Share via

E-documenten toewijzen aan inkooporderregels met Copilot (preview)

[Dit artikel maakt deel uit van de voorlopige documentatie en kan nog veranderen.]

Naarmate inkoopprocessen digitaler worden, speelt de functie voor e-documenten in Business Central een sleutelrol bij het automatiseren van hoe bedrijven leveranciersfacturen ontvangen en verwerken. Copilot kan helpen door de toewijzing en afstemming van regels op leveranciersfacturen met inkooporders te verbeteren. Copilot kan de tijd verminderen die u besteedt aan taken die normaal gesproken uitgebreid zoeken, opzoeken en gegevensinvoer vereisen. Een ander voordeel is wanneer leveranciersfacturen niet precies verband houden met inkooporders. Copilot kan de bijbehorende inkooporders identificeren. Verbeterde afstemmingsmogelijkheden komen vooral ten goede aan kleine en middelgrote organisaties die behoefte hebben aan efficiënte documenttracering voor inkooporderregels.

Belangrijk

De app E-document ondersteunt scenario's voor e-documenten gedurende het gehele verkoopproces. Copilot kan ook de manier verfijnen waarop u e-documenten beheert in het aankoopproces, vooral met betrekking tot inkooporders. Met de app kunt u opgeven welk type inkoopdocument u voor elke leverancier wilt maken wanneer u e-facturen van hen ontvangt.

U kunt bestaande inkooporders in Business Central bijwerken met de informatie die u in de e-factuur hebt ontvangen.

Ondersteunde talen

Deze Copilot-functie is gevalideerd en wordt alleen ondersteund in het Engels. Hoewel het in andere talen kan worden gebruikt, functioneert het mogelijk niet zoals bedoeld. De taalkwaliteit kan variëren op basis van de interactie van de gebruiker of systeeminstellingen, wat van invloed kan zijn op de nauwkeurigheid en de gebruikerservaring. Meer informatie over geografische en taalbeschikbaarheid vindt u op Internationale beschikbaarheid van Copilot.

Vereisten

Inkooporders identificeren

Ten eerste kunt u de inkooporders identificeren die u automatisch kunt afstemmen. Als uw leverancier het veld E-document ontvangen heeft geconfigureerd om te werken met Inkooporders, doet Business Central het volgende wanneer het elektronische document wordt gemaakt in Business Central (handmatig of vanaf een extern eindpunt):

  1. Als de inkooporder voor deze leverancier bestaat en er een inkoopordernummer staat in het ontvangen e-documentbestand, koppelt Business Central het e-document automatisch aan de inkooporder. De documentstatus van dit E-document is Wordt uitgevoerd en de E-documentstatus op de subpagina Servicestatus is Order gekoppeld.
    De koppeling wordt weergegeven in het veld Document op het e-document. Als u de inkooporder moet wijzigen, kunt u de actie Koppeling van inkooporder bijwerken gebruiken en handmatig een andere inkooporder voor deze leverancier kiezen. U kunt dit alleen doen voordat u de regels in het e-document en de inkooporder afstemt.
  2. Als de inkooporder voor deze leverancier bestaat, maar er geen inkoopordernummer in het e-documentbestand staat, kunt u, als u het document handmatig uploadt, een bestaande inkooporder kiezen door de lijst Inkooporders te openen vanuit de orders die u hebt gekregen van leveranciers die alleen een e-document bevatten. Als u niet de juiste inkooporder selecteert of als u het e-document automatisch van een extern eindpunt hebt ontvangen met behulp van de taakwachtrij, wordt het nieuwe e-document niet gekoppeld aan een inkoopdocument, wordt de documentstatus weergegeven als Fout en is de E-documentstatus op de subpagina ServicestatusVerwerkingsfout met geïmporteerd document. Als u de koppeling met de Inkooporder wilt voltooien, kiest u de actie Koppeling van inkooporder bijwerken en kiest u vervolgens een inkooporder voor de leverancier.

Regels toewijzen

Copilot helpt u bij het automatisch afstemmen van e-factuurregels met inkooporderregels en biedt extra afstemmingsinformatie om de overeenkomsten te verbeteren.

Nadat inkooporders zijn afgestemd en toegewezen, werkt Business Central de gekoppelde inkooporder bij met de relevante ontvangstinformatie om ervoor te zorgen dat de juiste hoeveelheden op de orderregels worden ontvangen.

U kunt uw ontvangen elektronische documenten afstemmen met regels van inkooporders van twee verschillende plaatsen: vanaf de pagina E-documenten of vanaf de pagina Inkooporder. De eenvoudigste manier om de reeds gekoppelde inkooporders te vinden is het gebruik van de tegel Gekoppelde inkooporders in uw rolcentrum. Als u documenten wilt vinden die niet zijn gekoppeld, gebruikt u de tegel Wachtende e-inkoopfacturen om een lijst te openen met e-documenten die u moet beoordelen.

Notitie

De groep E-documentactiviteiten met deze twee tegels is beschikbaar in de volgende rolcentra:

  • Evaluatie van bedrijfsmanager
  • Bedrijfsmanager
  • Accountant
  • Voorraadbeheerder
  • Verzending en ontvangst

Wanneer u afstemming wilt uitvoeren vanuit een inkooporder, selecteert u de actie E-documentregels toewijzen met Copilot. De actie is beschikbaar op de lijstpagina Inkooporders en de pagina Inkooporder. Als u afstemming wilt uitvoeren vanaf de pagina E-documenten, selecteert u de actie Inkooporder afstemmen met Copilot. Als u de afstemming wilt uitvoeren, volgt u deze stappen:

  1. Selecteer de actie E-documentregels toewijzen met Copilot of Inkooporder afstemmen met Copilot voor documenten die al zijn gekoppeld.

