Oversikt over arbeid med forretningsprosessflyter

Dette emnet gjelder for Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Hvis du er en online-bruker, kan du se Oversikt over forretningsprosessflyter i Power Automate-dokumentasjonen.

Du kan sikre at brukere skriver inn data konsekvent og følger de samme trinnene hver gang de arbeider med en kunde, ved å opprette en forretningsprosessflyt. Du kan for eksempel opprette en forretningsprosessflyt hvis du vil at alle skal behandle kundeforespørsler på samme måte, eller krever at ansatte får godkjenning for en faktura før de sender en ordre. Forretningsprosessflyter bruker samme underliggende teknologi som andre prosesser, men mulighetene som de gir er svært forskjellige fra andre funksjoner som bruker prosesser. Hvis du vil vite hvordan du oppretter eller redigerer en forretningsprosessflyt, kan du se Opprette en forretningsprosessflyt.

Se en kort video (4:49) om forretningsprosessflyter.

Hvorfor bruke forretningsprosessflyter?

Forretningsprosessflyter gir en veiledning til brukere for å få arbeidet gjort. De gir en strømlinjeformet brukeropplevelse som fører brukere gjennom prosessene som organisasjonen har definert for samhandlinger som må ha et resultat. Denne brukeropplevelsen kan skreddersys slik at brukere med ulike sikkerhetsroller, kan ha en opplevelse som best passer arbeidet de utfører.

Bruk forretningsprosessflyter til å definere et sett med trinn som brukere skal følge for å lede dem til et ønsket resultat. Disse trinnene gir en visuell indikator som angir for brukerne hvor de er i forretningsprosessen. Forretningsprosessflyter reduserer behovet for opplæring fordi nye brukere ikke behøver å fokusere på hvilken enhet de skal bruke. De kan la prosessen veilede dem. Du kan konfigurere forretningsprosessflyter til å støtte vanlige metoder for salg som kan hjelpe salgsgruppene med å oppnå bedre resultater. Forretningsprosessflyter kan hjelpe nyansatte i servicegrupper til å bli hurtigere oppdaterte og unngå feil som kan føre til misfornøyde kunder.

Hva kan forretningsprosessflyter gjøre?

En forretningsprosessflyt er representert som en egendefinert enhet og en forekomst av en prosess som er lagret som en oppføring i enheten. Hver oppføring som er knyttet til en oppføring for data (for eksempel en forretningsforbindelse, kontaktperson, kundeemne eller salgsmulighet) og, i tilfelle prosesser på tvers av enheten, med en dataoppføring for hver enhet som deltar.

Med forretningsprosessflyter kan du definere et sett med faser og trinn som deretter vises i en kontroll øverst i skjemaet.

Hver fase inneholder en gruppe med trinn. Hvert trinn representerer et felt der data kan angis. Personer går videre til neste fase ved hjelp av Neste fase-knappen. Du kan gjøre et trinn nødvendig slik at brukere må angi data for det tilsvarende feltet før de kan fortsette til neste fase. Dette kalles vanligvis "faseledelse".

Forretningsprosessflyter er ganske enkle sammenlignet med andre typer prosesser fordi de ikke inneholder betinget forretningslogikk eller automatisering utover det å gi en strømlinjeformet opplevelse for dataregistrering og styre registreringen inn i faser. Når du kombinerer dem med andre prosesser og tilpassinger, kan de imidlertid spille en viktig rolle for å spare tid for brukere, redusere opplæringskostnadene og øke brukervennligheten.

Det finnes en rekke forretningsprosessflyter som er klare til bruk. Mer informasjon: Legge til forretningsprosesser som er klare til bruk.

Forretningsprosessflyter integrert med andre tilpassinger

Når du eller brukere angir inn data ved hjelp av forretningsprosessflyter , brukes dataendringene også for skjemafelt, slik at all automatisering som leveres av forretningsregler eller skjemaskript kan brukes umiddelbart. Det kan legges til trinn som angir verdier for felt som ikke finnes i skjemaet, og disse feltene legges til i Klient-API-objektmodellen som brukes for skjemaskript. Alle arbeidsflyter som startes av endringer i felt i en forretningsprosessflyt vil bli brukt når dataene i skjemaet blir lagret. Hvis automatisering brukes av en sanntidsarbeidsflyt, blir endringene umiddelbart synlig for brukeren når dataene i skjemaet oppdateres når oppføringen er lagret.

