Definere arbeidsflyter for budsjettering

Artikkel
08/03/2018

Gjelder: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Noen organisasjoner krever at budsjettdokumenter, for eksempel budsjettregisteroppføringer og generelle budsjettreservasjoner, må godkjennes av en annen bruker enn personen som registrerte dem. Hvis du vil konfigurere en godkjenningsprosess, kan du opprette en budsjettarbeidsflyt. Du kan også konfigurere andre prosesser for å oppdatere budsjettsaldoer uten brukerhandlinger eller at en bruker må se gjennom informasjonen i et budsjettdokument.

En arbeidsflyt representerer en forretningsprosess. Den definerer hvordan et dokument går gjennom systemet, og angir hvem som må utføre en oppgave eller godkjenne et dokument. Det er flere fordeler ved å bruke arbeidsflytsystemet i en organisasjon:

Konsekvente prosesser – Du kan definere godkjenningsprosessen for bestemte dokumenter, for eksempel innkjøpsrekvisisjoner og reiseregningsrapporter. Ved hjelp av arbeidsflytsystemet kan du sikre at dokumenter behandles og godkjennes på en konsekvent og effektiv måte.
Prosessynlighet – Du kan spore status, logg og ytelsesstatistikk for en bestemt arbeidsflytforekomst. Dette gjør at du kan finne ut om det må gjøres endringer i arbeidsflyten for å forbedre effektiviteten.
Sentralisert arbeidsliste – Brukere kan vise en sentralisert arbeidsliste for å vise arbeidsflytoppgavene og -godkjenningene som er tilordnet dem. Denne arbeidslisten er tilgjengelig fra rollesentersidene i Microsoft Dynamics AX-klienten og Enterprise Portal.

Budsjetteringsarbeidsflyter

Bruk denne informasjonen til å konfigurere og aktivere arbeidsflytkonfigurasjoner for budsjettdokumenter. På grunnlag av dokumenttypen kan du kreve manuell godkjenning, arbeidsflytgodkjenning eller ingen godkjenning.

Hvis du konfigurerer en arbeidsflyt for budsjettregisteroppføringer, må arbeidsflyten finnes i en annen arbeidsflyt for budsjettregisteroppføringer. Hvis budsjettkontooppføringene i en budsjettregisteroppføring kan godkjennes som en gruppe, kan du bruke Arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring. Hvis linjene i en budsjettregisteroppføring krever forskjellige arbeidsflytgodkjenninger, må du bruke Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring til å opprette forskjellige arbeidsflytkonfigurasjoner. Du bruker for eksempel én Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring-konfigurasjon til å se gjennom og godkjenne et stort beløp, og en annen Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring-konfigurasjon til å se gjennom og godkjenne et lite beløp.

Du kan knytte arbeidsflyter for budsjettregisteroppføringer til hvilken som helst av budsjettkodene som er konfigurert for å identifisere budsjettypene. Når du har tilordnet en arbeidsflyt til en budsjettkode, vil alle budsjettregisteroppføringer som bruker denne budsjettkoden, kreve arbeidsflytgodkjenning før du kan oppdatere budsjettsaldoer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Definere budsjettkoder.

Når du har opprettet en arbeidsflytgodkjenning for budsjettdokumenter, vises det flere kontroller øverst i skjemaet når dokumentet lagres. Disse kontrollene omfatter en gul informasjonslinje og en Send-knapp eller Handlinger-meny. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sende et dokument og Arbeidsflythandlinger.

Obs!

Noen knapper i Budsjettregisteroppføring-skjemaet er ikke tilgjengelige når en budsjettregisteroppføring er sendt til arbeidsflytgodkjenning. Når budsjettregisteroppføringen eller budsjettkontooppføringen er godkjent, er alternativene i menyen Oppdater og Overføring tilgjengelige. Det kan hende at andre kontroller og felt i skjemaet ikke er tilgjengelige. Hvis du endrer budsjettregisteroppføringen som er godkjent, må budsjettregisteroppføringen sendes til arbeidsflyten. Du kan ikke endre en budsjettregisteroppføring når du har oppdatert budsjettsaldoen.

