Opprett samarbeidsstyringsplanen

  • Artikkel

Det er alltid best å starte overgangen til Microsoft 365 med en klar visjon:

  • Hva er dine viktigste forretningsmål?

  • Hvordan vil verktøyene og funksjonene gi verdi til organisasjonen som helhet og for individuelle ansatte?

  • Hvordan vil du måle suksess?

En klar visjon uttalelse gir kritisk veiledning til den uunngåelige beslutningen avveininger du må gjøre i å tenke på din styringsplan. Graden av formalitet og dybden du trenger for å dokumentere styringsplanen, bør samsvare med resultatene du vil oppnå. Visjonen gir dermed et rammeverk for både kontekst og investering i styring.

Microsoft 365 oppretter nye paradigmer for teknologier for å støtte virksomheten. Disse nye paradigmene endrer måten disse teknologiene tas i bruk, forvaltes og styres på.

Microsoft 365-styring bør utfylle eksisterende policyer som styrer lokale miljøer. Men siden skyen gir nye muligheter til å støtte virksomheten, er det viktig å forstå disse mulighetene og tenke på en styringstilnærming som skaper en passende balanse mellom brukermål, forretningsrisiko og bransje- og forskriftsmessige krav.

Å tenke på styring først betyr å starte Microsoft 365-reisen med noen viktige beslutninger som er best egnet til å oppnå total suksess. Noen av disse beslutningene omfatter:

Det finnes ikke noe perfekt svar på disse spørsmålene – de riktige svarene er de som balanserer risiko og nytte for organisasjonen.

Hva betyr styring for Microsoft 365?

Styringsplanlegging for Microsoft 365 handler om å sørge for at du beskytter dine kritiske informasjonsressurser samtidig som du minimerer risikoen. Styring inkluderer flere viktige områder, som hver må planlegges, koordineres og tilpasses for å justere med endrede organisatoriske behov og utviklingen av teknologien.

  • Operational Assurance – holde plattformen i drift og sikre ytelse. Dette er i stor grad en IT-oppgave med det meste av arbeidet som leveres av Microsoft.

  • Information Assurance – administrering av innhold gjennom hele livssyklusen, behandling av informasjon som et aktivum, inkludert postbehandling, samsvar og sikkerhet. Informasjonssikring krever en forståelse av både forretningsmål og forskriftsmessige krav. Ideelt sett ønsker du å bruke automatiserte policyer som hindrer brukere i å gjøre feil eller advare dem i scenarioer der de må ta en informert beslutning. Der det ikke er mulig å håndheve etter policy, må du planlegge for utdanning og opplæring.

  • Outcomes Assurance – styring av bemyndigede nettsteds- eller teameiere i riktig retning for å oppnå forretningsresultater. Resultatsikring handler i stor grad om å gi veiledning til innholdsforfattere og nettsteds-, gruppe- og teameiere – slik at den riktige opplæringen er tilgjengelig for å sikre at de vet hvordan de kan gjøre gode valg for å få ønskede resultater innenfor generelle organisasjonsstandarder og -praksiser.

Styringsplanlegging bør komme først, men styring må være noe du kontinuerlig besøker igjen i en gjentakende prosess. Etter hvert som dataområdet endres over tid, bør du gå tilbake til styringsbeslutningene dine for å tilpasse deg endrede forretningsbehov og funksjonstilgjengelighet. Du kan oppleve at du trenger større tilsyn for å sikre samsvar. Du kan oppleve at du trenger mindre tilsyn for å oppmuntre til mer kreativ bruk av kjernefunksjoner. Du kan oppleve at roller og ansvarsområder må oppdateres for å gjenspeile endringer i løsningen eller endringer i hvordan brukere bruker forskjellige programmer.

En av de viktigste funksjonene i Microsoft 365 er for eksempel muligheten til enkelt å samarbeide med personer utenfor organisasjonen. Noen organisasjoner i enkelte bransjer velger å blokkere all ekstern deling. Andre aktiverer ekstern deling i bestemte scenarioer eller med bestemte organisasjoner. Det finnes ingen rett eller feil styringsavgjørelse når det gjelder ekstern deling – og det finnes mange ulike scenarioer der du kan aktivere forskjellige innstillinger i Microsoft 365 for å tillate deling i noen tilfeller og blokkere den i andre. Hvis du nettopp har begynt reisen fra et lokalt miljø til skyen, er det viktig å tenke på beslutninger om ekstern deling og forstå fordelene og risikoene som er knyttet til de ulike tilgjengelige alternativene.

Tenk på styring først

Investeringen din i Microsoft 365 er bare like god som verdien av innholdet og opplevelsene du aktiverer, så når du tenker på styring ved starten av reisen, sikrer du at du verken låser eller aktiverer for mye før du har hatt mulighet til å forstå og evaluere konsekvensene av hver beslutning. Det finnes flere «knapper og hjul» du kan levere inn Microsoft 365. En effektiv styringsplan er avgjørende for å oppnå forretningsmål – men styring handler om å balansere risiko med fordeler. Hvis vi låser alt, vil folk finne en måte å omgå reglene på hvis de trenger å gjøre det for å få arbeidet gjort.

