Boekingsgroepen instellen

Boekingsgroepen wijzen entiteiten toe aan grootboekrekeningen. Voorbeelden van entiteiten zijn klanten, leveranciers, artikelen, resources en verkoop- en inkoopdocumenten. Boekingsgroepen besparen tijd en helpen fouten voorkomen bij het boeken van transacties. De transactiewaarden gaan naar de rekeningen die in de boekingsgroep zijn opgegeven voor die bepaalde entiteit. De enige voorwaarde is dat u een rekeningschema hebt. Zie Het rekeningschema instellen voor meer informatie.

Boekingsgroepen zijn verdeeld in drie categorieën:

• Algemeen

  Definieer aan wie u verkoopt en van wie u koopt, en wat u verkoopt en wat u koopt. U kunt de boekingsgroepen ook combineren om zaken op te geven zoals de resultatenrekeningen waarnaar u wilt boeken, of groepen gebruiken om rapporten te filteren.

• Specifiek

  Gebruik bijvoorbeeld verkoopdocumenten in plaats van rechtstreeks naar het grootboek te boeken. Wanneer u klantenposten maakt, worden bijbehorende posten in het grootboek gemaakt.

• Btw

  Definieer de belastingpercentages en berekeningssoorten die moeten worden toegepast op degene aan wie u verkoopt en van wie u koopt, en op wat u verkoopt en wat u koopt.

In de volgende secties worden de boekingsgroepen van elke categorie beschreven.

Algemene boekingsgroepen

De volgende tabel beschrijft de algemene boekingsgroepen.

Type	Omschrijving
Bedrijfsboekingsgroepen	Wijs deze groep aan klanten en leveranciers toe om op te geven aan wie u verkoopt en van wie u koopt. Stel deze boekingsgroepen in op de pagina Algemene bedrijfsboekingsgroepen. Als u dat doet, moet u bedenken hoeveel groepen u nodig hebt om verkopen en inkopen onder te verdelen. Groepeer bijvoorbeeld klanten en leveranciers per geografisch gebied of per bedrijfssoort.
Productboekingsgroepen	Wijs deze groep aan artikelen en resources toe om op te geven wat u verkoopt en wat u koopt. Stel deze boekingsgroepen in op de pagina Algemene productboekingsgroepen. Wanneer u dat doet, moet u bedenken hoeveel groepen u nodig hebt om verkoop onder te verdelen per product (artikelen en resources) en inkopen per artikel. Verdeel deze groepen bijvoorbeeld op basis van grondstoffen, detailhandel, resources, capaciteit, enzovoort.
Boekingsgroepinstellingen	Combineer bedrijfs- en productboekingsgroepen en kies de rekeningen waarnaar u wilt boeken. Voor elke combinatie van bedrijfs- en productboekingsgroepen kunt u een set grootboekrekeningen toewijzen. U kunt bijvoorbeeld de verkoop van hetzelfde artikel naar verschillende grootboekrekeningen boeken omdat klanten aan verschillende bedrijfsboekingsgroepen zijn toegewezen. Stel deze configuraties in op de pagina Boekingsgroepinstellingen.

Specifieke boekingsgroepen

In de volgende tabel worden de boekingsgroepen beschreven die specifiek zijn voor soorten gegevens.

