Zelfstudie: Smartsheet configureren voor automatische inrichting van gebruikers

Het doel van deze zelfstudie is om de stappen te laten zien die moeten worden uitgevoerd in Smartsheet en Microsoft Entra ID om Microsoft Entra ID te configureren om gebruikers en/of groepen automatisch in te richten en de inrichting van gebruikers en/of groepen ongedaan te maken voor Smartsheet. Voor belangrijke informatie over wat deze service doet, hoe deze werkt en veelgestelde vragen, raadpleegt u Automate user provisioning and deprovisioning to SaaS applications with Microsoft Entra ID.

Ondersteunde mogelijkheden

• Gebruikers maken in Smartsheet
• Gebruikers uit Smartsheet verwijderen wanneer ze geen toegang meer nodig hebben
• Gebruikerskenmerken gesynchroniseerd houden tussen Microsoft Entra ID en Smartsheet
• Eenmalige aanmelding bij Smartsheet (aanbevolen)

Vereisten

In het scenario dat in deze zelfstudie wordt beschreven, wordt ervan uitgegaan dat u al beschikt over de volgende vereisten:

• Een Microsoft Entra-tenant.
• Een gebruikersaccount in Microsoft Entra ID met toestemming voor het configureren van inrichting (zoals Application Beheer istrator, Cloud Application Beheer istrator of Toepassingseigenaar).
• Een Smartsheet-tenant.
• Een gebruikers account op een Smartsheet Enterprise- of Enterprise Premier-abonnement met systeembeheerdersmachtigingen.
• Systeem-Beheer s en een IT-Beheer istrator kunnen Active Directory instellen met Smartsheet

Stap 1: De implementatie van uw inrichting plannen

1. Lees hoe de inrichtingsservice werkt.
2. Bepaal wie u wilt opnemen in het bereik voor inrichting.
3. Bepaal welke gegevens moeten worden toegewezen tussen Microsoft Entra ID en Smartsheet.

Stap 2: Smartsheet configureren ter ondersteuning van inrichting met Microsoft Entra-id

Voordat u Smartsheet configureert voor automatische inrichting van gebruikers met Microsoft Entra ID, moet u SCIM-inrichting inschakelen in Smartsheet.

1. Meld u aan als een Systeem-Beheer in de Smartsheet-portal en navigeer naar Account > Beheer Center.

   

2. Klik op de pagina Beheer Centreren op de menuoptie om het deelvenster Menu weer te geven.

   

3. Navigeer naar menu > Instellingen > Domains & User Auto-Provisioning.

   

4. Als u een nieuw domein wilt toevoegen, klikt u op Domein toevoegen en volgt u de instructies. Zodra het domein is toegevoegd, controleert u of het ook wordt geverifieerd.

5. Genereer het geheime token dat is vereist voor het configureren van automatische inrichting van gebruikers met Microsoft Entra ID door door de Smartsheet-portal te navigeren en vervolgens naar Account-apps > en -integraties te navigeren.

6. Kies API-toegang. Klik op Nieuw toegangstoken genereren.

   

7. De naam van het API-toegangstoken definiëren. Klik op OK.

   

8. Kopieer het API-toegangstoken en sla het op omdat dit de enige keer is dat u het kunt bekijken. Dit is vereist in het veld Token voor geheim in Microsoft Entra ID.

   

Stap 3: Smartsheet toevoegen vanuit de Microsoft Entra-toepassingsgalerie

Voeg Smartsheet toe vanuit de galerie met Microsoft Entra-toepassingen om te beginnen met het inrichten voor Smartsheet. Als u Smartsheet eerder hebt ingesteld voor eenmalige aanmelding, kunt u dezelfde toepassing gebruiken. U wordt echter aangeraden een afzonderlijke app te maken wanneer u de integratie voor het eerst test. Klik hier voor meer informatie over het toevoegen van een toepassing uit de galerie.

