Gebruikersprofielen beheren

Artikel
02/08/2024

Beveiligingsgroepen zijn nieuw in Business Central in 2023 releasewave 1. Ze lijken op de gebruikersgroepen die in dit artikel worden genoemd. Net als gebruikersgroepen wijzen beheerders de machtigingen toe aan de beveiligingsgroep die de leden ervan nodig hebben om hun werk te doen.

Gebruikersgroepen zullen in een toekomstige release niet meer beschikbaar zijn. Tot die tijd kunt u gebruikersgroepen blijven gebruiken om machtigingen te beheren. Ga voor meer informatie over beveiligingsgroepen naar Toegang tot Business Central beheren met behulp van beveiligingsgroepen.

Wijs alle gebruikers toe aan profielen die het volgende weerspiegelen:

Hun zakelijke rol
De afdeling waar ze werken
Een ander type categorisatie

Met profielen kunnen beheerders centraal definiëren en beheren tot welke verschillende soorten gebruikers toegang hebben in Business Central.

Het typische zakelijke gebruik van een profiel is een rol. Een profiel wordt daarom genoemd Profiel (rol) in de gebruikersinterface.

Als beheerder maakt en beheert u profielen op de pagina Profielen (rollen). Elk profiel heeft een kaart waarop u de instellingen voor de gerelateerde rol beheert. De kaart bevat de volgende informatie:

Naam van de rol
Gebruikersconfiguratie
Het rolcentrum dat door het profiel wordt gebruikt

Zie voor meer informatie over gebruikersinstellingen en rolcentra Basisinstellingen wijzigen.

Voordat u gebruikersprofielen kunt beheren, moeten de gebruikers worden gemaakt en toegevoegd via het Microsoft 365-beheercentrum. U kunt vervolgens machtigingen toewijzen aan elke gebruiker of gebruikersgroep. Machtigingen definiëren de functies waartoe gebruikers toegang hebben. Zie Machtigingen toewijzen aan gebruikers en groepen voor meer informatie over machtigingsinstellingen.

Pagina-aanpassing

U kunt paginalay-outs voor een profiel aanpassen, zodat alle gebruikers aan wie het profiel is toegewezen de aangepaste pagina's zien. Als beheerder kunt u pagina's aanpassen met dezelfde functionaliteit die gebruikers gebruiken wanneer ze personaliseren. Zie Pagina's aanpassen voor profielen voor meer informatie over het aanpassen van pagina-indelingen.

Een profiel maken

Als u geen bestaand profiel kunt kopiëren, kunt u handmatig een nieuw profiel maken.

Kies het pictogram , voer Profielen (rollen) in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
Kies op de pagina Profielen (rollen) de actie Nieuw.
Vul de vereiste velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

Tip

Als u wilt dat een bepaald profiel alleen beschikbaar is voor zeer specifieke gebruikers, kunt u het veld Beschrijving instellen op Navigation menu only.. Op deze manier wordt het profiel uitgesloten van de lijst met beschikbare rollen in Mijn instellingen.

Een profiel kopiëren

Om tijd te besparen kunt u een nieuw profiel maken door een bestaand profiel te kopiëren. Kopieer er een met vergelijkbare instellingen als die u wilt maken.

Wanneer u een profiel kopieert, worden ook alle gerelateerde pagina-aanpassingen gekopieerd, zowel de door de gebruiker gemaakte aanpassingen als de aanpassingen die van uitbreidingen zijn afgeleid.

Selecteer op de pagina Profielen (rollen) de regel die u voor het profiel wilt kopiëren en kies de actie Profiel kopiëren.
Vul de velden Profiel-id en Weergavenaam in en kies vervolgens de knop OK.
Open op de pagina Profielen (rollen) de nieuw gemaakte profielkaart en bewerk vervolgens andere velden indien nodig.

