Documenten archiveren

U kunt verkoop- en inkooporders, offertes, retourorders en raamcontracten archiveren. Als u de functies voor projectbeheer gebruikt, kunt u uw projecten ook archiveren. U kunt documenten en projecten meerdere keren archiveren, waarbij u steeds een verschillende gearchiveerde versie opslaat.

Voor verkoopdocumenten waarvan het origineel nog bestaat en niet is geboekt, kunt u de actie Herstellen gebruiken om het te overschrijven met een gearchiveerde versie.

Notitie

U kunt alleen verkoopdocumenten en projecten herstellen. De actie is niet beschikbaar voor gearchiveerde inkoopdocumenten.

Voor gearchiveerde documenten waarvan het origineel is verwijderd, kunt u de inhoud opnieuw gebruiken door de gegevens te kopiëren, bijvoorbeeld met de actie Kopiëren uit document.

Automatische documentarchivering instellen

U kunt archiveren automatiseren om een nieuwe versie van het gearchiveerde document te maken wanneer iemand de volgende dingen doet:

• Wijzigt of verwijdert een document of project.
• Print, downloadt of verzendt een document per e-mail.
• Converteert een offerte naar een order of factuur.
• Plaatst een order.

In de volgende stappen wordt beschreven hoe u de automatische archivering van verkoopdocumenten via de pagina Instellingen verkoop en tegoeden. De stappen zijn vergelijkbaar voor inkoopdocumenten en projecten. Voor inkoopdocumenten gebruikt u de pagina Instellingen inkoop en betalingen. Gebruik voor projecten de pagina Projectinstellingen.

1. Kies het pictogram , voer Verkoopinstellingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Geef op het sneltabblad Archiveren op of automatische archivering moet worden ingeschakeld voor de verschillende soorten verkoopdocumenten. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

In de volgende tabel worden de opties voor het veld Offertes archiveren beschreven.

Optie	Omschrijving
Nooit	Archiveer nooit verkoopoffertes wanneer deze worden verwijderd.
Vraag	Vraag de gebruiker te kiezen of verkoopoffertes moeten worden gearchiveerd wanneer ze worden verwijderd.
Altijd	Verkoopoffertes automatisch archiveren wanneer deze worden verwijderd.

Een verkooporder handmatig archiveren

In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een verkooporder handmatig archiveert. De stappen zijn vergelijkbaar voor alle documenten en projecten die u kunt archiveren.

1. Kies het , voer Verkooporders in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Open een verkooporder die u wilt archiveren.
3. Kies de actie Document archiveren.

De verkooporder wordt gearchiveerd. U kunt deze bekijken op de pagina Gearchiveerde verkooporders.

Een niet-geboekt verkoopdocument of een project vanuit het archief herstellen

In de volgende procedure wordt beschreven hoe een gearchiveerde verkooporder wordt hersteld tot de oorspronkelijke verkooporder. Een document herstellen kan alleen als het oorspronkelijke document niet is geboekt. De stappen zijn vergelijkbaar voor alle orders, raamcontracten, retourorders en offertes en ook voor projecten.

1. Kies het voer Verkooporderarchieven in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Selecteer de gearchiveerde verkooporder of versie ervan die u wilt herstellen en kies vervolgens de actie Herstellen.

De inhoud van de oorspronkelijke verkooporder of het oorspronkelijke project wordt vervangen door de gearchiveerde versie.

Gearchiveerde versies verwijderen

Gebruik een bewaarbeleid om gearchiveerde versies op te ruimen die u niet langer nodig hebt. Met bewaarbeleid kunnen beheerders bepalen hoe lang ze gegevens willen bewaren. Ze kunnen bijvoorbeeld een beleid instellen dat gegevens na een vervaldatum verwijdert. Ga voor meer informatie naar Bewaarbeleid definiëren.

Er zijn een paar dingen waar u op moet letten bij het maken van bewaarbeleid voor gearchiveerde documenten en projecten:

• Als het oorspronkelijke document niet wordt verwijderd, verwijdert Business Central de gearchiveerde versies niet. Gearchiveerde versies verlopen niet zolang het origineel bestaat.
• Wanneer u het bewaarbeleid instelt, kunt u opgeven dat u wilt dat het beleid alle gearchiveerde versies verwijdert, behalve de meest recente. U hebt bijvoorbeeld tien versies en wilt een kopie van de laatste versie bewaren.
• Business Central berekent de vervaldatum voor documenten op basis van de datum van de meest recente gearchiveerde versie.

Zie ook

Documentregels traceren
Verkoop
Algemene bedrijfsfunctionaliteit
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central