Opplæring: Fra Excel-arbeidsbok til en Power BI-rapport i Microsoft Teams

GJELDER FOR: Power BI Desktop Power Bi-tjeneste

Lederen din ønsker å se en rapport om de siste salgs- og fortjenestetallene ved slutten av dagen. De nyeste dataene er imidlertid i filer på den bærbare datamaskinen. Tidligere har det tatt timer å opprette en rapport, og du begynner å føle deg engstelig.

Ingen grunn til bekymring. Med Power BI kan du opprette en flott rapport og dele den i Microsoft Teams på et øyeblikk!

Skjermbilde av den ferdige rapporten økonomieksempel.

I dette eksempelet laster vi opp en Excel-fil, oppretter en ny rapport og deler den med kolleger i Microsoft Teams, alt fra Power BI. Du finner ut hvordan du kan gjøre følgende:

  • Klargjøre dataene i Excel.
  • Laste ned eksempeldata.
  • Bygge en rapport i Power BI-tjenesten.
  • Fest visualobjektene i rapporten til et instrument bord.
  • Dele en kobling til instrumentbordet.
  • Dele instrumentbordet i Microsoft Teams

Forutsetninger

Forberede data i Excel

La oss ta en Excel-fil som et eksempel.

  1. Før du kan laste inn Excel-filen i Power BI, må du organisere dataene i en flat tabell. I en flat tabell inneholder hver kolonne samme datatype, for eksempel tekst, dato, nummer eller valuta. Tabellen skal ha en overskriftsrad, men ingen kolonner eller rader som viser totalsummer.

    Skjermbilde av dataene som er organisert i Excel.

  2. Deretter formaterer du dataene som en tabell. Velg Formater som tabell i Hjem-fanen i Stiler-gruppen i Excel.

  3. Velg en tabellstil for regnearket.

    Excel-regnearket er nå klart til å laste inn i Power BI.

    Skjermbilde av dataene som er formatert som en tabell.

Last opp Excel-filen til Power BI-tjenesten

Power BI-tjenesten kobles til mange datakilder, inkludert Excel-filer som befinner seg på datamaskinen din.

  1. Logg deg på Power BI-tjenesten for å komme i gang. Hvis du ikke har registrert deg, kan du gjøre det gratis.

  2. I Mitt arbeidsområde velger du Ny>Last opp en fil.

    Skjermbilde av Mitt arbeidsområde, utheving av ny rullegardinmeny og alternativet Last opp en fil.

  3. Velg Excel>Bla gjennom denne enheten, og bla til der du lagret Excel-filen for økonomieksempel. Velg deretter Åpne.

    Nå har du et datasett for økonomisk eksempel. Power BI opprettet også automatisk et tomt instrumentbord. Hvis du ikke ser instrumentbordet, kan du oppdatere nettleseren.

    Skjermbilde av Mitt arbeidsområde, som uthever datasettet Økonomieksempel.

  4. Du vil opprette en rapport. Velg Ny>rapport mens du fortsatt er i Mitt arbeidsområde.

    Skjermbilde av Mitt arbeidsområde, som uthever ny rullegardinmeny og rapportalternativet.

  5. Velg Velg et publisert datasett. Velg deretter den økonomiske eksempeldatasettet >automatisk opprettingsrapport i dialogboksen Datahub.

    Skjermbilde av datahubdialogboksen, som uthever datasettet Økonomieksempel.

Bygge rapporten dine

Rapporten åpnes i redigeringsvisning og viser det tomme rapportlerretet. Til høyre er Visualiseringer, Filtreog Felt-rutene. Tabelldataene for Excel-arbeidsboken vises iFelt-ruten. Øverst er navnet på tabellen, Økonomi. Power BI viser kolonneoverskriftene som individuelle felter under navnet på tabellen.

Vil du legge merke til Sigma-symbolene i feltlisten? Power BI har oppdaget at disse feltene er numeriske. Power BI oppdager også geografiske felt og viser et globussymbol.

Skjermbilde av Felter-ruten, som uthever Excel-oppføringer.

  1. Hvis du vil ha mer plass til rapportlerretet, velger Skjul navigasjonsrutenog minimererFiltre-ruten.

    Skjermbilde av navigasjonsruten, som uthever ikonet Skjul navigasjonsruten.

  2. Nå kan du begynne å opprette visualiseringer. La oss si at lederen din ønsker å se fortjeneste over tid. I Felt-ruten drar du Fortjeneste til rapportlerretet.

    Som standard viser Power BI et stolpediagram med én kolonne.

    Skjermbilde av et stolpediagram med én kolonne.

  3. Dra Dato til rapportlerretet.

    Power BI oppdaterer stolpediagrammet for å vise fortjeneste etter dato.

    Skjermbilde av et stolpediagram i redigeringsprogrammet for rapporter.

    Desember 2014 var den mest lønnsomme måneden.

