Procedure: Vooruitbetalingen verkoop instellen en factureren
Vooruitbetalingen zijn betalingen die worden gefactureerd en geboekt naar een verkoop- of inkoopvooruitbetalingsorder vóór de definitieve facturering. U kunt een aanbetaling vragen voordat u bestelde artikelen fabriceert, of u kunt een betaling vragen voordat u artikelen naar een klant verzendt. Met de vooruitbetalingsfunctionaliteit in Dynamics NAV kunt u vereiste borgsommen factureren en innen van klanten of kunt u borgsommen overmaken aan leveranciers. Zodoende zorgt u dat alle betalingen worden geboekt tegen een factuur.
Vooruitbetalingsvereisten kunnen worden gedefinieerd voor een klant of leverancier, voor alle artikelen of bepaalde artikelen. Nadat u de benodigde instellingen hebt gemaakt, kunt u vooruitbetalingsfacturen genereren van verkoop- en inkooporders voor het berekende vooruitbetalingsbedrag. U kunt indien nodig de standaardbedragen op de facturen wijzigen. U kunt bijvoorbeeld tevens aanvullende vooruitbetalingsfacturen versturen, als er extra artikelen worden toegevoegd aan de order.
Informatie over deze procedure
In deze procedure komen de volgende scenario's aan de orde:
- Vooruitbetalingen instellen
- Een order maken waarvoor een vooruitbetaling vereist is
- Een vooruitbetalingsfactuur maken
- De vooruitbetalingsvereisten voor een order aanpassen
- Vooruitbetalingen vereffenen met een order
- Het uiteindelijke bedrag van een order met vooruitbetaling factureren
Rollen
Deze procedure bevat taken voor de volgende rollen:
- Administrateur (Phyllis)
- Orderverwerker (Susan)
- Administratie vorderingen (Arnie)
Scenario
Phyllis is administrateur. Ze is administrateur en bepaalt welke klanten een aanbetaling moeten doen voordat artikelen worden gefabriceerd of verzonden. Phyllis stelt Dynamics NAV in op het automatisch berekenen van vooruitbetalingen.
Susan is verkooporderverwerker. Als een klant belt om een order te plaatsen, voert ze de order in het systeem in terwijl ze de klant aan de telefoon heeft. Op deze manier kan ze prijzen en betalingsvoorwaarden meteen met de klant controleren en ze kan de order aanpassen terwijl ze met de klant onderhandelt.
Arnie werkt op de afdeling Vorderingen, waar hij facturen en betalingen boekt.
In dit scenario stelt Phyllis de vereisten voor vooruitbetalingen in voor de klant Selangorian. Ze baseert dit op hun historische betalingsgegevens en geeft Susan instructies voor het afhandelen van hun orders.
Wanneer de klant belt, onderhandelt Susan met de klant totdat een overeenkomst wordt bereikt. Ze kan de vooruitbetaling vervolgens op verschillende manieren berekenen.
Nadat Susan de vooruitbetalingsfactuur heeft verstuurd, bestelt te klant een extra artikel. Susan werkt de order bij en maakt een tweede vooruitbetalingsfactuur.
Arnie registreert de betaling van de klant en past deze toe op de facturen, waarna hij de uiteindelijke factuur stuurt.
Vooruitbetalingen instellen
Als administrateur stelt Phyllis het systeem in voor het verwerken van vooruitbetalingen van klanten.
- Phyllis besluit voor de vooruitbetalingen dezelfde nummerreeks te gebruiken als voor de verkoopfacturen.
- Phyllis stelt het programma in om te controleren of vooruitbetalingen zijn vereist voordat de uiteindelijke factuur voor een order wordt verzonden.
- Phyllis stelt standaardwaarden in voor een vereist vooruitbetalingspercentage voor bepaalde artikelen en klanten.
In de volgende procedures wordt beschreven hoe de taken van Phyllis worden uitgevoerd:
Nummerreeks voor vooruitbetalingen instellen
- Klik op het pictogram
, voer Instellingen van verkoop en tegoeden in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling. - Vouw in het venster Verkoopinstellingen het sneltabblad Nummering uit.
- Controleer of de nummerreeks voor geboekte vooruitbetalingsfacturen in het veld Geboekte vooruitbetalingsfactuurnrs. overeenkomt met de reeks voor geboekte verkoopfacturen (Factuurnrs. (Geboekt)) en of de nummerreeks voor geboekte vooruitbetalingscreditnota's (Geboekte vooruitbetalingscreditnotanrs.) overeenkomt met de reeks voor geboekte creditnota's (Creditnotanrs. (Geboekt)).
Verzendingen blokkeren voor niet voldane vooruitbetalingen
Schakel in het venster Verkoopinstellingen op het sneltabblad Algemeen het selectievakje Vooruitbetaling controleren bij boeken in.