Selv om kontrollen for forretningsprosessflyt i skjemaet ikke inneholder noen direkte programmerbarhet på klientsiden, blir endringer som brukes av forretningsregler eller skjemaskript, automatisk brukt på kontroller for forretningsprosessflyter. Hvis du skjuler et felt i et skjema, vil dette feltet også bli skjult i kontrollen for forretningsprosessflyt. Hvis du angir en verdi ved hjelp av forretningsregler eller skjemaskript, vil denne verdien angis i forretningsprosessflyten.

Samtidige prosessflyter

Samtidige forretningsprosessflyter lar tilpassere konfigurere flere forretningsprosesser og knytte dem til den samme startoppføringen. Brukere kan bytte mellom flere forretningsprosesser som kjører samtidig, og fortsette arbeidet i fasen i prosessen som de var i.

Forretningsprosessflyter for systemet

Omfatter følgende forretningsprosessflyter. Hvis du vil forstå hvordan forretningsprosessflyter fungerer, kan du se disse forretningsprosessflytene:

• Salgsprosess for emne til salgsmulighet

• Salgsprosess for salgsmulighet

• Prosess for telefon til sak

Flere enheter i forretningsprosessflyter

Du kan bruke en forretningsprosessflyt for én enkelt enhet eller flere enheter. Du har for eksempel ha en prosess som begynner med en salgsmulighet, fortsetter til et tilbud, en ordre, og deretter en faktura, før den til slutt går tilbake for å avslutte salgsmuligheten.

Du kan utforme forretningsprosessflyter som binder sammen oppføringene for opptil fem ulike enheter i én prosess, slik at brukere som bruker appen kan fokusere på prosessflyten i stedet for enheten de arbeider på. De kan enklere navigere mellom oppføringer i relaterte enhetsoppføringer.

Flere forretningsprosessflyter er tilgjengelige per enhet

Ikke alle brukere i en organisasjon følger den samme prosessen, og ulike forhold kan kreve at det brukes en annen prosess. Du kan ha opptil ti aktive forretningsprosessflyter per enhet for å ha riktige prosesser for forskjellige situasjoner.

Styre hvilken forretningsprosessflyt som skal brukes

Du kan knytte forretningsprosessflyter til sikkerhetsroller, slik at bare brukere med disse sikkerhetsrollene kan se eller bruke dem. Du kan også angi rekkefølgen for forretningsprosessflytene, slik at du kan styre hvilken forretningsprosessflyt som angis som standard. Hvis du vil angi forretningsprosessflytordre, åpner du en forretningsprosessflyt i utformingsverktøyet og velger Ordreprosessflyt på kommandolinjen. Velg pil opp og pil ned for å flytte forretningsprosessflytene i den rekkefølgen du ønsker.

Når noen oppretter en ny enhetsoppføring, filtreres listen med tilgjengelige aktive forretningsprosessdefinisjoner etter brukerens sikkerhetsrolle. Den første aktiverte forretningsprosessdefinisjonen som er tilgjengelig for brukerens sikkerhetsrolle i henhold til prosessordrelisten, er den som brukes som standard. Hvis det finnes mer enn én aktiv forretningsprosessdefinisjon, kan brukere laste inn en annen fra dialogboksen Bytt prosess. Når prosesser byttes, kommer den som for øyeblikket gjengis, i bakgrunnen, og erstattes med den valgte, men den beholder tilstanden og kan byttes tilbake. Hver oppføring kan ha flere prosessforekomster tilknyttet (hver for en annen forretningsprosessflytdefinisjon, opptil 10 totalt). Ved skjemainnlasting kan bare én forretningsprosessflyt gjengis. Når en bruker bruker en annen prosess, kan denne prosessen kanskje bare lastes inn som standard for denne bestemte brukeren.

