Geplande prompts voor Microsoft 365 Copilot beheren

Met geplande prompts in Microsoft 365 Copilot kunnen gebruikers Copilot-prompts automatiseren om op ingestelde tijden en frequenties te worden uitgevoerd in Microsoft Teams, Office.com/chat en Microsoft webversie van Outlook en desktop. Als beheerder kunt u deze functie voor uw organisatie beheren.

Voordat u begint

U moet beide van de volgende licenties hebben om geplande prompts te beheren:

• Microsoft 365 Copilot licentie (in het Copilot-abonnement)

Voordat u de functie geplande prompts gaat gebruiken, moet u ervoor zorgen dat optionele verbonden ervaringen zijn ingeschakeld voor uw gebruikers. Optionele verbonden ervaringen zijn standaard ingeschakeld, maar u kunt dit controleren door de beleidsinstelling 'Het gebruik van extra optionele verbonden ervaringen in Office toestaan' te bekijken in cloudbeleidsservice voor Microsoft 365.

Beheerdersinstellingen

Als u deze functie liever niet beschikbaar wilt hebben voor uw organisatie, kunt u Cloudbeleid gebruiken om de beleidsinstelling 'Het gebruik van extra optionele verbonden ervaringen in Office toestaan' in te stellen op Uitgeschakeld. Zie besturingselementen voor optionele verbonden ervaringen Beheer voor meer informatie.

Als u optionele verbonden ervaringen uitschakelt, voorkomt u met deze actie dat iedereen in uw organisatie geplande prompts ziet in Copilot. Houd er rekening mee dat als u optionele verbonden ervaringen uitschakelt, andere functies in Microsoft 365-apps (zoals Word, Excel en PowerPoint) die uw gebruikers mogelijk gebruiken, worden uitgeschakeld. Zie Overzicht van optionele verbonden ervaringen in Office voor een lijst met deze functies.

Opmerking

Uw gebruikers kunnen optionele verbonden ervaringen afzonderlijk uitschakelen door de privacyinstellingen van hun account te wijzigen, zelfs als u optionele verbonden ervaringen hebt ingeschakeld voor uw gebruikers. Zie Uw privacyinstellingen voor meer informatie.

Geplande prompts worden ondersteund door de Microsoft 365-omgeving in Power Platform. Deze omgeving wordt automatisch gemaakt wanneer een gebruiker voor de eerste keer een geplande prompt maakt. Zie Microsoft 365-omgeving voor Geplande Prompts voor meer informatie

Geplande prompts uitschakelen

Als u deze functie uitschakelt nadat iemand in uw organisatie deze al heeft gebruikt:

• Gebruikers kunnen eerder geplande prompts niet meer beheren.
• Sessies voor eerder uitgevoerde geplande prompts blijven bestaan.
• Eerder geplande prompts blijven worden uitgevoerd totdat de planning is voltooid.
• Gebruikers zien het pictogram geplande prompts of het promptbeheermenu niet meer als optionele verbonden ervaringen zijn uitgeschakeld.

Geplande voorraadprompts

Voor beheerders met de rollen Globale beheerder en Power Platform-beheerder kunt u een PowerShell-script gebruiken om de geplande prompts te inventariseren die door gebruikers in uw organisatie zijn gemaakt. Zie Inventaris voor geplande prompts voor instructies hierover.

Gebruikersbesturingselementen

Uw gebruikers kunnen de functie geplande prompts vinden door de muisaanwijzer boven een prompt te bewegen die ze naar Copilot verzenden. Wanneer een gebruiker de Save knop selecteert om de geplande prompt te bevestigen, worden de promptgegevens van een gebruiker verzonden naar het Power Automate- en Power Platform-systeem en zijn de servicevoorwaarden en het privacybeleid van Power Automate van toepassing.

Gebruikers kunnen de volgende stappen uitvoeren om hun geplande prompts te beheren:

1. Selecteer in het Copilot-chatvenster de vervolgkeuzelijst (...) en vervolgens Geplande prompts.
2. Selecteer het deelvenster Promptbeheer.
3. Van daaruit kunnen gebruikers hun geplande prompts bekijken en verwijderen.

Gebruikers die zijn aangemeld met hun werk-/schoolaccount kunnen ook optionele verbonden ervaringen uitschakelen, zelfs als de beheerder de instelling heeft ingeschakeld. Raadpleeg Uw privacyinstellingen met optionele verbonden ervaringen voor meer informatie.

Gebruikers kunnen maximaal 10 prompts plannen om op specifieke tijdstippen te worden uitgevoerd, waarbij antwoorden worden bezorgd in het chatvenster van hun Microsoft 365 Copilot Chat ervaring. Deze prompts kunnen worden ingesteld om op terugkerende basis te worden uitgevoerd, zodat gebruikers de benodigde informatie ontvangen die is afgestemd op hun werkstroom. Antwoorden van geplande prompts zijn vetgedrukt en hebben een terugkerend pictogram om gebruikers te helpen ze gemakkelijk te identificeren.

Zie Meer informatie over Copilot-prompts voor meer informatie over prompts voor uw gebruikers.

Verouderde prompts

Met de algemene beschikbaarheid van de nieuwe functie voor geplande prompts zijn we overgestapt op een nieuwe back-end die niet langer afhankelijk is van Power Automate-stromen.

Als gevolg hiervan blijven geplande prompts die tijdens de openbare preview zijn gemaakt, worden uitgevoerd tot de ingestelde vervaldatum, maar worden ze niet weergegeven in het nieuwe beheervenster. Als u deze verouderde prompts wilt weergeven of beheren, gebruikt u Power Automate rechtstreeks.