Voorraad tellen en aanpassen met documenten
U kunt een inventarisatie van uw artikelen maken met behulp van inventarisatieorder- en inventarisatieregistratiedocumenten. De pagina Inventarisatieorder wordt gebruikt om het hele inventarisatieproject te organiseren, bijvoorbeeld één per vestiging. Gebruik de pagina Phys. Inventory Recording om het werkelijke aantal items vast te leggen en te communiceren. U kunt meerdere registraties voor één order maken, bijvoorbeeld om groepen artikelen naar verschillende werknemers te distribueren.
U kunt het rapport Fysieke inventarisregistratie van elke registratie afdrukken. Het bevat lege hoeveelheidsvelden waarin u de getelde inventaris kunt invoeren. Wanneer u Gereed aan het tellen bent en de hoeveelheden zijn ingevoerd op de pagina Phys. Inventory Recording , kiest u de actie Finish . Met deze actie worden de hoeveelheden overgebracht naar de gerelateerde regels op de pagina Fysieke inventarisorder . Business Central zorgt ervoor dat u een artikeltelling niet twee keer kunt registreren.
Notitie
Als u documenten gebruikt om een inventarisatie uit te voeren, hebt u meer controle en wordt distributie van de telling naar meerdere werknemers ondersteund. U kunt ook journalen gebruiken om de taak uit te voeren, zoals de pagina's Phys. Inventory Journals en Whse. Phys. Inventory Journals . Ga naar Aantal, Aanpassen en Inventaris herclassificeren met behulp van dagboeken voor meer informatie. In dit artikel wordt beschreven hoe u een fysieke inventarisatie uitvoert met behulp van documenten.
Als u zones gebruikt in uw magazijn, kunt u geen fysieke voorraadorders gebruiken. Gebruik in plaats daarvan de pagina Warse. Phys. Inventory Journal om uw magazijnposten te tellen voordat u ze synchroniseert met artikelgrootboekposten.
Inventariseren met behulp van documenten bestaat uit de volgende algemene stappen:
- Een inventarisatieorder maken met verwachte artikelaantallen vooraf ingevuld.
- Een of meer inventarisatieregistraties genereren vanuit de order.
- De getelde artikelaantallen invoeren in de registraties, zoals bijvoorbeeld vastgelegd op afdrukken, en dit instellen op Gereedgemeld.
- De inventarisatieorder voltooien en boeken.
Een inventarisatieorder maken
Een inventarisatieorder is een volledig document dat bestaat uit een inventarisatieorderkop en orderregels. De informatie in een inventarisatiekop beschrijft hoe de inventarisatie wordt uitgevoerd. De orderregels bevatten de informatie over de artikelen en de vestigingen ervan.
Om de fysieke voorraadorderregels te maken, gebruikt u doorgaans de actie Regels berekenen om de huidige voorraad als regels aan de order toe te voegen. U kunt ook de actie Kopiëren uit document gebruiken om de regels in te vullen met de inhoud van een andere openstaande of geboekte fysieke inventarisorder. De volgende procedure beschrijft alleen hoe u de actie Regels berekenen gebruikt.
Kies het pictogram
, voer Fysieke inventarisorders in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Kies de actie Nieuw.
Vul de vereiste velden op het sneltabblad Algemeen in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
Kies op het tabblad Acties in de groep Functies de optie Overig en kies vervolgens Lijnen berekenen.
Selecteer de benodigde opties.
Stel filters in, bijvoorbeeld om slechts een subset van artikelen op te nemen die moeten worden geteld met de eerste registratie.
Fooi
Als u wilt dat meerdere werknemers de voorraad tellen, stelt u elke keer dat u de actie Regels berekenen gebruikt, verschillende filters in om de order te vullen met de subset van voorraadartikelen die een gebruiker zal registreren. Als u vervolgens meerdere voorraadregistraties voor meerdere werknemers genereert, minimaliseert u het risico dat artikelen tweemaal worden geteld. Ga naar Een fysieke inventarisatie maken voor meer informatie.
Kies de knop OK.
