Gegevens importeren in facturering op basis van gebruik

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u gebruiksgegevens importeert en verwerkt en worden de verschillende methoden voor het bepalen van prijzen besproken.

Gebruiksgegevens importeren

De eerste stap is het maken van een nieuwe import voor een leverancier en het importeren van het bestand met gebruiksgegevens van de pagina Leveranciers van gebruiksgegevens. Gebruik de actie Imports van gebruiksgegevens en vervolgens de actie Nieuwe import en bestand.

Naast de door het systeem gegenereerde gegevens dient u in het veld Beschrijving een beschrijving in te voeren voor elke import. In de velden Verwerkingsstap, Verwerkingsstatus en Reden (preview) (als er een fout is) wordt de verwerkingsstatus weergegeven.

Nadat u de gebruiksgegevens hebt verwerkt, kunt u de klant factureren.

De pagina Imports van gebruiksgegevens gebruiken

In de volgende tabel worden de acties op de pagina Imports van gebruiksgegevens beschreven.

Actie Omschrijving
Nieuwe import en bestand Een nieuwe import voorbereiden en een dialoogvenster openen om een bestand te kiezen dat u wilt importeren.
Nieuwe import Een nieuwe import voorbereiden.
Bestand importeren Een dialoogvenster openen om een importbestand toe te voegen aan de geselecteerde import.
Gegevens verwerken Verwerkt de geïmporteerde gebruiksgegevens, maar er worden geen facturen gemaakt. De stappen Geïmporteerde regels maken, Geïmporteerde regels verwerken, Facturering van gebruiksgegevens maken en Facturering van gebruiksgegevens verwerken worden automatisch na elkaar uitgevoerd. Deze acties kunnen ook handmatig worden aangeroepen vanuit het menu Gerelateerd / Handmatige verwerking.
Klantfacturen maken Een verkoopfactuur maken voor alle contracten die betrokken zijn bij de geselecteerde import. Met deze actie wordt een afzonderlijk factuurdocument gemaakt voor elk klantabonnementscontract. De contractfacturen worden direct geboekt als u Documenten boeken kiest.
Leveranciersfacturen maken Een inkoopfactuur maken voor alle contracten die betrokken zijn bij de geselecteerde import. Met deze actie wordt een afzonderlijk factuurdocument gemaakt voor elk leverancierscontract. Omdat een factuurnummer van een leverancier vereist is om inkoopfacturen te boeken, is de optie om de gegenereerde documenten direct te boeken niet beschikbaar.
Handmatige verwerking Als alternatief voor de automatische verwerking van gebruiksgegevens met behulp van de actie Gegevens verwerken kunt u de afzonderlijke acties afzonderlijk openen.
Geïmporteerde regels maken De gebruiksgegevens genereren als ruwe gegevens op basis van het importbestand. De gegevens maken gebruik van de definities voor gegevensuitwisseling die zijn toegewezen aan de leverancier van gebruiksgegevens. U opent de geïmporteerde regels door het veld Aantal geïmporteerde regels op te zoeken.
Geïmporteerde regels verwerken Wanneer u de geïmporteerde regels verwerkt, probeert Business Central een koppeling te maken tussen de gebruiksgegevens en de abonnementsregels. Als er tijdens de verwerking fouten optreden, kunt u deze opzoeken in het veld Aantal fouten in geïmporteerde regels. Nadat u de fouten hebt gecorrigeerd, kunt u de verwerkingsstap opnieuw uitvoeren.
Facturering van gebruiksgegevens maken De gegevens genereren die u nodig hebt om klanten te factureren op basis van de geïmporteerde regels. Is afhankelijk van uw configuratie.
Facturering van gebruiksgegevens verwerken Prijzen bepalen voor de gebruiksgegevens. De prijs is afhankelijk van de prijsbepalingsmethoden die u gebruikt en van de periode. Als er tijdens de verwerking fouten optreden, kunt u de fouten opzoeken in het veld Aantal factureringsfouten gebruiksgegevens. Nadat u de fouten hebt gecorrigeerd, kunt u de verwerkingsstap opnieuw uitvoeren.
Gebruiksgegevensregels en facturering verwijderen De gebruiksgegevens die het importbestand heeft gegenereerd, verwijderen en deze vervolgens opnieuw genereren. Deze actie is nuttig, bijvoorbeeld als er tijdens de verwerking fouten optreden die u kunt oplossen door een andere definitie voor gegevensuitwisseling te gebruiken.
Facturering van gebruiksgegevens * Abonnementscontracten van klant opent een overzicht van de klantabonnementscontracten in de import.
* Contractfacturen voor abonnementen van klanten opent een overzicht van de klantabonnementscontractfacturen die zijn gemaakt voor de import, maar die niet zijn geboekt.
* Geboekte contractfacturen voor abonnementen van klanten opent een overzicht van de klantabonnementscontractfacturen die zijn gemaakt en geboekt voor de import.
* Abonnementscontracten van leverancier opent een overzicht van de leveranciersabonnementscontracten in de import.
* Contractfacturen voor abonnementen van leveranciers opent een overzicht van de leverancierscontractfacturen die zijn gemaakt voor de import, maar die niet zijn geboekt.
* Geboekte contractfacturen voor abonnementen van leveranciers opent een overzicht van de leverancierscontractfacturen die zijn gemaakt en geboekt voor de import.

