Procedure: Betalingen naar een bankbestand exporteren
Wanneer u klaar bent om betalingen aan uw leveranciers of vergoedingen aan uw werknemers uit te voeren, kunt u een bestand met de betalingsgegevens op de dagboekregels exporteren vanuit het venster Betalingsdagboek. Vervolgens kunt u het bestand uploaden naar uw bank voor verwerking van de betreffende overboekingen.
In de algemene versie van Microsoft Dynamics NAV wordt een algemene provider van services ingesteld en verbonden die bankgegevens converteert naar een bestandsindeling die uw bank vereist. In Noordamerikaanse versies kan dezelfde service worden gebruikt om betalingbestanden te verzenden als Elektronische overboeking (EFT), maar met een licht afwijkend proces. Zie stap 6 in het gedeelte "Betalingen naar een bankbestand exporteren".
Notitie
Voordat u betalingsbestanden vanuit het betalingsdagboek kunt exporteren, moet u de elektronische indeling voor de betreffende bankrekening opgeven en moet u de conversieservice voor bankgegevens inschakelen. Zie voor meer informatie Procedure: Bankrekeningen instellen en Procedure: Conversieservice voor bankgegevens instellen. Bovendien moet u het selectievakje Exporteren betaling toestaan in het venster Fin. dagboekbatches inschakelen. Zie Werken met diversendagboeken voor meer informatie.
U gebruikt het venster Krediettransferregisters om de betalingsbestanden weer te geven die vanuit het betalingsdagboek zijn geëxporteerd. Vanuit dit venster kunt u ook betalingsbestanden opnieuw exporteren, in het geval van technische fouten of bestandswijzigingen. Let er echter op dat geëxporteerde EFT-bestanden niet in dit venster worden weergegeven en niet opnieuw kunnen worden geëxporteerd.
Betalingen naar een bankbestand exporteren
- Klik op het pictogram
, voer Betalingsdagboeken in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling. - Vul betalingsdagboekregels in, bijvoorbeeld met behulp van de functie Leveranciersbetalingen voorstellen. Zie voor meer informatie Procedure: Leveranciersbetalingen voorstellen.
- Vul de velden op de betalingsdagboekregels in met de gewenste gegevens. Kies een veld om een korte omschrijving van het veld of een koppeling naar meer informatie te lezen.
Notitie
Als u EFT gebruikt, moet u Elektronische betaling of Elektronische betaling-IAT in het veld Betalingssoort selecteren. Andere services voor bestandsexport en de verschillende indelingen vereisen andere waarden in de vensters Bankrekeningkaart en Bankrekening leverancier. U wordt over verkeerde of ontbrekende instellingswaarden geïnformeerd als u het bestand probeert te exporteren.
Wanneer u alle betalingsdagboekregels hebt voltooid, kiest u de actie Exporteren.
Vul in het venster Elektronische betalingen exporteren de vereiste waarden in.
Eventuele foutmeldingen worden weergegeven in het feitenblok Fouten betalingsbestand, waar u ook een foutbericht kunt kiezen om gedetailleerde gegevens te bekijken. U moet alle fouten oplossen voordat het betalingsbestand kan worden geëxporteerd.
Tip
Wanneer u de functie voor conversie van bankgegevens gebruikt, wordt een algemeen foutbericht weergegeven met de melding dat het bankrekeningnummer niet de lengte heeft die uw bank vereist. Als u de fout wilt oplossen, moet u de waarde verwijderen uit het veld IBAN in het venster Bankrekeningkaart en vervolgens in het veld Bankrekeningnr. een bankrekeningnummer invoeren in de indeling die uw bank vereist.
Geef in het venster Opslaan als de locatie op waar het bestand naartoe wordt geëxporteerd en kies vervolgens Opslaan.
Notitie
Als u EFT gebruikt, sla dan het resulterende remiseformulier voor de leverancier op als Word-document of geef aan dat het rechtstreeks naar de leverancier moet worden gezonden. De betalingen worden nu toegevoegd aan het venster EFT-bestand genereren, van waaruit u meerdere betaalopdrachten kunt genereren om de transmissiekosten te drukken. Zie de volgende stappen voor meer informatie. 7. Kies in het venster Betalingsdagboek de actie EFT-bestand genereren.