Er wordt een regel in de order toegevoegd voor elk artikel dat bestaat in de geselecteerde vestiging en volgens de ingestelde filters en opties. Voor artikelen die zijn ingesteld voor artikeltracering, is het selectievakje Artikeltracering gebruiken aangevinkt en is informatie over het verwachte aantal serie- en lotnummers beschikbaar door Regels te selecteren en vervolgens Artikeltraceringsregels. Ga naar Artikeltracering beheren bij het tellen van de voorraad voor meer informatie.
U kunt nu een of meer registraties maken. Dat zijn instructies voor de werknemers die de inventarisatie uitvoeren.
Notitie
Als u pakketspecifieke tracering gebruikt, kunt u ook documenten gebruiken om de voorraad te tellen en aan te passen met pakketnummers. Om deze functie te kunnen gebruiken, moet u Functie-update: Gebruik van pakkettracering inschakelen in fysieke inventarisorders op de pagina Functiebeheer inschakelen. Bestaande fysieke inventarisorders worden bijgewerkt, maar Business Central kan het veld Pakketnr. niet invullen. U moet deze regels opnieuw maken met behulp van de actie Regels berekenen op de pagina Fysieke inventarisorder .
U kunt het pakketnummer invoeren voor artikelen waarvoor pakkettracering nodig is op de pagina Phys. Inventory Recording Lines . Kies Voltooien om de opname te voltooien.
Nadat u op de pagina Fysieke inventarisorder op Voltooien klikt, berekent Business Central de verschillen met betrekking tot de traceergegevens van het pakket en andere artikelen en voert positieve of negatieve aanpassingen door.
Een inventarisatieregistratie maken
Voor elke inventarisatieorder kunt u een of meer inventarisatiedocumenten maken waarop medewerkers de getelde hoeveelheden invoeren. Medewerkers kunnen hoeveelheden handmatig of met een scanapparaat invoeren.
Standaard wordt een registratie gemaakt voor alle regels in de gerelateerde inventarisatieorder. Om te voorkomen dat twee medewerkers dezelfde artikelen tellen als u de telling verdeelt, vult u de fysieke inventarisvolgorde geleidelijk in door filters in te stellen op de batchtaak Regels berekenen . Maak vervolgens de fysieke inventarisatie aan met het selectievakje Alleen regels die niet in opnamen voorkomen aangevinkt. Deze instelling zorgt ervoor dat elke nieuwe registratie andere artikelen bevat dan de artikelen in andere registraties.
Voor handmatige telling kunt u het Phys. Invt. Recording rapport afdrukken, dat een lege kolom heeft waar magazijnmedewerkers de getelde hoeveelheden kunnen noteren. Wanneer het tellen is voltooid, voert u de geregistreerde hoeveelheden in op de gerelateerde regels op de pagina Phys. Inventory Recording . Ten laatste brengt u de vastgelegde aantallen naar de gerelateerde inventarisatieorder over door de status in te stellen op Gereedgemeld.
- Op de pagina Fysieke inventarisorder met regels voor de items die in één registratie moeten worden geteld, moet u de actie Nieuwe registratie maken selecteren.
- Kies op het tabblad Acties in de groep Functies de optie Overig en kies vervolgens Nieuwe opname maken.
- Benodigde opties selecteren en filters instellen.
- Kies de knop OK.
- Voor elke set items die u wilt tellen, laadt u ze in de bijbehorende fysieke inventarisorder en herhaalt u stap 1 tot en met 3 met het selectievakje Alleen regels die niet in opnamen voorkomen aangevinkt.
- Kies op het tabblad Gerelateerd de optie Bestelling en kies vervolgens de actie Opnames om de pagina Fysieke inventarisopnamelijst te openen.
- Open de relevante registratie.
- Vul indien nodig de velden op het sneltabblad Algemeen in.
- Maak voor artikelen waarvoor artikeltracering wordt gebruikt, een extra regel voor elke lot- of serienummer door de actie Functies te kiezen en vervolgens de actie Regel kopiëren. Ga naar Artikeltracering beheren bij het tellen van de voorraad voor meer informatie.
- Kies de actie Afdrukken om het fysieke document voor te bereiden dat medewerkers kunnen gebruiken om de hoeveelheden te noteren die ze tellen.