Type	Omschrijving
Klantboekingsgroepen	Definieer de rekeningen die moeten worden gebruikt als u klanttransacties boekt. Als u voorraad gebruikt bij klanten, worden de rekeningen waarnaar de verkooporderregels worden geboekt bepaald door de algemene bedrijfsboekingsgroep die is toegewezen aan uw klant en de algemene productboekingsgroep die is toegewezen aan het voorraadartikel. Zie Bedrijfsboekingsgroepen en Productboekingsgroepen in de sectie Algemene boekingsgroepen. Stel deze boekingsgroepen in op de pagina Klantboekingsgroepen.
Leveranciersboekingsgroepen	Definieer waar transacties voor tegoeden, servicekostenrekeningen en contantkortingsrekeningen moeten worden geboekt. Dit is vergelijkbaar met klantboekingsgroepen. Stel deze boekingsgroepen in op de pagina Leveranciersboekingsgroepen.
Voorraadboekingsgroepen	Definieer voorraadboekingsgroepen die u vervolgens toewijst aan de relevante artikelrekeningen op de pagina Voorraadboekingsgroepinstellingen. Wanneer u dan posten voor een artikel boekt, word er geboekt naar de grootboekrekening die is ingesteld voor deze aan het artikel gekoppelde combinatie van artikelboekingsgroep en vestiging. Voorraadboekingsgroepen vormen tevens een ideale manier om uw voorraad te organiseren. Wanneer u rapporten genereert, kunt u artikelen dan scheiden op boekingsgroepen. Stel deze boekingsgroepen in op de pagina Voorraadboekingsgroepen.
Bankboekingsgroepen	Definieer de grootboekposten waarnaar bankrekeningsposten worden geboekt. Hiermee kunnen bijvoorbeeld de processen om transacties te traceren en bankrekeningen te reconciliëren worden vereenvoudigd. Stel deze boekingsgroepen in op de pagina Bankboekingsgroepen. We raden aan dat deze grootboekrekeningen het veld Direct boeken hebben ingesteld op Nee.
VA-boekingsgroep	Definieer rekeningen voor verschillende soorten onkosten en kosten, zoals aanschafkosten, gecumuleerde afschrijvingsbedragen, aanschafkosten bij BGS, gecumuleerde afschrijving bij BGS, winst bij BGS, verlies bij BGS, onderhoudskosten en afschrijvingskosten. Stel deze boekingsgroepen in op de pagina VA-boekingsgroepen.

Alternatieve boekingsgroepen op documenten toestaan

U kunt personen toestaan om andere groepen klanten, leveranciers of werknemers te plaatsen dan de standaardgroepen wanneer ze met verkoop- of aankoopdocumenten en dagboeken werken. Alternatieve boekingsgroepen kunnen hun standaardboekingsgroep vervangen.

Als u wilt toestaan dat personen alternatieve boekingsgroepen kiezen, schakelt u de schakeloptie Meerdere boekingsgroepen toestaan in op de volgende pagina's:

• Verkoopinstellingen voor klantboekingsgroepen. Als u servicebeheerfuncties gebruikt, schakelt u ook de wisselknop in op de pagina Servicebeheer instellen .
• Pagina Instellingen Inkoop en betalingen voor leveranciersboekingsgroepen.
• Pagina Personeelsinstellingen voor boekingsgroepen van werknemers.

Op de pagina's Klantpostgroepen, Leverancierspostgroepen en Werknemerspostgroepen kunt u de actie Alternatieve groepen gebruiken om de boekingsgroepen op te geven die als vervanging moeten worden toegestaan.

De laatste stap in de installatie is het inschakelen van de schakeloptie Meerdere boekingsgroepen toestaan op de kaartpagina's voor de relevante klanten, leveranciers of werknemers.

Nadat u dit hebt ingesteld, kunt u bij het boeken van verkoop- of inkoopdocumenten en -dagboeken kiezen uit de toegestane alternatieve boekingsgroepen. De alternatieve boekingsgroepen worden gekopieerd naar geplaatste documenten en dagboeken, en GB-posten die moeten worden betaald of ontvangen, worden geboekt op hun GB-rekeningen.

Wanneer u bijvoorbeeld een factuur en betaling toepast die zijn geboekt met verschillende boekingsgroepen (verschillende G/L-accounts), Business Central de bedragen tussen de G/L-accounts overdraagt om deze in balans te brengen.

Btw-boekingsgroepen

De volgende tabel beschrijft de algemene btw-gerelateerde boekingsgroepen.