Hvis du tenker på styring først, kan du:

  • Balanser risikoer og fordeler. Nøye gjennomgang av styringsbeslutninger tidlig i distribusjonen gjør det mulig for organisasjoner å forstå hele miljøet – forretningsmessige, forskriftsmessige, juridiske, samsvarsløsninger – og planlegge en løsning som optimaliserer for alle resultater – å balansere risikoer med fordeler – noen ganger godta risikoen og andre ganger, og velge å ikke godta risikoen. Hvis du tar informerte beslutninger på forhånd, får du bedre resultater uten spredning og uadministrert innhold.

  • Tilpasse seg ulike organisasjoner og ulike typer innhold og scenarioer. Styringsbeslutninger er unike beslutninger for hver organisasjon – én størrelse passer ikke for alle. Ikke bare har hver organisasjon ulike styringsbehov, men styringsbeslutninger er ofte ikke de samme for hver type innhold i Microsoft 365. Styring for gruppeinnhold kan for eksempel være forskjellig fra styring for intranettinnhold og fra individuelt innhold i OneDrive.

  • Juster etter forretningsprioriteter. Tiden for å begynne å tenke på styring er når du identifiserer de viktigste forretningsprioriteringene for løsningene du bygger i Microsoft 365. Disse viktige forretningsresultatene definerer konteksten for styringsplanlegging. Dette er viktig fordi forretningsmålene dine kan hjelpe deg med å definere hvor mye tid og energi du trenger for å investere i styring. Hvis det for eksempel ikke er veldig viktig å forbedre innholdsoppdagelse på tvers av organisasjonen, trenger du sannsynligvis ikke å bruke for mye tid på å håndheve eller planlegge navnekonvensjoner for filer. Hvis du derimot vil bidra til å redusere forekomster av flere versjoner av det samme dokumentet i ulike repositorier på tvers av virksomheten, må styringsbeslutningene dine ha prosesser og retningslinjer og opplæring for å sikre at innholdsforfattere forstår hvordan de navngir filer og følger veiledningen «én kopi av et dokument» for å sikre at innholdet legges ut på bare ett sted. Det betyr også at du trenger en prosess for å sikre at du ikke unødvendig oppretter mer enn ett nettsted eller gruppe for samme formål.

Hvordan skal vi kommunisere om styring?

Mange styringsbeslutninger kan implementeres ved å slå på eller av funksjoner i Microsoft 365. Dette kan bidra til å håndheve styringsstandardene dine, men det hjelper kanskje ikke personene i organisasjonen å forstå hva som er tilgjengelig for dem, og hvorfor (eller hvorfor ikke).

Tradisjonelt har styringsteam opprettet lange dokumenter som beskriver alle styringsbeslutninger. Dessverre ble de lange dokumentene sjelden lest , noe som betydde at styringskrav som er avhengige av at folk håndhever sjeldent fungerte. Prøv å unngå å opprette lange dokumenter som er rettet mot flere målgrupper når du tenker på hvordan du kommuniserer viktige styringsbeslutninger. Tenk i stedet på disse alternativene:

  • Bygg inn styringsbeslutninger direkte i løsningene du oppretter. Hvis du vil sikre at sensitiv informasjon er beskyttet i Microsoft 365, implementerer du følsomhetsetiketter for å sikre at brukerne ikke ved et uhell viser informasjon de ikke bør. Blokker programmene der du ikke kan gi riktig beskyttelse. Mer informasjon om følsomhetsetiketter.

  • Forsterke med trening. Tilpass løsninger som opplæringsveier for Microsoft 365 for å sikre at dine organisasjonsspesifikke forventninger forsterkes med opplæring fra Microsoft.

  • Lever som et område, ikke et dokument. Opprett ditt eget microsoft 365-innføringssenter på et kommunikasjonsområde i SharePoint for å sikre at innholdsforfattere og nettsteds- og gruppeeiere ikke bare forstår «hvordan», men også «hvordan bør». Opprett emnespesifikke sider som tar for seg ulike forretningsscenarioer for å gi både veiledning og anbefalt fremgangsmåte for bruk eller aktivering av ulike funksjoner i SharePoint og Teams og andre programmer for å oppnå forretningsresultater. Gjør disse sidene til en del av SharePoint-intranettet.

Hva er de viktigste suksessfaktorene?

Inkorporer disse viktige suksessfaktorene for å sikre vellykket styringsplanlegging for Microsoft 365.

Identifiser kjerneteamet for styring

Styring er en lagsport. Sørg for at planleggingsteamet for kjernestyring inkluderer representanter fra både bedrifter og IT. Teamet må sannsynligvis møtes oftere i begynnelsen av utrullingen, og deretter regelmessig for å se gjennom nye funksjoner og nye forretningsforventninger.

Arbeid gjennom viktige styringsbeslutninger, men ikke prøv å ta alle avgjørelser samtidig. Ta de kritiske avgjørelsene om klargjøring og navngivning og ekstern tilgang, og arbeid deretter gjennom de gjenværende beslutningene.

