Procedure: Inkopen vastleggen
U maakt een inkoopfactuur of inkooporder om de kosten van inkopen vast te leggen en leveranciers te volgen. Als u voorraad moet controleren, worden inkoopfacturen en inkooporders ook gebruikt om voorraadniveaus dynamisch aan te passen zodat u uw voorraadkosten kunt beperken en betere klantenservice kunt bieden. De inkoopkosten, inclusief servicekosten, en voorraadwaarden die resulteren uit boekingsinkoopfacturen of -orders, dragen bij aan winstcijfers en andere financiële KPI's op uw startpagina.
Notitie
U moet inkooporders gebruiken als uw inkoopproces vereist dat u gedeeltelijke ontvangsten van een orderhoeveelheid registreert, bijvoorbeeld omdat de volledige hoeveelheid niet beschikbaar was bij de leverancier. Als u artikelen verkoopt door rechtstreeks van uw leverancier bij de klant te leveren, als een doorverzending, moet u ook inkooporders gebruiken. Zie Procedure: Doorverzendingen maken voor meer informatie. Wat betreft alle andere aspecten werken inkooporders op dezelfde manier als inkoopfacturen. De volgende procedure is gebaseerd op een inkoopfactuur. De stappen zijn vergelijkbaar met de stappen voor een inkooporder.
Wanneer u de voorraadartikelen ontvangt of wanneer de ingekochte service wordt voltooid, boekt u de inkoopfactuur of -order om de voorraad en financiële records bij te werken en betaling aan de leverancier te activeren volgens de betalingscondities. Zie voor meer informatie Betalingen doen.
Waarschuwing
Boek geen inkoopfactuur totdat u de artikelen ontvangt en de uiteindelijke kosten van de inkoop kent, inclusief eventuele toeslagen. Anders kloppen uw voorraadwaarde en winstcijfers mogelijk niet.
U kunt een geboekte inkoopfactuur gemakkelijk corrigeren of annuleren voordat u de leverancier betaalt. Dit is handig als u een typefout wilt corrigeren of als u de aankoop in het begin van het orderproces wilt wijzigen. Zie voor meer informatie Procedure: Onbetaalde inkoopfacturen corrigeren of annuleren. Als u al hebt betaald voor artikelen op de geboekte inkoopfactuur, moet u een inkoopcreditnota maken om de inkoop tegen te boeken. Zie voor meer informatie Procedure: Inkoopretouren of annuleringen verwerken.
Artikelen kunnen van het type Voorraad of Service zijn. Zie Procedure: Nieuwe artikelen registreren voor meer informatie. Het inkoopfactuurproces is gelijk voor beide artikelsoorten.
U kunt leveranciersvelden op de inkoopfactuur op twee manieren invullen afhankelijk van of de leverancier reeds is geregistreerd.
Een inkoopfactuur maken
Kies op de startpagina de actie Inkoopfactuur.
Voer in het veld Leverancier de naam in van een bestaande leverancier.
Overige velden in het venster Inkoopfactuur worden nu ingevuld met de standaardinformatie over de geselecteerde leverancier. Als de leverancier niet is geregistreerd, volgt u deze stappen:
Voer in het veld Leverancier de naam van de nieuwe leverancier in.
Kies in dialoogvenster voor het registreren van de nieuwe leverancier de knop Ja.
Kies in het venster Selecteer een sjabloon voor een nieuwe leverancier een sjabloon om de leverancierskaart op te baseren en kies vervolgens de knop OK.
Een nieuwe leverancierskaart wordt geopend, die vooraf is ingevuld met de informatie over de geselecteerde leveranciersjabloon. Het veld Naam is vooraf ingevuld met de naam van de nieuwe leverancier die u op de inkoopfactuur hebt ingevoerd.
Ga verder met het invullen van de overige velden op de leverancierskaart. Zie voor meer informatie Procedure: Nieuwe leveranciers registreren.
Wanneer u de leverancierskaart hebt voltooid, kiest u de knop OK om terug te keren naar het venster Inkoopfactuur.
Verschillende velden in het venster Inkoopfactuur worden gevuld met gegevens die u op de nieuwe leverancierskaart hebt opgegeven.
Vul indien nodig de overige velden in het venster Inkoopfactuur in. Kies een veld om een korte omschrijving van het veld of een koppeling naar meer informatie te lezen.
U kunt nu de inkoopfactuurregels invullen met voorraadartikelen of services die u hebt gekocht van de leverancier.
Notitie
Als u terugkerende inkoopregels voor de leverancier hebt ingesteld, zoals een maandelijkse aanvullingsorder, kunt u deze regels invoegen op de factuur door de actie Terugkerende inkoopregels ophalen te kiezen. 10. Voer op het sneltabblad Regels in het veld Artikelnr. het nummer van een voorraadartikel of een service in. 11. Voer in het veld Aantal het in te kopen aantal van een artikel in.
> [!NOTE]
Voor artikelen van de soort Service is de hoeveelheid een tijdseenheid, bijvoorbeeld uren, zoals aangegeven in het veld Eenheidscode op de regel.
Het veld **Regelbedrag** wordt bijgewerkt met de waarde in het veld **Directe kostprijs**, vermenigvuldigd met de waarde in het veld **Aantal**.
De prijs en het regelbedrag worden weergegeven met of zonder btw afhankelijk van wat u hebt geselecteerd in het veld **Prijzen inclusief btw** op de leverancierskaart.
In het veld Kortingsbedrag op factuur voert u een bedrag in dat moet worden afgetrokken van de waarde in het veld Totaal incl. btw onder in de factuur.
Notitie
Als u factuurkortingen voor de leverancier hebt opgegeven, wordt het percentage automatisch ingevoegd in het veld Kortingspercentage op leveranciersfactuur als aan de voorwaarden wordt voldaan, en het gerelateerde bedrag wordt ingevoegd in het veld Kortingsbedrag op factuur. 13. Als u de ingekochte artikelen of diensten ontvangt, kiest u Boeken.
De inkoop wordt nu weerspiegeld in de voorraad en financiële records, en de leveranciersbetaling is ingeschakeld. De inkoopfactuur wordt verwijderd uit het overzicht met inkoopfacturen en wordt vervangen door een nieuw document in het overzicht van geboekte inkoopfacturen.
Zie ook
Inkoop
Inkoop instellen
Procedure: Offertes aanvragen
Procedure: Producten kopen voor een verkoop
Procedure: Nieuwe leveranciers registreren
Procedure: Doorverzendingen voorbereiden
Werken met Dynamics NAV