Hvis du vil ha en oversikt over arbeidsflyten i Microsoft Dynamics AX, kan du se Overview of the workflow system og Workflow concepts.

Du kan bruke arbeidsflytgodkjenning for følgende budsjettdokumenttyper.

Menyelement for budsjettering	Dokumenttype
Budsjettplaner Obs! Denne kontrollen er bare tilgjengelig hvis Microsoft Dynamics AX 2012 R2 er installert.	Budsjettplan
Budsjettregisteroppføring	Budsjettregisteroppføring
Budsjettkontooppføringer	Budsjettkontooppføring
Commitments	Forpliktelse
General budget reservations	Generelle budsjettreservasjoner

Nytt eller endret for Microsoft Dynamics AX 2012 R2, og hurtigreparasjonen KB3047235 for generell budsjettreservasjon

Du må konfigurere budsjettarbeidsflyter for budsjettplaner før du kan konfigurere budsjettplanleggingsprosess. Arbeidsflyten for budsjettplanen som du konfigurerer, brukes til å sende budsjettplaner, regneark og justeringer til gjennomgang og godkjenning i hver fase i en budsjettplanleggingsprosess. Budsjettplanleggingsprosessen angir rekkefølgen for fasene for budsjettplanleggingen og knytter prosessen til et budsjettorganisasjonshierarki. Når du konfigurerer arbeidsflyten, kan du tilordne brukere til en arbeidsflytoppgave basert på budsjettorganisasjon, sikkerhetsrolle eller brukergruppe.

Når du konfigurerer en budsjettplanleggingsprosess, kan du knytte en ID for budsjettarbeidsflyt til hver enkelt arbeidsflyt for budsjettplanlegging. Når budsjettplanen er sendt til arbeidsflyten og en bruker fullfører en oppgave, flyttes budsjettplanen til den neste fasen i budsjettplanleggingen ved hjelp av et element for faseovergang i konfigurasjonen for budsjettarbeidsflyten.

Arbeidsflyttypene som du kan opprette

Tabellen nedenfor viser arbeidsflyttypene som du kan opprette i budsjettering.