    Tips

    Hvis diagrammet ikke ser ut som du forventer, sjekk aggregeringene dine. Velg for eksempel Fortjeneste-feltet du nettopp la til, i Verdier-brønnen, og kontroller at dataene aggregeres slik du ønsker. I dette eksemplet bruker vi Summer.

Opprett et kart

Lederen din ønsker å vite hvilke land/regioner som er mest lønnsomme. Imponer lederen med en kartvisualisering.

  1. Velg et tomt område på rapportlerretet.

  2. Fra Felt-ruten drar du Land og Fortjeneste til rapportlerretet.

    Power BI oppretter en kartvisualisering med bobler som representerer den relative fortjenesten for hver plassering.

    Skjermbilde av visualobjekt for kart i redigeringsprogram for rapport.

    Du kan se at de europeiske regionene overgår de nordamerikanske regionene.

Opprett et visualobjekt som viser salg

Hva med å vise et visualobjekt som viser salg etter produkt og markedssegment? Det er enkelt.

  1. Velg det tomme lerretet.

  2. I feltene Felt velger du Salg, Produkt og Segment.

    Power BI oppretter et samlet stolpediagram.

  3. Endre typen diagram ved å velge en av ikonene på menyen Visualiseringer. Du kan for eksempel endre det til et stablet stående stolpediagram.

    Skjermbilde av et stablet stolpediagram i redigeringsprogrammet for rapporter.

  4. Hvis du vil sortere diagrammet, velger du Flere alternativer (...) >Sorter etter.

Pynt på visualobjektene

Gjør følgende endringer i kategorien Format i visualiseringer-ruten.

Skjermbilde av format-fanen i visualiseringer-ruten.

  1. Velg Fortjeneste etter dato stolpediagram. I delen Tittel endrer du tekststørrelse til 16 pkt. Sett Skygge til .

  2. Velg Salg etter produkt og segment stablet stående stolpediagram. Endre tittel-tekststørrelse til 16 pkt i inndelingen Tittel. Sett Skygge til .

  3. Velg Fortjeneste etter land-kartet. Endre Tema til Gråtone i Kartstiler. Endre tittel-tekststørrelse til 16 pkt i inndelingen Tittel. Sett Skygge til .

Fest til et instrumentbord

Du kan feste alle visualobjektene til det tomme instrumentbordet som Power BI opprettet som standard.

  1. Hold markøren over et visualobjekt, og velg Fest visualobjekt.

    Skjermbilde av et visualobjekt som uthever ikonet fest visualobjekt.

  2. Du må lagre rapporten før du kan feste et visualobjekt til instrumentbordet. Gi rapporten et navn og velg Lagre.

  3. Fest hvert visualobjekt til instrumentbordet som Power BI opprettet, Økonomisk eksempel.xlsx.

  4. Når du fester det siste visualobjektet, velger du Gå til instrumentbord.

  5. Power BI la til en plassholder for Økonomisk eksempel.xlsx-flis i instrumentbordet automatisk. Velg Flere alternativer (...)>Slett flis.

    Skjermbilde av Flere alternativer-menyen for en flis.

  6. Ordne på nytt og endre størrelsen på flisene slik du ønsker.

Instrumentbordet og rapporten er klar.

Nå er det på tide å dele instrument bordet ditt med lederen. Du kan dele instrumentbordet og den underliggende rapporten med kollegene som har en Power BI-konto. De kan samhandle med rapporten, men de kan ikke lagre endringer. Hvis du tillater det, kan de dele på nytt med andre eller bygge en ny rapport basert på det underliggende datasettet.

  1. Du kan dele rapporten ved å velge Del øverst på instrumentbordet.

    Skjermbilde av Mitt arbeidsområde, som uthever Del-ikonet.

  2. Skriv inn e-postadressene til mottakerne i feltet Skriv inn et navn eller e-postadresser i skjermbildet Del instrumentbord, og legg til en valgfri melding.

  3. Velg alternativet for å sende et e-postvarsel. Velg eventuelle andre alternativer du vil bruke:

    • Tillat at mottakere kan dele dette instrumentbordet
    • Tillat mottakere å bygge innhold med dataene som er knyttet til dette instrumentbordet

    Skjermbilde av Del instrumentbord-ruten, der alle alternativene er valgt.

  4. Velg Gi tilgang.

Del til Microsoft Teams

Du kan også dele rapporter og instrumentbord direkte til kollegene dine i Microsoft Teams.

  1. Hvis du vil dele i Teams, kan du velge Chat i Teams øverst på instrumentbordet.

    Skjermbilde av Mitt arbeidsområde, som uthever alternativet Chat i Teams.

  2. Power BI viser dialogboksen Del til Teams. Skriv inn navnet på en person, gruppe eller kanal, og velg Del.

    Skjermbilde av dialogboksen Del til Teams.

  3. Koblingen vises i Innlegg for denne personen, gruppen eller kanalen.

    Skjermbilde av et eksempelinnlegg i Microsoft Teams.

Neste trinn

Har du flere spørsmål? Prøv Power BI-fellesskapet.