Prosessutforming

Når du utformer en prosessautomatisering, er det første trinnet å bestemme når og hva du vil automatisere. Når du ser på forretningsprosessen som du har, må du først identifisere hvilken del av prosessen som skal automatiseres.

Identifisere automatiseringsområder

Typene fordeler du kan potensielt få i henhold til automatiseringen, faller inn i disse kategoriene:

  • Bruke standardiserte forretningsregler konsekvent

  • Redusere manuelt arbeid for gjentatte prosesser

  • Redusere menneskelige feil

  • Effektiviser godkjenninger

  • Få effektivitet i transaksjoner med store volumer

  • Effektivt flytte data mellom systemer (redusere manuell dataregistrering)

  • Maksimere bruken av tilgjengelige ressurser

  • Øke gjennomstrømningen

Bruke standardiserte forretningsregler

Forretningsregler er hvis/så-logikken som bruker forretningspolicyene dine. Ved å automatisere dem sikrer du at de blir fulgt konsekvent hver gang.

I scenarioet for eksempelutgiftsrapportering krever en forretningsregel at hvis et utgiftsrapportbeløp overskrider $ 10 000, må det også godkjennes av økonomisjefen. Ved å automatisere prosessen sikrer Abhay at alle store reiseutgiftsrapporter vil bli kontrollert.

Automatisere gjentakende prosesser

Å automatisere repeterende prosesser kan bidra til at dine ansatte ikke blir mentalt eller fysisk utslitt. Prosesser som utføres på samme måte hver gang, bør være høyt på listen over ting som må vurderes for automatisering.

Abhay-regnskapsførere må for eksempel samle inn reiseregninger og -mottak fra alle. Mottakene kan være en papirkvittering fra en restaurant eller papirfakturaer fra leverandører. Abhay må skanne disse dokumentene manuelt i en PDF-fil og lagre dem. Abhay må også angi hva som skrives på papiret, og legge det inn i det økonomiske systemet for hver utgiftsrapport som sendes.

Redusere menneskelige feil

Oppgaver som å kopiere og lime inn verdier fra ett system til et annet, eller taste i data fra papirskjemaer, er prosesser der det kan oppstå menneskelig feil.

En eksempelsak for utgiftsrapporteringsscenarioet er der Abhay må refundere kontanter til den ansatte ved å finne bankdetaljene for den ansatte, og deretter gå til banksystemet.

Mulige områder ved forretningsprosessen å automatisere for å redusere menneskelige feil.

Diagram som viser en forretningsprosessflyt for regnskapsføreren Abhay. To trinn i prosessen ("Slå opp på bankdetaljer for ansatte" og "Refundere kontanter til søker") blir ringet rundt med rødt for å angi potensielle områder hvor Power Automate kan redusere menneskelig feil ved å automatisere disse trinnene.

Effektiviser godkjenninger

Det oppstår en annen type feil når personer glemmer å utføre oppgavene sine. Du kan konfigurere automatisering for å minne dem på å arbeide på oppgaven eller prosessen de er tilordnet.

Lee har for eksempel sendt en utgiftsrapport, men Nick har ikke svart på godkjenningsforespørselen på en stund. En automatisering kan konfigureres for å minne Nick om å ta en beslutning, og det kan til og med angis en knapp som kan brukes til å svare direkte fra purringen.

Mulige områder ved forretningsprosessen å automatisere for å effektivisere forretningsprosess.

Diagram som viser en forretningsprosessflyt for regnskapsføreren Abhay. Godkjenningsprosessen endres, slik at en påminnelse for godkjenning automatiseres ved å konfigurere et utløserautomatisering for å kontrollere status. Hvis godkjenningen er fullført, avsluttes automatiseringen, og hvis godkjenningen ikke er fullført, sendes det en påminnelse til godkjenneren, og påminnelsesautomatiseringen blir kjørt på nytt for å kontrollere helt til godkjenningen er fullført.

Få effektivitet i prosessene med store volumer

Et annet område du kanskje vil automatisere, er prosesser med stort volum. Prosesser med store volumer er prosesser som sjelden utføres daglig. Det er tett knyttet til repeterende prosesser, men er litt annerledes. Du kan ha en prosess som bare kan ha et trinn eller to som kan automatiseres. Men hvis en prosess må utføres mange ganger, kan selv små forbedringer ha stor innvirkning.

Hvis for eksempel utgiftsrapporteringsscenarioet har 1 000 selgere, vil hvert minutt med forbedring tilsvare to innsparte arbeidsdager. Analyse av faktisk innvirkning kan utføres ved hjelp av analysefunksjonene.

Automatisere dataoppføring

Du kan skrive inn data manuelt fordi du har to systemer som ikke snakker med hverandre. I vårt scenario for utgiftsrapportering er det her Abhay legger inn data i regnskapssystemet ved å angi verdier på nytt fra den sendte utgiftsrapporten.

Eksempelscenario for å forbedre effektiviteten.

Maksimere bruken av tilgjengelige ressurser

Flere gode automatiseringskandidater er prosesser som kan kjøres uavhengig av menneskelig kommunikasjon. Denne typen prosess er ikke så enkel å identifisere, så den beste måten er å forestille seg om det finnes prosesser som kan fullføres utenfor normal arbeidstid. En slik automatisering fungerer som en "multiplikator" av dine personer og bruker de andre ressursene til fulle (for eksempel PCer).

Du kan også bruke automatisering for prosesser som tar for lang tid sammenlignet med en menneskelig samhandling, men er tolerable hvis de utføres om natten når det ikke er noen hast å fullføre automatiseringen. Hvis en person for eksempel starter dagen ved å behandle ordrer som ble levert i løpet av natten, kan du opprette automatisering som behandler ordrene så snart de kommer inn, slik at teamet kan begynne å oppfylle ordren tidlig om morgenen.

Diagram som viser en bruker som utfører en prosess fra 9:00 til 18:00, og automatisering som utfører en relatert prosess fra 18:00 til 9:00.

Øke gjennomstrømningen

På samme måte som å maksimere bruken av tilgjengelige ressurser, bidrar automatisering også til å øke gjennomstrømningen til en bestemt prosess. Ved hjelp av denne typen automatisering kan gjeldende prosess utføres av mennesker parallelt med automatiseringen.

Regnskapsføreren Abhay kan for eksempel være den eneste personen som behandler reiseregningsrapportene, og standard arbeidstid kan være mellom 9:00 til og med 18:00. Ved å konfigurere en automatisering kan du få Power Automate til å behandle utgiftsrapportene også, og dermed få både Abhay og automatiseringen til å behandle, noe som resulterer i en høyere gjennomstrømning.

Diagram som viser en bruker som utfører en prosess fra 9:00 til 18:00 parallelt med automatisering som kjører i 24 timer.

Eksempelscenario

Når alle automatiseringsområdene brukes, viser eksemplet nedenfor hvordan en forretningsprosess for utgiftsrapportering kan dekkes av Power Automate med forbedringer i gjennomstrømningen, maksimering av de tilgjengelige ressursene, automatisering av dataoppføringer og effektivisering av godkjenninger.

Diagram for prosess etter at alle automatiseringene er brukt.