Finansmerker

Etter at transaksjoner er postert, er det vanlig at organisasjoner krever innsyn i underfinansdata, slik at regnskapsoppføringene som genereres fra disse transaksjonene, kan analyseres. I dag bruker organisasjoner felter som dokumentnummer, beskrivelse eller finansdimensjoner for å spore underfinansdata i hovedboken, fordi det er vanskelig å bruke datamodellen på underfinansdataene. Typene underfinansdata som ofte spores, inkluderer salgsordre- eller bestillingsnumre, leverandør- eller kundenavn, betalingsreferanser, fakturanumre eller referansenumre fra eksterne transaksjoner som importeres til Microsoft Dynamics 365 Finance. I tillegg til å bli brukt til analyser brukes underfinansdataene til prosesser som hovedbokoppgjør.

Funksjonen Finansmerker (tagger) eliminerer behovet for å bruke dokumentnumre, beskrivelser eller finansdimensjoner ved å la en organisasjon opprette og angi opptil 20 brukerdefinerte felter på transaksjoner. Disse feltene lagres deretter i regnskapsoppføringene som opprettes for transaksjonene. Merkeverdier lagres ikke i noen underfinanstabeller, som for eksempel Kundetransaksjoner eller Leverandørtransaksjoner.

Merker ble innført i 10.0.32-utgivelsen av Dynamics 365 Finance. I hver nye utgivelse vil merker implementeres i flere journaler, dokumenter og prosesser. I 10.0.37-versjonen fikk følgende journaler og transaksjoner støtte for tagger:

• Økonomijournal

• Global generell journal

• Fordelingsjournal

• Anleggsmiddeljournal

• Alle leiejournaler for aktiva

• Periodisk journal

• Justeringsjournal for rapporteringsvaluta

• Kundebetalingsjournal

• Leverandørbetalingsjournal

• Fakturajournal (leverandør)

• Global fakturajournal (leverandør)

• Fakturaregister

• Salgsordredokumenter (salgsordre, følgeseddel og kundefaktura)

  Merknad

  For å gjøre støtte for merker tilgjengelig på salgsordredokumenter, aktiver funksjonen Aktiver finansmerker for salgsordrefakturering i funksjonsadministrasjon.

Konfigurasjon

For å bruke funksjonaliteten må du aktivere funksjonen Finansmerker i arbeidsområdet Funksjonsbehandling. Funksjonen kan deaktiveres når som helst. Hvis funksjonen er aktivert, men deaktiveres senere, vil alle verdier som ble angitt for finansmerker i transaksjoner, opprettholdes i databasen. De vil imidlertid ikke lenger være synlige i noen transaksjoner eller i forespørsler i Dynamics 365 Finance.

Opplevelsen av å angi merker i transaksjoner ligner opplevelsen av å angi en finanskonto ved å bruke finansdimensjoner. Merker bruker ikke samme kontroll som en finanskonto, men de krever fortsatt et skilletegn mellom kodeverdiene. Du må definere skilletegnet for merker før du definerer finansmerker. På siden Parametere for økonomimodul velger du Finansmerker og angir skilletegnet. Skilletegnet som du angir, må ikke brukes i merkeverdier som legges inn på transaksjoner. Hvis du for eksempel definerer en bindestrek (-) som skilletegnet, kan ikke kundenavnet som er angitt som merkeverdi, inneholde en bindestrek. Skilletegnet kan ikke endres etter at det er definert.

Når funksjonen er aktivert, kan hver juridiske enhet definere opptil 20 finansmerker. Merker er spesifikke for den juridiske enheten. Du kan bruke enhetene Finansmerkekonfigurasjon og Egendefinert listeverdi for finansmerker for å importere merkene for hver juridiske enhet. Derfor kan du raskt og enkelt definere det samme første oppsettet i flere juridiske enheter.

Oppretting av finansmerker

Merk deg følgende punkter før du oppretter finansmerker:

• Vurder om dataene skal spores som en finansdimensjon eller et finansmerke. Finansmerker er et alternativ til finansdimensjoner, spesielt når du sporer verdier som har liten eller ingen gjenbrukbarhet, for eksempel salgsordrenumre eller bestillingsnumre. For mer informasjon om forskjellene mellom finansmerker og finansdimensjoner, se Forskjeller mellom finansmerker og finansdimensjoner.
• Etter at et finansmerke er opprettet, kan det deaktiveres, men ikke slettes. Denne begrensningen bidrar til å sikre at merkeverdiene forblir tilgjengelige for rapportering av posterte hovedbokoppføringer. Finansmerker kan enkelt aktiveres og deaktiveres når som helst.
• Etiketten til hvert finansmerke kan endres når som helst, selv etter at transaksjoner er postert.
• Hvis ingen transaksjoner er postert for et spesifikt finansmerke, vil en endring av merkets etikett ikke ha noen innvirkning. Denne atferden er nyttig når du må endre formålet for et merke, slik at du kan spore andre data.
• Hvis transaksjoner er postert for et bestemt finansmerke, endres ikke merkeverdiene. Hvis merkets etikett opprinnelig var "Bestillingsnummer", men den senere endres til "Salgordrenummer", vil regnskapspostene som ble postert før etikettendringen, fortsatt inneholde bestillingsnumrene som ble lagt inn og bokført til hovedboken.

