Delen via

Grootboekbudgetten maken

  • Artikel

Budgetten spelen een belangrijke rol bij bedrijfsinformatie. Voorbeelden zijn een financieel overzicht op basis van financiële rapporten die budgetposten bevatten of wanneer gebudgetteerde en werkelijke bedragen in het rekeningschema worden geanalyseerd. Meer informatie vindt u op grootboek.

U kunt budgetten maken voor elke gewenste periode, maar meestal maken bedrijven budgetten voor het hele fiscale jaar. U kunt meerdere budgetten voor dezelfde periode maken, zodat u indien nodig met meerdere budgetversies of -revisies kunt werken. U kunt ook budgetten voor dimensies maken, zodat u budgetverschillen per dimensie kunt analyseren. U kunt met maximaal 4 dimensies in een budget werken. Meer informatie vindt u in Werken met dimensies.

In kostenadministratie werkt u met kostenbudgetten op een soortgelijke manier. Zie voor meer informatie Kostenbudgetten maken.

Een nieuw grootboekbudget maken

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent., voer G/L budgets in en kies vervolgens de gerelateerde stap.

  2. Kies de actie Lijst bewerken en vul vervolgens indien nodig de velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

  3. Kies de actie Budget bewerken.

  4. Vul boven aan de pagina Budget de benodigde velden in om te definiëren wat wordt weergegeven.

    Op de pagina worden alleen vermeldingen weergegeven die de budgetnaam bevatten die u in het veld budgetnaam hebt ingevoerd. Aangezien u de budgetnaam net hebt gemaakt, zijn er geen posten die overeenkomen met het filter. Daarom is de pagina leeg.

  5. Voer een bedrag in door op de betreffende cel in de matrix te klikken. De pagina Grootboekbudgetposten verschijnt.

  6. Maak een nieuwe regel en vul het veld Bedrag in. Sluit de pagina Grootboekbudgetposten.

  7. Herhaal stap 5 en 6 voor alle bedragen in het budget.

Notitie

Op het sneltabblad Filters kunt u de budgetinformatie filteren op de budgetdimensies die u hebt ingesteld onder de budgetnaam.

Grootboekbudgetten exporteren en importeren met Excel

U kunt gegevens op budgetpagina's exporteren naar Microsoft Excel voor verdere verwerking of analyse en vervolgens budgetgegevens weer importeren in Business Central.

Grootboekbudgetten exporteren naar Excel

Door een grootboekbudget te exporteren naar een Excel-werkmap kunt u offline werken en profiteren van de krachtige functies voor gegevensbewerking van Excel. Om het budget naar Excel te exporteren, gaat u als volgt te werk:

  1. Open het budget: Selecteer het budget waarmee u wilt werken uit de lijst met grootboekbudgetten. Kies de actie Budget bewerken.
  2. Om te exporteren naar Excel, kiest u op de pagina budget het tabblad Acties .
  3. Kies Exporteren naar Excel.
  4. Kies de afmetingen en filters die u in de export wilt opnemen. U kunt bijvoorbeeld filteren op specifieke afdelingen of projecten. Kies nu OK om het Excel-bestand te genereren.
  5. Sla het geëxporteerde Excel-bestand op uw lokale schijf op, zodat u het verder kunt bewerken.

Grootboekbudgetten bewerken in Excel

Nadat u het grootboekbudget naar Excel hebt geëxporteerd, kunt u uw budgetgegevens invullen. Hier zijn een paar tips om effectiever te zijn en fouten te verminderen

  • Wanneer u budgetgegevens invoert, vult u de budgetbedragen in voor elke combinatie van dimensies en perioden. Zorg ervoor dat de gegevens correct zijn en voldoen aan de opmaakvereisten van Business Central. Numerieke waarden mogen bijvoorbeeld geen speciale tekens of opmaak bevatten.
  • Maak gebruik van Excel-functies zoals formules, gegevensvalidatie en voorwaardelijke opmaak om de gegevensinvoer te stroomlijnen en de nauwkeurigheid te garanderen.
  • Nadat u alle budgetgegevens hebt ingevoerd, zorgt u ervoor dat het Excel-bestand is opgeslagen.
  • Overweeg om reservekopieën van uw budgetten lokaal te bewaren.