  2. De prompt Afstemmingsorderregels van e-document met Copilot wordt weergegeven en de pagina Afstemming inkooporders bevindt zich op de achtergrond. Copilot maakt automatisch de mapping voor je.

  3. Na een paar seconden stelt de pagina Afstemmingsorderregels van e-document met Copilot regels voor afstemming voor met enkele details:

    1. De promptkop bevat de volgende informatie:
    Veldnaam Omschrijving
    Automatisch afgestemd Hiermee wordt het aantal automatisch voorgestelde overeenkomsten opgegeven. Dit getal is gebaseerd op een stringvergelijking. Als 80% of meer van de beschrijvingen elkaar overlappen, stemt Business Central ze automatisch af zonder gebruik te maken van Copilot-mogelijkheden. Business Central geeft ook regels weer die automatisch overeenkomen als er artikelverwijzingen bestaan met de juiste voorwaarden.
    Copilot afgestemd Specificeert het aantal door Copilot voorgestelde overeenkomsten met behulp van zowel tekenreeks- als semantische vergelijking.
    E-documentnr. Hiermee wordt het gekoppelde e-documentnummer opgegeven.
    Totaalbedrag van factuur exclusief btw Hiermee wordt het totale factuurbedrag exclusief btw opgegeven.
    Afgestemd totaalbedrag inclusief btw BTW Hiermee wordt het afgestemde bedrag exclusief btw opgegeven.

    1. Als alle regels zijn afgestemd, wordt de volgende tekst weergegeven in groene tekst in de rechterbovenhoek: Alle regels (100%) zijn afgestemd. Controleer afstemmingsvoorstellen.

    2. De Afgestemd voorstel-regels bevatten de volgende informatie:

      Veldnaam Omschrijving
      E-documentregelnr. Specificeert het regelnummer van het e-document uit het originele e-documentbestand.
      Omschrijving van e-documentregel Specificeert de regelbeschrijving van het e-document uit het originele e-documentbestand.
      Afgestemde hoeveelheid Hiermee wordt de hoeveelheid opgegeven die wordt vereffend met de inkooporderregel.
      Voorstel Hiermee geeft u de actie op die Copilot voorgesteld heeft voor de afstemming van de inkooporderregels.
      Afstemmingsregel leren Hiermee geeft u aan of er een overeenkomende regel voor dit voorstel moet worden gemaakt. Als u dit selectievakje inschakelt, worden met Business Central artikelverwijzingen voor artikelen en tekst-naar-rekeningtoewijzingen voor grootboekrekeningen gemaakt.

    3. Alle volledig voorgestelde en afgestemde lijnen zijn gemarkeerd met een groene kleur. Als er een probleem is, bijvoorbeeld een andere prijs maar binnen de toegestane prijsklasse, wordt deze regel gemarkeerd met een gele kleur. Als er enige gelijkenis is tussen de beschrijvingsvelden, maar het prijsverschil groter is dan toegestaan, wordt deze regel gemarkeerd met een rode kleur.

    4. Als u niet tevreden bent met sommige suggesties, kunt u deze verwijderen met behulp van de actie Regel verwijderen.

    5. Als u voorstelafstemmingen wilt zien, kunt u de koppeling in de kolom Voorstel selecteren om de pagina Afstemmingsdetails e-document te openen.

    6. Op de pagina Afstemmingsdetails e-document kunt u details van de E-documenten en de Inkooporder vergelijken om zeker te zijn van de voorgestelde afstemming voordat u deze bevestigt.

    7. Sluit na het controleren de pagina.

  4. Als u niet tevreden bent met de meeste suggesties, of als u de functie Afstemmingsorderregels van e-document met Copilot niet wilt gebruiken, selecteert u Verwijderen. U kunt de afstemmingen handmatig maken. Ga voor meer informatie naarHandmatig afstemmen.

  5. Als u voorstellen wilt opslaan, selecteert u Behouden.

  6. Business Central sluit de Copilot-prompt en regels op de pagina Afstemming inkooporders worden groen gemarkeerd.

  7. U kunt blijven werken alsof u een handmatige matching doet. U kunt bijvoorbeeld overeenkomsten verwijderen, maken of opnieuw instellen. Als u geen wijzigingen wilt aanbrengen, selecteert u gewoon de actie Toepassen op inkooporder en werkt u verder met de inkooporder.

Notitie

U kunt ook nogmaals de actie Afstemmen met Copilot selecteren op de pagina Afstemming inkooporders. Als u dit doet, wordt u gevraagd of u de bestaande overeenkomsten wilt overschrijven.

Notitie

Prijs-/kostenanalyse en de controle op de beschikbare hoeveelheid zijn voorverwerkingsactiviteiten.

Overzicht van e-documenten
E-documenten gebruiken bij verkoop
E-documenten gebruiken bij inkoop
Problemen oplossen met Copilot- en agentmogelijkheden
Veelgestelde vragen over verantwoorde AI voor hulp bij bankreconciliatie