Opprett et finansmerke

Følg disse trinnene for å opprette et finansmerke.

1. Gå til Økonomimodul > Kontoplan > Finansmerker > Finansmerker.
2. Velg Ny for å opprette et finansmerke.
3. Angi en etikett for merket. Etiketten må begynne med en bokstav eller understrek, og den kan bare inneholde bokstaver, tall og understreker. Ingen spesialtegn, inkludert mellomrom, er tillatt.
4. I Verditype-feltet, velg Tekst, Liste eller Egendefinert liste.
5. Hvis du valgte Liste i Verditype-feltet, velger du verdikilden i feltet Bruk verdier fra. Feltet inneholder en liste over enheter som merkeverdiene kan velges fra under transaksjonsregistrering.
6. Hvis du valgte Egendefinert liste i Verditype-feltet, velger du Merkeverdier for å opprette den egendefinerte listen over merkeverdier som vil være tilgjengelige for valg under transaksjonsregistrering.
7. Velg Aktiver for å aktivere merket.

Angi finansmerkeverdier i transaksjoner

Etter at ett finansmerke er aktivert, vil merker være tilgjengelige for oppføring i hver transaksjon som støtter funksjonen.

Journaler og linjer

Når du angir inn journaler, kan du definere merkeverdier på journalpartioverskriften. Disse verdiene vil da bli brukt som standardverdier for linjene i journalen. Som for andre standardverdier i journalen, vil de automatisk legges inn på nye linjer som legges til journalen. De vil imidlertid ikke legges inn på linjer som allerede eksisterer når du definerer verdiene i overskriften.

Standardverdier for journaler

Merkeverdier som du legger inn i en journal, legges inn som standardverdier på følgende måte:

• Bilag med én linje:

  • Merkeverdier som du legger til i journalpartioverskriften, legges inn som standardverdier på kontoen.
  • Merkeverdier som du legger til på kontoen, legges inn som standardverdier på motkontoen.
  • Hvis motkontoen allerede eksisterer når du legger til merkeverdier i kontoen, blir ikke disse merkeverdiene angitt som standardverdier på motkontoen.
  • Hvis merkeverdier finnes både på kontoen og motkontoen, fører ikke endringer i merkeverdiene på det ene stedet til at verdiene det andre stedet oppdateres. Hvis du for eksempel endrer merkeverdiene på kontoen, oppdateres ikke merkeverdiene på motkontoen. Denne virkemåten bidrar til å forhindre tap av data hvis en bruker manuelt overstyrer standardverdiene.
  • Når du legger til en ny linje, hvis du tildeler et nytt bilagsnummer (som representerer en ny transaksjon), starter standardoppførselen på nytt. Merkeverdier fra linjene til ett bilag legges aldri inn som standardverdier på linjene til et annet bilag.

• Bilag med flere linjer:

  • Merkeverdier som du legger til i journalpartioverskriften, legges inn som standardverdier på kontoen for hver linje som er lagt til på bilaget.
  • Merkeverdiene du legger til kontoen på den første linjen, blir ikke angitt som standardverdier på kontoen for den neste linjen på bilaget, og så videre.

Standard merkeverdier finnes ikke på masterdata og er ikke tilgjengelige som standardverdier. For eksempel er det ingen funksjon for å definere standard merkeverdier på kunder eller leverandører. I tillegg legges ikke egenskapene til selve transaksjonen inn automatisk som standardverdier. Eksempel: Det ble opprettet et merke for å spore kundenavnet. Hvis en transaksjon inneholder en kunde, brukes ikke kundens navn som kundemerkeverdi som standard. Verdien må legges inn eller importeres manuelt.

Standardverdier for dokumenter

For dokumenter, akkurat som for journaler, legges ikke merkeverdier inn som standardverdier fra hoveddata, fordi hoveddata ikke inneholder standard merkeverdier. De fleste dokumenter, for eksempel salgsordrer, følger denne generelle standardrekkefølgen:

1. Merkeverdier kan defineres i overskriften til dokumentet.
2. Merkeverdier fra overskriften brukes som standardverdier på linjene i dokumentet.
3. Merkeverdier fra linjene i dokumentet brukes som standardverdier i regnskapsdistribusjonene (hvis dokumentet er et kildedokument og støtter regnskapsdistribusjoner).