Vanaf dit moment kunt geen orders verzenden of factureren waarvoor een niet-betaald vooruitbetalingsbedrag openstaat.
Phyllis stelt in dat bij klant 20000 standaard een aanbetaling van 30% voor alle orders moet worden gefactureerd. Daarom voert ze een standaardpercentage voor vooruitbetaling in voor de klant.
Phyllis stelt in dat bij alle klanten een aanbetaling van 20% wordt gefactureerd voor artikel 1100. Klant 20000 heeft een slechte betalingsgeschiedenis. Daarom vereist zij een 40%-vooruitbetaling van klant 20000 voor artikel 1100. In de volgende procedure wordt beschreven hoe de aanbetalingspercentages worden ingesteld.
Standaardpercentages voorvooruitbetaling toewijzen aan klanten en artikelen
Klik op het pictogram
, voer Klanten in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Open de kaart voor klant 20000 (Selangorian)
Typ 30 in het veld Vooruitbetaling %.
Kies de knop OK om de klantenkaart te sluiten.
Klik op het pictogram
, voer Artikelen in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Open de kaart voor klant 1100.
Kies de actie Vooruitbetalingspercentages.
Vul twee regels in het venster Vooruitbetalingspercentages verkoop als volgt in.
Verkoopsoort Verkoopscode Artikelnr. Vooruitbetaling % Klant 20000 1100 40 Alle klanten 1100 20 Belangrijk
Afhankelijk van uw land/regio, moet u voor artikelen 1000 en 1100 ook een belastinggroepcode opgeven op het sneltabblad Facturering.
Sluit alle vensters.
Een vooruitbetalingsrekening verkoop opgeven in de boekingsgroepinstellingen
- Klik op het pictogram , voer Boekingsgroepinstellingen in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Selecteer de regel waar de Bedrijfsboekingsgroep is ingesteld op EXPORTEREN en de Productboekingsgroep op DETAILHANDEL en kies vervolgens de actie Bewerken.
- Geef in het venster Boekingsgroepinstellingen in het veld Vooruitbetalingsrekening verkoop de desbetreffende rekening op.
- Kies de knop Ok.
Een order maken waarvoor vooruitbetaling is vereist
In het volgende scenario maakt Susan, de orderprocessor, een order terwijl ze met een klant praat. Voor de artikelen die de klant bestelt is een vooruitbetaling vereist en de klant heeft in het verleden een aantal keer te laat betaald. Susan heeft daarom de instructie gekregen om een vast bedrag van 2.000 als vooruitbetaling op de order te eisen.
De klant vraagt of het goed is als hij 35% betaalt, een voorstel waarin Susan zich kan vinden. Zij wijzigt daarom de order.
Susan maakt de vooruitbetalingsfactuur en verzendt deze naar de klant.
Een verkooporder maken met een vooruitbetaling
Klik op het pictogram
, voer Verkooporders in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Kies de actie Nieuw.
Selecteer in het veld Orderklantnr. de waarde 20000.
Accepteer de waarschuwing voor saldo-overschrijding die verschijnt.
Vul op twee verkoopregels de volgende gegevens in.
Soort Nr. Aantal Artikel 1000 1 Artikel 1100 1 De vooruitbetalingsvelden op de verkoopregel zijn standaard verborgen, dus u moet ze weergeven.
Controleer of het veld Vooruitbetaling % op de regel voor artikel 1000 op 30 staat. Dit is standaard overgenomen van de verkoopkop die wordt gevuld op basis van de klantkaart.
Het veld Vooruitbetaling % op de regel voor artikel 1100 is 40. Dit is het percentage dat u hebt ingevoerd in het venster Vooruitbetalingspercentages verkoop voor artikel 1100 en klant 20000.
Zie voor meer informatie Procedure: Vooruitbetalingen instellen.
Kies de actie Statistieken.
Op het sneltabblad Vooruitbetaling bevat het veld Vooruitbetalingsregelbedrag excl. btw het bedrag 1.560. Als u nu een vooruitbetalingsfavtuur voor de order maakt, is dit het bedrag dat op de factuur wordt weergegeven.
In dit scenario heeft Susan instructies ontvangen om een totale vooruitbetaling van 2000 voor te stellen voor de order.
Belangrijk
De volgende stap kunt u in uw land\regio misschien niet uitvoeren.
Wijzig het bedrag in het veld Vooruitbetalingsregelbedrag excl. btw in 2000 en sluit het venster.
Controleer het veld Vooruitbetaling % op de verkoopregels en u ziet dat dit is herberekend als 40,81625.
Bij de herberekening zijn alle regels meegenomen die een vooruitbetalingspercentage hebben dat hoger is dan 0.
