.

Langkah 4: Muat naik templat Word ke dalam Dynamics 365 semula

‘Apabila anda mempunyai templat Word anda yang dibina mengikut cara anda, simpankannya supaya anda boleh memuat naiknya ke dalam Dynamics 365.

Akses kepada templat Word yang baharu dicipta bergantung pada cara anda memuat naiknya dan akses yang diberikan kepada peranan keselamatan. Pastikan untuk menyemak Gunakan Peranan Keselamatan untuk mengawal akses kepada templat.

Pentadbir Dynamics 365 boleh menggunakan halaman Tetapan untuk memuat naik templat Word ke dalam Dynamics 365. Templat yang dimuat naik dalam Tetapan tersedia untuk semua pengguna dalam organisasi Dynamics 365 anda.

Untuk pentadbir: Muat naik templat Word ke dalam Dynamics 365

1. Dalam Dynamics 365, pergi ke Tetapan > Templat > Templat Dokumen.

2. Klik Muat Naik Templat.

3. Seret fail Word dalam kotak dialog atau semak imbas ke fail.

   

4. Klik Muat Naik.

Pengguna bukan pentadbir boleh memuat naik templat untuk kegunaan mereka sendiri daripada senarai rekod.

Untuk bukan pentadbir atau pentadbir yang mahu mencipta templat peribadi: Muat naik templat Word ke dalam Dynamics 365

1. Dalam Dynamics 365, buka halaman dengan senarai rekod, sebagai contoh, senarai akaun pelanggan dalam Jualan.

2. Pilih item tunggal seperti akaun, klik Lebih Banyak (…) > Templat Word > Cipta Templat Word.

3. Klik Templat Word > Muat Naik.

   

4. Seret fail Word dalam kotak dialog atau semak imbas ke fail.

5. Klik Muat Naik.

Langkah 5: Janakan dokumen daripada templat Word

Untuk menggunakan templat Word yang telah anda cipta, lakukan yang berikut:

1. Buka rekod dengan maklumat yang anda mahu cipta dokumen. Sebagai contoh, buka rekod akaun pelanggan dalam Jualan.

2. Klik Lebih Banyak (…) > Templat Word dan kemudian di bawah Templat Word pilih templat yang anda cipta.

   Jika templat yang anda cipta tidak dapat dilihat, terdapat dua kemungkinan:

   1. Hanya templat yang dibina untuk jenis rekod (entiti) yang dipilih akan dipaparkan. Sebagai contoh, jika anda membuka rekod peluang, anda tidak akan nampak templat yang anda cipta dengan entiti Akaun.

   2. Anda perlu menyegar semula Dynamics 365 untuk melihat templat. Sama ada menyegar semula pelayar anda atau menutup dan membuka semula Dynamics 365.

Selepas anda memilih tempat Word anda, Dynamics 365 mencipta dokumen Word daripada rekod yang anda pilih.

Cuba templat Word sampel

Terdapat lima templat Word yang disertakan dengan Microsoft Dynamics 365.

Templat Word sampel telah dicipta dengan jenis rekod (entiti) tertentu. Anda hanya boleh menggunakan templat untuk merekodkan jenis rekod yang sama.

Nama	Entiti
Ringkasan Peluang	Peluang (Kawasan Jualan)
Ringkasan Kempen	Kempen (Kawasan Pemasaran)
Ringkasan Kes	Kes (Kawasan Perkhidmatan)
Invois	Invois (Kawasan Jualan)
Ringkasan Akaun	Client_Account (Kawasan Jualan, Perkhidmatan dan Pemasaran)

Untuk menggunakan templat Word sampel

1. Buka rekod yang mempunyai maklumat dengan jenis entiti yang sepadan dengan templat sampel. Sebagai contoh, buka rekod akaun pelanggan dalam Jualan untuk menggunakan templat Ringkasan Akaun.

2. Klik Lebih Banyak (…) > Templat Word dan kemudian di bawah Templat Word pilih templat sampel.

Buka templat Word yang baharu dicipta dan berikan pandangan.

Nota

Anda boleh menyemak tetapi tidak boleh mengedit templat yang disertakan dalam Microsoft Dynamics 365.

Pertimbangan tambahan

Gunakan Peranan Keselamatan untuk mengawal akses kepada templat

Pentadbir Dynamics 365 boleh mengawal akses kepada templat Word dengan beberapa kebutiran. Sebagai contoh, anda boleh berikan jurujual akses Baca tetapi bukan Tulis kepada templat Word.

1. Dalam Dynamics 365, klik Tetapan > Keselamatan > Peranan Keselamatan.

2. Pilih peranan dan kemudian klik tab Pengurusan Perniagaan.

3. Pilih Templat Dokumen untuk menetapkan akses terhadap templat yang tersedia kepada seluruh organisasi. Pilih Templat Dokumen Peribadi untuk templat yang dikongsi dengan pengguna individu.

4. Klik bulatan untuk melaraskan tahap akses.

Senarai dalam dokumen yang dicipta bukan dalam susunan yang sama seperti rekod

Senarai rekod yang dicipta daripada templat tersuai mungkin tidak muncul dalam susunan yang sama dalam dokumen Word seperti susunan dalam Dynamics 365. Rekod disenaraikan dalam susunan masa dan tarikh ia telah dicipta.

Lihat Juga

Analisis data anda dengan templat Excel