Trinn 2 – Lagre innholdet i en tidligere ansatts postboks
I dette trinnet setter du en sperring eller sperring på stedet for brukeren, eller eksporterer Outlook-dataene til en PST-fil.
Sperre eller eksportere brukerens data til en PST-fil
Når du har blokkert en bruker fra å kunne logge på organisasjonen, kan du lagre innholdet i postboksen. Det finnes to måter du kan lagre innholdet i den tidligere ansattes postboks på.
Legg en rettslig sperre eller et originalarkiv på postboksen før du sletter brukerkontoen. Dette er mye mer komplisert enn det andre alternativet, men verdt å gjøre hvis: Enterprise-planen omfatter arkivering og rettslig sperring, rettstvister er en mulighet, og du har en teknisk sterk IT-avdeling.
Når du har konvertert postboksen til en «inaktiv postboks», kan administratorer, samsvarsansvarlige eller postansvarlige bruke In-Place eDiscovery-verktøy i Exchange Online til å få tilgang til og søke i innholdet.
Inaktive postbokser kan ikke motta e-post og vises ikke i organisasjonens delte adressebok eller andre lister.
Hvis du vil lære hvordan du setter en sperring på en postboks, kan du se Behandle inaktive postbokser i Exchange Online.
ELLER
Legg til den tidligere ansattes e-postadresse i din versjon av Outlook på skrivebordet, og eksporter deretter dataene til en PST-fil. Du kan importere dataene til en annen e-postkonto etter behov. Ta en titt på trinn 4 – Gi en annen ansatt tilgang til OneDrive- og Outlook-data.