Generere en fraktfaktura og utføre fraktavstemming

Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Dette emnet forklarer hvordan du samsvarer fraktbrev med fraktfakturaer, og hvordan du utfører avstemming hvis det er forskjeller mellom disse dokumentene.

Du kan generere en fraktfaktura fra fraktbrev og oppdatere den genererte fraktfakturaen med detaljene fra transportørfakturaen som mottas fra en fraktleverandør. Bruk følgende oppgaver for å samsvare eller avstemme fraktfakturaer:

• Samsvarer de oppdaterte fakturalinjene med fraktbrev.

• Avstem fakturalinjene som ikke er avstemt, med en årsakskode for avstemming.

• Send fakturalinjene til betalingsgodkjenning.

Du kan forkaste ikke-avstemte fraktbrev eller fraktbrev som ikke har en transportørfaktura. Disse fraktbrevene fjernes med en årsakskode for avstemming.

Illustrasjonen nedenfor viser hvordan du genererer en fraktfaktura og utfører fraktavstemming.

Kategori

Forutsetning

Forhåndskrav

Definer fraktbrevtyper, tilordninger av fraktbrevtyper og avstemmingsårsakskoder for fraktavstemming. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere parametere for fraktavstemming. I skjemaet Parametere for transportbehandling merker du av for Aktiver fakturaarbeidsflyt for å behandle leverandørfakturaen via en arbeidsflyt for godkjenning når fakturaen er sendt til godkjenning. Opprette eller endre en innkommende last for forsendelse. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette eller endre en utgående last og Opprette eller endre en innkommende last. Definer satsen og ruten for en last, for å generere et fraktbrev. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilordne en vurdering og rute til en last. I skjemaet Parametere for transportbehandling fjerner du merket for Samsvar og betal fraktfakturaen automatisk for å samsvare eller avstemme fraktfakturaen manuelt. Angi toleransegrenser for å godkjenne eller avvise fraktfakturaen under automatisk fraktavstemming. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere en revisjonsstandard for fraktavstemming.

Generere en fraktfaktura fra et fraktbrev og oppdatere fakturaen med transportørfakturadetaljer

Bruk skjemaet Detaljer for fraktbrev til å generere en fraktfaktura fra er fraktbrev. Når du har mottatt en transportørfaktura fra en fraktleverandør, oppdaterer du den genererte fraktfakturaen med informasjon fra transportørfakturaen. Alternativt kan du opprette en fraktfaktura i skjemaet Fraktfakturadetaljer som er basert på detaljene fra transportørfakturaen som er mottatt fra fraktleverandøren.

Hvis du vil generere og oppdatere en fraktfaktura, gjør du følgende:

1. Klikk Transportbehandling > Forespørsler > Arbeidsområde for lastplanlegging.

   – eller –

   Klikk Lagerstyring > Felles > Arbeidsområde for lastplanlegging.

2. Velg en lastlinje i hurtigfanen Laster. Klikk Detaljer for fraktbrev på Beslektet informasjon-menyen, for å kontrollere fraktbrevdetaljene for lastlinjene.

3. I skjemaet Detaljer for fraktbrev klikker du Generer en faktura for å generere en fraktfaktura.

4. I Faktura-feltet i skjemaet Fraktfakturadetaljer angir du fakturanummeret som mottas fra fraktleverandøren.

   Obs!

   Klikk eventuelt i stedet Ny i den øvre ruten hvis du vil opprette en fraktfaktura basert på fakturadetaljene mottatt fra fraktleverandøren.

5. I den nedre ruten oppdaterer du fraktfakturadetaljene basert på fakturaen som er mottatt fra fraktleverandøren.

Samsvare en fraktfaktura med et fraktbrev

Når den genererte fraktfakturaen er oppdatert med fakturaopplysninger om transportør som er mottatt fra fraktleverandøren, samsvares fraktfakturaen med fraktbrevet. Hvis beløpet i fraktbrevet og fraktfakturaen er det samme etter denne samsvarsprosessen, er fraktfakturaen samsvart og sendes til betalingsgodkjenning. Hvis det finnes et beløp uten samsvar, avstemmes dette før det sendes til betalingsgodkjenning.