Type	Bruk denne typen for å gjøre dette
Arbeidsflyter for budsjettplaner Obs! Denne kontrollen er bare tilgjengelig hvis Microsoft Dynamics AX 2012 R2 er installert.	Opprette arbeidsflyter for gjennomgang og godkjenning for budsjettplaner. Arbeidsflyter for budsjettplaner må inneholde et element for faseovergang for hver overgang som flytter en budsjettplan til den neste fasen i budsjettplanleggingen. En arbeidsflyt for en budsjettplanleggingsprosess som for eksempel har tre faser, krever to elementer for faseovergang for å koble sammen de tre godkjenningselementene som er tilknyttet de tre fasene for budsjettplanlegging. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflyter i Om budsjettplanleggingskonfigurasjon og -definisjon. Godkjenn budsjettplan – Opprett et godkjenningselement for budsjettplaner. Aktiver tilknyttet budsjettplan – Opprette en automatisert oppgave for å aktivere budsjettplanene som er tilknyttet en overordnet budsjettplan. Faseovergang for budsjettplan – Opprett en automatisert oppgave for å utføre en faseovergang for en budsjettplan. Fordeling for budsjettplanleggingsstadium – Opprett automatisert oppgave for å utføre en fordeling for budsjettplanleggingsfase som bruker fordelingsplanen for et estimat for budsjettplanleggingsscenario. Flytkontroller – Opprett standard arbeidsflytelementer for å fordele avgjørelser og aktiviteter. Gå gjennom tilknyttede budsjettplaner som er fullført – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom de fullførte budsjettplanene som er tilknyttet en overordnet budsjettplan. Gjennomgå budsjettplan – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom budsjettplaner.
Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring	Opprett arbeidsflyter for gjennomgang og godkjenning for budsjettkontooppføringer. Bruk Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring-elementet for å inkludere arbeidsflyter for budsjettkontooppføringer i en arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring. Denne arbeidsflyttypen inneholder standard arbeidsflytelementer og elementer som du kan bruke til budsjettkontooppføringer: Godkjenn budsjettkontooppføring – Opprett et godkjenningselement for budsjettkontooppføringer. Flytkontroller – Opprett standard arbeidsflytelementer for å fordele avgjørelser og aktiviteter. Se gjennom budsjettkontooppføring – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom nøyaktigheten til en budsjettkontooppføring.
Arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring	Opprett arbeidsflyter for gjennomgang og godkjenning for budsjettregisteroppføringer. Denne arbeidsflyttypen inneholder standard arbeidsflytelementer og elementer som du kan bruke til arbeidsflyter for budsjettregisteroppføringer: Godkjenn budsjettregisteroppføring – Opprett et godkjenningselement for budsjettregisteroppføringer. Oppdater budsjettsaldoer i budsjettregister – Opprett en automatisert oppgave for å oppdatere budsjettsaldoer. Flytkontroller – Opprett standard arbeidsflytelementer for å fordele avgjørelser og aktiviteter. Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring – Inkluder en Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring-type Se gjennom budsjettregisteroppføring – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom nøyaktigheten til en budsjettregisteroppføring.
Commitments approval	Opprette godkjenningsarbeidsflyter for forpliktelser. Når du har konfigurert og aktivert en arbeidsflyt for forpliktelser, må alle forpliktelsene bruke den. Denne arbeidsflyttypen inneholder standard arbeidsflytelementer og elementer som du kan bruke til arbeidsflyter for godkjenning av forpliktelser: Commitment approval – Opprett et godkjenningselement for forpliktelser. Flytkontroller – Opprett standard arbeidsflytelementer for å fordele avgjørelser og aktiviteter. Commitment task – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom en forpliktelse.
General budget reservations	Opprette godkjenningsarbeidsflyt for generelle budsjettreservasjoner. Når du har konfigurert denne arbeidsflyten, må du tilordne den til en reservasjonstype for å kunne bruke den. Alle generelle budsjettreservasjoner av samme type bruker samme arbeidsflyt. Denne arbeidsflyttypen inneholder standard arbeidsflytelementer og elementer du kan bruke til godkjenningsarbeidsflyter for generelle budsjettreservasjoner: Commitment approval – Opprette et godkjenningselement for generelle budsjettreservasjoner. Flytkontroller – Opprett standard arbeidsflytelementer for å fordele avgjørelser og aktiviteter. Commitment task – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom nøyaktigheten til en generell budsjettreservasjon.

Arbeidsflyter for budsjettplaner

Obs!

Denne kontrollen er bare tilgjengelig hvis Microsoft Dynamics AX 2012 R2 er installert.

Opprette arbeidsflyter for gjennomgang og godkjenning for budsjettplaner. Arbeidsflyter for budsjettplaner må inneholde et element for faseovergang for hver overgang som flytter en budsjettplan til den neste fasen i budsjettplanleggingen. En arbeidsflyt for en budsjettplanleggingsprosess som for eksempel har tre faser, krever to elementer for faseovergang for å koble sammen de tre godkjenningselementene som er tilknyttet de tre fasene for budsjettplanlegging. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Arbeidsflyter i Om budsjettplanleggingskonfigurasjon og -definisjon.

Godkjenn budsjettplan – Opprett et godkjenningselement for budsjettplaner.
Aktiver tilknyttet budsjettplan – Opprette en automatisert oppgave for å aktivere budsjettplanene som er tilknyttet en overordnet budsjettplan.
Faseovergang for budsjettplan – Opprett en automatisert oppgave for å utføre en faseovergang for en budsjettplan.
Fordeling for budsjettplanleggingsstadium – Opprett automatisert oppgave for å utføre en fordeling for budsjettplanleggingsfase som bruker fordelingsplanen for et estimat for budsjettplanleggingsscenario.
Flytkontroller – Opprett standard arbeidsflytelementer for å fordele avgjørelser og aktiviteter.
Gå gjennom tilknyttede budsjettplaner som er fullført – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom de fullførte budsjettplanene som er tilknyttet en overordnet budsjettplan.
Gjennomgå budsjettplan – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom budsjettplaner.

Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring

Opprett arbeidsflyter for gjennomgang og godkjenning for budsjettkontooppføringer. Bruk Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring-elementet for å inkludere arbeidsflyter for budsjettkontooppføringer i en arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring.

Denne arbeidsflyttypen inneholder standard arbeidsflytelementer og elementer som du kan bruke til budsjettkontooppføringer:

Godkjenn budsjettkontooppføring – Opprett et godkjenningselement for budsjettkontooppføringer.
Flytkontroller – Opprett standard arbeidsflytelementer for å fordele avgjørelser og aktiviteter.
Se gjennom budsjettkontooppføring – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom nøyaktigheten til en budsjettkontooppføring.

Arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring

Opprett arbeidsflyter for gjennomgang og godkjenning for budsjettregisteroppføringer.

Denne arbeidsflyttypen inneholder standard arbeidsflytelementer og elementer som du kan bruke til arbeidsflyter for budsjettregisteroppføringer:

Godkjenn budsjettregisteroppføring – Opprett et godkjenningselement for budsjettregisteroppføringer.
Oppdater budsjettsaldoer i budsjettregister – Opprett en automatisert oppgave for å oppdatere budsjettsaldoer.
Flytkontroller – Opprett standard arbeidsflytelementer for å fordele avgjørelser og aktiviteter.
Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring – Inkluder en Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring-type
Se gjennom budsjettregisteroppføring – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom nøyaktigheten til en budsjettregisteroppføring.

Commitments approval

Opprette godkjenningsarbeidsflyter for forpliktelser. Når du har konfigurert og aktivert en arbeidsflyt for forpliktelser, må alle forpliktelsene bruke den.

Denne arbeidsflyttypen inneholder standard arbeidsflytelementer og elementer som du kan bruke til arbeidsflyter for godkjenning av forpliktelser:

Commitment approval – Opprett et godkjenningselement for forpliktelser.
Flytkontroller – Opprett standard arbeidsflytelementer for å fordele avgjørelser og aktiviteter.
Commitment task – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom en forpliktelse.

General budget reservations

Opprette godkjenningsarbeidsflyt for generelle budsjettreservasjoner. Når du har konfigurert denne arbeidsflyten, må du tilordne den til en reservasjonstype for å kunne bruke den. Alle generelle budsjettreservasjoner av samme type bruker samme arbeidsflyt.

Denne arbeidsflyttypen inneholder standard arbeidsflytelementer og elementer du kan bruke til godkjenningsarbeidsflyter for generelle budsjettreservasjoner:

Commitment approval – Opprette et godkjenningselement for generelle budsjettreservasjoner.
Flytkontroller – Opprett standard arbeidsflytelementer for å fordele avgjørelser og aktiviteter.
Commitment task – Opprett en oppgave for en bruker for å gå gjennom nøyaktigheten til en generell budsjettreservasjon.

Opprette en arbeidsflyt

Følg fremgangsmåten nedenfor for å opprette en arbeidsflyt.

Klikk Budsjettering > Oppsett > Budsjetteringsarbeidsflyter.
Klikk Ny i handlingsruten.
Velg typen arbeidsflyt som skal opprettes.
Klikk Opprett arbeidsflyt. Redigeringsprogrammet for arbeidsflyt vises. Utforme arbeidsflyten ved å dra arbeidsflytelementer inn på lerretet.
Konfigurere alle elementene i arbeidsflyten. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere arbeidsflyten elementer.
Gjenta trinn 2 til og med 5 for å opprette flere arbeidsflyter for budsjettering.

Beregnede felt og uttrykk

De beregnede feltene og uttrykkene nedenfor brukes med godkjenninger for budsjettarbeidsflyter. Du kan konfigurere betingelser for hver arbeidsflyt som omfatter de beregnede feltene og uttrykkene.