Stap 4: Bepalen wie er allemaal in aanmerking komen voor inrichting

Met de Microsoft Entra-inrichtingsservice kunt u bepalen wie wordt ingericht op basis van toewijzing aan de toepassing en of op basis van kenmerken van de gebruiker/groep. Als u ervoor kiest om te bepalen wie wordt ingericht voor uw app op basis van toewijzing, kunt u de volgende stappen gebruiken om gebruikers en groepen aan de toepassing toe te wijzen. Als u ervoor kiest om uitsluitend te bepalen wie wordt ingericht op basis van kenmerken van de gebruiker of groep, kunt u een bereikfilter gebruiken zoals hier wordt beschreven.

• Begin klein. Test de toepassing met een kleine set gebruikers en groepen voordat u de toepassing naar iedereen uitrolt. Wanneer het bereik voor inrichting is ingesteld op toegewezen gebruikers en groepen, kunt u dit beheren door een of twee gebruikers of groepen aan de app toe te wijzen. Wanneer het bereik is ingesteld op alle gebruikers en groepen, kunt u een bereikfilter op basis van kenmerken opgeven.

• Als u wilt zorgen voor pariteit in gebruikersroltoewijzingen tussen Smartsheet en Microsoft Entra ID, wordt u aangeraden dezelfde roltoewijzingen te gebruiken die zijn ingevuld in de volledige Smartsheet-gebruikerslijst. Als u deze gebruikerslijst van Smartsheet wilt ophalen, navigeert u naar Accountbeheerder > Gebruikersbeheer > Meer acties > Gebruikerslijst (csv) downloaden.

• Voor toegang tot bepaalde functies in de app vereist Smartsheet dat een gebruiker meerdere rollen heeft. Ga voor meer informatie over gebruikerstypen en machtigingen in Smartsheet naar Gebruikerstypen en machtigingen.

• Als een gebruiker meerdere rollen heeft toegewezen in Smartsheet, moet u ervoor zorgen dat deze roltoewijzingen worden gerepliceerd in Microsoft Entra ID om te voorkomen dat gebruikers permanent toegang tot Smartsheet-objecten kunnen verliezen. Elke unieke rol in Smartsheet moet worden toegewezen aan een andere groep in Microsoft Entra ID. De gebruiker MOET vervolgens worden toegevoegd aan elk van de groepen die overeenkomen met de gewenste rollen.

• Als u extra rollen nodig hebt, dan kunt u het toepassingsmanifest bijwerken om nieuwe rollen toe te voegen.

Stap 5: Automatische inrichting van gebruikers configureren voor Smartsheet

In deze sectie wordt u begeleid bij de stappen voor het configureren van de Microsoft Entra-inrichtingsservice om gebruikers en/of groepen in Smartsheet te maken, bij te werken en uit te schakelen op basis van gebruikers- en/of groepstoewijzingen in Microsoft Entra-id.

Automatische gebruikersinrichting configureren voor Smartsheet in Microsoft Entra ID:

1. Meld u aan bij het Microsoft Entra-beheercentrum als ten minste een cloudtoepassing Beheer istrator.

2. Bladeren naar Bedrijfstoepassingen voor identiteitstoepassingen>>

   

3. Selecteer Smartsheet in de lijst met toepassingen.

   

4. Selecteer het tabblad Inrichten.

   

5. Stel Inrichtingsmodus in op Automatisch.

   

6. In het gedeelte Beheerdersreferenties voert u de waarden voor SCIM 2.0 basis-URL van https://scim.smartsheet.com/v2 en toegangstoken in die eerder zijn opgehaald uit Smartsheet in respectievelijk Token voor geheim. Klik op Test Verbinding maken ion om te controleren of Microsoft Entra ID verbinding kan maken met Smartsheet. Als de verbinding mislukt, moet u controleren of uw Smartsheet-account SysAdmin-machtigingen heeft. Probeer het daarna opnieuw.

