Procedure: Inkomende documenten instellen
Als u dagboekregels van inkomende documentrecords maakt, moet u in het venster Instellingen van inkomende documenten vastleggen welke dagboeksjabloon en batch moeten worden gebruikt.
Als u niet wilt dat gebruikers facturen of dagboekregels maken van inkomende documentrecords, tenzij de documenten zijn goedgekeurd, moet u fiatteurs instellen in het venster Fiatteurs inkomende documenten.
Als u PDF- en afbeeldingsbestanden naar elektronische documenten wilt omzetten waarnaar u kunt converteren, bijvoorbeeld inkoopfacturen in Dynamics NAV, moet u eerst de OCR-functie instellen en de service inschakelen.
Wanneer de functie Inkomende documenten is ingesteld, kunt u verschillende functies gebruiken om onkostenbewijzen te controleren, OCR-taken te beheren en inkomende documentbestanden handmatig of automatisch te converteren naar de relevante documenten of dagboekregels. De externe bestanden kunnen worden gekoppeld in elke procesfase, inclusief naar geboekte documenten en naar de resulterende leverancier, klant en grootboekposten. Zie Inkomende documenten verwerken voor meer informatie.
De functie Inkomende documenten instellen
- Klik op het pictogram
, voer Instellingen inkomende documenten en klik op de gerelateerde koppeling. - Vul indien nodig de velden in. Kies een veld om een korte omschrijving van het veld of een koppeling naar meer informatie te lezen.
Fiatteurs van inkomende documentrecords instellen
Klik op het pictogram
, voer Instellingen inkomende documenten en klik op de gerelateerde koppeling.Kies in het venster Instellingen van inkomende documenten de actie Fiatteurs.
Het venster Fiatteurs inkomende documenten bevat alle gebruikers die zijn ingesteld in Dynamics NAV.
Selecteer een of meer gebruikers die een inkomend document kunnen goedkeuren voordat een verwant document of verwante dagboekregel kan worden gemaakt.
Wanneer fiatteurs zijn ingesteld in het venster Fiatteurs inkomende documenten, kunnen alleen die gebruikers een inkomend document goedkeuren als het selectievakje Goedkeuring vereist voor maken is ingeschakeld in het venster Instellingen inkomende documenten.
Notitie
Deze goedkeuringsinstellingen zijn niet gerelateerd aan goedkeuringswerkstromen. Zie voor meer informatie Procedure: Goedkeuringswerkstromen gebruiken.
Een OCR-service instellen
- Klik op het pictogram , voer Instellingen van OCR-service in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Vul indien nodig de velden in. Kies een veld om een korte omschrijving van het veld of een koppeling naar meer informatie te lezen.
Uw aanmeldgegevens versleutelen
We raden u aan de aanmeldgegevens te beveiligen die u invoert in het venster Instellingen van OCR-service. U kunt gegevens op de server versleutelen door nieuwe encryptiesleutels te genereren of bestaande sleutels te importeren die u inschakelt op de serverinstantie die verbinding maakt met de database.
- Kies in het venster Instellingen van OCR-service de actie Versleutelingsbeheer.
- Schakel in het venster Beheer gegevensversleuteling versleuteling van uw gegevens in.
Zie ook
Inkomende documenten verwerken
Inkomende documenten
Inkoop
Werken met Dynamics NAV