Notitie

Op de pagina Algemene import van gebruiksgegevens worden de onbewerkte gegevens weergegeven die zijn gegenereerd op basis van de importbestanden. Deze gegevens omvatten meestal leveranciersinformatie over de klanten, de leveranciersabonnementen en de factureringsperiode. In de velden Kostprijs en Kostenbedrag kunt u eenheidsprijzen en totaalprijzen importeren. Als de totale prijs in het veld Kostenbedrag beschikbaar is, wordt de Kostprijs berekend op basis van het aantal. Als de totale prijs niet beschikbaar is, berekent Business Central deze op basis van de hoeveelheid en de kostprijs per eenheid.

Als u de pagina Algemene import van gebruiksgegevens wilt openen, gebruikt u de opzoekfunctie in het veld Aantal geïmporteerde regels. Ga naar Verwerken: Gebruiksgegevens voor meer informatie over de verwerkingsstappen.

Als u de pagina Facturering van gebruiksgegevens wilt openen, gebruikt u op de pagina Imports van gebruiksgegevens de zoekopdracht in het veld Aantal factureringen gebruiksgegevens. Ga naar Verwerken: Gebruiksgegevens verwerken voor meer informatie over de verwerkingsstappen.

Gebruiksgegevens importeren via een API

Naast het importeren van gebruiksgegevens in een bestand kunt u ook een API gebruiken om de gegevens te importeren. Wanneer u de pagina opent, wordt er automatisch een nieuw importnummer toegewezen. Dit nummer wordt vervolgens gebruikt voor elke overgedragen gegevensrecord en om de records toe te wijzen aan een import.

Verificatie (Service-to-Service, S2S) moet plaatsvinden wanneer u de API-pagina opent. Ga naar Service-to-Service-verificatie voor meer informatie over het instellen van verificatie. Samengevat moet u een Entra ID-toepassing maken, deze invoeren in Business Central en de juiste toegangsrechten toewijzen (zoals u dat voor gebruikers zou doen). Het artikel beschrijft het aanroepen van API en webservices OAuth2Flows, en biedt een goede uitleg over het testen van verificatie en de webservice.

In het volgende voorbeeld ziet u de koppeling om de pagina extern te openen: 

https://api.businesscentral.dynamics.com/v2.0/<tenant_id>/<environment_name>/api/microsoft/subsBilling/v1.0/companies(<company_id>)/usageDataImports?$expand=usageDataGenericImports
  • tenant_id is afkomstig uit het klantensysteem
  • environment_name is afkomstig uit het klantensysteem
  • company_id is afkomstig uit het klantensysteem

Ga voor meer informatie naar API-paginatype en API's inschakelen.

Fooi

Als u gebruiksgegevens importeert met behulp van een API, moet u in de instellingen voor de leverancier de schakelaar Blobs verwerken zonder gebruiksgegevens inschakelen. Ga voor meer informatie naar Instellingen van de leverancier.

Methoden voor prijsbepaling

De inkoopkant verwijst naar wanneer Leverancier is geselecteerd in het veld Partner op de regels op de pagina Facturering van gebruiksgegevens. Er wordt gewerkt met de prijzen die de leverancier heeft opgegeven, omdat leveranciers vaak ook een factuur aanleveren die overeenkomt met de gebruiksgegevens. Omdat bij facturering aan de leverancierszijde een contractfactuur van een leverancier wordt gemaakt, moet deze overeenkomen met de gebruiksgegevens en de factuur van de leverancier.

