Kostenposten overbrengen en boeken

Voordat u kostenverdelingen definieert, moet u begrijpen hoe kostenposten uit de volgende bronnen worden opgehaald:

• Automatische overdracht van grootboekposten.
• Handmatig kostenboeking voor zuivere kostenposten, interne heffingen en handmatige toewijzingen.
• Automatisch toegewezen boekingen voor werkelijke kosten.
• Overdracht van budgetposten naar werkelijke posten.

Criteria voor het overbrengen van grootboekposten naar kostenposten

Het is belangrijk dat u een goed begrip heeft van de criteria voor het overbrengen van grootboekposten naar kostenposten. Tijdens de overdracht maakt de batchverwerking Grootboekposten overbrengen naar kostprijsboekhouding gebruik van de volgende criteria om te bepalen of en hoe de grootboekposten worden overgebracht.

Grootboekposten worden overgebracht in de volgende gevallen:

• De posten hebben dimensiewaarden die een bijbehorende kostenplaats of kostenobject hebben.
• De posten hebben dimensiewaarden die een bijbehorende kostenplaats en kostenobject hebben. Voor deze posten heeft de kostenplaats voorrang. Dit voorkomt de situatie waarin een kostensoort zowel in een kostenobject als kostenplaats wordt weergegeven, en daarom twee keer in de statistieken wordt meegeteld.
• Het documentnummer in de posten is leeg, en wordt daarom weergegeven met documentnummer 0000 in de kostenposten.
• De posten worden overgebracht naar een kostensoort dat gecombineerde posten toestaat, en deze posten worden maandelijks of dagelijks overgebracht als een gecombineerde post.

Grootboekposten worden niet overgebracht in de volgende gevallen:

• De posten hebben dimensiewaarden die geen bijbehorende kostenplaats of kostenobject hebben.
• De posten bevatten een bedrag met waarde nul.
• De posten zijn van een grootboekrekening die is verwijderd.
• De posten hebben een grootboekrekening die niet van het soort Resultatenrekening is.
• De posten hebben een grootboekrekening waaraan geen kostensoort is toegewezen.
• De posten hebben een boekingsdatum vóór de Begindatum voor GB-overdracht.
• De posten zijn geboekt met een ultimodatum. Dit zijn meestal de posten die een negatief effect hebben op het saldo van de resultatenrekening aan het einde van het jaar.

Grootboekposten overbrengen naar kostenposten.

U kunt grootboekposten overbrengen naar kostenposten.

Voordat u begint met de bewerking om grootboekposten over te brengen naar kostenposten, moet u de overdracht voorbereiden zodat wordt voorkomen dat u fouten handmatig moet corrigeren die tijdens de boeking worden gemaakt.

De overdracht voorbereiden

1. Kies het voer Instelling kostprijsboekhouding in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Controleer op de pagina Instelling kostprijsboekhouding of het veld Begindatum voor GB-overdracht op de juiste waarde is ingesteld.
3. Kies het voer Kostensoortschema in en kies de gerelateerde koppeling.
4. Controleer op de pagina Kostensoortkaart of het veld Grootboekrekeningbereik juist gekoppeld is voor elke kostensoort om posten uit het grootboek te halen.
5. Kies het , voer Rekeningschema in en kies de gerelateerde koppeling.
6. Voor elke gewenste grootboekrekening controleert u op de pagina Grootboekrekening of het veld Nr. kostensoort juist is gekoppeld aan een kostensoort. Zie Kostenboekhouding instellen voor meer informatie.
7. Controleer of alle relevante grootboekposten over dimensiewaarden beschikken die overeenkomen met een kostenplaats en een kostenobject.

Grootboekposten overbrengen naar kostenposten.

1. Kies het voer Grootboekposten overbrengen naar kostprijsboekhouding in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Klik op Ja om de overdracht te starten. Tijdens de bewerking worden alle grootboekposten overgebracht die niet al zijn overgebracht.

Tijdens de overdracht worden door het proces verbindingen in de posten in de tabel Kostenpost en de tabel Kostenregister gemaakt. Hierdoor kunt de bron van de kostenposten traceren.

Automatische overdracht en gecombineerde posten

In kostprijsboekhouding kunt u grootboekposten overbrengen naar een kostensoort door middel van een gecombineerde boeking. U kunt opgeven of een kostensoort gecombineerde posten ontvangt in het veld Posten combineren in de definitie van het kostensoort. De volgende tabel beschrijft de verschillende opties.

Posten combineren	Description
Geen	Elke grootboekpost wordt afzonderlijk overgebracht naar het bijbehorende kostensoort.
Dag	Grootboekposten met dezelfde boekingsdatum worden als één post overgeboekt naar de bijbehorende kostensoort.
Maand	Alle grootboekposten in dezelfde kalendermaand worden als één post overgeboekt naar de bijbehorende kostensoort.

Belangrijk

Als u het selectievakje Automatisch overdragen van GB op de pagina Instelling kostprijsboekhouding hebt ingeschakeld, wordt de kostprijsboekhouding automatisch bijgewerkt in Business Central na elke boeking in het grootboek. Gecombineerde posten zijn niet mogelijk.

Resultaten van het overbrengen van grootboekposten naar kostenposten

Tijdens de overdracht van grootboekposten naar kostenposten, maakt Business Central verbindingen aan in de posten in de tabel Grootboekpost, de tabel Kostenpost en de tabel Kostenregister om de verbindingen tussen kostenposten en grootboekposten te kunnen traceren.

Grootboekposten

Voor elke grootboekpost die wordt overgebracht naar kostprijsboekhouding, vult Business Central de kosten in het veld Postnr. in.

Kostenposten

Voor elke kostenpost slaat Business Central het nummer van de bijbehorende grootboekpost op in het veld Grootboekpostnr. in de tabel Kostenpost.

Voor gecombineerde kostenposten slaat Business Central het nummer van de laatste grootboekpost op; dit is de post met het hoogste nummer.

Het veld Grootboekrekening in de tabel Kostenpost bevat het nummer van de grootboekrekening waaruit de kostenpost afkomstig is.

Voor enkele kostenposten wordt de boekingstekst door Business Central uit de grootboekpost overgebracht naar het tekstveld Beschrijving. Voor gecombineerde posten laat dit tekstveld zien dat deze posten als gecombineerde posten zijn overgebracht. Voor een gecombineerde post voor de maand oktober 2013 luidt de tekst mogelijk bijvoorbeeld Gecombineerde posten, oktober 2013.

Kostenregister

In de tabel Kostenregister, wordt door Business Central een post gemaakt met de bronoverdracht van het grootboek. Door de post worden de eerste en laatste nummers van de overgebrachte grootboekposten vastgelegd, evenals de eerste en laatste nummers van de kostenposten die zijn gemaakt.

Zie ook

Over kostprijsboekhouding
Kostenboekhouding instellen
Kosten definiëren en toewijzen
Kosten verantwoorden

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central