Een inventarisatieregistratie voltooien
Nadat de medewerkers de hoeveelheden hebben geteld, registreert u de hoeveelheden in Business Central.
Klik op de pagina Nieuwe inventarisatieregistratielijst, selecteer de inventarisatieregistratie die u wilt voltooien, en kies vervolgens de actie Bewerken.
Vul op het sneltabblad Regels het werkelijke aantal in het veld Aantal in voor elke regel.
Voor artikelen met serie- of lotnummers (het selectievakje Artikeltracering gebruiken is aangevinkt), voert u de getelde hoeveelheden in op de regels voor de serie- en lotnummers van het artikel. Ga naar Artikeltracering beheren bij het tellen van de voorraad voor meer informatie.
Selecteer het selectievakje Opgenomen op elke regel.
Als u alle gegevens van een inventarisatieregistratie hebt ingevoerd, kiest u de actie Voltooien. Voor alle regels moet het selectievakje Geregistreerd zijn ingeschakeld.
Opmerking
Als u een inventarisatieregistratie voltooit, wordt elke regel overgebracht naar de regel in de gerelateerde inventarisatieorder die er exact mee overeenkomst. Om overeen te komen, moeten de waarden in de velden Artikelnr., Variantcode, Locatiecode en Bin Code op de registratie en de orderregels hetzelfde zijn.>
Als er geen overeenkomende fysieke inventarisorderregel bestaat en het selectievakje Opname zonder order toestaan is aangevinkt, wordt er een nieuwe regel toegevoegd en wordt het selectievakje Opgenomen zonder order op de gerelateerde fysieke inventarisorderregel aangevinkt. Anders wordt er een foutmelding weergegeven en wordt het proces geannuleerd.> Als er meer dan één fysieke inventarisregistratieregel overeenkomt met een fysieke inventarisorderregel, wordt er een melding weergegeven en wordt het proces geannuleerd. Als om welke reden dan ook twee identieke inventarisatieregels in de inventarisatieorder komen, kunt u een actie gebruiken om dit op te lossen. Ga voor meer informatie naar Dubbele fysieke inventarisorderregels vinden.
Een inventarisatieorder voltooien
Nadat u een fysieke inventarisatieregistratie hebt voltooid, wordt het veld Aantal recorder (basis) op de gerelateerde fysieke inventarisatieorder bijgewerkt met de getelde (geregistreerde) waarden en wordt het selectievakje Op registratieregels aangevinkt. Als een getelde hoeveelheid afwijkt van de verwachte hoeveelheid, wordt het verschil weergegeven in de velden Pos. Hoeveelheid (Basis) en Neg. Hoeveelheid (Basis) .
Om toegang te krijgen tot de verwachte hoeveelheden en eventuele geregistreerde verschillen voor artikelen met artikeltracering, kiest u de actie Regels en vervolgens Artikeltraceringsregels om verschillende weergaven te selecteren voor de serie- en lotnummers in de fysieke inventarisatie.
U kunt ook de actie Verschillen van inventarisatieorder kiezen om verschillen weer te geven tussen het verwachte aantal en het getelde aantal.
Dubbele inventarisatieorderregels zoeken
- Kies het pictogram , voer Fysieke inventarisorders in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Open de inventarisatieorder waarvoor u dubbele regels wilt weergeven.
- Kies op het tabblad Gerelateerd de optie Overig en kies vervolgens Dubbele regels weergeven.
Dubbele fysieke inventarisorderregels worden weergegeven, zodat u ze kunt verwijderen en slechts één regel met een unieke set waarden in de velden Artikelnr., Variantcode, Locatiecode en Bincode kunt behouden.
Een inventarisatieorder boeken
Nadat u een fysieke inventarisorder hebt voltooid en de status hebt gewijzigd in Voltooid, kunt u deze boeken. U kunt de status van een fysieke inventarisorder alleen op Voltooid zetten onder de volgende voorwaarden:
- Alle gerelateerde inventarisatieregistraties hebben de status Gereedgemeld.