   

7. Voer in het veld E-mailadres voor meldingen het e-mailadres in van een persoon of groep die de inrichtingsfoutmeldingen zou moeten ontvangen en vink het vakje Een e-mailmelding verzenden als een fout optreedt aan.

   

8. Klik op Opslaan.

9. Selecteer in de sectie Toewijzingen Microsoft Entra-gebruikers synchroniseren met Smartsheet.

10. Controleer in de sectie Kenmerktoewijzing de gebruikerskenmerken die vanuit Microsoft Entra-id met Smartsheet worden gesynchroniseerd. De kenmerken die als overeenkomende eigenschappen zijn geselecteerd, worden gebruikt om de gebruikersaccounts in Smartsheet te vinden voor updatebewerkingen. Selecteer de knop Opslaan om eventuele wijzigingen door te voeren.

    Kenmerk	Type	Ondersteund voor filteren
    gebruikersnaam	String	✓
    actief	Booleaanse waarde
    title	String
    name.givenName	String
    name.familyName	String
    phoneNumbers[type eq "work"].value	String
    phoneNumbers[type eq "mobile"].value	String
    phoneNumbers[type eq "fax"].value	String
    emails[type eq "work"].value	String
    externalId	String
    rollen	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:department	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:division	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:costCenter	String
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:manager	String

11. Als u bereikfilters wilt configureren, raadpleegt u de volgende instructies in de zelfstudie Bereikfilter.

12. Als u de Microsoft Entra-inrichtingsservice voor Smartsheet wilt inschakelen, wijzigt u de inrichtingsstatus in Aan in de sectie Instellingen.

    

13. Definieer de gebruikers en/of groepen die u aan Smartsheet wilt toevoegen door de gewenste waarden te kiezen in Bereik in de sectie Instellingen.

    

14. Wanneer u klaar bent om in te richten, klikt u op Opslaan.

    

Met deze bewerking wordt de eerste synchronisatie gestart van alle gebruikers en/of groepen die zijn gedefinieerd onder Bereik in de sectie Instellingen. De eerste synchronisatie duurt langer dan volgende synchronisaties, die ongeveer om de 40 minuten plaatsvinden zolang de Microsoft Entra-inrichtingsservice wordt uitgevoerd.

Stap 6: Uw implementatie controleren

Nadat u het inrichten hebt geconfigureerd, gebruikt u de volgende resources om uw implementatie te bewaken:

• Gebruik de inrichtingslogboeken om te bepalen welke gebruikers al dan niet met succes zijn ingericht
• Controleer de voortgangsbalk om de status van de inrichtingscyclus weer te geven en te zien of deze al bijna is voltooid
• Als het configureren van de inrichting een foutieve status lijkt te hebben, wordt de toepassing in quarantaine geplaatst. Klik hier voor meer informatie over quarantainestatussen.

Connectorbeperkingen

• Smartsheet biedt geen ondersteuning voor voorlopig verwijderingen. Wanneer een actief kenmerk van een gebruiker is ingesteld op onwaar, wordt de gebruiker in Smartsheet permanent verwijderd.

Wijzigingenlogboek

• 06/16/2020 - Ondersteuning toegevoegd voor bedrijfsextensiekenmerken ‘Kostenplaats’, ‘Divisie’, ‘Manager’ en ‘Afdeling’ voor gebruikers.
• 02/10/2021 - Ondersteuning toegevoegd voor kernkenmerken "emails[type eq "work"]" voor gebruikers.
• 02-12-2022 - SCIM-basis-/tenant-URL toegevoegd van https://scim.smartsheet.com/v2 voor Smartsheet-integratie in de sectie Beheerdersreferenties.

Aanvullende bronnen

• Gebruikersaccountinrichting voor zakelijke apps beheren
• Wat is toegang tot toepassingen en eenmalige aanmelding met Microsoft Entra ID?

Volgende stappen

• Meer informatie over het controleren van logboeken en het ophalen van rapporten over de inrichtingsactiviteit