Konfigurere e-postinnstillinger for arbeidsflytsystemet
Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Du kan konfigurere Microsoft Dynamics AX slik at det sendes e-postmeldinger til brukere når det oppstår arbeidsflytrelaterte hendelser. E-postmeldinger kan for eksempel sendes til brukere når dokumentene er tilordnet til dem for godkjenning. Fullfør fremgangsmåtene i dette emnet for å konfigurere e-postinnstillinger for arbeidsflytsystemet.
Denne oppgaven er en del av en større prosess
Dette emnet forklarer hvordan du konfigurerer e-postinnstillinger for arbeidsflytsystemet. Dette er trinn 4 i diagrammet nedenfor. Konfigurasjon av e-postfunksjonalitet i Microsoft Dynamics AX er den mer omfattende prosessen du må fullføre. Hvis du vil ha mer informasjon om denne prosessen, kan du se Konfigurere e-postfunksjonalitet i Microsoft Dynamics AX.
Aktiver brukere for mottak av arbeidsflytrelaterte e-postmeldinger
Det første trinnet i prosessen er å gi brukerne mulighet til å motta arbeidsflytrelaterte e-postmeldinger. Følgende prosedyre forklarer hvordan du gjør dette. Du må fullføre denne fremgangsmåten for hver -bruker.
Obs!
Hvis du heller vil at brukere konfigurerer sine egne e-postinnstillinger, ber du dem om å gjøre følgende:
Start Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klikk Fil > Verktøy > Alternativer.
Fullfør trinn 5–8 i følgende fremgangsmåte.
Start Microsoft Dynamics AX-klienten.
Klikk Systemadministrasjon > Felles > Brukere > Brukere.
Velg en bruker.
Klikk Alternativer.
Kontroller e-postadressen for den valgte brukeren i feltet E-post.
Klikk Varslinger.
I delen Arbeidsflytvarslinger angir du hvordan du vil at brukeren skal varsles om arbeidsflytrelaterte hendelser. Følg denne fremgangsmåten for å gjøre dette:
I listen Varslingstype for linjeelement angir du hvordan du vil at brukeren skal motta arbeidsflytvarsler for linjeelementer.
Gruppert – Varslinger for linjeelementer grupperes i en enkelt e-postmelding.
Enkeltvis – En e-postmelding sendes for hvert linjeelement.
Hvis du vil at brukeren skal motta varslinger i Microsoft Dynamics AX-klienten, merker du av for Vis varslinger i Microsoft Dynamics AX-klienten.
Hvis du merker av for Vis varslinger i Microsoft Dynamics AX-klienten i avmerkingsboksen, kan du også angi om du vil at brukeren skal motta varsler som popup-meldinger. Hvis du vil at brukeren skal motta popup-meldinger, merker du av for Vis popup-vinduer med varslinger.
Hvis du vil at brukeren skal motta varslinger som e-post, merker du av for Send varslinger i e-post.
Klikk Lukk.
Siden Brukere vises på nytt. Velg en annen bruker, og gjenta trinn 4–8.
Bestemme hvor mange e-postmaler du må opprette for arbeidsflytsystemet
Bestemme hvor mange e-postmaler du må opprette for arbeidsflytsystemet. Du kan opprette flere e-postmaler eller bare to e-postmaler (som beskrevet nedenfor). Dine forretningsbehov hjelper deg med å finne ut hvor mange e-postmaler som du må opprette. Du vil for eksempel kanskje gjøre følgende:
Opprett en e-postmal for hver arbeidsflyttype
Opprett en e-postmal for hver arbeidsflyttype.
I dette tilfellet bruker alle arbeidsflyter av en bestemt type samme e-postmal. Se Arbeidsflyttyper hvis du vil se en liste over alle typer arbeidsflyter du kan opprette.
Opprette to e-postmaler.
I dette tilfellet brukes én e-postmalen av alle arbeidsflyter som brukes på tvers av hele organisasjonen. Den andre e-postmalen vil bli brukt av alle arbeidsflyter som er firmaspesifikke. Se Arbeidsflyttyper hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker hver type arbeidsflyt.
Opprette e-postmaler
Når du har avgjort hvor mange e-postmaler du vil opprette, kan du opprette malene. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du gjør dette, kan du se Konfigurere e-postfunksjonalitet i Microsoft Dynamics AX.
Bruke plassholdere
Når du oppretter e-postmaler, anbefaler vi at du bruker plassholdere. Når det e-postmeldinger genereres, erstattes disse plassholderne med bestemt tekst fra arbeidsflyten.
La oss for eksempel si at du har angitt plassholderen %subject % i e-postmalen. I dette eksemplet, når e-post genereres og sendes til brukere, vil denne plassholderen automatisk erstattes med teksten i feltet Emne for arbeidselement. På samme måte, hvis du angir %message% i e-postmalen, erstattes denne plassholderen med teksten i feltet Instruksjoner for arbeidselement.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du setter inn plassholdere i e-postmaler, kan du se Konfigurere e-postfunksjonalitet i Microsoft Dynamics AX.
Angi når hver e-postmal skal brukes
Når du konfigurerer egenskaper for en arbeidsflyt, kan du velge e-postmalen som skal brukes til å generere e-postmeldinger for arbeidsflyten. Hvis du vil ha trinnvise instruksjoner, kan du se Konfigurere egenskapene for en arbeidsflyt.
Hvis du ikke velger en e-postmal når du konfigurerer en arbeidsflyt, brukes en standardmal. Du kan angi standard e-postmal ved å fullføre fremgangsmåten nedenfor.
.gif "Gg732160.collapse_all(nb-no,AX.60).gif")
Angi standard e-postmal for organisasjonsomfattende arbeidsflyter
Noen arbeidsflyter brukes til å behandle dokumenter som er knyttet til hele organisasjonen. Fullfør fremgangsmåten nedenfor for å angi standard e-postmal som skal brukes til å generere varsler for arbeidsflyter for hele organisasjonen.
Hvis du vil vise en liste over arbeidsflyter for hele organisasjonen, kan du se Arbeidsflyttyper.
Klikk Systemadministrasjon > Oppsett > Arbeidsflyt > Arbeidsflytparametere.
Velg en e-postmal fra listen.
Listen viser e-postmaler som ble opprettet da det ble merket av for Vis systemets e-postmeldinger i E-postmaler-skjemaet.
Klikk Lukk for å lagre endringene.
Angi standard e-postmal for organisasjonsspesifikke arbeidsflyter
Noen arbeidsflyter brukes til å behandle dokumenter som er knyttet til en bestemt organisasjon, for eksempel en juridisk enhet. Fullfør fremgangsmåten nedenfor for å angi standard e-postmal som skal brukes til å generere varsler for organisasjonsspesifikke arbeidsflyter.
Hvis du vil vise en liste over arbeidsflyter som er spesifikke for organisasjonen, kan du se Arbeidsflyttyper.
Klikk Organisasjonsstyring > Oppsett > Arbeidsflyt > Arbeidsflytparametere.
Velg en e-postmal fra listen.
Listen viser e-postmaler som ble opprettet da det ble ikke merket av for Vis systemets e-postmeldinger i E-postmaler-skjemaet.
Klikk Lukk for å lagre endringene.