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¿Qué es el Costo Total de Propiedad?

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Imagine los siguientes escenarios: la compra de una licuadora, un refrigerador, un coche, etc. ¿Qué es lo primero que les ve?...EL PRECIO. Claro está que lo primero en lo que nos fijamos es el precio, pero ¿por qué? Muy simple, siempre vemos primero el precio porque es lo que vamos a ir a pagar a la caja, es lo único que desembolsamos por el producto adquirido. Muy pocas veces nos hemos volteado a ver el consumo de energía del refrigerador o del horno de microondas, y mucho menos revisamos si el refrigerador, que cuesta $1,000 ó $2,000 pesos más, nos va a salir más barato en el largo plazo porque consume el 50% de energía diariamente para mantener la misma temperatura. Y para los coches ¡ni que decir con las refacciones y mano de obra!

Durante los últimos años se ha hablado mucho sobre el Costo Total de Propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) y sin embargo pocos hemos sabido como calcularlo. A continuación pretendo ayudarle a definir un mecanismo, si no perfecto, ni 100% igual a la ecuación de TCO que puede estar patentada por empresas analistas como Gartner, Select, IDC, etc; al menos sí sencillo y ejecutable que le permita a usted y su empresa realizar un análisis más significativo (desde el aspecto financiero) para la adquisición de soluciones de sistemas. Para ello, le llamaremos al proceso y modelo en Excel (modelo de prueba que podrá encontrar en nuestro sitio web): “Modelo de costos de soluciones de Software”.

Lo primero que hay que revisar evidentemente es el costo inicial de la solución, que puede ser definido como:

Costo Inicial de la Solución: Ci = Ch + Cs + Cins + Ccon

donde:

Ch = Costo del Hardware requerido

Cs = Costo del Software requerido

Cins = Costo de los servicios iniciales para instalación

Ccon = Costo de los servicios iniciales para configuración

Si llegáramos a tener mucha información sobre los diversos costos pudiéramos hacer uso de una ecuación más compleja, sin embargo, para este modelo dejémosla lo más sencillo posible (si usted quiere y tiene tiempo, entre más información, mejor).

Este fue el paso sencillo, ahora viene el mundo del economista (lleno de supuestos) para poder completar el modelo. Las preguntas que necesitamos contestar para la siguiente fase son:

  • ¿Cuántos ingenieros en sistemas necesito tener diariamente junto al servidor para poder administrar y operar los servidores que comprenden la solución adquirida?
  • ¿Cuántos ingenieros y personal de soporte técnico para usuarios necesito tener para operar de forma eficiente y dar el servicio que los usuarios del sistema necesitan?
  • ¿Puede hacerlo el personal con el que cuento en este momento o necesito contratar personal externo o servicios de consultoría del proveedor de la solución?
  • ¿Necesito pagar entrenamiento adicional para tener la capacidad interna para soportar la solución?
  • ¿Cuánto cuesta una hora de soporte o servicio de el (los) proveedores que pueden darle servicio a la solución?
  • ¿Qué o cuántos ajustes pudiera requerir la solución en el lapso de tiempo que pretendo que esté operando (3, 5, 10… años)?
  • ¿Tengo que pagar un contrato de soporte del fabricante para poder tener acceso a nuevas versiones, actualizaciones de seguridad, etc.?
  • ¿Qué tan fácil se puede operar la solución adquirida?
  • ¿Requiero de doctores en computación para poder administrar la solución o hay suficiente personal o empresas que me puedan dar un buen servicio?
  • ¿Qué tan fácil es encontrar personal para operar y administrar la solución?

Y así… muchas más preguntas para hacer un modelo preciso, por lo que me quedaré con algunas de estas preguntas para el Modelo de costos de soluciones de software.

Costo de Administración (Ca). El costo de administración está definido por el costo anual que tiene todo el personal (interno y/o externo) para poder mantener el buen funcionamiento diario de la solución; desde la administración de usuarios y permisos, hasta las operaciones diarias de mantenimiento de respaldos, etc.

La simplificación de la fórmula de Ca sería:

Ca = Costo anual de un ingeniero (interno o externo) * número de ingenieros de planta * número de años de la solución en funcionamiento * porcentaje de tiempo dedicado a la solución

Costo de Operación (Co). Los costos de operación están construidos por aquellos factores de mantenimiento preventivo y correctivo, tanto de hardware como de software, como es el caso de limpieza del hardware (en caso de ser requerido), cambio de discos, memoria, actualización de software. Todos los gastos incurridos por pérdida de operación o soporte reactivo de la solución caerían aquí, por ejemplo caídas por virus, intrusos y demás problemas.

El Costo de operación lo podríamos calcular con:

Co = Número de incidentes promedio por año * número de años de la solución en funcionamiento * costo por hora de servicio * tiempo aproximado para reparar la falla

Finalmente tenemos el Costo de Soporte a usuarios (Cs), el cual se compone de todos los costos generados de cualquier tipo de soporte dado a los usuarios finales de la solución en cuestión.

Cs = número de incidentes promedio por año * número de años de la solución en funcionamiento * costo por hora de soporte * tiempo aproximado para dar el soporte requerido

Con esto, fácilmente podemos tener un modelo para calcular el costo total que tiene una solución y así compararla con cualquier otra propuesta.

Costo de soluciones de software = Ci + Ca + Co + Cs

Ahora bien, si lo quiere hacer un verdadero modelo… muy fácil, sólo añada valor presente a los costos de los años futuros para traerlo a valor presente y será todavía mejor su comparación. Para probar el modelo, revise los archivos de excel.

Modelo de costos de soluciones - EJEMPLO - .xls

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