Beregnet felt	beskrivelse
Budsjettkontrollresultater	Budsjettkontrollresultatene. Mulige resultater er Budsjettkontroll bestått, Budsjettkontroll bestått, men med advarsler, Budsjettkontroll ikke bestått og Budsjettkontroll ikke utført. Dette feltet er bare tilgjengelig for konfigurasjonen Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring og Arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring.
Overføringsregel er brutt	Evaluer et brudd på regelen for budsjettoverføring. Mulige verdier er Ja eller Nei. Hvis en regel for budsjettoverføring brytes og verdien er satt til Ja, kan arbeidsflyten tilordnes en bruker som kan godkjenne budsjettoverføringer når reglene for budsjettoverføring brytes. Dette feltet er bare tilgjengelig for konfigurasjonen Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring og Arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring.
Beløp i transaksjonsvaluta	Transaksjonsbeløpet i regnskapsvalutaen. Dette feltet er bare tilgjengelig for konfigurasjonen Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring og Arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring. Obs! Når Beløp i transaksjonsvaluta brukes til overforinger, må du inkludere en sekundærbetingelse for å ignorere eventuelle negative beløp. For eksempel Når Budsjettkontooppføringer.Beløp i transaksjonsvaluta er mindre enn 100 000 Og Budsjettkontooppføringer.Beløp i transaksjonsvaluta er større enn 0

Budsjettkontrollresultater

Budsjettkontrollresultatene. Mulige resultater er Budsjettkontroll bestått, Budsjettkontroll bestått, men med advarsler, Budsjettkontroll ikke bestått og Budsjettkontroll ikke utført.

Dette feltet er bare tilgjengelig for konfigurasjonen Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring og Arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring.

Overføringsregel er brutt

Evaluer et brudd på regelen for budsjettoverføring. Mulige verdier er Ja eller Nei. Hvis en regel for budsjettoverføring brytes og verdien er satt til Ja, kan arbeidsflyten tilordnes en bruker som kan godkjenne budsjettoverføringer når reglene for budsjettoverføring brytes.

Dette feltet er bare tilgjengelig for konfigurasjonen Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring og Arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring.

Beløp i transaksjonsvaluta

Transaksjonsbeløpet i regnskapsvalutaen.

Dette feltet er bare tilgjengelig for konfigurasjonen Arbeidsflyt for budsjettkontooppføring og Arbeidsflyt for budsjettregisteroppføring.

Obs!

Når Beløp i transaksjonsvaluta brukes til overforinger, må du inkludere en sekundærbetingelse for å ignorere eventuelle negative beløp. For eksempel

Når Budsjettkontooppføringer.Beløp i transaksjonsvaluta er mindre enn 100 000
Og Budsjettkontooppføringer.Beløp i transaksjonsvaluta er større enn 0

Deltakertyper

Du kan tilordne et arbeidsflytelement til deltakergruppene nedenfor.

Brukergruppe	beskrivelse
Deltakere ved budsjettbehandling	Tilordne arbeidsflytelementet til en bruker som er angitt som budsjettansvarlig i budsjettkontrollkonfigurasjonen. Budsjettansvarlige kan godkjenne budsjettkontooppføringer. Flere budsjettansvarlige for finansdimensjonsverdier kan angis ved å bruke budsjettkontrollregler. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Budsjettkontrollkonfigurasjonen (skjema).
Organisasjonsdeltakere for budsjett Obs! Denne kontrollen er bare tilgjengelig hvis Microsoft Dynamics AX 2012 R2 er installert.	Tilordne arbeidsflytelementet til en deltaker for budsjettorganisasjonen. Deltakere for budsjettorganisasjonen er bare tilgjengelig for arbeidsflyter for budsjettplanlegging.
Sikkerhetsrolledeltakere	Tilordne arbeidsflytelementet til en Microsoft Dynamics AX-sikkerhetsrolle.
Brukergruppedeltakere	Tilordne arbeidsflytelementet til en Microsoft Dynamics AX-brukergruppe.