- Elke inventarisatieorderregel wordt geteld door ten minste één inventarisatieorderregel
- De selectievakjes In registratieregels en Aantal berekende verkoopprijs zijn aangevinkt voor alle fysieke voorraadorderregels.
Kies het pictogram
, voer Fysieke inventarisorders in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Selecteer de inventarisatieorder die u wilt voltooien en kies de actie Bewerken.
Op de pagina Fysieke inventarisorder wordt de geregistreerde hoeveelheid weergegeven in het veld Geregistreerde hoeveelheid (basis) .
Kies de actie Voltooien.
De waarde in het veld Status is Voltooid. U kunt de volgorde nu alleen nog wijzigen door de actie Opnieuw openen te kiezen.
Als u de order wilt boeken, kiest u de actie Boeken en kiest u vervolgens de knop OK.
De artikelposten worden bijgewerkt samen met eventuele gerelateerde artikeltraceringsposten.
Fooi
Om fouten te voorkomen, gebruikt u de actie preview Posten om de vermeldingen te controleren die door het posten worden gegenereerd.
Geboekte inventarisatieorders weergeven
Na het boeken wordt de inventarisatieorder verwijderd en kunt u het document weergeven en evalueren als een geboekte inventarisatieorder. De geboekte order bevat de inventarisatieregistraties ervan en eventuele gemaakte opmerkingen.
- Kies het pictogram , voer Posted Phys. Invt. Orders in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Selecteer op de pagina Geplaatste fysieke voorraadorders de geplaatste voorraadorder die u wilt bekijken en kies vervolgens de actie Weergeven .
- Kies op het tabblad Gerelateerd de optie Bestelling en kies vervolgens de actie Opnames om een lijst met gerelateerde fysieke inventarisopnames te bekijken.
Artikeltracering verwerken tijdens inventarisatie
Artikeltracering heeft betrekking op de serie- en lotnummers die zijn toegewezen aan artikelen. Wanneer u een artikel telt dat bijvoorbeeld in voorraad is opgeslagen als 10 verschillende lotnummers, moet de werknemer registreren welke en hoeveel eenheden van elk lotnummer zich in voorraad bevinden. Ga naar Werken met serie- en lotnummers voor meer informatie.
Het selectievakje Artikeltracering gebruiken op fysieke voorraadorderregels wordt automatisch aangevinkt als er een artikeltraceringscode voor het artikel is ingesteld. U kunt het selectievakje handmatig inschakelen of uitschakelen.
Voorbeeld - een inventarisatieregistratie voorbereiden voor een artikel met artikeltracering
Neem een inventarisatie voor artikel A, dat in voorraad is opgeslagen als tien verschillende serienummers.
Selecteer op de registratieregel voor het artikel het selectievakje Artikeltracering gebruiken .
Kies het veld Serienummer, selecteer het eerste serienummer dat in voorraad voor het artikel bestaat, en kies vervolgens de knop OK.
Kopieer de regel voor het eerste artikel met artikeltracering om extra regels in te voegen die corresponderen met het aantal serienummers dat in voorraad is opgeslagen.
Kies de actie Functies en kies vervolgens Lijn kopiëren.
Voer op de pagina Copy Phys. Invt. Rec. Line 9 in het veld No. of Copies en kies vervolgens de knop OK .
Selecteer op de eerste regel in het veld Serienummer het volgende serienummer voor het artikel.
Herhaal stap 5 voor de overige acht serienummers. Zorg ervoor dat u niet twee keer hetzelfde nummer selecteert.
Kies de actie Afdrukken om de afdruk voor te bereiden die medewerkers gebruiken om de getelde artikelen en serie-/lotnummers op te schrijven.
U ziet dat het rapport Inventarisatieregistratie tien regels bevat voor artikel A, één voor elk serienummer.
Voorbeeld - Getelde lotnummerverschillen registreren en boeken
Een artikel met lottracering wordt in voorraad opgeslagen met de nummerreeks 'LOT'.
