E-mailsamenvatting weergeven en opslaan in CRM

Wanneer u via e-mail met uw klanten communiceert, moet u uw CRM-systeem vaak bijwerken met de nieuwste informatie. Het handmatig bijwerken van het CRM-systeem elke keer dat u via e-mail met klanten communiceert, kan tijdrovend en foutgevoelig zijn. Bovendien kan het mogelijk ruis toevoegen aan het CRM-systeem door records te overbelasten met e-mailuitwisselingen.

Copilot for Sales gebruikt AI om e-mailgesprekken samen te vatten en biedt u opties om de samenvatting te kopiëren en als notitie aan een record toe te voegen aan uw CRM-systeem.

Indien beschikbaar bevat de samenvatting informatie over de vraag of het budget, de belanghebbenden, de behoefte en de timing al dan niet in de e-mail worden vermeld. Deze informatie wordt alleen weergegeven voor externe e-mails en wanneer deze met grote waarschijnlijkheid door AI wordt gedetecteerd.

Licentievereisten

De in dit artikel genoemde mogelijkheden zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met de Copilot for Sales-standaardlicentie. Als u de Copilot for Sales premium-licentie hebt, kunt u de geïntegreerde ervaring binnen Microsoft Outlook bekijken. Ga voor meer informatie naar Een e-mailthread samenvatten met behulp van verkoopinformatie in Outlook.

Anatomie van een e-mailoverzicht

Annotatie	Omschrijving
0	Verwijzingsnummer om e-mailtekst weer te geven die wordt gebruikt om een samenvatting te genereren. Meer informatie: Gegevensbron weergeven
2	Menu Meer opties voor: De e-mailsamenvatting opslaan in uw CRM-systeem als een notitie bij een record Kopieer de samenvatting van de e-mail naar het klembord. U kunt de inhoud daarna volgens uw voorkeuren plakken.
3	Deel feedback of verkeerde inhoud door de pijl met duim omhoog of duim omlaag te gebruiken. Meer informatie: Feedback delen

Opmerking

• E-mailoverzicht wordt alleen gegenereerd voor e-mails of e-mailthreads met meer dan 1000 tekens, wat overeenkomt met ongeveer 180 woorden.
• De e-mailsamenvatting bevat maximaal 400 tekens.
• Nadat u de samenvatting aan het CRM-systeem hebt toegevoegd, kunt u deze naar behoefte bewerken.
• U moet de door AI gegenereerde inhoud zorgvuldig controleren, omdat deze fouten kan bevatten. Het is uw verantwoordelijkheid om de door AI gegenereerde samenvattingen te bekijken en te bewerken om er zeker van te zijn dat deze nauwkeurig en toepasselijk zijn.

Ondersteunde talen

Ga naar ondersteunde talen voor een lijst met ondersteunde talen.

E-mailsamenvatting weergeven

1. Open of beantwoord een e-mail van een klant in Outlook.

2. Open het Copilot for Sales-deelvenster.

3. Het e-mailoverzicht wordt weergegeven op de kaart Belangrijke e-mailinformatie.

Opmerking

Als de e-mailinhoud minder dan 1000 tekens bevat, wordt er geen e-mailsamenvatting gegenereerd.

E-mailsamenvatting op CRM opslaan

1. De e-mailsamenvatting weergeven

2. Selecteer op de kaart Belangrijke e-mailinformatie de optie Meer opties (...) en selecteer Overzicht opslaan in (CRM).

3. Selecteer onder Een record selecteren een van de voorgestelde records of gebruik het zoekvak om een andere record te vinden.

   Als er meerdere verkoopkansen zijn gerelateerd aan een contactpersoon, toont Copilot for Sales een lijst met voorgestelde kansen, gerangschikt op AI, om de samenvatting op te slaan. In dit geval wordt standaard de eerste verkoopkans geselecteerd.

   Opmerking

   • Als de e-mail al aan een verkoopkans is gekoppeld, is deze standaard geselecteerd.
   • Als er geen verkoopkans is gekoppeld, wordt standaard de hoogst gerangschikte verkoopkans, die wordt bepaald door de openstaande verkoopkansen die beschikbaar zijn voor het account of contactpersoon, en de inhoud van de e-mail, geselecteerd.
   • Wanneer u naar een record zoekt, tonen de zoekresultaten de recordnaam en de sleutelvelden die zijn geselecteerd door uw beheerder. Zie Sleutelvelden selecteren voor miniweergave voor meer informatie over sleutelvelden.
   • Uw zoekresultaten worden toegevoegd aan de lijst met voorgestelde records, zodat u veilig kunt zoeken en het opnieuw kunt proberen.
   • Momenteel kunt u de samenvatting in één record opslaan met Copilot for Sales.
   • U kunt verbinding maken met alle recordtypen die zijn ingeschakeld voor activiteiten en die door uw beheerder zijn toegevoegd aan Copilot for Sales. Zie Een nieuwe recordtype (of een Salesforce-object) toevoegen voor meer informatie over het toevoegen van recordtypen.
   • Salesforce heeft twee soorten notitieobjecten: Notities en bijlagen en Notities (ook bekend als inhoudsnotities). U kunt elk van deze objecten gebruiken om aantekeningen te maken en deze aan de CRM-records toe te voegen. Copilot for Sales ondersteunt echter standaard alleen het object Notities en bijlagen. Als u wilt dat Copilot for Sales het Notities-object ondersteunt, vraagt u uw beheerder om contact op te nemen met Microsoft Ondersteuning.

   

4. Selecteer Opslaan.

   De e-mailsamenvatting wordt als een notitie bij het geselecteerde record opgeslagen in CRM. Alle Copilot for Sales-notities hebben hetzelfde onderwerp: '[AI-gegenereerde] e-mailsamenvatting van Copilot for Sales' en bevatten het onderwerp van de e-mail zelf, evenals het tijdstempel waarop de notitie is opgeslagen.

   

Gegevensbron voor e-mailoverzicht weergeven

Informatie die vanuit CRM wordt geïdentificeerd, zoals contactpersoon- en accountrecords, wordt weergegeven als gegevensbron in het e-mailoverzicht, zodat u deze snel kunt raadplegen.

CRM-gegevens in het e-mailoverzicht worden in blauwe kleur weergegeven. Selecteer de inhoud om informatie over de CRM-gegevens te zien. U kunt ook een record openen in CRM om de volledige details te bekijken door te selecteren op de CRM-recordkaart.

E-mailgegevens die in de e-mailsamenvatting worden gebruikt, worden weergegeven met verwijzingsnummers. Selecteer het verwijzingsnummer om de exacte tekst van de prijsopgave uit de e-mail en de naam van de persoon die deze opgave doet, te zien.

Feedback delen

Als u feedback hebt over de e-mailsamenvatting, kunt u deze delen door het desbetreffende pictogram onder aan de e-mailsamenvatting te selecteren. Uw feedback is waardevol en we gebruiken deze om de functionaliteit te verbeteren.

Opmerking

Zorg ervoor dat u geen persoonlijke informatie invoert terwijl u feedback deelt.

1. Selecteer of onder aan de e-mailsamenvatting.

   Nadat u een pictogram hebt geselecteerd, krijgt u een koppeling Geef feedback te zien.

2. Selecteer de koppeling om het feedbackformulier te openen.

3. Voer uw antwoorden in het feedbackformulier in en selecteer vervolgens Verzenden.