Een profiel bewerken

U kunt een profiel bewerken door de velden te wijzigen op de pagina Profielen (rollen). De wijzigingen zijn echter pas zichtbaar voor de gebruiker aan wie het profiel is toegewezen na af- en weer aanmelden.

Waarschuwing

Wijzig de naam van het profiel niet terwijl er gebruikers aan wie het profiel is toegewezen, aangemeld zijn, omdat het product dan kan vastlopen en opnieuw opgestart moet worden.

Een profiel aan een gebruiker toewijzen

Gebruikers kunnen zichzelf een rol toewijzen (die een profiel vertegenwoordigt) door het veld Rol te kiezen op de pagina Mijn instellingen. Als beheerder kunt u hetzelfde doen via de pagina Profielen (rollen).

Selecteer op de pagina Profielen (rollen) het profiel dat u wilt toewijzen en kies vervolgens de actie Overzicht persoonlijke gebruikersinstellingen.
Selecteer op de pagina Persoonlijke gebruikersinstellingen de gebruiker aan wie u het profiel wilt toewijzen en kies vervolgens de actie Bewerken.
Selecteer in het veld Profiel-id het relevante profiel.

Als u een ander profiel aan een gebruiker toewijst, blijven eventuele aanpassingen die door de gebruiker met het vorige profiel zijn aangebracht, behouden.

Gebruikersinstellingen voor een profiel definiëren

Op de pagina Mijn instellingen kunnen gebruikers basisgedrag van hun account definiëren, zoals het rolcentrum, de taal en welke meldingen ze ontvangen. Zie voor meer informatie over gebruikersinstellingen Basisinstellingen wijzigen.

Als beheerder kunt u instellingen voor een profiel definiëren. De instellingen zijn van toepassing op alle gebruikers die aan de rol zijn toegewezen.

Kies het , voer Profielen (rollen) in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
Selecteer de regel voor het profiel waarvoor u de gebruikersinstellingen wilt wijzigen, kies de actie Navigeren en kies vervolgens de actie Lijst persoonlijke gebruikersinstellingen.
Open op de pagina Persoonlijke gebruikersinstellingen de kaart voor de gebruiker van wie u de instellingen wilt wijzigen.
Bewerk indien nodig op de pagina Gebruikerspersonalisatiekaart de velden.

Een profiel activeren

Wanneer u een profiel maakt, kunt u bepalen of, waar en hoe het profiel en de bijbehorende informatie beschikbaar zijn voor gebruikers.

Schakel op de pagina Profielen (rollen) de volgende selectievakjes in:

Ingeschakeld om aan te geven of de gerelateerde rol zichtbaar is op de pagina Beschikbare rollen voor gebruikers om uit te kiezen.
Als standaardprofiel gebruiken om het profiel op te geven dat van toepassing is op gebruikers aan wie geen specifieke rol is toegewezen.
Personalisatie uitschakelen om aan te geven of gebruikers van de gerelateerde rol hun werkruimte kunnen personaliseren.
Weergeven in Rollenverkenner om op te geven of acties op zakelijke functies in het profiel moeten worden weergegeven in de uitgebreide weergave van de rollenverkenner, een functieoverzicht. Zie voor meer informatie over de rolverkenner Pagina's zoeken met de rolverkenner.

Profielen exporteren

U kunt profielen exporteren uit Business Central en ze hergebruiken in een andere tenant. De profielen worden geëxporteerd naar een zipbestand dat AL-bestanden (Application Language) bevat. U kunt de AL-bestanden opnieuw gebruiken om extensies te ontwikkelen. Zie De client gebruiken om profielen en pagina-aanpassingen te maken voor meer informatie over het exporteren van profielen.

Kies op de pagina Profielen (rollen) de actie Profielen exporteren.

Deze actie exporteert een zipbestand dat AL-bestanden voor alle profielen bevat.

Profielen importeren

U kunt profielen importeren die worden geëxporteerd vanuit Business Central. De stappen zijn min of meer het tegenovergestelde van de stappen om profielen te exporteren.