Type	Omschrijving
Btw-bedrijfsboekingsgroepen	Bepaal hoe u btw voor klanten en leveranciers kunt berekenen en boeken. Stel deze boekingsgroepen in op de pagina Btw-bedrijfsboekingsgroepen. Als u dit doet, moet u bedenken hoeveel groepen u nodig hebt. Dit kan bijvoorbeeld afhangen van factoren, zoals lokale wetgeving en of u zowel nationaal/regionaal als internationaal wilt handelen.
Btw-productboekingsgroepen	Geef de belastingberekeningen aan die nodig zijn voor de soorten artikelen of resources die u koopt of verkoopt.
Btw-boekingsinstellingen	Combineer btw-bedrijfsboekingsgroepen en btw-productboekingsgroepen. Wanneer u een algemene dagboekregel, inkoopregel of verkoopregel invult, wordt gekeken naar de combinatie om te bepalen welke rekeningen moeten worden gebruikt.

Zie Berekeningen en boekingsmethoden voor btw instellen als in uw land/regio belasting over de toegevoegde waarde (btw) wordt gehanteerd.

Voorbeeld van het koppelen van boekingsgroepen

Hier volgt een scenario.

Deze boekingsgroepen worden gekozen op de klantenkaart:

• Algemene bedrijfsboekingsgroep
• Klantboekingsgroep

Deze boekingsgroepen worden gekozen op de artikelkaart:

• Algemene productboekingsgroep
• Voorraadboekingsgroep

Wanneer u een verkoopdocument maakt, wordt in de verkoopkoptekst de klantenkaartinformatie gebruikt en wordt op de verkoopregels de artikelkaartinformatie gebruikt.

• De inkomstenboeking (resultatenrekening) wordt bepaald door de combinatie van de algemene bedrijfsboekingsgroep en de algemene productboekingsgroep.
• De klantboeking (balans) wordt bepaald door de klantboekingsgroep.
• De voorraadboeking (balans) wordt bepaald door de voorraadboekingsgroep.
• De boeking van kosten van verkochte goederen (resultatenrekening) wordt bepaald door de combinatie van algemene bedrijfsboekingsgroep en algemene productboekingsgroep.

Uw instelling bepaalt wanneer de boeking plaatsvindt. Wanneer de boeking plaatsvindt, hangt bijvoorbeeld af van het tijdstip waarop u periodiek activiteiten uitvoert, zoals het boeken van voorraadkosten of het aanpassen van kostenposten.

Boekingsinstellingsregels kopiëren

Hoe meer product- en bedrijfsboekingsgroepen u hebt, des te meer regels u op de pagina Boekingsgroepinstellingen ziet. Hoewel er veel verschillende combinaties van bedrijfs- en productboekingsgroepen kunnen zijn, wordt door verschillende combinaties mogelijk toch naar dezelfde grootboekrekeningen geboekt. Om de hoeveelheid handmatige invoer te beperken, kopieert u de grootboekrekeningen van een bestaande regel op de pagina Boekingsgroepinstellingen.

Boekingsgroepen onderweg instellen

Als u gebruikers sneller wilt laten beginnen, kunt Business Central meldingen van ontbrekende G/L-accounts weergeven in verschillende instellingen voor boekingsgroepen. Om deze meldingen te ontvangen, moet u ervoor zorgen dat de melding Grootboekrekening ontbreekt in boekingsgroep of instelling is geselecteerd op de pagina Mijn berichten die u kunt openen via het veld Wijzigen wanneer ik berichten ontvang op de pagina Mijn instellingen.

Op deze manier krijgt u een bericht wanneer u aan een document werkt dat gebruikmaakt van een boekingsgroep of een instelling waarvoor een vereiste grootboekrekening ontbreekt. Kies de koppeling in het bericht om een pagina te openen waar u de relevante wijzigingen kunt aanbrengen, mits u hiervoor toestemming hebt.

Opmerking

Als u rechtstreeks naar de boekingsgroep of instelling wilt gaan waarvoor een grootboekrekening ontbreekt, maakt Business Central een tijdelijke boekingsgroep of instelling aan. Boekingsgroepen en -instellingen zijn een manier voor de accountant om te bepalen hoe boekingen naar het grootboek worden geboekt, dus het net op tijd maken van boekingsgroepen en -instellingen is mogelijk niet toegestaan in uw organisatie.