Hvis du vil samsvare fraktfakturalinjene med fraktbrevene, gjør du følgende:

1. Klikk Transportbehandling > Forespørsler > Fraktfakturadetaljer.

2. Velg den oppdaterte fraktfakturaen i skjemaet Fraktfakturadetaljer, og klikk deretter Samsvar fraktbrev og fakturaer for å åpne skjemaet Samsvare fraktbrev og faktura.

   Obs!

   Merk av for Faktura er klar for automatisk samsvar for å samsvare fraktfakturaen automatisk. Hvis en fraktfaktura avvises under automatisk fraktavstemming, kan du avstemme fraktfakturaen manuelt.

3. I hurtigfanen Detaljer for ikke-samsvart fraktbrev velger du en fraktbrevlinje, og deretter klikker du Samsvar for å samsvare detaljene for fraktfakturaen med fraktbrevet.

4. Valgfritt: På hurtigfanen Detaljer for samsvart fraktbrev kan du velge et samsvart fraktbrev, og deretter klikke Opphev samsvar for å flytte fraktbrevet med samsvar til hurtigfanen Detaljer for ikke-samsvart fraktbrev.

5. I hurtigfanen Fakturadetaljer velger du fraktfakturalinjen.

6. Klikk Send til godkjenning for å sende fakturalinjen til godkjenning. Klikk Avstemming av detaljlinje i nedre rute, for å vise samsvarende fraktfaktura.

Avstemme fraktfakturalinjene og fraktbrevene som ikke er avstemt, med en årsakskode for avstemming

Under samsvarsprosessen må du avstemme fraktfakturalinjen med en årsakskode for avstemming, for å godkjenne eller avvise, og deretter sende den til betalingsgodkjenning, hvis hele eller deler av fraktfakturaen ikke stemmer med fraktbrevdetaljene, Fraktfakturaen blir først sendt til betalingsgodkjenning når alle fraktfakturalinjene er tilordnet en årsakskode for avstemming.

Avstemme en ikke-avstemt fraktfaktura

Hvis du vil avstemme fraktfakturaen manuelt når fraktfakturabeløpet er forskjellig fra fraktbrevet, gjør du følgende:

1. I hurtigfanen Fakturadetaljer i skjemaet Samsvare fraktbrev og faktura velger du fakturalinjen uten samsvar, og deretter klikker du Send til godkjenning for å åpne skjemaet Avstem faktura.

2. Velg en årsakskode for avstemming, for å avstemme fraktfakturalinjen.

3. Valgfritt: Klikk Del opp fakturabeløp, og del beløpet som skal avstemmes. Du kan godkjenne eller avvise de delte beløpene med årsakskoder for avstemming.

4. I skjemaet Samsvare fraktbrev og faktura velger du fraktfakturalinjen, og deretter klikker du Send til godkjenning for å sende fraktfakturalinjen til godkjenning.

Forkaste ikke-avstemte fraktbrev

Hvis du vil forkaste ikke-avstemte fraktbrev når fraktbrevene ikke har en samsvarende transportørfaktura, gjør du følgende:

1. Klikk Transportbehandling > Forespørsler > Samsvar fraktbrev og fakturaer. Spesifiser kriteriene for fraktbrevene, og klikk deretter OK.

   – eller –

   Klikk Transportbehandling > Forespørsler > Fraktfakturadetaljer. Velg fraktfakturaen, og klikk deretter Samsvar fraktbrev og fakturaer.

2. I hurtigfanen Detaljer for ikke-samsvart fraktbrev i skjemaet Samsvare fraktbrev og faktura velger du fraktbrev uten samsvar, og deretter klikker du Forkast for å åpne skjemaet Avstemming av fraktbrev.

3. I skjemaet Avstemming av fraktbrev velger du en årsakskode for avstemming, og deretter klikker du OK for å forkaste det valgte fraktbrevet.

Viktige oppgaver: Leverandørbetalinger

Kategori	Forutsetning
Konfigurasjonsnøkler	Klikk Systemadministrasjon > Oppsett > Lisensiering > Lisenskonfigurasjon. Utvid Handel-lisensnøkkelen, og velg Lager- og transportstyring-konfigurasjonsnøkkelen.