Procedure: Documenten per e-mail verzenden
Om de inhoud van bedrijfsdocumenten snel aan uw zakelijke partners door te geven, zoals de betalingsgegevens over verkoopdocumenten aan klanten, kunt u de functie Rapportlay-out gebruiken om documentspecifieke inhoud te definiëren die automatisch wordt ingevoegd in hoofdteksten van e-mail. Zie voor meer informatie Lay-outs van rapporten en documenten beheren.
Als u e-mails vanuit Dynamics NAV wilt inschakelen, start u de begeleide instelling E-mail instellen op de startpagina.
U kunt vrijwel alle documentsoorten als bijlagen bij e-mailberichten direct e-mailen vanuit het venster dat het document bevat. Naast de bijlage kunt u documentspecifieke hoofdteksten van e-mail met basisgegevens van het document instellen voorafgegaan door standaardtekst waarin de e-mailgeadresseerde wordt begroet en het betreffende document wordt geïntroduceerd. Om uw klanten aan te bieden voor verkoop elektronisch te betalen met een betalingsservice, zoals PayPal, kunt u de PayPal-informatie en hyperlink in de hoofdtekst van de e-mail invoegen.
Vanuit alle documenten start u het e-mailen door in geboekte documenten de actie Verzenden te kiezen of in niet-geboekte documenten de actie Boeken en verzenden.
Als het veld E-mail in het venster Document verzenden naar is ingesteld op Ja (prompt voor instellingen), wordt het venster E-mail verzenden geopend waarin de contactpersoon al is ingevuld in het veld Aan: en het document als een pdf-bestand is bijgevoegd. In het veld Hoofdtekst kunt u tekst handmatig invoeren of kunt u in het veld een documentspecifieke e-mailhoofdtekst invoeren die u hebt ingesteld.
In de volgende procedure wordt beschreven hoe u het rapport Verkoop - factuur zo instelt dat het kan worden gebruikt voor documentspecifieke e-mailhoofdteksten wanneer u geboekte verkoopfacturen via e-mail verstuurt.
Een documentspecifieke e-mailhoofdtekst instellen voor verkoopfacturen
Klik op het pictogram
, voer Rapportselectie - Verkoop in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Selecteer in het venster Rapportselectie - Verkoop in het veld Gebruik de optie Factuur.
Selecteer op een nieuwe regel in het veld Rapport-ID bijvoorbeeld standaardrapport 1306.
Schakel het selectievakje Gebruiken voor hoofdtekst van e-mailbericht in.
Kies het veld Indelingscode van hoofdtekst van e-mailbericht en selecteer een indeling in de vervolgkeuzelijst.
Met rapportlay-outs wordt zowel de stijl als de inhoud van de e-mailhoofdtekst gedefinieerd, inclusief de standaardtekst die voorafgaat aan de basisdocumentinformatie in de hoofdtekst van de e-mail. U kunt alle beschikbare lijstindelingen bekijken als u de knop Selecteren vanuit volledige lijst kiest in de vervolgkeuzelijst.
Als u de lay-out wilt weergeven of bewerken waarop de e-mailhoofdtekst is gebaseerd, selecteert u in het venster Aangepaste rapportlay-outs de gewenste lay-out en vervolgens de actie Lay-out bewerken.
Als u klanten wilt aanbieden om voor verkoop elektronisch te betalen, kunt u de gerelateerde betalingsservice, zoals PayPal, instellen en vervolgens ook de PayPal-informatie en hyperlink in de hoofdtekst van de e-mail invoegen. Zie Procedure: Klantbetalingen mogelijk maken via PayPal voor meer informatie.
Kies de knop Ok.
Wanneer u nu bijvoorbeeld de actie Verzenden kiest in het venster Geboekte verkoopfactuur, bevat de e-mailhoofdtekst de documentgegevens van rapport 1306, voorafgegaan door standaardtekst die is geformatteerd volgens de rapportlay-out die u in stap 5 hebt geselecteerd.
In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een geboekte verkoopfactuur als een e-mailbericht verzendt met het document als een PDF-bestand bijgevoegd en met een documentspecifieke e-mailhoofdtekst.
Documenten per e-mail verzenden
Klik op het pictogram
, voer Geboekte verkoopfacturen in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Selecteer de relevante geboekte verkoopfactuur en kies de actie Verzenden. Het venster Document verzenden naar verschijnt.
Selecteer in het veld E-mail Ja (prompt voor instellingen). Zie Procedure: Verzendprofielen voor documenten instellen voor meer informatie.
Kies de knop Ok. Het venster E-mail verzenden wordt geopend.
Voer in het veld Aan een geldig e-mailadres. De standaardwaarde is het e-mailadres van de klant.
Voer in het veld Onderwerp een beschrijvende onderwerptekst in. De standaardwaarde is de naam van de klant en het factuurnummer.
In het veld Bijlage wordt de gegenereerde factuur standaard gekoppeld als een PDF-bestand. Kies de opzoekknop om het bestand te openen of nog een bestand bij te voegen.
Voer in het veld Hoofdgedeelte een kort bericht aan de ontvanger in.
Als een documentspecifieke e-mailhoofdtekst is ingesteld in het venster Rapportselectie - Verkoop, wordt het veld Hoofdtekst automatisch ingevuld. Zie de sectie "Een documentspecifieke e-mailhoofdtekst instellen voor verkoopfacturen" in dit onderwerp voor meer informatie.
Kies de knop OK om het e-mailbericht te verzenden.
Notitie
Als u geen e-mailinstellingen wilt opgeven telkens wanneer u een document e-mailt, kunt u de optie Ja (standaardinstellingen gebruiken) in het veld E-mail van het venster Document verzenden naar selecteren. In dat geval wordt het venster E-mail verzenden niet geopend. Zie stap 4. Zie Procedure: Verzendprofielen voor documenten instellen voor meer informatie.
Zie ook
Lay-outs van rapporten en documenten beheren
Procedure: E-mail instellen
Procedure: Verkopen factureren
Werken met Dynamics NAV