I tillegg til ekstern deling, diskutert tidligere, er en annen viktig beslutning for hver organisasjon hvordan du klargjør nettsteder og grupper. Vurder for eksempel følgende:

  • Fordi det er så enkelt for brukere å opprette Microsoft 365-grupper og -team, kan det være lurt å åpne gruppe- og teamopprettelse slik at IT ikke blir oversvømt med forespørsler om å opprette dem på vegne av andre personer. For å unngå spredning kan du opprette en egendefinert arbeidsflyt som sender en e-post med styring, opplæring og annen informasjon til gruppe- og teamopprettere. (For eksempel «Du har nettopp opprettet et nettsted/team, fellesskap osv. -- her er dine ansvarsområder og koblinger til opplæring...") På den annen side, avhengig av bedriften din, kan det være lurt å kontrollere hvem som har muligheten til å opprette grupper.

  • Hvis du vil kontrollere hvordan SharePoint-områder opprettes, kan du skjule koblingen Opprett område på SharePoint-startsiden. Opprett et egendefinert skjema, eller opprett en egendefinert nettstedsutforming og et nettstedsskript for å automatisere klargjøring av nye moderne SharePoint-nettsteder ved hjelp av en forhåndsdefinert nettstedsstruktur som kan inkludere koblinger til anbefalte fremgangsmåter for styring og opplæring.

Justere beslutninger etter forretningsmål

Mål for forretningsresultater bør være den primære driveren for styringsbeslutningene dine:

  • Forstå de forskriftsmessige kravene som påvirker organisasjonen. Noen av de viktigste beslutningene og implementeringskravene må kanskje justeres til miljøet der du opererer.

  • Prøv å ikke bli fanget i "Det er det vi alltid har gjort." Skyen og økende globalisering av mange organisasjoner introduserer nye muligheter. Utfordre antagelser hvis de ikke samsvarer med forretningsmål. Kan du slappe av reglene for noen scenarier eller for noen mennesker? Kan du få det samme forretningsresultatet ved hjelp av funksjonene i Microsoft 365 i stedet for å blokkere en aktivitet helt?

  • Hvis du låser alt, finner folk en løsning. Prøv å forstå de viktigste forretningsscenarioene brukerne ønsker å aktivere og gi retningslinjer og opplæring etter behov.

  • Vurder å innlemme aktiviteter for å se gjennom viktige nettsteder og aktiviteter for å sikre at nettsteds- og gruppeeiere følger styringsveiledningen din.

Definer roller og ansvarsområder

I tillegg til styringsteamet er det flere andre viktige roller eller team som kan bidra til å posisjonere organisasjonen for suksess med Microsoft 365. Noen roller kan kombineres eller fylles av samme person, og andre passer kanskje ikke for alle organisasjoner. De fleste organisasjoner har en executive sponsor for Microsoft 365 som helhet, og noen har også en styringskomité eller et team enten for Microsoft 365 som helhet eller bare for intranettet. Mer informasjon om de omfattende administratorrollene og tillatelsene som er tilgjengelige i Microsoft 365.

Gå tilbake etter hvert som forretnings- og teknologiendringer

Styring for Microsoft 365 er ikke «én gang og ferdig». Ha en plan for å holde oversikt over hva som endres i Microsoft 365, og tilpass styringsretningslinjene dine om nødvendig. (Dette er en viktig grunn til at oppretting av et langt styringsdokument ikke er en god idé. Bedrifter og teknologier endres. Det er enkelt å oppdatere en nettside. Det er mye vanskeligere å oppdatere og distribuere et dokument på nytt.)

Ha en strategi for å kommunisere styringspolicyer og retningslinjer

Til syvende og sist avhenger suksessen til styringsplanleggingen av hvor godt du har formidlet forventninger til medlemmene i organisasjonen. I tillegg til forslagene som er beskrevet tidligere, bør du vurdere følgende:

  • Kan du innlemme «hvordan bør» du bruke «hvordan»-opplæringen? Kan du med andre ord opprette et «brukerressurssenter» for Microsoft 365 der du kan gi ressurser og opplæring for å gi veiledning og opplæring som hjelper brukere med å ta i bruk Microsoft 365 på en effektiv måte? Det beste styringsinnholdet gir veiledning som hjelper alle brukere med å ta i bruk og få mest mulig ut av Microsoft 365.

  • Bør du opprette en sertifisering og sertifisering på nytt for område- og teameiere?

  • Kan du opprette et Microsoft 365 Champions-program for organisasjonen? Vurder å bli med i det verdensomspennende Microsoft 365 Champions-programmet for å få ideer og tilnærminger til ditt eget mesterprogram og for å få kontakt med likesinnede mennesker og tankeledere innenfra og rundt Microsoft.

Anbefalinger for planlegging av samarbeidsstyring

Styring i Microsoft Cloud Adoption Framework for Azure

Oversikt over SharePoint-styring

Planlegg organisasjons- og livssyklusstyring for gruppetjenester

Filsamarbeid i SharePoint med Microsoft 365