For å sikre at en forretningsprosess lastes inn som standard for alle brukere (virkemåte tilsvarer å "feste" prosessen), kan det legges til et egendefinert klient-API-skript (webressurs) ved skjemainnlastingen, som laster inn en eksisterende forretningsprosessforekomst basert på ID-en til forretningsprosessdefinisjonen.

Forretningsprosessflytrettigheter

Hver definisjon for forretningsenhetprosessflyt som er representert som en egendefinert enhet, leveres med et eget sett med rettigheter som kan redigeres i en sikkerhetsrolle, akkurat som andre systemer eller egendefinerte enheter. Du kan angi rettighetene i Forretningsprosessflyter-kategorien for en sikkerhetsrolle.

Du kan tilordne følgende rettigheter på en forretningsprosessflyt:

• Opprette: Tillater oppretting av en forekomst av forretningsprosessflyten, som er gjort samtidig ved å opprette en ny oppføring.
• Lese: Gjør det mulig å vise forretningsprosessflyten på en opprettet oppføring.
• Skrive: Tillater oppdatering av forretningsprosessflyten. For eksempel endre tilstand og navigasjon.
• Slette: Tillater sletting av en forekomst, for eksempel når en oppføring blir slettet.
• Tilføye: Tillater navigering på tvers av enheten fra en enhet. For eksempel kundeemne-enheten i Kundeemne til salgsmulighetprosess-forretningsprosessflyten.
• Tilføye i: Tillater navigering på tvers av enheten til en enhet. For eksempel salgsmulighetenheten i Kundeemne til prosesser for salgsmulighet-forretningsprosessflyten.

Merk

Sikkerhetsrollene Systemansvarlig og Systemtilpasser har tilgang til alle forretningsprosessflyter som standard.

Hensyn for forretningsprosessflyt

Du kan definere forretningsprosessflyter bare for enhetene som støtter dem. Du må også oppmerksom på grensene for antall prosesser, faser og trinn som kan legges til.

Forretningsprosessflyter som kaller en arbeidsflyt

Nå kan du kalle de behovsbetingede arbeidsflytene fra en forretningsprosessflyt. Du kan konfigurere dette fra nye forretningsprosessflytutformingen ved å dra en arbeidsflytkomponent til et prosesstrinn eller delen for globale arbeidsflyter. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker arbeidsflyter i forretningsprosessflyter, kan du se Blogg: Automatisering av forretningsprosessflyt i Dynamics 365 for Customer Engagement.

Når du inkluderer en arbeidsflyt som du vil utløse i faseavslutningen av et fase i forretningsprosessflyten, og denne fasen er den siste fasen i flyten, gir utformingen deg inntrykk av at arbeidsflyten utløses når denne fasen er fullført. Arbeidsflyten utløses imidlertid ikke fordi en faseovergang ikke finner sted. Du vil ikke motta en advarsel eller en feilmelding som hindrer deg i å inkludere arbeidsflyten i fasen. Når en bruker samhandler med forretningsprosessflyten, resulterer ikke fullføring eller opphevelse av prosessen i en faseovergang, og derfor utløses ikke arbeidsflyten. Tenk deg følgende eksempler:

• Du oppretter en forretningsprosessflyt med to faser, S1 kobles til S2, med en arbeidsflyt på fase S2, og angir utløseren til Faseavslutning.

• Du oppretter en forretningsprosessflyt med tre faser, S1 kobles til S2, og deretter forgrener S2 seg til S3. Du inkluderer en arbeidsflyt på S2 og angir utløseren til Faseavslutning.

  Arbeidsflyten vil ikke utløses uansett. Hvis du vil omgå dette problemet, kan du legge til en global arbeidsflyt og legge til arbeidsflyten du vil utløse, slik at arbeidsflyten utløses for forretningsprosessen i stedet for en fase i prosessen. Du kan angi utløseren for en global arbeidsflyt til Prosessen er forkastet eller Prosessen er fullført for å utløse arbeidsflyten når en bruker forkaster eller fullfører forretningsprosessen.

