Procedure: Verkoopbewerkingen
U maakt een verkoopfactuur of een verkooporder om uw overeenkomst met een klant vast te leggen om bepaalde producten tegen bepaalde leverings- en betalingsvoorwaarden te verkopen.
Er zijn enkele scenario's waarin u een verkooporder moet gebruiken in plaats van een verkoopfactuur:
- Als u slechts een deel van een bestelaantal moet verzenden, bijvoorbeeld omdat het totale aantal niet beschikbaar is.
- Als u artikelen verkoopt die uw leverancier rechtstreeks aan uw klant levert, via zogeheten doorverzending. Zie Procedure: Doorverzendingen maken voor meer informatie.
Wat betreft alle andere aspecten werken verkooporders en verkoopfacturen op dezelfde wijze. Zie Procedure: Producten verkopen voor meer informatie.
U kunt met de klant onderhandelen door eerst een verkoopofferte te maken, die u kunt omzetten in een verkoopfactuur wanneer er een overeenkomst is. Zie Procedure: Voorstellen maken voor meer informatie.
Als de klant wilt kopen, boekt u de verkoopfactuur om de gerelateerde aantallen en waarden in te voeren. Wanneer u de verkoopfactuur boekt, kunt u ook het document als een PDF-bijlage via e-mail versturen. U kunt ook de hoofdtekst van de e-mail vooraf invullen met een overzicht van de factuur- en betalingsgegevens, zoals een koppeling naar PayPal. Zie Procedure: Documenten per e-mail verzenden voor meer informatie.
In bedrijfsomgevingen waar de klant moet betalen voordat producten worden geleverd, zoals in de detailhandel, moet u wachten op de betalingsontvangst voordat u de producten levert. In de meeste gevallen verwerkt u inkomende betalingen enkele weken na levering door de betalingen te vereffenen met de gerelateerde geboekte, niet-betaalde verkoopfacturen. Zie voor meer informatie Procedure: Betalingen reconciliëren met automatische vereffening.
U kunt een geboekte verkoopfactuur gemakkelijk corrigeren of annuleren voordat het is betaald. Dit is bijvoorbeeld handig als u een typfout wilt corrigeren of als de klant in het begin van het orderproces verzoekt om een wijziging. Zie Procedure: Onbetaalde verkoopfacturen corrigeren of annuleren voor meer informatie. Als de geboekte verkoopfactuur is betaald, moet u een verkoopcreditnota maken om de verkoop tegen te boeken. Zie Procedure: Verkoopretouren of annuleringen verwerken voor meer informatie.
U kunt klantvelden op de verkoopfactuur op twee manieren invullen afhankelijk van de vraag of de klant reeds is geregistreerd. Zie de stappen 2 en 3 in de volgende procedure.
Een verkoopfactuur maken
Kies op de startpagina de actie Verkoopfactuur.
Voer in het veld Klant de naam in van een bestaande klant.
Overige velden in het venster Verkoopfactuur bevatten standaardinformatie over de geselecteerde klant. Als de klant niet is geregistreerd, volgt u deze stappen:
Voer in het veld Klant de naam van de nieuwe klant in.
Kies in dialoogvenster voor het registreren van de nieuwe klant de knop Ja.
Kies in het venster Selecteer een sjabloon voor een nieuwe klant een sjabloon waarop u de nieuwe klantenkaart wilt baseren en kies vervolgens de knop OK.
In een nieuwe klantenkaart wordt de informatie uit de geselecteerde klantensjabloon getoond. Vul de overige velden in. Zie Procedure: Nieuwe klanten registreren voor meer informatie.
Wanneer u de klantenkaart hebt voltooid, kiest u de knop OK om terug te keren naar het venster Verkoopfactuur.
Verschillende velden op de verkoopfactuur worden nu ingevuld met gegevens die u hebt opgegeven op de nieuwe klantenkaart.
Vul indien nodig de overige velden in het venster Verkoopfactuur in. Kies een veld om een korte omschrijving van het veld of een koppeling naar meer informatie te lezen.
U kunt nu verkoopfactuurregels invullen voor producten die u aan de klant verkoopt of voor elke transactie met de klant die u in een grootboekrekening wilt registreren.
Als u terugkerende verkoopregels voor de klant hebt ingesteld, zoals een maandelijkse aanvullingsorder, kunt u deze regels invoegen op de order door de actie Terugkerende verkoopregels ophalen te kiezen.
9. Selecteer op het sneltabblad Regels in het veld Soort het type product, kosten of transactie die u wilt boeken voor de klant met deze verkoopregel.
10. Voer in het veld Nr. een record die u wilt boeken op basis van de waarde in het veld Soort.
Laat het veld Nr. leeg in de volgende gevallen: - Als de regel voor een opmerking is. Schrijf de opmerking in het veld Omschrijving.
- Als de regel voor een niet-voorraadartikel is. Kies de actie Niet-voorraadartikelen selecteren. Zie voor meer informatie Procedure: Werken met niet-voorraadartikelen.
Voer in het veld Aantal in hoeveel eenheden van het product, de kosten of de transactie met de regel voor de klant worden geregistreerd.
De waarde in het veld Regelbedrag wordt berekend als Eenheidsprijs x Aantal.
De prijs en de regelbedragen worden weergegeven met of zonder btw, afhankelijk van wat u hebt geselecteerd in het veld Prijzen inclusief btw op de klantenkaart.
Als u een korting wilt geven, kunt u een percentage invoeren in het veld Regelkorting %. De waarde in het veld Regelbedrag wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.
Als u speciale artikelprijzen hebt ingesteld op het sneltabblad Verkoopprijzen en verkoopregelkortingen op de klantenkaart of de artikelkaart, worden de prijs en het bedrag op de offerteregel automatisch bijgewerkt als aan de overeengekomen prijscriteria wordt voldaan. Zie voor meer informatie Afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van verkopen vastleggen.
Herhaal stap 9 t/m 12 voor elk product of kosteneenheid dat/die u aan de klant wilt verkopen.
De totalen onder de regels worden automatisch berekend wanneer u regels maakt of wijzigt.
In het veld Kortingsbedrag op factuur voert u een bedrag in dat moet worden afgetrokken van de waarde in het veld Totaal incl. btw.
Als u factuurkortingen voor de klant hebt opgegeven, wordt het opgegeven percentage automatisch ingevoegd in het veld **Factuurkorting %**als aan de voorwaarden wordt voldaan, en het gerelateerde bedrag wordt ingevoegd in het veld Factuurkortingsbedrag excl. btw . Zie voor meer informatie Afspraken over prijzen, kortingen en betalingen van verkopen vastleggen.
Wanneer de verkoopfactuurregels zijn ingevuld, kiest u de actie Boeken en verzenden.
Het dialoogvenster Boeken en verzenden bevestigen geeft de manier aan waarop de klant de documenten wil ontvangen. U kunt de verzendmethode wijzigen door de opzoekknop voor het veld Document verzenden naar te kiezen. Zie Procedure: Verzendprofielen voor documenten instellen voor meer informatie.
Het gerelateerde artikel en de gerelateerde klantposten worden nu gemaakt in het systeem en de verkoopfactuur is uitvoer als een PDF-document. De verkoopfactuur wordt verwijderd uit de lijst met verkoopfacturen en wordt vervangen door een nieuw document in de lijst met geboekte verkoopfacturen.
Zie ook
Verkoop
Verkopen instellen
Voorraad
Procedure: Documenten per e-mail verzenden
Werken met Dynamics NAV