Delen via

Export van controlebestand

  • Artikel

Export van boekhoudkundige informatie uit het systeem is een veel voorkomend verzoek van sommige lokale autoriteiten of auditors. Exports van indelingen en vereiste informatie kunnen verschillen. Posten voor export zijn meestal grootboekposten of btw-posten. Soms is echter andere informatie vereist.

Audit Files Export is een vooraf geïnstalleerde extensie waarmee u verschillende vermeldingen kunt exporteren op basis van de vereisten van de auditor of autoriteit. Ongeacht het indelingstype of de posten kunt u de functionaliteit van de extensie gebruiken om het gegevensexportproces te beheren. De functionaliteit heeft geen vooraf geïnstalleerde bestandsindeling voor export. Daarom moet u een app installeren met een specifieke indeling (bijvoorbeeld SIE, SAF-T of FAC) of uw eigen app ontwikkelen.

Notitie

Momenteel kunt u SIE- (Zweden), FEC- (Frankrijk) en SAF-T-indeling selecteren als een extra app. Partners kunnen ook een aangepaste indeling ontwikkelen. Het aantal beschikbare indelingen zal in de loop van de tijd toenemen.

Controlebestand instellen

  1. Selecteer de zoekknop Vergrootglasknop waarmee u de Vertel het me-functie kunt openen., voer controlebestand Export Setup in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppelen.

  2. Op de pagina controlebestand Export Setup , volgen deze stappen:

    1. Geef op het sneltabblad Algemeen in het veld controlebestand Exportformaatcode de code op voor het standaard controlebestand exportformaat. Alleen de indelingen die zijn ingeschakeld toen een specifieke bestandsindeling werd geïnstalleerd vanuit Functiebeheer en de indelingen die zijn toegevoegd als een aangepaste indeling, zijn beschikbaar.
    2. Selecteer op het sneltabblad Gegevenskwaliteit het selectievakje Bedrijfsgegevens controleren om een melding te ontvangen over bedrijfsgegevensvelden die niet correct zijn ingesteld.
    3. Selecteer het selectievakje Klant controleren om een melding te ontvangen over velden die niet correct zijn ingesteld voor specifieke klanten.
    4. Selecteer het selectievakje Leverancier controleren om een melding te ontvangen over velden die niet correct zijn ingesteld voor specifieke leveranciers.
    5. Selecteer het selectievakje Bankrekening controleren om een melding te ontvangen over velden die niet correct zijn ingesteld voor specifieke bankrekeningen.
    6. Selecteer het selectievakje Postcode controleren om een melding te ontvangen over een postcode die niet correct is ingesteld.
    7. Selecteer het selectievakje Adres controleren om een melding te ontvangen wanneer een adres niet correct is ingesteld.
    8. Voer in het veld Standaard postcode de postcode in die u wilt gebruiken als er geen postcode is opgegeven bij klant- of leveranciersnummer kaart.

  3. Selecteer de zoekknop Vergrootglasknop waarmee u de Vertel het me-functie kunt openen., voer controlebestand Export Format Setup in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppelen.

  4. Op de pagina volgen Export Format Setup voert u de volgende stappen uit:

    1. Selecteer de exportindeling voor controlebestanden die u wilt configureren. Alleen de indelingen die zijn ingeschakeld toen een specifieke bestandsindeling werd geïnstalleerd vanuit Functiebeheer en de indelingen die zijn toegevoegd als een aangepaste indeling, zijn beschikbaar.
    2. Geef in het veld controlebestand Naam de standaardbestandsnaam of de bestandsnaamsjabloon op voor de controlebestand die u wilt exporteren.
    3. Selecteer het selectievakje Archiveren naar zipbestand om geëxporteerde bestanden automatisch te zippen.

De grootboekrekeningtoewijzing opgeven voor het exporteren van controlebestanden

De meeste indelingen die door de autoriteiten worden vereist voor grootboekrekeningen vereisen een specifiek standaardrekeningschema. Nadat u uw grootboekrekeningen hebt geconfigureerd, wordt uw geëxporteerde bestand daarom gebaseerd op de toewijzingen. U kunt meer toewijzingen in uw systeem gebruiken.

Volg deze stappen om de grootboekrekeningtoewijzing op te geven voor het exporteren van controlebestanden.

  1. Selecteer de zoekknop Vergrootglasknop waarmee u de Vertel het me-functie kunt openen., voer G/L Account toewijzing in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppelen.

  2. Selecteer op de pagina G/L Account toewijzing de optie Nieuw om een bestand met de naam toewijzing te maken.

  3. Geef in het veld Code de code toewijzing op die de rapportageperiode vertegenwoordigt.

  4. Selecteer in het veld Standaardrekeningtype het type standaard grootboekrekening.

  5. Geef in het veld controlebestand Export Formaat het controlebestand exportformaat op waaraan de standaard grootboekrekeningen zijn gekoppeld.

