Behandle vedlegg, koblinger og notater på kort og dokumenter

På de fleste listesider, kort og dokumenter kan du legge ved filer, legge til koblinger og skrive merknader på fanen Vedlegg i ruten Faktaboks. Nummeret bak fanetittelen angir hvor mange vedlagte filer, koblinger eller merknader som finnes for kortet eller dokumentet.

På hurtigfanen Linjer kan du også bruke handlingen Vedlegg til å knytte dokumenter til en bestemt linje. Det kan for eksempel hende at du vil knytte utformingsspesifikasjonene til en vare på en kjøpsfaktura.

Vedlegg, koblinger og notater forblir tilknyttet kortet eller dokumentet mens det behandles i andre tilstander. Det kan for eksempel være fra en pågående ordre til en bokført salgsfaktura. Ingen av vedleggstypene blir imidlertid skrevet ut fra systemet, for eksempel ved utskrift eller lagring til en fil.

Du kan også legge til vedlegg i e-postmeldingene du sender fra Business Central. Når du sender en e-postmelding direkte fra et dokument, for eksempel et tilbud, lar handlingen Legg til fil fra kildedokument deg velge filer som er knyttet til det. Du kan bare velge filer som er knyttet til dokumentet. Du kan ikke velge filer som er knyttet til linjer.

Obs!

Når du delvis sender og fakturerer en salgsordre eller bestilling, blir vedlegget bare knyttet til den endelige fakturaen for ordren. Når du på samme måte fakturerer ved hjelp av periodisering, knyttes vedlegget til finanspostene for bilaget, men ikke for periodiseringspostene.

Hvis du sletter en ordre før den faktureres, fjernes også vedlegget.

Når du bruker handlingen Hent mottakslinjer på en kjøpsfaktura, blir vedlegget på den relaterte bestillingen lagt til i kjøpsfakturaen.

Knytte en fil til en kjøpsfaktura

Du kan legge ved alle typer filer, som tekst, bilder eller videofiler, i et kort, et dokument eller en linje i et dokument. Dette er for eksempel nyttig når du vil lagre fakturaen for en leverandør som en PDF-fil på den relaterte kjøpsfakturaen i Business Central.

Obs!

Filer som er knyttet til funksjonen for innkommende dokumenter, tas ikke med i fanen Vedlegg. Se Innkommende dokumenter for mer informasjon. Dette gjelder filer som er knyttet til linjer i dokumenter.

Følgende fremgangsmåte er basert på en kjøpsfaktura. Trinnene er lignende for alle andre støttede dokumenter og kort.

Tips

Hvis vedlegget er spesifikt for en linje i et dokument, kan du knytte det til linjen. Velg linjen og velg deretter handlingen Vedlegg.

1. Velg ikonet og angi Kjøpsfakturaer, og velg deretter den relaterte koblingen.

2. Åpne kjøpsfakturaen som du vil legge til en fil i.

3. Åpne fanen Vedlegg i ruten Faktaboks.

4. Velg verdien bak feltet Dokumenter, for eksempel 0.

5. På siden Vedlagte dokumenter, i feltet Vedlegg.

6. I dialogboksen Tilknytt et dokument gjør du ett av følgende for å legge ved en fil:

   • Dra filen fra filutforsker på enheten til dialogboksen.
   • Velg koblingen Klikk her for å bla gjennom, finn filen og klikk deretter på Åpne-knappen.

Filen er nå knyttet til kjøpsfakturaen.

Slik ser du en vedlagt fil

1. Åpne fanen Vedlegg i faktaboksen.
2. Velg verdien bak feltet Dokumenter, for eksempel 1.
3. På siden Vedlagte dokumenter velger du handlingen Forhåndsvis.
4. Åpne den nedlastede filen.

Slik lagrer du et dokument som et PDF-vedlegg

Når du skal lagre et dokument som en fil, kan du bruke handlingen Legg ved som PDF til å lagre gjeldende dokumentinnhold som en PDF-fil som er knyttet til faktaboksen for dokumentet. Dette er for eksempel nyttig når dokumenter følger flere trinn i en prosess, for eksempel en salgsprosess eller en godkjenningsarbeidsflyt, og du vil referere til en utskrift av forrige trinn.

Følgende fremgangsmåte er basert på en ordre. Trinnene er de samme for alle støttede dokumenter.

1. Velg ikonet og skriv inn Ordrer, og velg deretter den relaterte koblingen.
2. Velg en ordre, og velg deretter handlingen Legg ved som PDF.

En PDF-fil med gjeldende ordreinnhold legges til i fanen Vedlegg i faktaboksen.

Legge til en kobling fra varekortet

Du kan legge til en kobling fra et kort eller et dokument i en hvilken som helst URL-adresse. Dette er nyttig når du for eksempel vil knytte et varekort til leverandørens varekatalog.

Følgende fremgangsmåte er basert på et varekort. Trinnene er lignende for alle andre støttede kort og dokumenter.

1. Velg ikonet og angi Varer og velg den relaterte koblingen.

2. Velg varen du vil legge til en kobling fra, og velg deretter kategorien Vedlegg i faktaboksen.

3. I Koblinger velger du +-ikonet.

4. I vinduet Koblingsadresse angir du koblingen.

   Koblingen må være en gyldig URL-adresse for Internett eller intranett.

5. I Beskrivelse-feltet angir du informasjon om koblingen.

6. Velg OK-knappen.

Koblingen er nå knyttet til varekortet.

Skrive en merknad på en ordre

Du kan skrive et notat på et dokument eller kort, for eksempel for å formidle spesielle instruksjoner til andre brukere av dokumentet eller kortet. Du kan inkludere filkoblinger og URL-adresser i notater.

Obs!

Merknader i kategorien Vedlegg er ikke knyttet til interne notatfunksjoner, som hovedsakelig brukes til å kommunisere mellom arbeidsflytbrukere. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere arbeidsflytvarsler.

Følgende fremgangsmåte er basert på en ordre. Trinnene er lignende for alle andre støttede dokumenter og kort.

1. Velg ikonet og skriv inn Ordrer, og velg deretter den relaterte koblingen.
2. Velg ordren du vil skrive en merknad på, og velg deretter kategorien Vedlegg i faktaboksen.
3. I delen Merknader velger du +-ikonet.
4. I Merknad-feltet skriver du hva som helst, for eksempel "Dette er en hasteordre".
5. Velg OK-knappen.

Merknaden er nå knyttet til ordren.

Se også

Arbeid med Business Central
Inngående dokumenter
Konfigurer arbeidsflytvarsler

Finn nettlæringsmoduler for Business Central her