Kies op de pagina Profielen (rollen) de actie Profielen importeren.
Volg de stappen in de wizard Profielen importeren.

Als u alleen geselecteerde profielen wilt importeren, gebruikt u het selectievakje Geselecteerd om aan te geven welke u wilt importeren.
Kies de knop Selectie importeren.

Deze actie importeert een zipbestand dat AL-bestanden voor de geselecteerde profielen.

Een profiel verwijderen

U kunt een profiel verwijderen door de actie Verwijderen te kiezen op de pagina Profielen (rollen). De volgende beperkingen zijn echter van toepassing:

U kunt een profiel dat aan een gebruiker of een gebruikersgroep is toegewezen, niet verwijderen.
U kunt geen profielen verwijderen die afkomstig zijn van extensies. De extensie moet eerst worden verwijderd.
U kunt slechts één profiel tegelijk verwijderen.

Alle aanpassingen verwijderen die door een gebruiker zijn aangebracht

U kunt alle wijzigingen verwijderen die een gebruiker op pagina's aanbrengt. Wijzigingen verwijderen kan bijvoorbeeld handig zijn als een werknemer van rol verandert en ze niet langer nodig heeft. Het profiel definieert de pagina-indeling en door verwijderingen wordt deze teruggezet naar die definitie.

Kies het voer Persoonlijke gebruikersinstellingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

De pagina Persoonlijke gebruikersinstellingen bevat alle gebruikers die persoonlijke instellingen aanbrengen.
Open de kaart voor een gebruiker wiens personalisaties u wilt verwijderen.
Kies op de pagina Gebruikerspersonalisatiekaart de actie Aangepaste pagina's wissen en accepteer het bericht dat verschijnt.

De gebruiker ziet de wijzigingen de volgende keer dat hij of zij zich aanmeldt.

U kunt ook alle pagina-aanpassingen voor een profiel verwijderen. Zie voor meer informatie Alle aanpassingen voor een profiel verwijderen.

Personalisaties voor specifieke pagina's verwijderen

U kunt personalisaties verwijderen die een of meer gebruikers aanbrengen op specifieke pagina's. Personalisaties verwijderen kan bijvoorbeeld handig zijn als een gewijzigd bedrijfsproces betekent dat een personalisatie niet langer moet worden gebruikt. Door verwijderingen wordt de paginalay-out teruggezet naar wat door het profiel wordt gedefinieerd.

Kies het , voer Persoonlijke gebruikersinstellingen van pagina in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

De pagina Persoonlijke gebruikersinstellingen van pagina bevat alle pagina's die zijn gepersonaliseerd en de gebruiker waartoe ze behoren.

Een vinkje in het veld Oude persoonlijke instellingen geeft aan dat de personalisatie is uitgevoerd in een oudere versie van Business Central, die anders met personalisatie omging dan nu het geval is. Gebruikers die proberen deze pagina's te personaliseren zijn hiertoe niet in staat, tenzij ze ervoor kiezen de pagina te ontgrendelen.
Selecteer de regel voor de paginapersonalisatie die u wilt verwijderen en kies de actie Verwijderen.

De gebruiker ziet de wijzigingen de volgende keer dat hij of zij zich aanmeldt.

U kunt ook afzonderlijke pagina-aanpassingen voor een profiel verwijderen. Zie voor meer informatie Aanpassingen voor specifieke pagina's voor een profiel verwijderen.

Gebruikerssessies beheren

Als beheerder van Business Central online kunt u gebruikerssessies beheren in het beheercentrum. Zie voor meer informatie Sessies beheren in de beheerinhoud.

Voor Business Central on-premises kunt u sessies beheren met bijvoorbeeld SQL Server Management Studio. Zie voor meer informatie Technische documentatie over SQL Server.

Zie ook

Machtigingen toewijzen aan gebruikers en groepen
Pagina's aanpassen voor profielen
Uw werkruimte personaliseren

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central