De berekening van de klantenprijs hangt daarentegen voornamelijk af van twee zaken:

Als u in de leveranciersinstellingen de schakelaar Eenheidsprijs vanuit import inschakelt, moet het importbestand deze gegevens bevatten. Bovendien moet in de definitie van gegevensuitwisseling rekening worden gehouden met deze informatie. In dit geval vindt de prijsberekening niet plaats omdat de leverancier van de gebruiksgegevens de verkoopprijzen opneemt en deze schakelaar de prijsberekening overschrijft.

Als u de schakelaar Eenheidsprijs vanuit import niet inschakelt, wordt een van de volgende methoden voor klantenprijzen gebruikt:

  • Gebruikshoeveelheid
  • Vaste hoeveelheid
  • Toeslag kostprijs per eenheid

Deze methoden worden beschreven in de volgende secties.

Gebruikshoeveelheid

De prijs berekenen op basis van het aantal in de gebruiksgegevens. De abonnementsregels vinden het abonnement en daarmee het bijbehorende artikel. Indien nodig wordt de juiste prijsschaal bepaald aan de hand van de hoeveelheid. Doorslaggevend is de contractpartner (in het veld Orderklantnr. op de pagina Abonnementscontract van klant), niet de ontvanger van de factuur. Op basis van de te factureren periode (die wordt gedefinieerd in de velden Begindatum toeslag en Einddatum toeslag) wordt de gedeeltelijke periode tot op de dag berekend, met een bijbehorende dagprijs als het een pro-rata factureringsperiode is.

Vaste hoeveelheid

Wanneer u gebruiksgegevens verwerkt, blijft het oorspronkelijke aantal vast. De klant wordt altijd het oorspronkelijke vaste aantal in rekening gebracht en de aantallen worden niet aangepast op basis van gebruiksgegevens. Deze prijs dient voor de forfaitaire facturering van abonnementsregels, die echter alleen plaatsvindt als er gebruiksgegevens beschikbaar zijn.

Toeslag kostprijs per eenheid

Bij deze prijsbepalingsmethode wordt geen rekening gehouden met het geïmporteerde gebruiksaantal. De kostprijs (van alle gebruiksgegevens die bij dezelfde abonnements-id horen) plus de toeslag die op de abonnementsregels is opgegeven, wordt aan de klant in rekening gebracht. Deze optie wordt vaak gebruikt voor facturering op basis van verbruik. In dit geval worden alle individuele prijzen van de gebruiksgegevens voor een leveranciersabonnement geaggregeerd en wordt de toeslag berekend over het totaal.

Prijzen voor gedeeltelijke perioden

Naast deze methoden wordt bij het bepalen van de prijzen ook rekening gehouden met deelperioden. Hier volgen enkele dingen waar u op moet letten met betrekking tot gedeeltelijke perioden.

  • Er is sprake van gedeeltelijke perioden als de tijd tussen Begindatum toeslag + Datumformule uit het veld Basisperiode van facturering verschilt van de tijd tussen de velden Begindatum toeslag en (tot en met) Einddatum toeslag. Bijvoorbeeld als er een of meer wijzigingen in het aantal zijn binnen een factureringsperiode of als het geen volledige factureringsperiode is.
  • Aangezien maanden een verschillend aantal dagen hebben, wordt op basis van de maand waarin de Begindatum toeslag op de pagina Facturering van gebruiksgegevens ligt, bepaald welke dagprijs wordt gebruikt als basis voor de berekening van de gedeeltelijke periode.
  • Als het een volledige factureringsperiode is, maakt het niet uit of de factureringsperiode congruent is met een kalendermaand of overlapt.

Gebruiksgegevens die een wijziging in het aantal binnen een factureringsperiode beschrijven, bevatten meestal verschillende gegevensrecords, waarbij de perioden in elk geval overeenkomen met het overeenkomstige aantal.

Business Central rekent voor gedeeltelijke perioden met de dagprijs. Het aantal dagen in de Basisperiode van facturering (vanuit de abonnementsregels) wordt bepaald, waarin de Begindatum toeslag ligt. De prijs van de factureringsperiode wordt vervolgens vermenigvuldigd, rekening houdend met de hoeveelheidsschaal, op basis van de verhouding tussen de twee perioden.

