Inngående dokumenter
Eksterne forretningsdokumenter kan komme til selskapet ditt som et e-postvedlegg eller en kopi som du skanner til fil. Dette scenarioet er vanlig for kjøp, hvor slike innkommende dokumentfiler representerer kvitteringer for utgifter eller små innkjøp.
På siden Inngående dokumenter kan du bruke forskjellige funksjoner til å se gjennom utgiftskvitteringer, behandle OCR-oppgaver og konvertere inngående dokumentfiler, manuelt eller automatisk, til de aktuelle dokumentene eller kladdelinjene. De eksterne filene kan tilknyttes på et hvilket som helst tidspunkt i prosessen, inkludert bokførte dokumenter og resulterende leverandør, kunde- og finansposter.
Bruksscenario
Du kan registrere filer eller papirkopier som er mottatt fra handelspartnerne, i Business Central og opprette en dokumentpost. Det kan for eksempel være en kjøps- eller salgsfaktura, en kreditnota eller en kladdelinje.
Last opp de mottatte filene, eller bruk enhetskameraet til å ta et bilde – og opprett poster som skal representere de eksterne dokumentene. Med PDF- eller bildefiler kan du eventuelt få en ekstern OCR-tjeneste (optisk tegngjenkjenning) til å generere elektroniske dokumenter som deretter kan konverteres til poster i Business Central.
Merk
OCR-funksjonen tilbys av eksterne leverandører. Velg en tjenestepakke som passer for organisasjonen eller landet/området. Finn tjenester som er kompatible med Business Central og detaljer om tilgjengelige funksjoner ved AppSource.microsoft.com.
Når du for eksempel mottar en faktura i PDF-format fra leverandøren, kan du sende den til OCR-tjenesten fra siden Inngående dokumenter. Noen OCR-leverandører har også muligheten til å behandle filer videresendt til en egen e-postadresse, som deretter oppretter en relatert, innkommende dokumentpost automatisk. Etter noen sekunder vil du motta filen tilbake fra OCR-tjenesten som en elektronisk faktura som kan konverteres til en kjøpsfaktura for leverandøren.
Tips
Opprett innkommende dokumentposter i Business Central direkte fra e-poster sendt av leverandører ved hjelp av Outlook-tillegget. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bruk Business Central som innboks for virksomheten i Outlook.
Funksjoner for innkommende dokument
Prosessen for inngående dokumenter kan bestå av følgende hovedaktiviteter:
- Registrer de eksterne dokumentene i Business Central ved å opprette linjer på siden Inngående dokumenter på følgende måter:
- Manuelt, fra en PC eller en mobilenhet, på en av følgende måter:
- Bruk Opprett fra fil-knappen, last opp en fil, og fyll deretter ut aktuelle felter på siden Innkommende dokument.
- Bruk Ny-knappen, og fyll deretter ut aktuelle felter på siden Innkommende dokument, og legg manuelt ved den relaterte filen.
- Fra et nettverk eller en telefon kan du bruke Opprett fra kamera-knappen til å opprette en ny innkommende dokumentpost ved å bruke enhetens innebygde kamera.
- Automatisk, ved å motta dokumentet fra OCR-tjenesten som et elektronisk dokument etter at du har lastet opp eller sendt den relaterte PDF- eller bildefilen til en OCR-tjeneste. Hurtigfanen Økonomisk informasjon fylles ut automatisk på siden Inngående dokument.
- Manuelt, fra en PC eller en mobilenhet, på en av følgende måter:
- Bruk en ekstern tegngjenkjenningstjeneste til å konvertere PDF- eller bildefiler til elektroniske dokumenter som kan konverteres til dokumentposter i Business Central.
- Opprett nye dokumenter eller finanskladdelinje for inngående dokumentposter ved å skrive inn informasjonen mens du leser den fra inngående dokumentfiler.
- Knytte inngående dokumentfiler til salgs- og kjøpsdokumenter med en hvilken som helst status, inkludert til leverandør, kunde- og finansposter som resultat av bokføring.
- Vise innkommende dokumentposter og tilhørende vedlegg fra alle kjøps- og salgsdokument eller oppføringer, eller søke etter alle finansposter uten innkommende dokumentposter fra siden Kontoplan.
Merk
Filer som er lagt ved kort og dokumenter i kategorien Vedlegg, er ikke inkludert på siden Inngående dokumenter . Se Behandle vedlegg, koblinger og merknader på kort og dokumenter hvis du vil ha mer informasjon.
| Til | Se |
|---|---|
| Definere funksjonen for innkommende dokumenter og OCR-tjenesten. | Definere innkommende dokumenter |
| Opprett poster for inngående dokument manuelt eller automatisk ved for eksempel å ta et bilde av en papirkvittering. | Opprette poster for inngående dokument |
| Bruk for eksempel en tegngjenkjenningstjeneste til å gjøre om PDF- og bildefiler til elektroniske dokumenter som kan konverteres til kjøpsfakturaer i Business Central. Lære opp OCR-tjenesten for å unngå feil i neste gang den behandler liknende data. | Bruk OCR til å konvertere PDF- og bildefiler til elektroniske dokumenter |
| Tilknytte eller fjerne inngående dokumentposter for alle ikke-bokførte salgs- eller kjøpsdokumenter og til en hvilken som helst kunde, leverandør eller finanspost fra dokumentet eller posten. | Opprette inngående dokumentposter direkte fra dokumenter og oppføringer |
| Fra sidene Kontoplan og Finansposter bruker du søkefunksjonen til å finne finansposter for bokførte dokumenter som ikke har innkommende dokumentposter, og deretter sentralt koble eksisterende poster eller opprette nye med vedlagte dokumentfiler. | Søke etter bokførte dokumenter uten inngående dokumentposter |
| Få en bedre oversikt ved å sette inngående dokumentposter til Behandlet for å fjerne dem fra standardvisningen. | Behandle mange inngående dokumentposter |
Se også
Kjøpe
Redigere bokførte dokumenter
Utveksle data elektronisk
Business Central og OneDrive for forretningsintegrering
Bruke Business Central som innboks for virksomheten i Outlook
Sende dokumenter og e-post
Arbeide med Business Central