For regnskapsoppføringene som opprettes, legges merkeverdiene inn som standardverdier på følgende måte:

• Ikke-kildedokumenter:

  • Merkeverdiene for sammendragskontoen, for eksempel Leverandørreskontro eller Kundereskontro, angis som standard fra overskriften.
  • Alle andre kontoer, for eksempel utgifter, inntekter, avgifter og rabatter, bruker merkeverdiene fra linjene som standard.

• Kildedokumenter:

  • Merkeverdiene for sammendragskontoen, for eksempel Leverandørreskontro eller Kundereskontro, angis som standard fra enten overskriften eller regnskapsdistribusjonene, avhengig av parameterne for økonomimodul som brukes for sammendragskontoer. (Gå til Økonomimodul>Finansoppsett>Parametere for økonomimodul.) Merkeverdiene legges inn som standard i henhold til samme logikk som brukes for finansdimensjonsverdiene for sammendragskontoen.
  • Alle andre kontoer, for eksempel utgifter, inntekter, avgifter og rabatter, bruker merkeverdiene fra regnskapsdistribusjonene som standard.

Hvis et dokument har nedstrømsdokumenter, brukes kodene fra det overordnede dokumentet for de underordnede dokumentene. For eksempel brukes merkeverdiene fra salgsordreoverskriften og -linjene for regnskapet som er opprettet for følgeseddelen og kundefakturaen, i henhold til logikken som er beskrevet tidligere.

Validering

Når merkeverdier legges inn på transaksjoner, skjer det ingen validering under verken transaksjonsregistrering eller -postering. Selv om et merke av verditypen Liste eller Egendefinert liste er definert, valideres ikke merkeverdiene, for å sikre at de finnes i listen. For eksempel opprettes et merke av verditypen Liste, og bestillingsnummeret velges som kilde for listen. Selv om en liste over bestillingsnumre vil bli presentert, kan brukeren angi et bestillingsnummer som ikke finnes i listen.

Postering av transaksjoner som har merkeverdier

Etter at en transaksjon er postert, er finansmerkene tilgjengelige på linjene i finanskontooppføringen. De vises på sidene Bilagstransaksjoner og Transaksjoner for hovedkonto. Finansmerkene vises i separate kolonner, slik at de er lettere å sortere og filtrere.

For rapportering er ikke merkene en del av dimensjonssettene. Derfor kan du ikke få en oppsummert saldo av transaksjoner for en bestemt merkeverdi. Når du for eksempel ser på råbalansen, kan du ikke få saldi per merkeverdi. Når du driller ned til saldoene fra råbalansen, vises imidlertid merkeverdiene på de detaljerte transaksjonene. De detaljerte transaksjonene, inkludert merkeverdiene i separate kolonner, kan eksporteres til Excel, der de kan oppsummeres hvis saldoer er nødvendig.

Hvis et merke er deaktivert, forblir merkeverdiene på de posterte transaksjonene. Som standard vises ikke deaktiverte merker på forespørselssider. Du kan imidlertid legge til kolonnene ved å velge Vis inaktive finansmerker.

Korriger merkeverdier etter postering

Selv om finansmerker er tilgjengelige for rapportering, er de ikke en del av finanskontoen og har ingen innvirkning på regnskapsoppgjør. Fordi merker bare brukes til intern analyse, tillates redigeringer av merkeverdiene etter at transaksjoner er postert.

1. I arbeidsområdet Funksjonsbehandling aktiverer du funksjonen som heter Tillat redigeringer i interne data for økonomimodulbilag. Denne funksjonen gjør det mulig for enkelte roller å endre Beskrivelse-feltet for bokførte regnskapsoppføringer. Hvis funksjonen Finansmerker også er aktivert, er denne funksjonen forbedret for å muliggjøre redigeringer av merkeverdiene.
2. Etter at funksjonen er aktivert, gå til Bilagstransaksjoner.
3. Bruk spørringen til å finne transaksjonene du vil redigere.
4. Velg linjene i Bilagstransaksjoner, og velg deretter Rediger interne bilagsdata. Du kan kun redigere linjer som er valgt.

Siden viser linjene du valgte i Bilagstransaksjoner, inkludert nåværende finanskoder og nye finanskoder. De nåværende merkeverdiene legges inn som standardverdier for de nye merkene. Derfor trenger du ikke å legge inn alt manuelt på nytt, men kan i stedet bare endre det som er feil. Du kan bruke knappen Bulkoppdater valgte poster for å gjøre masseoppdateringer. Masseoppdateringer er nyttige hvis du ønsker å tilordne merkeverdier til store grupper av posterte transaksjoner som var feil eller som ingen merkeverdier ble definert for (for eksempel fordi de ble postert før funksjonen ble aktivert).