Voor een factureringsperiode van 1 maand (het veld Basisperiode van facturering bevat 1M) zijn de dagprijzen in een kalendermaand altijd identiek. Voor twee deelperioden waarvan de Begindatum toeslag in twee kalendermaanden met een verschillend aantal dagen valt, is de dagprijs dus ook verschillend.

Pas op

Als de maandprijs gelijk is, is de dagprijs in een maand met 31 dagen (bijvoorbeeld januari) lager dan in een maand met slechts 28 dagen (zoals februari). Dit verschil geldt echter alleen als het om een gedeeltelijke periode gaat. De prijs van volledige factureringsperioden is echter altijd identiek.

Voor een gedeeltelijke periode die zich uitstrekt over meerdere maanden met verschillende aantallen dagen, geldt altijd de dagprijs van de betreffende maand. Dit zorgt ervoor dat voor meerdere deelperiodes binnen een maand de som van de dagprijzen altijd overeenkomt met het maandbedrag.

Voorbeelden van prijzen

In het volgende voorbeeld worden deelperioden in een agendamaand weergegeven.

Begindatum toeslag Einddatum toeslag Aantal dagen Eenheidsprijsmaand Hoeveelheid Prijs gedeeltelijke periode
01.05.2025 10.05.2025 10 35 2 22,58
11.05.2025 31.05.2025 21 35 5 118,55

Totale prijs voor factureringsperiode: 141,13

In het volgende voorbeeld ziet u overlappende deelperioden.

Begindatum toeslag Einddatum toeslag Aantal dagen Eenheidsprijsmaand Hoeveelheid Prijs gedeeltelijke periode
11.01.2025 02.02.2025 23 35 5 138,55
03.02.2025 10.02.2025 8 35 8 80

Totale prijs voor factureringsperiode: 218,55

Notitie

Het bedrag voor de eerste deelperiode is samengesteld uit de dagtarieven voor 21 dagen in januari (21/31 * 35 * 5 = 118,55) en twee dagen in februari (2/28 * 35 * 8 = 20,00)*.

Factureringsperiode op basis van gebruiksgegevens

Het is gebruikelijk, maar niet verplicht, dat de prijzen voor op gebruik gebaseerde abonnementsregels maandelijks zijn. Tegelijkertijd kunnen er verschillen zijn tussen de Basisperiode van facturering uit abonnementsregels en de werkelijk gefactureerde periode op basis van gebruiksgegevens. Om met beide rekening te houden, worden beide periodes vergeleken bij het berekenen van de prijzen. Ga voor meer informatie naar Gebruiksgegevens verwerken. Als ze niet identiek zijn, wordt de verhouding gebruikt als factor bij de prijsberekening.

Gebruiksgegevens verwerken

Gebruik op de pagina Imports van gebruiksgegevens de actie Gegevens verwerken om de gebruiksgegevens te verwerken. Het proces omvat verschillende stappen, die ook apart, vanuit het menu Gerelateerd/Handmatige verwerking, kunnen worden aangeroepen.

  1. Nadat u het afstemmingsbestand hebt geïmporteerd, worden de ruwe gegevens als afzonderlijke regels gegenereerd op basis van het importbestand via de actie Geïmporteerde regels maken. U kunt de details weergeven door de opzoekfunctie te gebruiken in het veld Aantal geïmporteerde regels.

  2. Door de geïmporteerde regels te verwerken (actie Geïmporteerde regels verwerken), worden de geïmporteerde gebruiksgegevens samengevoegd met de abonnementsregels en dus met de abonnementen. Leveranciersabonnementen zijn de koppelingen die de verbinding met de contractregels tot stand brengen. U kunt indien nodig de leverancier zo instellen dat deze records automatisch worden gemaakt. Ga voor meer informatie naar Instellingen van de leverancier. In het bijzonder bevatten de gebruiksgegevens de id van het leveranciersabonnement waartoe ze behoren. Elk leveranciersabonnement heeft een leveranciersreferentie van gebruiksgegevens die is gekoppeld aan de abonnementsregels via het veld Postnr. van leveranciersreferentie.

Wanneer onder andere gebruiksgegevens worden samengevoegd met abonnementsregels, wordt de geldigheid van de abonnementsregels gecontroleerd. Als het niet geldig is, wordt er een fout weergegeven. Als u een foutmelding krijgt, kunt u de opzoekfunctie gebruiken in het Aantal fouten in geïmporteerde regels.

