Identifisere forretningsproblemet som skal løses (brukstilfellet)

Det første trinnet i bruken av Microsoft Power Platform til å løse et forretningsproblem, er å avgjøre hva slags problem du vil takle.

I IT kalles vanligvis forretningsproblemet som skal løses, for brukstilfellet.

Spør deg selv om hvilket forretningsproblem du prøver å løse. (Vær kortfattet når du gir et navn til problemet. I mange tilfeller blir dette navnet på appen du lager.) Når du definerer problemet, må du dele det opp i en problemsetning og resultatet du ønsker å oppnå.

For appen vi skal bruke som eksempel i disse artiklene, kom vi opp med følgende setning: "Utgiftsrapportering: Opprett en prosess som er effektiv for ansatte og regnskapsavdelingen, tillater raskere budsjettsporing, og reduserer eksponeringen i revisjoner."

Hvis du allerede vet nøyaktig hva slags problem du må løse, kan du hoppe over delen Vurdere kostnadene ved å løse problemet manuelt. Hvis du trenger noen ideer eller vil øve på et mindre problem før du takler den opprinnelige inspirasjonen din, må du lese videre.

Hva kan jeg gjøre med Power Apps?

Hvis du lager din første app med Power Apps, bør du tenke på bedriften din og arbeidet som du og teamet ditt utfører hver dag, og identifisere et forretningsproblem som du for øyeblikket bruker en manuell prosess til å løse.

Potensielle brukstilfeller for automatisering er hull, klager eller ineffektiviteter som finnes i det gjeldende arbeidsmiljøet. Prosesser som fremdeles krever papir eller e-post, og prosesser som krever manuell flytting av data fra ett sted til et annet (fra e-post til en database eller fra ett regneark til et annet), er sannsynligvis kandidater for løsning med en app.

Tips

Ikke velg et problem som er så stort at du blir låst. Selv store prosesser kan imidlertid automatiseres i små deler etter hvert som du deler opp hele prosessen, til håndterbare elementer.

For inspirasjon kan du se på disse virkelige historiene fra kunder.

Det er godt å vite hvordan appen du har i tankene, kan være til nytte for kollegene dine og sjefen din, spesielt når du må be om samarbeid når du lager eller bruker appene. Listen nedenfor viser problemtypene som kan løses av plattformen:

• Tilgjengelighet – få tilgang til apper når som helst, hvor som helst

• Mobilitet – la folk arbeide med en app når de er på farten

• Konsolidering – innsamling av data på en mer automatisert måte for å minimere manuell konsolidering

• Opplæring – få folk i gang og spor opplæringsresultater og sertifiseringer

• Demokratisering – forbedrer muligheten til å løse problemer i avdelingen eller seksjonen

• Inkludering – redusere friksjon for ansatte som har forskjellige arbeidsmiljøer fra andre ansatte (for eksempel eksterne arbeidere eller personer med funksjonshemninger)

• Effektivitet – redusere tiden som kreves for å få det ønskede resultatet, noe som gjør at unødvendige trinn reduseres

• Produktivitet – øke gjennomstrømningen til en prosess

• Punktlighet – øke hastigheten på ende-til-ende-samarbeid mellom forskjellige interessenter

• Skalerbarhet – tillate mer gjennomstrømning

• Analyse – samle inn nødvendig tilleggsinformasjon, lagre den på en slik måte som gjør det enklere å analysere

• Rapportering – aktivere raskere eller mer fullstendig rapportering til ledelsen

• Sikkerhet – sikker lagring og arbeid med data

• Kompatibilitet – løse problemer ved håndtering av personlig informasjon, oppfylle juridiske krav eller regnskapskrav

• Bærekraftighet – redusere avfall (for eksempel papir og elektrisitet) og forurensning

Ta hensyn til kostnadene ved å løse problemet manuelt

Før du setter i gang med prosjektet, må du bruke et øyeblikk til å tenke over om prosjektet er verdt innsatsen.

Det kan være mulig å estimere kostnaden på høyt nivå for å løse problemet manuelt. Dette kan uttrykkes i tiden det tar å fullføre prosessen ende til ende, eller hvis du kjenner til en "fullt belastet" kostnad (lønn eller timesats, fordeler og så videre), kan du multiplisere tiden som er brukt på å løse problemet, med denne satsen for å komme til en kostnad hver gang prosessen kjøres. Derfra kan du beregne årlig kostnad hvis du vet hvor mange ganger prosessen er kjørt.

Vær oppmerksom på at ikke alle prosjekter fører til tids- eller kostnadsbesparelser. Noen ganger kan automatisering av en prosess gi mer ryddige eller mer tidsriktige data, eller at kostnader unngås (for eksempel fange opp data tillater et revisjonsspor som kan bidra til å unngå en bot i tilfelle revisjon.)

Dette blir et nøyaktig estimat for å sikre at det er verdt å sette i gang med approsjektet. I en annen artikkel ser vi nærmere på analyse av kostnader kontra forretningsverdi.

Hvis vi antar at du har bestemt deg for at dette prosjektet er verdt å gjennomføre, er det neste trinnet å fullt forstå den gjeldende prosessen og se etter optimaliseringer.

Neste trinn: Eksempel på utgiftsrapportering

Obs!

Kan du fortelle oss om språkinnstillingene for dokumentasjonen? Ta en kort undersøkelse. (vær oppmerksom på at denne undersøkelsen er på engelsk)

Undersøkelsen tar rundt sju minutter. Det blir ikke samlet inn noen personopplysninger (personvernerklæring).