Schakel in dat geval het bericht Grootboekrekening ontbreekt in boekingsgroep of instelling uit en werk vervolgens samen met uw accountant om de relevante wijzigingen aan te brengen in de boekingsgroep, de instellingen of uw document. Dit is een belangrijke stap, want nadat documenten zijn geboekt, kunt u onjuist gebruikte boekingsgroepen of instellingen niet meer verwijderen omdat er grootboekposten voor worden gemaakt.

Gebruik het veld Geblokkeerd op de pagina Boekingsgroepinstellingen om te voorkomen dat gebruikers per ongeluk een instelling gebruiken die niet langer relevant is voor nieuwe boekingen.

Krijg toegang tot alle velden en rekeningen wanneer u een boekingsgroep instelt

Het kan ingewikkeld zijn om boekingsgroepen in te stellen. Omdat sommige typen accounts niet vaak worden gebruikt, worden ze daarom in Business Central niet weergegeven als kolommen in de rijen. Om het een beetje gemakkelijker te maken om de juiste accounts te kiezen, filtert Business Central de accounts die beschikbaar zijn in veld-opzoekacties.

Als u toegang wilt krijgen tot alle rekeningen op de regels en in de veldzoekopdrachten, is er een aantal instellingen dat u kan helpen:

• Als u alle rekeningen als kolommen op de regels wilt weergeven, zet u de schakelaar Alle rekeningen weergeven aan.
• Als u op afzonderlijke regels toegang wilt krijgen tot alle rekeningen in de veldzoekopdrachten, kiest u het selectievakje Alle rekeningen van opzoekactie weergeven.

Opmerking

Het lijkt erop dat de schakelaar Alle rekeningen weergeven niet werkt op de pagina Boekingsgroepinstellingen . Dat komt doordat Business Central altijd alle accounts als kolommen op de rijen van die pagina weergeeft.

Problemen met boekingsgroepfouten

Het plaatsen van groepen is een van de meer geavanceerde concepten die moeten worden ingesteld in Business Central. Als ze niet correct zijn ingesteld, kunnen er fouten optreden bij het boeken van documenten of journaalregels. Deze fouten worden bijvoorbeeld meestal veroorzaakt door een fout in de manier waarop grootboekrekeningen worden toegewezen of hoe boekingsgroepen worden gecombineerd.

Als er iets mis is met Business Central, wordt de pagina Foutberichten weergegeven. De pagina Foutmeldingen kan het gemakkelijker maken om het probleem te identificeren en op te lossen. De pagina biedt een beschrijving van de fout die verwijst naar de boekingsgroepinstelling die aandacht behoeft. Het bericht kan bijvoorbeeld het volgende zijn: "Vooruitbetalingsrekening heeft geen boekingsinstellingen". Er is ook een koppeling om de pagina te openen die de oorzaak van het probleem is, zodat u het snel kunt oplossen.

Opmerking

De hierboven beschreven foutafhandeling is niet beschikbaar voor artikel-, resource-, werknemers- en vaste-activajournalen, of voor grootboekrekeningen die zijn toegevoegd in lokale versies van boekingsgroepen.

Wijzigingen in boekingsgroepen controleren

U kunt de functie Wijzigingslogbestand gebruiken om wijzigingen vast te leggen die gebruikers aanbrengen in uw instelling van boekingsgroepen. U kunt bijvoorbeeld achterhalen wat er is gewijzigd, wie het heeft gewijzigd en wanneer de wijziging is aangebracht.

In de volgende tabel vindt u de tabel voor boekingsgroepen en de id's ervan.

Tafel	Tabel-id
Dagb. Productboekingsgroep	251
Klantboekingsgroep	92
Voorraadboekingsgroep	94
VA-boekingsgroep	5606
Leveranciersboekingsgroep	93

Ga voor meer informatie naar Wijzigingen in uw instelling controleren.

Verwante gegevens

Het grootboek en het rekeningschema
Financiële instellingen configureren
Werk met Business Central

Vind gratis e-learningmodules voor Business Central hier