De klant vraagt nu of het vooruitbetalingspercentage op 35% kan worden gezet. De leidinggevende van Susan keurt de wijziging goed.
Voer in het venster Verkooporder in het veld Vooruitbetaling de waarde 35 in.
In de waarschuwing die wordt weergegeven, kiest u de knop Ja. Er wordt een tarief van 35% toegepast als het betalingspercentage voor de hele order.
Controleer of de regels juist zijn bijgewerkt.
Een vooruitbetalingsfactuur maken
Nadat de juiste vooruitbetalingswaarden voor de order zijn ingevoerd, maakt Susan de vooruitbetalingsfactuur en stuurt ze deze naar de klant.
Een vooruitbetalingsfactuur maken
- Kies in het venster Verkooporder de actie Vooruitbetalingsfactuur boeken.
Notitie
Susan kan het beste Vooruitbetalingsfactuur boeken en afdrukken kiezen en de factuur naar de klant verzenden.
Een extra vooruitbetalingsfactuur maken
De volgende dag belt de klant op en vraagt Susan om een wijziging in de order te maken. De klant wil twee stuks van artikel 1100. Susan opent de order en wijzigt deze en maakt vervolgens een tweede vooruitbetalingsfactuur voor de order en stuurt deze naar de klant.
Een extra vooruitbetalingsfactuur maken
Kies in het venster Verkooporder de actie Opnieuw openen.
Typ 2 in het veld Aantal voor artikel 1100.
Ga naar de velden vooruitbetaling. Het veld Vooruitbetalingsregelbedrag excl. btw bevat nu 630 en het veld Gefactureerd vooruitbetalingsbedrag excl. btw bevat 315. Dit geeft aan dat er een extra vooruitbetalingsbedrag bestaat dat nog niet is gefactureerd.
Als u een factuur wilt boeken voor het extra vooruitbetalingsbedrag, klikt u op Acties, wijst u Boeken en Vooruitbetaling aan en klikt u vervolgens op Vooruitbetalingsfactuur boeken.
Vooruitbetalingen vereffenen
De klant betaalt het vooruitbetalingsbedrag en Arnie, die op de afdeling Vorderingen werkt, registreert de betaling en vereffent deze met de vooruitbetalingsfacturen.
Een betaling vereffenen met vooruitbetalingsfacturen
Klik op het pictogram
, voer Ontvangstendagboeken in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.Vul op een dagboekregel de volgende gegevens in.
Veldnaam Voer in Documentsoort Betaling Rekeningsoort Klant Rekeningnr. 20000 Kies de actie Posten vereffenen.
In het venster Klantenposten vereffenen selecteert u de eerste vooruitbetalingsfactuur en vervolgens kiest u de optie Vereffenings-id instellen.
Herhaal de vorige stap voor de tweede vooruitbetaling.
Kies de knop OK.
In het bedragveld is nu het totaal van de twee vooruitbetalingsfacturen ingevuld.
Boek het dagboek.
Het resterende bedrag factureren
Arnie heeft nu doorgekregen dat de artikelen voor de order zijn verzonden en dat de order gereed is voor facturering. Arnie maakt de factuur voor de order.
Het resterende bedrag factureren
- Open de verkooporder.
- Kies hierin Verzenden en factureren en klik vervolgens de knop OK.
Notitie
Gewoonlijk heeft de verzendafdeling de verzending al geboekt.
Arnie kan de geschiedenis bekijken om te controleren of de verkoopfactuur volgens plan is gemaakt.
- Klik op het pictogram , voer Geboekte verkoopfacturen in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
Volgende stappen
In dit overzicht hebt u de stappen doorlopen om Dynamics NAV in te stellen voor het afhandelen van vooruitbetalingen. U hebt gezien hoe u standaard vooruitbetalingspercentages voor klanten en artikelen kunt instellen, en u hebt verschillende methoden gebruikt om de vooruitbetalingen van een order te berekenen. U hebt geprobeerd één totaal vooruitbetalingsbedrag aan de order toe te wijzen en u hebt het vooruitbetalingsbedrag laten berekenen als een percentage van de gehele order.
Ook hebt u geleerd hoe u een vooruitbetalingsfactuur boekt, een tweede vooruitbetalingsfactuur maakt als de order wordt gewijzigd en de uiteindelijke factuur boekt voor het resterende bedrag.
De functie voor vooruitbetalingen in Dynamics NAV maakt het eenvoudig om vooruitbetalingsregels voor klanten en artikelen in te stellen en stelt u in staat om alle betalingen tegen een factuur te boeken.
Zie ook
Vooruitbetalingen factureren
Financiën
Werken met Dynamics NAV
Procedures voor bedrijfsprocessen