Enheter som kan bruke forretningsprosessflyter

Bare enheter som bruker de oppdaterte skjemaene kan bruke forretningsprosessflyter. Dette omfatter egendefinerte enheter og følgende systemenheter:

• Forretningsforbindelse

• Avtale

• Kampanje

• Kampanjeaktivitet

• Kampanjesvar

• Konkurrent

• Kontakt

• E-post

• Rettighet

• Telefaks

• Sak

• Faktura

• Kundeemne

• Brev

• Markedsføringsliste

• Salgsmulighet

• Telefonsamtale

• Produkt

• Prislisteelement

• Tilbud

• Regelmessig avtale

• Salgsmateriell

• Sosial aktivitet

• Rekkefølge

• Bruker

• Oppgave

• Team

  Hvis du vil bruke en egendefinert enhet for forretningsprosessflyter, kan du merke av for Forretningsprosessflyt (felt vil bli opprettet) i enhetsdefinisjonen. Vær oppmerksom på at du ikke kan angre denne handlingen.

Merk

Hvis du navigerer til fasen for forretningsprosessflyt som inneholder Social Activity-enheten, og velger Neste fase-knappen, ser du Opprett-alternativet. Når du velger Opprett, blir skjemaet for sosial aktivitet lastet inn. Men fordi Social Activity ikke er gyldig for Create fra appens brukergrensesnitt, kan du ikke lagre skjemaet, og du vil se feilmeldingen: "Uventet feil".

Maksimalt antall prosesser, faser og trinn

For å sikre akseptabel ytelse og brukervennlighet for brukergrensesnittet, er det noen begrensninger må du være oppmerksom på når du planlegger å bruke forretningsprosessflyter:

• Det kan ikke være flere enn ti aktivert prosesser for forretningsprosessflyter per enhet.

• Hver prosess kan ikke inneholde flere enn 30 faser.

• Prosesser med flere enheter kan ikke inneholde flere enn fem enheter.

Tilpassingsstøtte for forretningsprosessflytenhet

Enheter for forretningsprosessflyt vises i systemet slik at enhetsoppføringsdata kan gjøres tilgjengelig i rutenett, visninger, diagrammer og instrumentbord.

Bruke forretningsprosessflytenhetsoppføringer med rutenett, visninger, diagrammer og instrumentbord

Med forretningsprosessflyter tilgjengelige som en enhet kan du nå bruke avanserte søk, visninger, diagrammer og instrumentbord som stammer fra forretningsprosessflytdata for en gitt enhet, for eksempel et kundeemne eller en salgsmulighet. Systemansvarlige og tilpassere kan opprette egendefinerte forretningsprosessflytrutenett, -visninger, -diagrammer og -instrumentbord lik dem som opprettes med andre enheter.

Forretningsprosessflyter, for eksempel Salgsprosess for kundeemne til salgsmulighet, vises som en tilpassbar enhet i Løsningsutforsker.

Slik får du tilgang til en standard forretningsprosessflytvisning: utvid Enheter> utvid ønskelig prosess, for eksempel Salgsprosess for kundeemne til salgsmulighet, velg Visninger, og velg deretter visningen du vil bruke.

Flere standardvisninger er tilgjengelige som du kan vise som diagram, for eksempel Aktiv salgsprosess for salgsmulighet-visningen.

Begrensninger ved bruk av enheter for forretningsprosessflyt

For øyeblikket kan du ikke opprette egendefinerte skjemaer for enheter basert på en forretningsprosessflyt.

Se også

Se en kort video (4:49) om forretningsprosessflyter
Legge til forretningsprosesser som er klare til bruk
Opprette en forretningsprosessflyt
Forbedre forretningsprosessflyter med forgrening
Teknisk dokument: Aktivering av prosesser i Dynamics 365 for Customer Engagement
Opprette egendefinert forretningslogikk via prosesser
Arbeidsflytprosesser
Oversikt over handlinger