Grootboekbudgetten importeren naar Excel

Nadat u de budgetcijfers in een lokale Excel-werkmap hebt ingevuld, moet u deze vervolgens weer importeren in Business Central. Om het budget uit Excel te importeren, gaat u als volgt te werk:

  1. Open het budget: Selecteer het budget waarmee u wilt werken uit de lijst met grootboekbudgetten. Kies de actie Budget bewerken.
  2. Om te importeren vanuit Excel, kiest u op de pagina budget het tabblad Start .
  3. Kies Importeren uit Excel.
  4. Selecteer het Excel-bestand op uw lokale schijf. U krijgt de mogelijkheid om te kiezen naar welk budget u uploadt en of u items wilt toevoegen of vervangen. Met de actie toevoegen worden de vermeldingen uit Excel toegevoegd aan eventuele reeds bestaande vermeldingen. Met de actie vervangen worden alle reeds in het budget aanwezige posten overschreven.
  5. Als alles er correct uitziet, kiest u OK om het importproces te voltooien. Business Central werkt vervolgens het budget bij met de geïmporteerde gegevens.

Scenariovoorbeeld: budgetdoelstellingen voor loonkosten vaststellen

U weet dat de nieuwe begrote salariskosten 1.200.000 lokale valuta (LV) zullen zijn. U wilt de afdeling Salarissen laten budgetteren voor drie specifieke regels (van het rekeningtype Boeking) voor fulltime werknemers, parttime werknemers en invalkrachten. De drie regels worden gegroepeerd onder de kopregel Salarissen.

U voert 1.200.000 in op de kopregel, exporteert het budget naar Excel en stuurt het vervolgens naar de afdeling Salarissen, waarbij u hen aangeeft de LV 1.200.000 te distribueren.

De afdeling Salarissen distribueert het bedrag over de drie boekingsrekeningen. Wanneer u terug importeert in het grootboekbudget, worden de drie rekeningen ingevuld met de nieuwe Excel-gegevens, tot een totaal van 1.200.000, en is de kopregel leeg.

Notitie

Het rekeningschema waarop de grootboekbudgetten zijn gebaseerd, bevat regels van het rekeningtype Kop. Deze regels bevatten het totaal van de regels eronder. Wanneer u een grootboekbudget exporteert, exporteert u gegevens op alle regels, ongeacht het rekeningtype. U kunt echter alleen gegevens importeren op regels van het rekeningtype Boeking. Wanneer u dus een grootboekbudget importeert, worden eventuele waarden op kopregels ook verwijderd. Ze worden verwijderd om onjuiste totalen te voorkomen nadat u gegevens importeert die in Excel zijn gemaakt of bewerkt.

Tips voor effectief budgetbeheer

Hier zijn enkele tips voor effectief budgetbeheer bij het werken met budgetten:

  • Regelmatige updates: Werk uw grootboekbudgetten regelmatig bij om wijzigingen in uw financiële plannen en bedrijf te weerspiegelen omgeving. U kunt elk budget kopiëren en omzetten in prognoses.
  • Versiebeheer: Beheer verschillende versies van uw budget om de werkelijke prestaties te vergelijken met verschillende scenario's.
  • Samenwerking: stimuleer samenwerking door relevante belanghebbenden bij het budgetteringsproces te betrekken en ervoor te zorgen dat het budget volledig en realistisch is.

Bijdragers

Dit artikel wordt onderhouden door Microsoft. Een deel van de content is oorspronkelijk geschreven door de volgende auteurs.

Zie ook

Uw bedrijfsgegevens exporteren naar Excel
Financiën
Zakelijke intelligentie
Financiën opzetten
De koppelen en het rekeningschema
Werken met Business Central

Vind hier gratis e-learningmodules voor Business Central