In het venster **EFT-bestand genereren** worden op het sneltabblad **Regels** alle betalingen vermeld die voor EFT zijn geconfigureerd die u vanuit het betalingsdagboek voor een bepaalde rekening hebt geëxporteerd maar die nog niet zijn gegenereerd.
- Kies de actie EFT-bestand genereren om één bestand voor alle EFT-betalingen te exporteren.
- Geef in het venster Opslaan als de locatie op waar het bestand naartoe wordt geëxporteerd en kies vervolgens Opslaan.
Het bankbetalingsbestand wordt geëxporteerd naar de locatie die u opgeeft, en u kunt doorgaan met uploaden naar uw elektronische bankrekening en de werkelijke betalingen doen. Vervolgens kunt u de geëxporteerde betalingsdagboekregels boeken.
Betalingen exporteren die klantterugbetalingen vertegenwoordigen
Hieronder wordt een workaround beschreven voor het exporteren van elektronische terugbetalingen.
Waarschuwing
De resulterende betalingsdagboekregels kunnen niet worden geboekt, verwijderd of nietig verklaard.
- Stel de klant in als een leverancier. Geef deze bijvoorbeeld de naam "Klant X voor terugbetalingen". Zie voor meer informatie Procedure: Nieuwe leveranciers registreren.
- Stel op de betalingsdagboekregel voor de klant het veld Rekeningsoort in op Klant en het veld Documenttype op Terugbetaling.
- Voer de gewone stappen voor betalingexport uit zoals beschreven in het gedeelte "Betalingen naar een bankbestand exporteren".
Plannen wanneer geëxporteerde betalingen worden geboekt
Als u geen betalingsdagboekregel voor een geëxporteerde betaling wilt boeken, bijvoorbeeld omdat u op bevestiging wacht dat de transactie door de bank is verwerkt, kunt u eenvoudig de dagboekregel verwijderen. Wanneer u later een betalingsdagboekregel maakt om het restbedrag op de factuur te betalen, bevat het veld Tot. geëxporteerd bedrag hoeveel van het betalingsbedrag al is geëxporteerd. U kunt ook gedetailleerde gegevens vinden over het geëxporteerde totaal door de knop Krediettransferregisterposten te kiezen om details over geëxporteerde betalingsbestanden te bekijken.
Als u een proces volgt waarbij u geen betalingen boekt totdat u bevestiging hebt dat ze zijn verwerkt in de bank, kunt u dit op twee manieren bepalen.
- U kunt in een betalingsdagboek met voorgestelde betalingsregels sorteren op de kolom Naar betalingsbestand geëxporteerd of Tot. geëxporteerd bedrag en vervolgens betalingsvoorstellen verwijderen voor openstaande facturen waarvoor al betalingen zijn verricht en waarvoor u geen betalingen meer wilt verrichten.
- In het venster Leveranciersbetalingen voorstellen, waar u ook opgeeft welke betalingen in het betalingsdagboek worden ingevoegd, kunt u het selectievakje Geëxporteerde betalingen overslaan inschakelen als u geen dagboekregels wilt invoegen voor betalingen die al zijn geëxporteerd.
Als u informatie over geëxporteerde gegevens wilt bekijken, kiest u de actie Historie betalingsexport.
Betalingen naar een bankbestand opnieuw exporteren
U kunt betalingsbestanden opnieuw exporteren vanuit het venster Krediettransferregisters. Voordat u betalingsdagboekregels verwijdert of boekt, kunt u het betalingsbestand ook opnieuw exporteren vanuit het venster Betalingsdagboek door het nogmaals te importeren. Als u betalingsdagboekregels hebt verwijderd of geboekt nadat u deze hebt geëxporteerd, kunt u hetzelfde betalingsbestand opnieuw exporteren vanuit het venster Krediettransferregisters. Selecteer de regel voor de batch kredietoverboekingen die u opnieuw wilt exporteren, en gebruik vervolgens de actie Betalingen opnieuw exporteren naar bestand.
Notitie
Geëxporteerde EFT-bestanden worden niet in het venster Krediettransferregisters weergegeven en kunnen niet opnieuw worden geëxporteerd.
- Klik op het pictogram , voer Krediettransferregisters in en klik vervolgens op de gerelateerde koppeling.
- Selecteer een betalingexport die u opnieuw wilt exporteren en kies de actie Betalingen opnieuw exporteren naar bestand.