Verwachte voorraad:
| Lotnr. | Aantal |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT1003 | 30 |
| LOT1006 | 10 |
| Totaal | 120 |
Geregistreerde hoeveelheden:
| Lotnr. | Aantal |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT0002 | 12 |
| LOT1003 | 20 |
| LOT1006 | 10 |
| Totaal | 112 |
Te posten hoeveelheden:
| Lotnr. | Verwacht aantal | Geregistreerd aantal | Te boeken aantal |
|---|---|---|---|
| LOT1001 | 80 | 80 | 0 |
| LOT1002 | 0 | 12 | +12 |
| LOT1003 | 30 | 20 | -10 |
| LOT1006 | 10 | 0 | -10 |
| Totaal | 120 | 112 | -8 |
Op de pagina Fysieke inventarisorder bevat het veld Neg. hoeveelheid (basis) 8 . Voor de orderregel toont de pagina Phys. Invt. Item Track. List de positieve of negatieve hoeveelheden voor elk lotnummer.
Voorraaddocumenten
De volgende soorten documenten zijn handig voor het beheren van uw magazijn:
- Gebruik voorraadontvangsten om positieve aanpassingen van artikelen te registreren op basis van de kwaliteit, kwantiteit en kosten.
- Gebruik inventariszendingen om ontbrekende of beschadigde goederen af te schrijven.
U kunt deze documenten op elk moment afdrukken, vrijgeven en opnieuw openen, en er algemene waarden aan toewijzen, zoals afmetingen in de koptekst. Als u de documenten opnieuw wilt afdrukken nadat ze zijn geboekt, gebruikt u de pagina's Geboekte voorraadontvangst en Geboekte voorraadverzending .
Notitie
Voordat u deze documenten kunt gebruiken, moet u een nummerreeks opgeven om de bijbehorende id's te maken. Ga naar Nummering instellen voor inventarisdocumenten voor meer informatie.
Nummering voor inventarisdocumenten instellen
In de volgende procedure wordt beschreven hoe u nummering instelt voor voorraaddocumenten.
Kies het pictogram
, voer Inventarisinstellingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.Geef op het sneltabblad Nummering in de volgende velden de reeks getallen voor documenten op:
- Invt. Ontvangstbewijs nrs.
- Geplaatste Invt. Ontvangstnummers
- Invt. Zendingnrs.
- Geplaatste Invt. Zending nrs.
Een voorraaddocument maken en boeken
De volgende procedure laat zien hoe u een voorraadontvangst maakt, afdrukt en boekt. De stappen zijn vergelijkbaar voor voorraadverzendingen.
- Kies het pictogram , voer Inventarisontvangsten in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
- Kies in de koptekst van de pagina Invt. Receipt de locatie in het veld Locatiecode en vul vervolgens de overige velden in zoals nodig.
- Kies op het sneltabblad Regels in het Artikel het voorraadartikel. Geef in het veld Aantal op hoeveel artikelen moeten worden toegevoegd.
- Om een Inventarisontvangst rapport af te drukken vanaf de pagina Inventarisontvangst , kiest u de actie Afdrukken .
De volgende functies zijn beschikbaar op de pagina Invt. Receipt :
Kies de acties Vrijgeven of Opnieuw openen om de status voor de volgende verwerkingsfase in te stellen.
Kies de actie Boeken om de voorraadontvangst te boeken, of kies Boeken en afdrukken om de ontvangst te boeken en het testrapport af te drukken.
Fooi
Om fouten te voorkomen, gebruikt u de actie preview Posten om de vermeldingen te controleren die door het posten worden gegenereerd.
Voorraaddocumenten afdrukken
U kunt de rapporten opgeven die in verschillende fasen moeten worden afgedrukt door een van de volgende opties te kiezen in het veld gebruik op de pagina Rapportselectie - Inventaris :
- Voorraadontvangst
- Voorraadverzending
- Geboekte voorraadontvangst
- Geboekte voorraadverzending
Notitie
De beschikbare rapporten kunnen variëren, afhankelijk van de lokalisatie voor uw land/regio. De basistoepassing bevat geen lay-outs.
Zie ook
Tellen, Aanpassen en herclassificeren van inventaris met behulp van dagboeken
Werken met serie- en lotnummers
Inventaris
Overzicht van magazijnbeheer
Verkoop
Aankopen
Werken met Business Central