Als er geen verband is tussen een abonnement van een leverancier en een abonnementsregel, kunt u er een maken met de functie Abonnementen van leverancier verbinden met abonnementen, als de abonnementsregel en het abonnement bestaan. Als dat niet het geval is, kunt u deze maken met de actie Contract uitbreiden op de Geïmporteerde regels (pagina Algemene import van gebruiksgegevens) of met het klantabonnementscontract.

  1. Gebruiksgegevens zijn meestal leverancierszijde, wat betekent dat daar waarschijnlijk de gegevens ontbreken die u nodig hebt voor facturering aan de klantzijde. U maakt de gegevens voor klanten (records waarbij het veld PartnerKlant bevat) voor elke record met gebruiksgegevens van een leverancier wanneer u de Facturering van gebruiksgegevens genereert (via de actie Facturering van gebruiksgegevens maken) om later te gebruiken voor facturering aan de klantzijde. U kunt de opzoekfunctie gebruiken in het veld Aantal factureringen gebruiksgegevens om toegang te krijgen tot de details.

Records in op gebruik gebaseerde facturering zijn leveranciersneutraal, wat betekent dat alle gebruiksgegevens worden genormaliseerd, ongeacht de oorspronkelijke bron.

  1. Bij de verwerking van facturering van gebruiksgegevens (via de actie Facturering van gebruiksgegevens verwerken), worden de gegevens op de abonnementscontractregels van de betreffende leverancier of klant, in de abonnementen en op de abonnementsregels bijgewerkt op basis van de nieuwe gebruiksgegevens (aantallen en prijzen). Bovendien wordt de verkoopprijs berekend voor elke gegevensrecord waarin het veld Partner de waarde Klant bevat. Ga voor meer informatie naar Methoden voor prijsbepaling. Als u een foutmelding krijgt, kunt u de opzoekfunctie gebruiken in het veld Aantal factureringsfouten gebruiksgegevens.

De volgende stap is facturering, die meestal als volgt gebeurt:

  • Ten eerste met de inkomende factuur bij de gebruiksgegevens van de leverancier. Gebruik hiervoor de actie Leveranciersfacturen maken.
  • En dan met facturering met klantabonnementscontractfacturen voor de klanten. Gebruik hiervoor de actie Klantfacturen maken.

Gebruiksgegevens van leveranciers en klanten

Naast het importeren van gebruiksgegevens van leveranciers is het mogelijk dat alleen klantgebruiksgegevens beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld wanneer de te factureren abonnementsregels interne services zijn. Zowel de abonnementsregels in de artikelhoofdgegevens als de abonnementsregels voor de abonnementen zijn zo geconfigureerd dat er alleen abonnementsregels zijn waarbij Klant is geselecteerd in het veld Partner.

De koppelingen tussen abonnementen en abonnementsregels worden altijd gemaakt via het veld Leveranciersreferentie, waarbij een leveranciersabonnementsregel altijd prioriteit krijgt. Als er echter maar één klantabonnementsregel is, kan de verbinding ook tot stand worden gebracht. Wanneer u gebruiksgegevens verwerkt, wordt de toewijzing gedaan via de abonnementsregels van de leverancier of, als er geen abonnementsregel van een leverancier beschikbaar is, via de abonnementsregels van de klant.

Notitie

Als er alleen een klantabonnementsregel is, worden bij de verwerking van de bijbehorende gebruiksgegevens alleen regels gemaakt waarbij Klant is gekozen in het veld Partner.

Metagegevens van facturering van gebruiksgegevens

De pagina Metagegevens van facturering van gebruiksgegevens bevat de gegevens die als basis voor de facturering dienen. Afhankelijk van de manier waarop u de abonnementsregels instelt, worden gebruiksgegevens van de klant gegenereerd voor gebruiksgegevens van elke leverancier. Bovendien vindt hier in de laatste verwerkingsstap de bepaling van de klantprijs plaats en de bijwerking van prijzen op de abonnementsregels. De prijzen voor de klant zijn afhankelijk van de instelling in het veld Eenheidsprijs uit import op de pagina Leveranciers van gebruiksgegevens. Ga voor meer informatie naar Leveranciers van gebruiksgegevens.

Leveranciersabonnementen koppelen aan abonnementen
Op basis van gebruik factureren van klanten en abonnementen
Uitbreiding van abonnementsregels

  • Last updated on