  6. In het veld Periodetype specificeert het systeem een boekhoudperiode of een aangepast periodetype met een flexibele startdatum en -tijd, op basis van uw selectie. Als u een specifieke boekhoudperiode selecteert, wordt het veld ingesteld op Boekhoudperiode. Anders wordt het ingesteld op Gegevensbereik.

  7. Geef in het veld Boekperiode de begindatum op van de boekhoudperiode die als rapportageperiode wordt gebruikt, als u wilt dat deze hetzelfde zijn.

  8. Als u het veld Boekhoudperiode instelt, worden de velden Begindatum en Einddatum automatisch ingesteld op basis van de periode die u hebt opgegeven. Anders kunt u de begin- en einddatum voor uw rapportage handmatig instellen.

  9. Als u al een standaardrekeningschema hebt toegevoegd, gaat u als volgt te werk:

    1. Geef in het veld Standaardrekeningcategorienr. de categorie van de standaardrekening of groeperingscode op die wordt gebruikt voor toewijzing.
    2. Geef in het veld Standaardrekeningnummer de standaardrekeningcode of groeperingscode op die wordt gebruikt voor toewijzing.

  10. Selecteer het selectievakje Inkomend saldo opnemen om het inkomende saldo van de grootboekrekening van het type Saldorekening voor toewijzing te beschouwen in plaats van de nettowijziging van de rapportageperiode.

  11. Ga als volgt te werk om de toewijzing te starten:

    1. Om regels op de pagina G/L Account toewijzing te genereren op basis van een bestaand rekeningschema, selecteert u Initialize Source for toewijzing. Om de grootboekrekening toewijzing te kopiëren van een andere toewijzing-code, selecteert u Kopiëren van een andere toewijzing. Wanneer u klaar bent met het maken van regels, worden alle grootboekrekeningen die geboekte posten bevatten, groen gemarkeerd.
    2. Als u alleen grootboekrekeningen met boekingen wilt markeren, selecteert u Beschikbaarheid grootboekpost bijwerken. Als de optie Inkomend saldo opnemen is ingeschakeld, worden alle geboekte grootboekposten meegenomen in de berekening. Anders worden alleen grootboekposten van de rapportageperiode in aanmerking genomen.

Het controlebestand exporteren

  1. Selecteer de zoekknop Vergrootglasknop waarmee u de Vertel het me-functie kunt openen., voer volgen documenten exporteren in en selecteer vervolgens de gerelateerde koppelen.

  2. Selecteer op de pagina controlebestand documenten exporteren de optie Nieuw.

  3. Voer op het sneltabblad Algemeen de volgende stappen uit:

    1. Selecteer in het veld controlebestand Export Format de indeling die wordt gebruikt om controlebestand te exporteren.

    2. Selecteer in het veld G/L Account toewijzing Code de code van de grootboekrekening toewijzing voor de rapportageperiode.

    3. Selecteer het selectievakje Splitsen per maand als er meerdere auditbestanden per maand moeten worden gegenereerd.

    4. Selecteer het selectievakje Splitsen op datum als er meerdere auditbestanden per dag moeten worden gegenereerd.

    5. Voer in het veld Header Comment de opmerking in die u wilt opnemen in de header controlebestand.

    6. Geef in het veld Contactpersoon het contact op dat wordt geëxporteerd naar de koptekst van controlebestand.

    7. Selecteer het selectievakje Meerdere zip-bestanden maken om meerdere zip-bestanden te genereren.

      Belangrijk

      Schakel dit selectievakje alleen in als u eerder enkele van de indelingsapps hebt geïnstalleerd of een aangepaste app hebt gemaakt. Installatie van een of meer van de specifieke formaten zal waarschijnlijk velden en functies toevoegen aan de functionaliteit voor het exporteren van auditbestanden, op basis van de vereisten voor het formaat.

  4. Voer op het sneltabblad Verwerken de volgende stappen uit:

    1. Selecteer het selectievakje Parallelle verwerking als u wilt dat de generatie van controlebestand wordt verwerkt door parallelle achtergrondtaken. Schakel het selectievakje uit om gegevens in uw huidige sessie te exporteren.
    2. Als u het selectievakje Parallelle verwerking hebt aangevinkt, geeft u in het veld Max. aantal taken het maximale aantal achtergrondtaken op dat tegelijkertijd kan worden uitgevoerd.
    3. Geef in het veld Vroegste startdatum/-tijd de vroegste datum en tijd op waarop de achtergrondtaak moet worden uitgevoerd. Als u het proces uitvoert door Start te selecteren, kunt u de status volgen op de sneltabbladen Verwerken en Regels .

  5. Wanneer u klaar bent, selecteert u Downloaden als bestand om de controlebestand voor de geselecteerde regel te downloaden.

Belangrijk

Als u meerdere posten wilt exporteren, raden we u af deze in de huidige sessie te exporteren vanwege mogelijke prestatieproblemen. In plaats daarvan raden we u aan parallelle verwerking te gebruiken tijdens niet-werkdagen of -uren.

Zie ook

Financieel Management
Inzicht in de controlebestand en het rekeningschema
Werken met dimensies
Werken met Business Central

Vind hier gratis e-learningmodules voor Business Central