Inkomende documenten instellen
Als u dagboekregels van inkomende documentrecords maakt, moet u op de pagina Instellingen van inkomende documenten vastleggen welke dagboeksjabloon en batch moeten worden gebruikt.
Wanneer de functie Inkomende documenten is ingesteld, kunt u verschillende functies gebruiken om onkostenbewijzen te controleren, OCR-taken te beheren en inkomende documentbestanden handmatig of automatisch te converteren naar de relevante documenten of dagboekregels. De externe bestanden kunnen worden gekoppeld in elke procesfase, inclusief naar geboekte documenten en naar de resulterende leverancier, klant en grootboekposten. Zie Inkomende documentrecords maken voor meer informatie.
De functie Inkomende documenten instellen
- Kies het pictogram
, voer Inkomende documentinstellingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen. - Vul de velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
Als onderdeel van de instelling moet u beslissen of u goedkeuring van inkomende documenten wilt hebben. Om goedkeuring te vereisen moet u goedkeurders en goedkeuringswerkstromen instellen. Als uw organisatie niet van plan is goedkeuring te vereisen, kunt u de volgende sectie overslaan.
Ten slotte, als u een OCR-service gebruikt om PDF- of afbeeldingsbestanden te converteren die inkomende documenten vertegenwoordigen, moet u deze instellen. Anders kunt u die sectie ook overslaan.
Fiatteurs van inkomende documentrecords instellen
Als u niet wilt dat gebruikers facturen of dagboekregels maken van inkomende documentrecords, tenzij de documenten eerst zijn goedgekeurd, stelt u een goedkeuringsproces in voor inkomende documenten. Fiatteurs van inkomende documenten moeten worden ingesteld als gebruikers van goedkeuringswerkstromen.
Voordat u werkstromen met goedkeuringsstappen kunt maken, moet u de werkstroomgebruikers instellen die betrokken zijn bij goedkeuringsprocessen. Op de pagina Gebruikersinstellingen voor goedkeuring kunt u ook maximumbedragen instellen voor specifieke typen aanvragen en vervangende fiatteurs aanwijzen aan wie goedkeuringsaanvragen worden gedelegeerd als de oorspronkelijke fiatteur afwezig is. Zie voor meer informatie Goedkeuringsgebruikers instellen.
Een OCR-service instellen
Als u PDF- en afbeeldingsbestanden wilt omzetten in elektronische documenten die u kunt converteren naar facturen, creditnota's of dagboekregels, stelt u de OCR-functie in. U kunt ook handmatig items maken die de externe documenten vertegenwoordigen.
- Kies het pictogram , voer OCR Service Setup in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Vul de velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
Notitie
Uw aanmeldgegevens worden automatisch versleuteld.
Zie OCR gebruiken om PDF- en afbeeldingsbestanden te converteren naar elektronische documenten voor meer informatie.